Lo reconozco, aborrezco los mensajes de voz, tanto dejarlos como recibirlos. Ya me horrorizaban aquellos contestadores automáticos que funcionaban con una cinta de casette, pero quizás lo hagan todavía más esas eternas, incoherentes y prescindibles peroratas con que nos obsequian algunas personas en WhatsApp.
Aunque he de reconocer que es una herramienta útil, cómoda e inevitable, especialmente en el ámbito profesional. Por eso quiero compartir contigo algunos consejos para que tus mensajes de voz sean eficientes, adecuados e incluso recibidos con cierto agrado.
Cerciórate de que el contacto es el correcto.
No será la primera vez que alguien deja un mensaje a la persona equivocada por error. Las prisas y la falta de atención pueden jugarte malas pasadas. Esta circunstancia es negativa por partida triple. Por una parte, puede que quien ha recibido el mensaje equivocado no te lo haga saber, de modo que el verdadero destinatario se quede sin saber eso que le querías transmitir. Por la otra, si la persona a la que le ha llegado tu mensaje por error es considerada, se verá obligada a comunicártelo, lo que implica un esfuerzo y un tiempo. Finalmente, y probablemente la situación más grave de todas, puede que lo que has enviado por error sea confidencial, grave o incluso inadecuado.
Saluda
Saluda brevemente a tu interlocutor, puesto que es un gesto de educación que humaniza la comunicación y demuestra consideración y profesionalidad. Un "buenos días, "buenas tardes" o un "hola" es más que suficiente.
Identifícate
No des por hecho que quien recibe tu mensaje sabe quién eres, porque puede que no sea así. Quizás tiene tu teléfono, pero no ha guardado tu contacto en su agenda, o puede que lo haya perdido por algún motivo. Y, por supuesto, si nunca te has dirigido a él, es imprescindible que le indiques tu nombre, tu cargo (si es relevante) y la empresa a la que perteneces (en caso de que representes a una).
En caso de que la persona no te conozca o se trate de una comunicación profesional, debes citar tu nombre completo, de forma clara. Si el contacto ya está establecido y hay confianza, puedes dar únicamente tu nombre de pila. En caso de que la otra persona te conozca por tu nombre de pila, la relación no sea muy estrecha y sea la primera vez que le envías un mensaje, es importante que aclares de dónde os conocéis (asociación de padres del colegio, gym, club de lectura...).
Facilita la forma de contactar contigo
Si la otra persona ya tiene tu teléfono, no necesitas proporcionárselo, pero si no es así, debes mencionarlo. Lo mismo sucede si has enviado el mensaje de voz desde un número diferente al tuyo. Pronúncialo de forma clara y lenta, para que el receptor pueda apuntarlo sin problemas. No te olvides de indicar la extensión, en caso de ser necesario.
Esto es aplicable a cualquier otra manera de contacto como el correo electrónico, dirección postal, etc.
Indica el motivo de tu llamada
Explica de forma clara y breve por qué te estás comunicando con esa persona. Para que no termines titubeando y olvidándote de la información realmente importante, lo mejor es que antes apuntes los datos importantes, que organices esa información y que escribas un pequeño guion. Así evitarás dejarte en el tintero ningún dato, lo presentarás de forma profesional y te sentirás mucho más seguro mientras hablas. Y no te olvides de centrarte en la información principal más que en los detalles.
Especifica lo que esperas del receptor
Di claramente qué acción esperas del otro tras recibir el mensaje. Puedes pedir que te devuelvan la llamada, que te confirmen una cita o reunión, que te envíen algún documento, que hagan alguna tarea...
Despídete
No te olvides de despedirte, del mismo modo en que has saludado al comienzo.
Se breve
Evita los mensajes muy largos, porque el tiempo de un bien escaso y no conviene en abusar del de los demás. Además, es muy posible que quienes los reciben no terminen de escucharlos o que desconecten antes de terminar y no se enteren de lo que quieres transmitir.
Utiliza un tono de voz adecuado
Procura que tu tono de voz no sea muy alto, porque puede resultar molesto, y tampoco que sea muy bajo, porque puede que el receptor no sea capaz de escucharlo.
Espero que estos consejos te sean de utilidad y que te ayuden a comunicarte mejor, incluso a través de mensajes de voz.
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La primera vez que apareció el post Cómo Dejar un Mensaje de Voz Eficiente y Profesional fue en el blog de Todos Somos Clientes.
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