miércoles, 24 de abril de 2019

Cómo Evitar los Impagos en Tu Negocio

Los impagos y los retrasos a la hora de abonar las facturas por parte de los clientes son uno de los peores lastres para autónomos y pymes. Todos los hemos sufrido en alguna ocasión, y los volveremos a padecer si no tomamos medidas para protegernos.


Y no es un asunto menor, no. La morosidad es un gravísimo problema para profesionales y pequeños empresarios, porque llega a poner en riesgo el negocio. Si los clientes adeudan una cantidad considerable de dinero al autónomo o a la empresa, acabarán teniendo serios problemas de liquidez. Este desfase de liquidez y tesorería acaba asfixiándoles, impidiéndoles cumplir con sus pagos o llevándoles a pedir créditos que irán mermando su capacidad de maniobra.


Es un tema serio, como puedes comprobar, pero hay muchos clientes que son profesionales de la morosidad. De hecho, se vanaglorian de cuánto han dejado a deber a una empresa o del tiempo que llevan reteniendo un pago a un proveedor, que en muchos casos llegan a superar los 12 meses.


Por mucha Ley Antimorosidad que haya, lo cierto es que se siguen retrasando los pagos más allá de los consabidos 60 días para la empresa privada y de 30 para las Administraciones Públicas, mucho más allá. Para que puedas protegerte de la morosidad, o al menos intentarlo, quiero compartir contigo algunos consejos que espero que te sean útiles. 


Cómo evitar los impagos en tu negocio


No te fíes de las apariencias


Tendemos a asociar a las empresas más grandes, con mejores instalaciones o a clientes con mejor apariencia a fiabilidad y solidez; y a las empresas más modestas y a los clientes menos aparentes con una menor seriedad y capacidad de pago... pero no siempre es así. Estate atento a los posibles impagos siempre, independientemente de las apariencias, y te evitarás disgustos.


Cuidado con las empresas más recientes


Las sociedades de reciente constitución son interesantes, pero debes tener en cuenta que una buena cantidad de ellas no supera los 3-4 años de antigüedad. Eso implica que debes estar especialmente vigilante con su historial de pagos. Si las operaciones que realizas con ellos son de una cuantía importante, te aconsejo que antes de trabajar con ellos, pidas un informe comercial. 


Y también es interesante que estés atento a su comportamiento en los pagos. Si de repente comienzan a retrasarse, si quieren renegociar plazos o condiciones o cambian bruscamente su forma de actual, desconfía.


La información es poder


Los informes comerciales son una buena herramienta para evitar los impagos. Estos informes los proporcionan empresas externas y pueden ser básicos o muy completos: confirmarte si la empresa existe, si está inscrita en el Registro Mercantil, si ha presentado sus cuentas anuales, su capital social, sus socios, si tiene deudas con Hacienda o la Seguridad Social, suu solvencia, su liquidez, su capacidad de pago, etc. Evidentemente estos informes tienen un precio, por lo que únicamente te interesarán si la operación que vas a llevar a cabo con el cliente lo justifica económicamente.


También es importante que crees a nivel interno una base de datos de tus clientes para ir elaborando un historial que refleje su comportamiento a lo largo del tiempo, eso te permitirá ir regulando cuánto crédito le puedes otorgar y las condiciones que te te interesa ofrecerle.


Establece un límite de riesgo


Es importante que concedas a cada cliente un límite de riesgo comercial, teniendo en cuenta su antigüedad y su historial. Eso significa que cada uno de ellos tendrá una capacidad para recibir tus productos o servicios a crédito.


Personas trabajando en una mesa


Documenta todas las operaciones


Contrato, factura, albaranes, justificantes de envío y cualquier documento que justifique la operación y la conformidad del cliente. Tampoco está de más guardar los correos electrónicos relacionados. Las palabras de las lleva el viento.


Informa de las condiciones de pago


Comunica claramente a tu cliente cuáles son las condiciones de pago, siempre por escrito, aunque también se las comentes en persona o por teléfono cuando cierres la venta.


Recuerda los vencimientos a tu cliente


Una forma de que a tu cliente no se le olvide el pago, es avisarle del vencimiento de sus deudas. Para que no lo considere una grosería, lo mejor es utilizar un sistema automatizado. Es una forma menos impersonal que una llamada o un mensaje directo, por lo que se percibe como menos agresivo. Puedes utilizar un mensaje automatizado por SMS, WhatsApp o correo electrónico, entre otras fórmulas.


Emite y envía las facturas a tiempo


Para que tu cliente te pague... primero tienen que tener la factura delante. Si tú te retrasas en su envío, es probable que también se retrase él a la hora de pagarte.


Facturas y calculadora


También es importante conviene que sepas cuándo paga tu cliente. Hay grandes empresas (y también pequeñas, no nos vamos a engañar) que tienen fechas fijas en las que abonan las facturas, por ejemplo, las hay que tienen a bien pagar los días 10 de cada mes. Esto no debería ser óbice para pagar en plazo, pero se hace, así que para que esto no sea un problema para ti, factura teniendo en cuenta esta particularidad para que su fecha de pago coincida con la que a ti te interesa.


Vigila los vencimientos


Es fundamental controlar los vencimientos de los pagos, para reclamarlos si estos no se satisfacen. Cuanto más tiempo pase desde que haya pasado la fecha del vencimiento, más difícil será cobrar la factura pendiente. Por no hablar de que el cliente puede ir acumulando facturas que tampoco se abonen, lo que puede convertirse en una verdadera pesadilla para una pequeña empresa.


Agenda


Pide que te paguen por adelantado


Tanto en el caso de nuevos clientes como de aquellos que hayan comenzado a retrasarse en el pago, conviene cobrar una parte del proyecto o de la mercancía por adelantado; incluso el total de la factura según el caso. Y si el proyecto se va a dilatar en el tiempo, puedes ir cobrando el resto según se vayan alcanzando objetivos. Esto debe figurar en el contrato que firmes con el cliente.


Aplica recargos si se producen retrasos


Muchas empresas pequeñas son muy tolerantes con los retrasos en los pagos, sobre todo si el cliente es una gran empresa, lo que puede hacer un roto importante en su liquidez. Una forma de evitarlo es añadir un recargo cuando se alarguen los plazos de pago. Por supuesto, para que tenga efecto, tendrás que reflejarlo en el contrato.


Mujer con euros y un rallador


Se insistente


Para cobrar, hay que insistir, aunque a ninguno nos agrade reclamar los pagos a los clientes. En muchos casos se evita molestar al moroso, por miedo a no cobrar nunca o a perderle como cliente. 


Aunque es preciso pensar que si la factura no se ha pagado todavía, hay muchas posibilidades de que si no se recuerda al cliente la deuda constantemente, el cobro se retrase todavía más o que incluso no se llegue a producir nunca. 


Y, por otra parte, un cliente que no paga, no es rentable, por lo que hay que valorar si no es mejor perderle.


Recurre a los seguros de crédito


Si facturas grandes cantidades, los seguros de crédito son una forma de protegerte ante los retrasos e impagos. Estos seguros ofrecen información económica de los clientes, se encargan de los recobros si fuese necesario e indemnizan si finalmente no se cobra lo debido. Eso sí, valora si el coste de compensa en relación a los ingresos.


Monedas y un candado


Pide ayuda


Hay empresas que se encargan de gestionar los cobros y de protegerte de los impagos. Tú generas la factura, mientras que la compañía informa al cliente de que será la encargada de gestionar el cobro, así como de recordarle el vencimiento. El concurso de un tercero suele persuadir con más fuerza al cliente para cumplir con los pagos. Si tu volumen de negocio lo justifica, quizás sea una buena idea que contrates este servicio para evitarte problemas.


Contrata a una empresa de cobro de deudas


Es una forma de cobrar las cantidades que te adeuden los clientes, una vez que han fallado el resto de estrategias. Te aconsejo que consultes las condiciones de varias, para encontrar la que mejor te convenga. Y, por supuesto, deben ser eficaces, pero moviéndose siempre en un marco legal. 


Espero que no tengas que enfrentarte a ningún moroso en tu actividad profesional y que todos tus clientes sean siempre excelentes pagadores, pero, por si acaso, siempre puedes recurrir a estos consejos.




Información de interés:

Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. 


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Cuidado con los Créditos Rápidos
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martes, 16 de abril de 2019

25 Frases Inspiradoras sobre Colaboración

No se me ocurre ninguna faceta de la vida en la que la colaboración no sea imprescindible para alcanzar un objetivo. Y no sólo para lograrlo, sino también para superarlo, puesto que el esfuerzo conjunto es siempre más eficiente y productivo que el individual. 


Piensa en un equipo de fútbol. Aunque haya un jugador estrella que marque muchos goles, necesitará el esfuerzo del resto de jugadores, porque si el resto no preparan el terreno y le pasan el balón cuando corresponde no podrá marcar esos tantos. O en el caso de un escritor. Es cierto que la obra la creará él, pero necesitará un corrector, un agente, un editor, incluso alguien que le facilite documentación para poder escribir un libro. Incluso en la cocina. Un chef de renombre necesita un equipo para poder crear una delicia gastronómica, desde un subchef que le apoye a ayudantes de cocina y aprendices. Hasta en el propio hogar es necesaria la colaboración entre todos los integrantes de la familia.


De hecho, la colaboración, la cooperación, se está convirtiendo en un camino de no retorno, como modelo productivo y como forma de proceder a nivel social e individual. El éxito, la competitividad, la estabilidad o la excelencia pasan de forma inexorable por la colaboración.


Para invitarte a reflexionar sobre este tema, aquí tienes mis 25 frases célebres favoritas sobre colaboración. Que las disfrutes.


25 frases inspiradoras sobre colaboración
 

1.- "Muchas ideas crecen mejor cuando se trasplantan en otra mente que la que surgieron". 

Oliver Wendell Holmes



2.- "Individualmente, somos una gota. Juntos, somos un océano".

Ryunosuke Satoro



3.- "Nadie puede silbar una sinfonía. Se necesita toda una orquesta para tocarla".

H.E. Luccock



4.- "El todo es distinto de la suma de las partes".

Kurt Koffka



5.- “En la larga historia de la humanidad (y del mundo animal también), aquellos que aprendieron a colaborar e improvisar de la forma más efectiva han prevalecido".

Charles Darwin



6.- "Encuentra un grupo de personas que te desafíen e inspiren, pasa mucho tiempo con ellos y cambiará tu vida".

Amy Poehle



7.- "No existe un hombre hecho por sí mismo. Sólo alcanzarás tus objetivos con la ayuda de otros".

George Shinn


Personas trabajando juntas delante de la pantalla de un ordenador


8.- "Debes ser consciente de lo que hacen los demás, aplaudir sus esfuerzos, reconocer sus éxitos y alentarlos en sus actividades. Cuando todos nos ayudamos unos a otros, todos ganan".

Jim Stovall



9.- "Compromiso individual con un esfuerzo grupal: eso es lo que hace funcionar a un equipo, a una empresa, a una sociedad, a una civilización".

Vince Lombardi



10.- "La manera de lograr tu propio éxito es estar dispuesto a ayudar a alguien más a obtenerlo primero".

Iyanla Vanzant



11.- "Si quieres levantarte, levanta a alguien más".

Booker T. Washington



12.- "Reunirse es un comienzo, permanecer juntos es un progreso y trabajar juntos es un éxito". 

Henry Ford



13.- “Hay que unirse, no para estar juntos, sino para hacer algo juntos”.

Juan Donoso Cortés



14.- "La cooperación es la convicción profunda de que nadie puede llegar allí a menos que todos lo hagan".

Virginia Burden



15.- "Es increíble lo que puedes lograr si no te importa quién obtiene el crédito".

Harry Truman


Mujeres trabajando en colaboración


16.- "No importa lo brillante que sea tu mente o tu estrategia, si juegas un juego en solitario, siempre perderás ante un equipo".

Reid Hoffman



17.- "La fuerza del equipo es cada miembro individual. La fuerza de cada miembro es el equipo".  

Phil Jackson



18.-"Si quieres ir rápido, ve solo. Si quieres ir lejos, ve acompañado".

Proverbio africano



19.- “Es literalmente cierto que puedes tener  éxito mejor y más rápidamente al ayudar a otros a tener éxito”.

Napoleon Hill



20.- “El trabajo en equipo es la capacidad de trabajar juntos hacia una visión común. La capacidad de dirigir los logros individuales hacia objetivos de la organización. Es el combustible que permite a las personas comunes obtener resultados poco comunes".

Andrew Carnegie



21.- “Grandes descubrimientos y mejoras implican invariablemente la cooperación de muchas mentes”.

Alexander Graham Bell


Personas poniendo conocimientos en común delante de una pizarra


22.- “Muchas manos hacen el trabajo ligero”.

John Heywood



23.- “La clave del éxito empresarial es la cooperación. La fricción retarda el progreso”.

James Cash Penny



24.- “Pues hemos nacido para colaborar, al igual que los pies, las manos, los párpados, las hileras de dientes, superiores e inferiores. Obrar, pues, como adversarios los unos de los otros es contrario a la naturaleza”.

Marco Aurelio



25.- “Uno a uno, todos somos mortales. Juntos, somos eternos”.

Apuleyo


¿Qué te han parecido estas frases? ¿Añadirías alguna?





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miércoles, 10 de abril de 2019

Entiende la Factura de la Luz... de una Vez por Todas

No te voy a preguntar por tu opinión acerca de lo que pagas a fin de mes por la electricidad, porque me puedo imaginar que es muy parecida a la de la inmensa mayoría de los consumidores, incluida la mía.


Lo cierto es que la factura de la luz es cada vez más abultada, incluso aunque cada vez procures consumir menos, algo incomprensible para casi todos los ciudadanos de a pie. Y esa confusión se acrecienta al no entenderla por mucho que se intente. Todos recibimos facturas con frecuencia y se comprenden perfectamente. Sabemos el concepto por el que vamos a pagar, los descuentos, los impuesto y el total que tenemos de desembolsar. No hay dudas. Pero en el caso de la de la electricidad no hay quien se aclare, lo que deja siempre la duda de que la haya generado un trilero que nos quiere estafar.


Como no puedo aclararte el motivo por el que ese trilero (o trileros) te cobra cada día más por el suministro eléctrico, al menos quiero compensarte intentando explicarte los conceptos y estructura de la factura de la electricidad.


Pues nada... ¡Hágase la luz!


Entiende la factura de la luz... de una vez por todas


Mercados


Mercado regulado


Las tarifas que se cobran en el mercado regulado están marcadas por el Gobierno y es condición imprescindible que se tenga un contador inteligente. Lo verás en el contrato identificado como PVPC (Precio Voluntario para el Pequeño Consumidor). La facturación es mensual y la estructura de la factura es igual para todas las compañías.


Mercado libre


En el mercado libre las tarifas las fija de forma autónoma cada compañía. La facturación dependerá de los acuerdos a los que se haya llegado con la comercializadora y la estructura de la factura será libre, siempre que incluya unos contenidos mínimos.


¿A quién se le paga?


A dos empresas diferentes, a la distribuidora de la electricidad y a la comercializadora de la misma. Aunque la que emite la factura propiamente dicha es la comercializadora y también la cobra.


Tendido eléctrico


Qué conceptos se pagan


Potencia


La potencia que contratas es la capacidad que tiene tu instalación para tener varios aparatos conectados a ella al mismo tiempo. Es decir, a más potencia, más electrodomésticos, iluminación y dispositivos podrás tener funcionando a la vez. Seguro que alguna vez has conectado más aparatos de la cuenta al suministro y te ha saltado el automático, y eso te ha sucedido porque no había potencia suficiente para darle servicio a todos ellos.


La diferencia entre una potencia mayor o menor tiene su repercusión en el precio que pagarás en cada factura, por lo que conviene que calcules la que necesitarás en tu caso. En un domicilio particular, lo habitual es contratar entre 3.3 y 4.6 kW. Si contratas por debajo de los 3 kW puedes pedir el bono social. Y si necesitas más de 10 kW, ya no podrás pedir la tarifa PVPC del mercado regulado y tendrás que recurrir a otras opciones.


Ten en cuenta que pagarás por la potencia contratada incluso aunque no consumas electricidad, por lo que es un gasto fijo.


Dentro de la potencia, también se incluye el peaje o tarifa de acceso

El precio del peaje lo fija el Gobierno, en concepto de uso de las redes de transporte y distribución de la electricidad, además de otros costes también regulados.


El importe dependerá de la potencia que hayas contratado y de si tienes discriminación horaria o no.


Para calcular la facturación por la potencia contratada se toman tanto el peaje como el margen de comercialización. Se calcula multiplicando los kW que hayas contratado, por el precio del kW y por los días que se han facturado.


Consumo


Esto sí que es lo que realmente has consumido en el período de facturación y que se paga por cada kW que hayas consumido.


Se calcula multiplicando los kWh consumidos por el precio del Kwh.


Ten en cuenta que si tienes equipos de telemedida y telegestión la lectura del contador se hará de forma mensual, si no los tienes, la distribuidora hará lecturas bimensual. Si por lo que sea no se ha podido realizar la lectura del contador, te facturarán teniendo en cuenta una estimación de consumo que hará la compañía. Al finalizar el año, si han hecho una estimación de consumo en alguna lectura, la regularizarán tanto si es a tu favor o en tu contra. 


Por cierto, debes saber que el consumo únicamente representa una parte del total de lo que pagas, que ronda el 35%.


Bombillas


Impuesto sobre la electricidad


Es un impuesto que se paga consumas o no electricidad y que está regulado por el Gobierno. Y, por cierto, no tiene nada que ver con el IVA. Se aplica sobre la potencia contratada y sobre la electricidad que hayas consumido. El porcentaje es ahora mismo del 5,113%.


Alquiler de equipos de medida o contadores


Te lo cobrarán a menos que el contador sea de tu propiedad. Está regulado por el Gobierno y el obligatorio de la distribuidora lo cobre. Se calcula multiplicando el número de días que se facturan por el precio del alquiler.


El precio será más alto si el contador el digital y más caro si es analógico. Aunque estos últimos están a punto de desaparecer, puesto que desde el 31/12/18 todos los equipos de medida deben ser digitales y la comercializadora debe cambiártelos si todavía son analógicos.


Otros servicios


Como el de mantenimiento. No son obligatorios, así que no los aceptes sin valorar si te interesan o no.


Impuesto sobre el Valor Añadido


Y, como no, faltaba el perejil de todas las salsas: el IVA. Te lo aplicarán sobre todos los conceptos anteriores, sí, también sobre el Impuesto sobre la electricidad. Una doble tributación con el beneplácito de la Administración, y no pasa nada...


Qué conceptos aparecen


  • Datos identificativos de la comercializadora.

  • Datos identificativos de titular del contrato.

  • Dirección en la que se provee del suministro eléctrico.

  • Período de facturación.


Ejemplo de cabecera de factura de electricidad PVPC
Ejemplo de cabecera de una factura de electricidad


  • Número de factura.

  • Número de referencia (número de contrato seguido del número de referencia).

  • Fecha de cargo (en caso de domiciliación) / fecha límite de pago (pago por banco, teléfono, on-line, transferencia...).

  • Resumen de la factura (potencia, energía consumida, impuesto electricidad, alquiler de equipo de medida y control, IVA y total de la factura).

  • Datos del contrato (titular, tipo de contrato, tipo de contador, peaje, potencia, inicio y final del contrato, forma de pago, etc.) Es importante que conozcas y tengas claros estos datos, tanto si necesitas aclaraciones, si tienes que hacer cambios o reclamaciones, y también si tienes que comunicar una avería.


Ejemplo de datos del contrato de factura de electricidad PVPC
Ejemplo de datos del contrato


  • Historial de consumo eléctrico (evolución del consumo durante el último año, acompañado de gráficas; es obligatorio en el mercado regulado). 
 

Ejemplo de historial de consumo de factura de electricidad PVPC
Ejemplo de historial de consumo eléctrico


  • Detalle de la facturación (es una información que detalla lo recogido en el resumen de facturación de la cabecera, donde se detalla cada concepto).


Ejemplo de detalle de facturación de factura de electricidad PVPC
Detalle de factura de electricidad


  • Descuentos (si se te aplica en tu caso; en el mercado regulado se recoge el Bono Social, si te corresponde por ser familia numerosa o si tus ingresos son escasos). 

  • Total a pagar.

  • También aparecerá información para el consumidor (bono social, opciones disponibles, información sobre el contrato...) y sobre el origen e impacto ambiental de la electricidad que se ha consumido.


Formato de la factura


La factura puede ser emitida en papel o en formato electrónico, siendo el cliente el que elige cómo quiere que se le remita.


La factura en papel llega al domicilio del cliente a través del correo postal. La electrónica se remite por correo electrónico, aunque los titulares del contrato pueden acceder a su facturación a través de la web de la compañía en su apartado dedicado a clientes. 


Espero haber puesto luz en este incómodo asunto que es la factura eléctrica. ¿Nos vemos en el próximo post?




Información de interés:

Entender la factura de la luz
Resolución de 23 de mayo de 2014, de la Dirección General de Política Energética y Minas, por la que se establece el contenido mínimo de la factura de electricidad


Post relacionados:

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Derechos del Consumidor en Telefonía Fija y Móvil
Cómo Hacer una Reclamación de Consumo


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miércoles, 3 de abril de 2019

Teléfono, E-Mail, WhatsApp o Cara a Cara: ¿Cuál y Cuándo?

Seguro que has escuchado a tus padres que para solicitar un trabajo no hay nada mejor que hacerlo en persona. Y eso podría ser un buen consejo hace 20 años, pero todos sabemos que seguirlo ahora no es una buena idea. Si llevas tu currículum en la mano y pides que te atiendan en persona y en el momento, con casi toda seguridad te mirarán como un bicho raro... y te dirán que lo envíes por e-mail o incluso que cumplimentes un formulario en su web. Y lo mismo sucede si eres un comercial si te presentas en la oficina de tu cliente sin previo aviso para mostrarle tus nuevos productos. Lo lógico sería utilizar el e-mail o el teléfono para preparar ese cara a cara.


Por el contrario, hay quien es capaz de despedirse de un trabajo enviando un WhatsApp a su jefe, cuando la mayoría damos por hecho que es algo que hay que comunicar en persona.

Y es que la elección de la vía para comunicarse no siempre está tan clara como parece. ¿Cuándo es más adecuado utilizar el teléfono, el e-mail, la mensajería instantánea o mantener una entrevista personal?


Si quieres elegir la mejor vía de comunicación, a continuación encontrarás consejos sencillos según cada caso.


Teléfono, e-mail, WhatsApp o cara a cara: ¿cuál y cuándo?


Cuándo hacer una llamada telefónica


Ventajas


Es una forma de comunicación inmediata.


Permite que, además de las palabras, se transmitan otras señales que refuerzan y matizan el mensaje como el tono.


Inconvenientes


Al llamar no se sabe si es el mejor momento para mantener una conversación con el interlocutor.


La comunicación no se apoya en el lenguaje no verbal que proporciona el cara a cara. 


Hombre joven hablando por el móvil
 

Si se trata de un asunto personal


En caso de que tengas que tratar algo personal, lo ideal es tratarlo por teléfono, sobre todo si es un tema delicado. Si es algo trivial es mejor hacerlo por WhatsApp.


Cuando se trate de algo urgente o importante


Si esperas que un e-mail urgente o importante se lea o se responda con la misma urgencia que tú lo envías, lamento decirte que hay muchas probabilidades que se quede en ese limbo que es la bandeja de entrada de muchas personas durante muchas horas... o días.


De hecho, no sé tú, pero yo cuando veo en un asunto las palabras URGENTE o IMPORTANTE, no suelo hacerle mucho caso, porque son coletillas que todo el mundo pone reclamando atención, sobre todo los que quieren venderte la moto


Así que si quieres que algo se atienda o se solucione con rapidez, llama por teléfono.


Si la información es extensa o compleja


En caso de que tengas que comunicarte con alguien para facilitarle información o para recabarla tú mismo y preveas que surgirán muchas dudas y preguntas por cualquiera de las partes, es mejor hacer una llamada que intercambiarse infinitos correos. Todos hemos tenido una conversación por correo electrónico con alguien y hemos estado enviando preguntas y respuestas y, al final, no hemos sabido bien qué es lo que se ha tratado y lo que no... y lo molesto y poco operativo que es esa forma de comunicarse.


Cuando la información que se va a dar o a solicitar es muy complicada, es mejor hacer una llamada que intercambiar e-mails. De hecho, lo ideal es enviar un correo con la información explicada de forma sencilla y breve y luego hacer una llamada para dar las explicaciones y detalles que la completen.


Eso sí, una vez que todas estas dudas estén despejadas, sí que es una buena idea enviarse un e-mail en el que recopilar todo lo hablado por teléfono.


Mujer con smartphone en la mano


En caso de que la respuesta al correo no sea inmediata


Si vas a responder a un asunto recogido en un correo electrónico y ha pasado un tiempo desde que se envió, es mejor llamar para retomarlo.


Así será más fácil introducir al interlocutor en el tema a tratar, que esperar a que recuerde cuál es o que localice el e-mail en su bandeja de entrada.


Para pedir disculpas


Decir lo siento se percibe más sincero si se hace de viva voz que por correo electrónico. Y muchísimo más sincero que si se hace por WhatsApp, por supuesto.


A quien recibe las disculpas le parece que éstas tienen más valor cuando la persona que le ha agraviado no se esconde detrás de una pantalla y se hace (más) responsable de sus actos.


Para que funcione y la llamada no se convierta en un error en lugar de en un acierto, las disculpas deben ser (y sonar) sinceras y el discurso debe estar bien estructurado. Si es necesario, escríbete  un pequeño guion antes de llamar, porque si comienzas a balbucear y a dar rodeos puedes terminar diciendo cosas que no deseas. También es importante que te cerciores de que el momento en el que realizas la llamada sea el adecuado, así que pregunta si es un buen momento para hablar antes de ponerte a pedir perdón, si no lo es, busca una nueva ocasión más propicia, pero que no se retrase demasiado en el tiempo.


Cuándo enviar un e-mail


Ventajas


Se puede enviar el mensaje en cualquier momento y lugar.


No requiere que el interlocutor facilite una respuesta inmediata.


Es un medio perfecto para enviar mensajes extensos y añadir archivos, enlaces, imágenes...


Inconvenientes


Es posible que el e-mail no se atienda con la celeridad que se busca, incluso que no se llegue a recibir porque acabe en al bandeja de spam del receptor o directamente que no se reciba.


Como se hace un uso excesivo e indiscriminado del correo electrónico, sobre todo con fines publicitarios, cada vez le prestamos menos atención a lo que entra en la bandeja de entrada. De hecho, muchos de nosotros ponemos filtros para cribar muchos de los e-mails que nos llegan a diario o que tenemos unos dedos muy rápidos a la hora de pulsar la tecla SUPR. al entrar en la bandeja de entrada.


Es una forma de comunicación impersonal.  


Mujer consultando su correo electrónico en un portátil con una infusión a su lado


En caso de que te interese dejar constancia escrita de la comunicación


Si te conviene que la información que envías figure por escrito, es mejor que envíes un correo electrónico. Esto puede suceder porque quieres que el interlocutor la tenga disponible en cualquier momento para consultarla o porque quieras tener una justificación de que las has enviado, como en el caso de las reclamaciones, el envío de facturas o solicitudes, etc.


Si el tema es delicado y lo tuyo no es la expresión verbal


En caso de que tengas que tratar un asunto importante o delicado y tu expresión verbal no sea fluida, puede que te interese enviar un correo electrónico. Esto te permitirá armar y transmitir mejor el mensaje.


Es cierto que los temas importantes es mejor tratarlos en persona o por teléfono, pero si no te resulta fácil comunicarte así (timidez, inseguridad...), es mejor comunicarse por correo que hacerlo mal, o incluso que no hacerlo. 


Cuando quieras preparar el terreno


Si luego quieres hacer una llamada telefónica o mantener una entrevista personal, enviar un e-mail anticipando lo que se va a tratar es una buena idea. Así podrás facilitar la información que te convenga y despertar el interés en el interlocutor. O incluso ahorrarás tiempo, puesto que la otra persona tendrá los datos básicos y en la llamada o la entrevista podréis dedicaros a ampliar la información o centraros en los puntos más relevantes.


Mujer trabajando en una mesa con compañeros enviando un e-mail


Si no necesita una respuesta urgente


Cuando el asunto tratado en el correo no necesita una contestación inmediata, es mejor enviar un e-mail que hace una llamada o enviar un WhatsApp.


Cuándo enviar un mensaje por WhatsApp


Ventajas


Es una forma cómoda y rápida de enviar mensajes.


Inconvenientes


Es una forma de comunicación impersonal, aunque haya personas que no lo perciban así.


Es fácil malinterpretar los mensajes, a pesar de los emoticonos que refuerzan y matizan la comunicación. 


WhatsApp


Cuando el mensaje no sea importante, pero requiera inmediatez


Si conviene que el mensaje llegue lo antes posible y/o que se reciba una respuesta al mismo con la misma inmediatez, la mensajería instantánea es el medio ideal. Por ejemplo para enviar un enlace o un dato, para decir que se está llegando al lugar de la cita, para recabar un dato concreto rápidamente, etc.


En caso de que no se esté seguro de la disponibilidad del interlocutor


Si te gustaría conversar por teléfono, pero no sabes si la otra persona está disponible para hablar, un mensaje a través de WhatsApp es una buena idea. Así podrás saber si puede conversar o no y, en caso de que no le sea posible, le puedes ir adelantando el asunto.


Cuándo mantener un cara a cara


Ventajas


Es el medio de comunicación más personal y en el que menos se desvirtúa el mensaje, puesto que se cuenta con el lenguaje verbal y no verbal.


Es la forma más inmediata de comunicarse.


Se recibe feedback en tiempo real. 


El cara a cara no es únicamente verse en persona, también lo es la videoconferencia.

 
Inconvenientes


No siempre es posible mantener una entrevista en persona por falta de tiempo o por distancia geográfica.


No todas las personas dominan la comunicación cara a cara, por timidez o por falta de habilidades.


Las discrepancias y discusiones pueden ser más intensas que si se utiliza únicamente la palabra escrita. 


Personas manteniendo una entrevista cara a cara


Si necesitas despertar confianza


La comunicación en persona es capaz de despertar más confianza en el interlocutor que en el caso de las llamadas telefónicas, que el correo electrónico y, por supuesto, mucho más que los mensajes de WhatsApp. Esto se debe a que el hecho de que a la expresión verbal se le sumen señales no verbales que lo refuerzan, le aporta más credibilidad lo que se dice... y a quien lo dice. Quizás sea porque pensamos que es más difícil que alguien nos mienta mirándonos a los ojos que escondiéndose detrás de un teléfono o una pantalla.


En caso de que necesites venderte a ti mismo


Para captar clientes, para buscar inversores para tus proyectos, para conseguir un empleo o simplemente para reforzar tu marca personal no hay nada como el cara a cara.


Por mucho que te vendas por escrito, necesitarás que te conozcan en persona para tener éxito.


Si se trata de un asunto que requiera confidencialidad


Las llamadas telefónicas, los correos o los mensajes instantáneos no son medios ideales para tratar temas confidenciales, porque es más difícil garantizar que la comunicación no se verá comprometida.


En una comunicación telefónica puede haber oídos indiscretos escuchando la conversación, tanto en el lado del emisor como del receptor de la llamada. O incluso puede que el receptor esté grabando lo que se dice sin que te informe de ello y que a ti no te interese en absoluto.


Y en el caso de las comunicaciones por escrito, hay ciertas posibilidades de que caigan en malas manos. Hackeos, robos de información por parte de compañeros de trabajo, acceso a tus comunicaciones por parte de la empresa, pérdida de dato, incluso mal uso por parte del receptor... las posibilidades son muchas de que lo que hayas escrito se vuelva en tu contra.


Espero que estos consejos te hayan sido útiles y te permitan comunicarte mejor. 




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