Cómo Dejar un Mensaje de Voz Eficiente y Profesional

Lo reconozco, aborrezco los mensajes de voz, tanto dejarlos como recibirlos. Ya me horrorizaban aquellos contestadores automáticos que funcionaban con una cinta de casette, pero quizás lo hagan todavía más esas eternas, incoherentes y prescindibles peroratas con que nos obsequian algunas personas en WhatsApp.

Aunque he de reconocer que es una herramienta útil, cómoda e inevitable, especialmente en el ámbito profesional. Por eso quiero compartir contigo algunos consejos para que tus mensajes de voz sean eficientes, adecuados e incluso recibidos con cierto agrado.

 

Cerciórate de que el contacto es el correcto. 

No será la primera vez que alguien deja un mensaje a la persona equivocada por error. Las prisas y la falta de atención pueden jugarte malas pasadas. Esta circunstancia es negativa por partida triple. Por una parte, puede que quien ha recibido el mensaje equivocado no te lo haga saber, de modo que el verdadero destinatario se quede sin saber eso que le querías transmitir. Por la otra, si la persona a la que le ha llegado tu mensaje por error es considerada, se verá obligada a comunicártelo, lo que implica un esfuerzo y un tiempo. Finalmente, y probablemente la situación más grave de todas, puede que lo que has enviado por error sea confidencial, grave o incluso inadecuado. 

Saluda

Saluda brevemente a tu interlocutor, puesto que es un gesto de educación que humaniza la comunicación y demuestra consideración y profesionalidad. Un "buenos días, "buenas tardes" o un "hola" es más que suficiente. 

 

 

Identifícate

No des por hecho que quien recibe tu mensaje sabe quién eres, porque puede que no sea así. Quizás tiene tu teléfono, pero no ha guardado tu contacto en su agenda, o puede que lo haya perdido por algún motivo. Y, por supuesto, si nunca te has dirigido a él, es imprescindible que le indiques tu nombre, tu cargo (si es relevante) y la empresa a la que perteneces (en caso de que representes a una). 

En caso de que la persona no te conozca o se trate de una comunicación profesional, debes citar tu nombre completo, de forma clara. Si el contacto ya está establecido y hay confianza, puedes dar únicamente tu nombre de pila. En caso de que la otra persona te conozca por tu nombre de pila, la relación no sea muy estrecha y sea la primera vez que le envías un mensaje, es importante que aclares de dónde os conocéis (asociación de padres del colegio, gym, club de lectura...). 

 

Facilita la forma de contactar contigo

Si la otra persona ya tiene tu teléfono, no necesitas proporcionárselo, pero si no es así, debes mencionarlo. Lo mismo sucede si has enviado el mensaje de voz desde un número diferente al tuyo. Pronúncialo de forma clara y lenta, para que el receptor pueda apuntarlo sin problemas. No te olvides de indicar la extensión, en caso de ser necesario. 

Esto es aplicable a cualquier otra manera de contacto como el correo electrónico, dirección postal, etc. 

Indica el motivo de tu llamada

Explica de forma clara y breve por qué te estás comunicando con esa persona. Para que no termines titubeando y olvidándote de la información realmente importante, lo mejor es que antes apuntes los datos importantes, que organices esa información y que escribas un pequeño guion. Así evitarás dejarte en el tintero ningún dato, lo presentarás de forma profesional y te sentirás mucho más seguro mientras hablas. Y no te olvides de centrarte en la información principal más que en los detalles.

 

 

Especifica lo que esperas del receptor

Di claramente qué acción esperas del otro tras recibir el mensaje. Puedes pedir que te devuelvan la llamada, que te confirmen una cita o reunión, que te envíen algún documento, que hagan alguna tarea...

Despídete

No te olvides de despedirte, del mismo modo en que has saludado al comienzo. 

 

 

Se breve

Evita los mensajes muy largos, porque el tiempo de un bien escaso y no conviene en abusar del de los demás. Además, es muy posible que quienes los reciben no terminen de escucharlos o que desconecten antes de terminar y no se enteren de lo que quieres transmitir. 

Utiliza un tono de voz adecuado

Procura que tu tono de voz no sea muy alto, porque puede resultar molesto, y tampoco que sea muy bajo, porque puede que el receptor no sea capaz de escucharlo. 

Espero que estos consejos te sean de utilidad y que te ayuden a comunicarte mejor, incluso a través de mensajes de voz. 

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Cómo Preparar Tu Smartphone para Llevarlo a Reparar

Es probable que alguna vez hayas tenido que llevar a reparar o a cambiar la batería de tu smartphone, o que tengas que hacerlo en un futuro. Salvo que seas muy afortunado y nunca hayas tenido un problema, o que te encuentres entre esas personas que cambian de dispositivo cada 3 meses, que haberlas, haylas. 

Pero como la mayoría sí que tenemos que dejar nuestro móvil en un servicio técnico, debemos tomar algunas precauciones. Porque en este tipo de dispositivos tenemos almacenada parte de nuestra vida. Y no estoy exagerando. Párate en un momento y piensa en la cantidad de información que tienes ahora mismo en tu smartphone. Fotos, vídeos, documentos, todo tipo de aplicaciones y servicios, tarjetas bancarias, el DNI o el carnet de conducir, agenda, contactos... Pues bien, cuando dejas el dispositivo en manos de otras personas, desbloqueado porque así lo necesitan para acceder y realizar pruebas, también estás dándoles acceso a todos esos datos privados. Así que, aunque en la mayoría de servicios técnicos el personal es honesto y profesional, nunca tendrás la completa seguridad de que no van a acceder a toda esa información y a hacer un uso indebido de ella. 

Además de la privacidad, hay otra razón para tomar algunas medidas previas a la reparación: evitar que si se ocasionan daños puedas perder datos contenidos en la memoria. 

Por eso en este post quiero darte algunos consejos para preparar tu teléfono antes de llevarlo a reparar o a cambiar la batería sin poner en riesgo tu privacidad. Eso sí, te adelanto que no es una tarea ni rápida ni cómoda, pero sí muy necesaria. 

 

▣ Haz una copia de seguridad de tu teléfono, especialmente de aquella información relevante: agenda, calendario, contactos, documentos, fotos y vídeos. Esta copia la puedes hacer utilizando servicios en la nube o haciéndolo directamente a tu ordenador con un cable USB. En caso de que estés utilizando un servicio que sincronice tu smartphone con tu propio ordenador o servidor, sólo tendrás que preocuparte de comprobar que las copias están al día.  

▣ Extrae la tarjeta SIM y entrégalo sin ella. Esto es muy importante, puesto que pueden clonarla y hacerse con el control de tu teléfono. Si usas una eSIM, debes ponerte en contacto con tu operadora para conseguir una nueva o incluso suspender el servicio si es preciso. 

▣ Retira la tarjeta microSD en caso de que la tengas.

 

▣ Deshabilita el PIN, el patrón o la biometría, puesto que el técnico tendrá que poder acceder al dispositivo y hacer verificaciones. Este es un motivo más para eliminar cualquier información que contenga tu teléfono, puesto que cualquiera que tenga el teléfono a mano, podrá consultarla, extraerla y utilizarla. 

▣ Desactiva tu e-wallet y elimina tus tarjetas.

 

▣ Finalmente, si puedes y quieres (y si tienes un backup completo) puedes formatearlo de fábrica y restaurar todo una vez que vuelvas a tener en tu poder el dispositivo. 

▣ Y no te olvides de consultar la garantía del dispositivo para comprobar si todavía te cubre las reparaciones y en qué condiciones.

Quizás estas medidas puedan parecerte excesivas, pero te evitarán más de un disgusto.

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Qué Es el Tabnabbing y Cómo Protegerte

En cuestión de ciberseguridad hay dos cosas básicas que debes tener en cuenta, al menos desde mi punto de vista: que la seguridad total no existe y que nunca debes bajar la guardia. 

 

Piensa que los delincuentes no descansan. No se van a casa después de trabajar 8 horas, ni lo dejan los fines de semana ni se toman vacaciones. Usan herramientas o incluso a otras personas para que trabajen por ellos. Y siempre suelen ir un paso por delante de aquellos que luchan contra ellos, así que imagina cuánta ventaja le llevan a un usuario medio. 

 

Los métodos pueden ser burdos en algunas ocasiones, pero en otras son realmente taimados. Y uno de ellos es el que quiero compartir contigo en este post: el tabnabbing.

 

Si quieres sabes qué es el tabnabbing y cómo protegerte, no tienes más que acompañarme...  

 

 

¿Qué es eso que tiene un nombre tan curioso? 

 

▣ Es una técnica de phishing que aprovecha la circunstancia de que el usuario deja una o varias pestañas abiertas al mismo tiempo para atacar. Cuando una de esas pestañas está inactiva suplanta el sitio y le vuelve a solicitar datos o le pide que realice algún tipo de acción.  

 

¿Quién está más expuesto?  

 

▣ Todos somos víctimas potenciales, aunque afecta especialmente a aquellos que suelen tener abiertas muchas pestañas en su navegador de forma habitual.   

 

▣ Y también están expuestos aquellos que utilizan navegadores inseguros, que visitan sitios poco confiables, que no protegen su equipo lo suficiente y que pecan de confiados (el arriesgado "si yo no tengo ningún interés para nadie, menos para un ciberdelincuente"). 

 

 

Qué buscan con esta técnica

 

▣ Con el tabbnabing pueden hacerse con tus datos para suplantar tu identidad en servicios, redes sociales, en tus cuentas de correo, en tu trabajo...

 

▣ También pueden robar tu dinero en caso de que se hagan pasar por tu banco o por tu plataforma de inversión. Como bien sabes, estas cuentas cuando están inactivas unos minutos requieren que vuelvas a introducir tus datos para volver a conectarte, y al hacerse pasar por la entidad se los facilitarás a ellos, abriéndoles la puerta a tu dinero. 

 

▣ Incluso pueden suplantarte para hacerse con información confidencial de la empresa para la que trabajes o de tu propio negocio, que luego pueden utilizar para cometer fraudes, comerciar con ella...

 

Cómo evitar el tabnabbing

 

▣ Utiliza un navegador seguros y que sean capaces de proteger tu intimidad. 

 

 

▣ Recurre a extensiones que bloqueen scripts maliciosos que puedan cambiar el contenido de las pestañas que están abiertas.  

 

▣ Mantén tu equipo y tus herramientas actualizadas, y no te olvides de usar un buen antivirus.

 

▣ No uses la misma contraseña para todo, para poder tener una diferente para cada servicio, recurre a un gestor de contraseñas. Hablando de passwords, te recuerdo que deben ser fuertes y no previsibles.  

 

▣ Procura establecer doble factor de autenticación siempre que puedas, es una barrera más que les pone las cosas difíciles a los atacantes.  

 

▣ Apaga el equipo cuando termines de usarlo. Ya sé que volver a encenderlo en la siguiente sesión llevan un tiempo, pero tu seguridad lo merece. Si no lo haces a diario, al menos hazlo con cierta frecuencia. 

 

▣ No visites páginas que sean potencialmente peligrosas.  

 

 

▣ Fíjate en la URL del sitio cuando tengas que volver a introducir tus datos. Y presta mucha atención, porque en muchos casos la diferencia entre la legítima y la falsa es mínima. 

 

▣ Cierra las pestañas que no uses y aquellas que no vas a necesitar enseguida.  

 

Espero que esta información te haya resultado útil... pero sobre todo que nunca tengas que sufrir las consecuencias del tabnabbing. 

 

 

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Cómo Dictar Datos en Persona o por Teléfono

¿Alguna vez has tenido que proporcionar datos de cualquier tipo en persona o a través del teléfono? Si ha sido así, que estoy segura de que la respuesta es así, también me atrevo a afirmar de que en más de una ocasión has tenido dificultades para que los escribiesen correctamente. 

 

Y aunque duela reconocerlo, la culpa de estos errores no es únicamente de la persona que recoge la información, porque tanta responsabilidad tiene en la comunicación el que emite como el que recibe. 

 

Si quieres saber cómo dictar datos en persona o por teléfono y que se entiendan y se recojan sin errores, te doy algunos trucos que funcionan.

 

 

▣ Lo primero que debes tener en cuenta es si los datos los vas a tener que facilitar en persona o a través del teléfono. En el primer caso, comprobar si la información que has proporcionado se ha tomado de forma correcta es algo mucho más sencillo, puesto que puedes verificar si lo han escrito correctamente en la pantalla o en papel. En el segundo es más complicado confirmar que los datos que el otro ha tomado son exactos. 

 

▣ Cuando vayas a dictarle datos a otra persona, es fundamental que lo hagas de forma clara. Esto quiere decir que debes hablar en un tono de voz audible y procurando vocalizar lo mejor posible.

 

▣ También es importante que facilites la información de forma pausada, para que el otro tenga tiempo para escribirla sin dificultad. En muchos casos, como nosotros sabemos los datos de memoria o los tenemos escritos delante, pensamos que quien nos escucha los conoce tan bien como nosotros y los dictamos tan rápido que dejamos atrás a los velocistas olímpicos. Ojo, tampoco hay que dar los datos con tanta lentitud que la otra persona se sienta casi insultada.

 

▣ Cuando se trate de nombres, apellidos, direcciones, denominaciones sociales o productos, es recomendable que los deletrees, sobre todo si son largos, complicados, se prestan a confusiones o pertenecen a otros idiomas. 

 

 

▣ A la hora de deletrear y para que se entiendan mejor las letras, puedes utilizar términos conocidos que comiencen por ellas. Por ejemplo, si dictas la palabra AVE, puedes decir lo siguiente: A de Ávila, V de valle y E de extremo. Es muy habitual recurrir a ciudades y países para deletrear así, pero también puedes usar cualquier otros términos sencillos y que todo el mundo conozca. 

 

▣ Aunque si quieres un método infalible para deletrear, puedes utilizar el alfabeto radiofónico internacional (o el español). Esto no es más que la asignación de una palabra que se identifica fácilmente para cada una de las letras del alfabeto. Se utiliza en aviación, en navegación, en las comunicaciones de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad el Estado...

 

 

▣ Si tienes que facilitar una dirección postal, debes comenzar primero por el tipo de vía (calle, paseo, ronda, travesía...), su nombre completo, el número de esa vía, el piso, la letra o el número de la vivienda , el código postal y la localidad, Si es necesario, añade cualquier otro dato identificativo de la dirección que sea necesario, como la escalera. Y también el país, si la dirección pertenece a otro diferente en el que te encuentras en ese momento. 

 

▣ Cuando debas proporcionar un número de teléfono, ten en cuenta que conviene separarlos en bloques. Si se trata de móviles, lo más recomendable es organizarlos en 3 bloques de 3: XXX XXX XXX, aunque también puedes utilizar la fórmula XXX XX XX XX. Los fijos deberías ordenarlos también en bloques, mejor en el formato de 3 bloques de 3 (tanto los fijos como los móviles se escriben así en documentos oficiales). Si se trata de números internacionales, no te olvides del código internacional (código de salida internacional de cada estado, en España es el + o el 00) y de país (cada uno tiene el suyo), antes del número en sí. Por ejemplo, facilitar un teléfono de Portugal si estás en España, tendrías que indicar primero +351 o 00351 y luego el número.

 

▣ Cuando tengas que dictar una gran cantidad de datos, especialmente si no te los sabes de memoria, procura localizarlos todos y tenerlos ordenados delante antes de dictárselos a otro.  

 

▣ Si tienes que proporcionar mucha información, te aconsejo que te prepares un pequeños guion con ellos, ordenados de un modo lógico y fácilmente accesibles.  

 

 

▣ En caso de que vayas a proporcionar información en persona, especialmente si se trata de un lugar con público cerca que pueda escucharla, te recomiendo que la escribas en un papel, y que una vez que la hayan registrado, pidas que te lo devuelvan para destruirlo. De ese modo, le facilitarás a quien te solicita los datos que los escriba, al mismo tiempo que tú mantienes tu privacidad. 

 

▣ Pide feedback a la otra persona para comprobar que los datos que ha recogido son los correctos. Puedes pedir que te los repita, pero siempre de una forma amable y sutil, poniendo el énfasis en comprobar si tú te has expresado bien, y no en si el otro se ha enterado.  

 

¿Has tomado nota de esta información? Espero que sí y que te pueda ser de utilidad, tanto en tu vida profesional como personal.  

 

 

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