Estafas Comunes en WhatsApp y Cómo Evitarlas

WhatsApp es una herramienta muy útil y de lo más popular. Hay que tener en cuenta que el número de usuarios activos está cerca de los 2.000 millones. Eso son mucho usuarios, y muchos mensajes al cabo del día. 

 

Y como en cualquier otra herramienta ampliamente utilizada en Internet, no es sólo útil para los usuarios, también lo es para los ciberdelincuentes. De hecho, las estafas que utilizan WhatsApp como medio nacieron al mismo tiempo que el propio servicio y no han hecho más que multiplicarse. 

Eso no significa que sea un servicio inseguro, pero sí que hay que tomar ciertas precauciones para intentar no caer en un engaño. 

En este post quiero compartir contigo algunos consejos para evitar estafas en WhastApp, así como algunas de las más frecuentes. 

 

A tener en cuenta

 

▣ Una forma de prevenir es activar en WhatsApp la autentificación de dos factores. Actívala ya.

 

▣ El número desde el que te envían el mensaje no estará entre tus contactos, si es así, estate alerta.

 

▣ Es muy saludable desconfiar por principio de cualquier mensaje no solicitado de un número desconocido. Aunque puede tratarse de un nuevo cliente o proveedor que esté intentando iniciar una relación comercial, es importante que antes de realizar ninguna acción (pinchar en un enlace, facilitar datos...) analices la autenticidad del mensaje. Si es necesario, contacta con el teléfono general de la empresa para comprobar si el remitente y el mensaje son legítimos. 

 

▣ Suelen hacerse pasar por empresas o personas de confianza, por lo que no debes funcionar con el piloto automático a la hora de leer y responder mensajes. 

 

 

▣ Te facilitarán datos, pero generalmente no serán concretos. Aunque ten en cuenta que hay estafas muy sofisticadas en las que buscan información útil que puedas compartir en redes sociales. Si quieres cerciorarte de que el remitente del mensaje es auténtico, puedes pedirle algún datos qué únicamente puede conocer la persona o empresa real. 

 

▣ Si le preguntas al remitente el motivo por el que tiene un número diferente, porque lo ha cambiado, haz la prueba de llamar o enviar un mensaje al que originalmente tenías de ese contacto. Eso únicamente es válido para mensajes que supuestamente proceden de alguien conocido. 

 

▣ Una forma de intentar saber si el contacto es real, puedes pedirle comunicarte a través del teléfono. Normalmente el delincuente lo rechazará de plano, puesto que te será muy fácil desmontar la estafa. 

 

▣ Desconfía si te presionan o quieren que te apresures para hacer algo, desde entrar en un link hasta hacer una compra. Es una técnica de marketing muy efectiva para que otro tome decisiones rápidamente sin darle tiempo para analizar y pensar.

 

▣ Fíjate en la ortografía y la gramática. En buena parte de los casos los mensajes están plagado de errores. Si bien es cierto que no todo el mundo escribe adecuadamente, lo cierto es que una comunicación procedente de una empresa o administración pública debería mantener un mínimo de corrección. 

 

▣ Si hay un contacto que te escama, mi consejo es que lo bloquees inmediatamente. Procura no entrar en contacto con el remitente. Establecer un diálogo con un ciberdelincuente únicamente tendrá un perjudicado: tú. 

▣ En caso de que te hayan estafado a pesar de todo, denuncia inmediatamente. No sientas vergüenza, es algo que le puede pasar a cualquiera. Si no lo haces estarás permitiendo que otras personas se vean afectadas.

 

Algunas estafas comunes

 

▣ Secuestro de la cuenta. Envían un mensaje a la víctima afirmando que son un amigo o familiar y que le han enviado el código de verificación por error a su terminal, por lo que necesitan que se lo faciliten. Ese código lo han solicitado ellos en nombre de la víctima a WhatsApp (lo suelen hacer a través del buzón de voz, por lo que deberías establecer un PIN de acceso que no sea obvio). Como no podía ser de otro modo, la plataforma envía el código al terminal que tiene ya registrado en su cuenta. Al facilitárserlo al delincuente el propio usuario, lo único que tiene que hacer es introducirlo en su dispositivo para tener acceso inmediato a su cuenta. 

 

▣ Códigos de verificación falsos. Envían un código de verificación para algún servicio o plataforma para una autentificación que no has iniciado tú. La finalidad es iniciar sesión en una cuenta a través de otro dispositivo o incluso configurar una nueva como si fueses tú.

 

 

▣ Sorteos y premios. Te invitan a participar en un sorteo, en el que para participar debes hacer clic en un link y luego rellenar un formulario con tus datos. También puede suceder que te informen de que has ganado un premio, aunque no hayas participado en ningún sorteo ni concurso. En este último caso también tendrás que acceder a un enlace, facilitar tus datos o incluso realizar algún pago para poder acceder al premio prometido. 

 

▣ Cupones y descuentos. Aunque hay remitentes legítimos que suelen enviar mensajes con ofertas, cupones y descuentos, también los ciberdelincuentes pueden utilizar el mismo tipo de comunicaciones, pero en este caso para robar tus datos o instalar malware en tu dispositivo. Este es un sistema especialmente perverso, porque suelen pedir como requisito que compartas con otros contactos, con lo que la estafa se multiplica a través de ti.  

 

▣ Ayudas económicas. Hay delincuentes que se hacen pasar por entidades y ONG, incluso por organismos del gobierno, que quieren brindarte ayudas y subvenciones. Evidentemente te pedirán todo tipo de datos con los que comerciar o preparar una suplantación de identidad.

 

▣ La versión premium. Es una de las más habituales, aunque el paso del tiempo no disminuye su eficacia. Promete una versión con características exclusivas y de lo más atractivo, aunque lo único que hará es instalar malware en tu dispositivo... y lo único premium que tendrás será la estafa. 

 

▣ La empresa conocida. El delincuente se hace pasar por una empresa conocida que se pone en contacto con nosotros, generalmente para hacerse con nuestros datos. Puede suplantar al banco, por ejemplo, para pedirnos que entremos en nuestra cuenta a través de su enlace, que nunca nos llevará al sitio legítimo, sino a otro que lo imita y que nos robará passwords y otros datos cuando los introduzcamos. 

 

▣ El familiar, amigo o conocido. Es un engaño similar al anterior, pero en este caso se harán pasar por alguien cercano. Utilizarán un lenguaje cercano e incluso puede que mencionen datos recopilados de tus redes sociales, de modo que pensarás que realmente es alguien de confianza. Suelen utilizarlo para pedirte dinero por un apuro económico o una inversión en algún proyecto interesante. 

 

 

▣ Estafas amorosas. Envían un mensaje haciéndose pasar por un desconocido que por azar (o a través de un supuesto conocido) ha dado con tu perfil y le ha parecido interesante, por lo que quiere conversar. Poco a poco va enredando a la víctima, hasta que establecen una relación de tipo amoroso. Generalmente afirman estar en un país diferente al de la víctima. Pasado un tiempo comienzan a pedirle dinero con todo tipo de excusas: una enfermedad, un conflicto por el que no pueden acceder a su patrimonio, etc. 

Estas son sólo algunas de las estafas que suelen circular por WhatsApp, aunque no te confíes, porque seguro que diseñarán otras nuevas y más sofisticadas, por lo que siempre debes estar alerta. 

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Ventajas y Desventajas de los Mensajes de Voz

Creo que hay dos tipos de personas: a las que les entusiasman los mensajes de voz y las que los aborrecen (como yo). Ahora hablando en serio, lo cierto es que los mensajes de voz son realmente binarios. Tienen defensores y detractores. Pueden considerarse anticuados o de lo más actual. Y tienen ventajas e inconvenientes.

 

Y precisamente de las ventajas e inconvenientes de los mensajes de voz quiero hablarte en este post.

 

 

 

Empezamos...

 

Qué son

 

▣ Este tipo de mensajes te permiten dejar una nota de voz a alguien en su línea fija, móvil o en una aplicación de mensajería instantánea. 

 

▣ En los dos primeros casos, el mensaje se deja porque la otra persona no está físicamente cerca del terminal, está comunicando, ha apagado el móvil o no tiene cobertura. En el tercero, el mensaje de voz sustituiría al mensaje de texto.

 

Ventajas

 

▣ Se envían más rápido que los mensajes de texto o los correos electrónicos y no necesitan que el emisor toque el teclado. Esto último es decisivo para muchas personas, que odian escribir en el minúsculo teclado de un terminal móvil o que no son muy rápidas con ello. 

 

▣ El que los recibe también puede escucharlos sin necesidad de estar prestándole demasiada atención a una pantalla.

 

▣ Hay quien piensa que este tipo de mensajes son más humanos, más cercanos a la comunicación personal. Por otra parte, permiten utilizar la voz para matizar y reforzar el mensaje, algo que en el caso del texto únicamente puede recurrir a la palabra escrita y a los emoticonos y stickers en el caso de las apps de mensajería instantánea.  

 

▣ Y no hay que olvidar que hay cierta tendencia a anteponer el audio y el vídeo sobre la comunicación escrita en todos los sectores.

 

▣ En el caso de los mensajes dirigidos a los buzones de voz, es una forma de no perder ninguna llamada. 

  

Desventajas

 

▣ Hay muchas personas que prefieren comunicarse mediante una llamada, un correo o incluso un mensaje de texto antes que por uno en audio.

 

▣ Muchas personas que consideran una molestia escuchar los mensajes de voz, incluso llegan a ser fuente de estrés. 

 

▣ Hay muchas personas (entre las que me encuentro) a las que les da pereza revisar los mensajes de voz, sobre todo los de las herramientas de mensajería instantánea. Tendrás notificaciones de los mensajes (algo que incomoda y estresa) hay que llamar al buzón de voz (introduciendo la sempiterna contraseña) o hay que consultar la app... y luego ponerse a escuchar con paciencia. La consecuencia de todo ello: hay mensajes de algunas personas que ni siquiera  se llegan a escuchar.

 

▣ No todo el mundo que deja un mensaje de audio lo hace correctamente, lo que dificulta todavía más la tarea de escucharlo al receptor. Contenidos de larga duración en los que se habla mucho y se dice poco, grabarlos en unas condiciones en las que luego es difícil entender nada de lo que se dice, titubeos, carraspeos, toses, silencios inútiles, muletillas o mensajes que carecen de la información necesaria (números de teléfono, direcciones, datos...) son algunos de las deficiencias de estas comunicaciones. 

 

▣ Cuando se trata de mensajes en un buzón de voz, hay a muchos usuarios a los que no les gusta demasiado dejarlos. El consabido temor-odio que muchos tienen y han tenido a los contestadores automáticos, ya sabes.  

 

 

▣ Implementar un buen buzón de voz no es sencillo cuando se trata de una empresa. Es importante que el sistema esté bien diseñado y gestionado.

 

▣ Los clientes que quieren dejar un mensaje en el buzón de voz y se encuentran con que éste está lleno, reciben una malísima impresión de la empresa y/o el profesional al que llaman. Pensarán que no revisan el buzón, lo que indica el poco aprecio que tienen a los clientes. O que se dejan llevar por la desidia y no los borran. Incluso puede parecerles que su volumen de trabajo es tan grande que puede que no les presten la atención debida si se les acumula de tal forma que el buzón de voz se colapsa.

 

Consejos para el emisor

 

▣ Deja mensajes de voz únicamente cuando sea necesario.

 

▣ Valora si es más apropiado hacer una llamada cuando la persona esté disponible, dejar un mensaje de texto o incluso enviar un correo electrónico. 

 

▣ Procura que sean cortos y simples, sobre todo si están dirigidos a clientes.

 

▣ Si no tienes mucha práctica a la hora de dejar buenos mensajes de audio, procura escribirte un pequeño guion en el que incluyas un resumen de lo que quieres transmitir y de la información básica que necesita tu interlocutor. Poco a poco irás mejorando y podrás prescindir de este paso en los mensajes más sencillos.  

 

▣ No te fíes de que el teléfono del receptor está encendido o que en su estado aparece como disponible, porque pueden ocurrir muchas cosas que impedirán que escuche el mensaje: se ha dejado el móvil en el despacho, no va a aparecer por la oficina en todo el día y no puede consultar su buzón de voz en el terminal fijo, no tiene cobertura, no puede escuchar mensajes porque no tiene privacidad suficiente... o sencillamente no le apetece escuchar una larga perorata de alguien con tiempo y con ganas de escuchar su propia voz. 

 

▣ No dejes mensajes de voz relativos a asuntos importantes o urgentes, porque nunca tendrás la seguridad de que la otra persona los escucha inmediatamente. Si quieres cerciorarte de ello, es mejor que hagas una llamada telefónica cuando tu contacto esté disponible o que le envíes un breve mensaje de texto preguntándole si está disponible y avisándole de que le vas a enviar un audio importante. 

 

Consejos para el receptor 

 

▣ Si tienes algún contacto, tanto profesional como personal, excesivamente aficionado a los mensajes de voz y te cuesta escucharlos, coméntale educadamente que prefieres que se comunique contigo de otra forma. 

 

▣ En caso de que quieras facilitarte las cosas a la hora de escuchar audios, puedes utilizar los trucos para acelerar su reproducción. Esto lo puedes hacer de varias maneras, desde el apartado de Ajustes de tu propio terminal a trucos y aplicaciones para algunas herramientas de mensajería instantánea como Telegram o WhatsApp. 

 

▣ Si el mensaje de audio no contiene información que necesitas o prefieres que esté por escrito, pídele al emisor que te envíe otro mensaje con los detalles. Esto es importante en el caso de nombres, direcciones, teléfonos, fechas y horas, enlaces, etc. 

 

▣ Tienes a tu disposición herramientas para pasar audios a textos o notas, tanto para aplicaciones de mensajería instantánea como para otro tipo de audios, incluidos podcasts o audiolibros. 

 

¿Qué opinas tú de los mensajes de voz?

 

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Cómo Abandonar (Indemne) un Grupo de WhatsApp

Hay quien se ofende si otro deja un grupo de WhatsApp tanto o más que si le hubiesen propinado una bofetada física. Incluso aunque esa persona que abandona el grupo no haya pedido entrar en él, no le interese y no participe. No es lógico, pero es así.


Pero también debes tener en cuenta que este tipo de grupos reclama tu tiempo, tu atención... y en muchos casos tu paciencia. Y no tienes ninguna obligación de regalar dones tan preciosos a cualquiera. Así que tenlo en cuenta a la hora de abandonar un grupo en el que ni siquiera has pedido entrar.


En este post quiero darte algunos consejos para dejar un grupo de WhatsApp sin que se convierta en un desastre de proporciones épicas... o al menos intentarlo.

No agregues a nadie sin su permiso


Hay personas de "gatillo fácil" a la hora de añadir a otros a grupos que, en muchas ocasiones, ni les interesan ni les agradan. Ya sabes, no hagas a los demás lo que no te gusta que te hagan a ti.


No entres en grupos sin ton ni son


Antes de pedir o aceptar que te añadan a un grupo, piénsalo bien. Si no entras, no tendrás que salir... después de haberlo sufrido.

Valora el tipo de grupo


No es lo mismo un grupo familiar que uno de meros conocidos. Dejar el primero puede convertirse en un infierno, familiar eso sí, pero infierno al fin y al cabo. Abandonar el segundo probablemente tenga menos consecuencias.


Pon en la balanza los pros y contras de permanecer y los de abandonar el grupo y toma una decisión en consecuencia.


Analiza el motivo


En ciertos casos será porque el grupo en sí te aburre o no te interesa, en otros porque no te aporta nada o porque es demasiado activo y tu móvil echa humo todo el día (y toda la noche); incluso porque se tratan temas delicados o porque se generan conflictos.


Si hay alguien del grupo que te agrada y con el que desearías seguir conversando, inicia un chat en privado para continuar la relación. 


No tomes la decisión en caliente


Evita dejar el grupo inmediatamente si has discutido o te has enfadado por algo que se ha publicado, porque luego puedes arrepentirte y entrar de nuevo puede ser un asunto complicado. 


Medítalo primero y luego decide con la mente clara y serena.


Comunícaselo primero al administrador


Una forma educada de salir del grupo es comunicárselo primero al administrador. En caso de que hayas llegado al grupo por una persona distinta del administrador, díselo también. 

Da una razón


Despedirse "a la francesa" no es una buena idea en ningún caso, también en el caso de los grupos de WhatsApp. Di que te vas y el motivo por el que lo haces.


Puede ser porque el grupo es demasiado activo y requiere mucha atención, porque la temática o las formas no te gustan, porque la temática no te interesa...


Puedes alegar que no puedes atender el teléfono durante la jornada laboral, que estás preparando unos exámenes y necesitas concentración total, que quieres desconectarte de las redes sociales una temporada...


En caso de que te vayas porque hay miembros que discuten sobre temas que no te agradan o que son groseros en sus formas, puedes dejar un mensaje de despedida en el que lo comentes de forma clara, pero delicada. 


Te han agregado a un grupo y no estás de acuerdo


En caso de que te hayan añadido a un grupo sin tu permiso y éste no te interesa nada, sal de él inmediatamente. Cuanto más tiempo permanezcas en el grupo, más difícil te será salir de él.


Si el grupo tenía que ver con un evento o un hecho concreto


Si ya ha tenido lugar el evento en cuestión o el motivo por el que se ha creado el grupo ya no tiene vigencia, informa de que te vas por esa razón, pero hazlo con elegancia.


Hay muchos de estos grupos que se crean con vocación temporal (bodas, congresos, cursos, seminarios...) que siguen activos por siempre jamás, pero no significa que tú debas seguir en él.


Si te da miedo salir del grupo


Si por el motivo que sea no quieres o no puedes salir airoso del grupo, siempre te queda la opción de silenciar las notificaciones de ese grupo en concreto. Y evita la tentación de revisar las actualizaciones, claro.

No pasa nada...


Te aseguro que dejar un grupo de WhatsApp no provoca ningún cataclismo. Puede que las consecuencias sean incómodas durante un tiempo (menos del que te piensas), pero nada más. Ya conoces el refrán: "Mejor una vez colorado que ciento amarillo". 


La callada por respuesta


Si el hecho de dejar el grupo puede suponerte un problema, además de silenciar las notificaciones, puedes dejar toda actividad en el chat. Y cuando digo ninguna, es ninguna. No leas los mensajes, no hagas comentarios, no escribas... Será como si hubieses salido del grupo, pero sin pasar por el "xxx ha abandonado el grupo". No es la mejor solución y no te la recomiendo en absoluto, de hecho es una forma bastante maleducada de cortar lazos con el grupo, pero hay que reconocer que es efectiva.


Y cierra la puerta definitivamente


Elimina el grupo del móvil una vez que hayas comunicado que te vas, de esa forma convertirás en definitivo el abandono también para cara a ti.


¿Tú también has sufrido algún grupo de WhatsApp que has querido abandonar y no has sabido cómo hacerlo?




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Teléfono, E-Mail, WhatsApp o Cara a Cara: ¿Cuál y Cuándo?

Seguro que has escuchado a tus padres que para solicitar un trabajo no hay nada mejor que hacerlo en persona. Y eso podría ser un buen consejo hace 20 años, pero todos sabemos que seguirlo ahora no es una buena idea. Si llevas tu currículum en la mano y pides que te atiendan en persona y en el momento, con casi toda seguridad te mirarán como un bicho raro... y te dirán que lo envíes por e-mail o incluso que cumplimentes un formulario en su web. Y lo mismo sucede si eres un comercial si te presentas en la oficina de tu cliente sin previo aviso para mostrarle tus nuevos productos. Lo lógico sería utilizar el e-mail o el teléfono para preparar ese cara a cara.


Por el contrario, hay quien es capaz de despedirse de un trabajo enviando un WhatsApp a su jefe, cuando la mayoría damos por hecho que es algo que hay que comunicar en persona.

Y es que la elección de la vía para comunicarse no siempre está tan clara como parece. ¿Cuándo es más adecuado utilizar el teléfono, el e-mail, la mensajería instantánea o mantener una entrevista personal?


Si quieres elegir la mejor vía de comunicación, a continuación encontrarás consejos sencillos según cada caso.

Cuándo hacer una llamada telefónica


Ventajas


▣ Es una forma de comunicación inmediata.


▣ Permite que, además de las palabras, se transmitan otras señales que refuerzan y matizan el mensaje como el tono.


Inconvenientes


▣ Al llamar no se sabe si es el mejor momento para mantener una conversación con el interlocutor.


▣ La comunicación no se apoya en el lenguaje no verbal que proporciona el cara a cara. 

 

Si se trata de un asunto personal


En caso de que tengas que tratar algo personal, lo ideal es tratarlo por teléfono, sobre todo si es un tema delicado. Si es algo trivial es mejor hacerlo por WhatsApp.


Cuando se trate de algo urgente o importante


Si esperas que un e-mail urgente o importante se lea o se responda con la misma urgencia que tú lo envías, lamento decirte que hay muchas probabilidades que se quede en ese limbo que es la bandeja de entrada de muchas personas durante muchas horas... o días.


De hecho, no sé tú, pero yo cuando veo en un asunto las palabras URGENTE o IMPORTANTE, no suelo hacerle mucho caso, porque son coletillas que todo el mundo pone reclamando atención, sobre todo los que quieren venderte la moto. 


Así que si quieres que algo se atienda o se solucione con rapidez, llama por teléfono.


Si la información es extensa o compleja


En caso de que tengas que comunicarte con alguien para facilitarle información o para recabarla tú mismo y preveas que surgirán muchas dudas y preguntas por cualquiera de las partes, es mejor hacer una llamada que intercambiarse infinitos correos. Todos hemos tenido una conversación por correo electrónico con alguien y hemos estado enviando preguntas y respuestas y, al final, no hemos sabido bien qué es lo que se ha tratado y lo que no... y lo molesto y poco operativo que es esa forma de comunicarse.


Cuando la información que se va a dar o a solicitar es muy complicada, es mejor hacer una llamada que intercambiar e-mails. De hecho, lo ideal es enviar un correo con la información explicada de forma sencilla y breve y luego hacer una llamada para dar las explicaciones y detalles que la completen.


Eso sí, una vez que todas estas dudas estén despejadas, sí que es una buena idea enviarse un e-mail en el que recopilar todo lo hablado por teléfono.

En caso de que la respuesta al correo no sea inmediata


Si vas a responder a un asunto recogido en un correo electrónico y ha pasado un tiempo desde que se envió, es mejor llamar para retomarlo.


Así será más fácil introducir al interlocutor en el tema a tratar, que esperar a que recuerde cuál es o que localice el e-mail en su bandeja de entrada.


Para pedir disculpas


Decir lo siento se percibe más sincero si se hace de viva voz que por correo electrónico. Y muchísimo más sincero que si se hace por WhatsApp, por supuesto.


A quien recibe las disculpas le parece que éstas tienen más valor cuando la persona que le ha agraviado no se esconde detrás de una pantalla y se hace (más) responsable de sus actos.


Para que funcione y la llamada no se convierta en un error en lugar de en un acierto, las disculpas deben ser (y sonar) sinceras y el discurso debe estar bien estructurado. Si es necesario, escríbete  un pequeño guion antes de llamar, porque si comienzas a balbucear y a dar rodeos puedes terminar diciendo cosas que no deseas. También es importante que te cerciores de que el momento en el que realizas la llamada sea el adecuado, así que pregunta si es un buen momento para hablar antes de ponerte a pedir perdón, si no lo es, busca una nueva ocasión más propicia, pero que no se retrase demasiado en el tiempo.


Cuándo enviar un e-mail


Ventajas


▣ Se puede enviar el mensaje en cualquier momento y lugar.


▣ No requiere que el interlocutor facilite una respuesta inmediata.


▣ Es un medio perfecto para enviar mensajes extensos y añadir archivos, enlaces, imágenes...


Inconvenientes


▣ Es posible que el e-mail no se atienda con la celeridad que se busca, incluso que no se llegue a recibir porque acabe en al bandeja de spam del receptor o directamente que no se reciba.


▣ Como se hace un uso excesivo e indiscriminado del correo electrónico, sobre todo con fines publicitarios, cada vez le prestamos menos atención a lo que entra en la bandeja de entrada. De hecho, muchos de nosotros ponemos filtros para cribar muchos de los e-mails que nos llegan a diario o que tenemos unos dedos muy rápidos a la hora de pulsar la tecla SUPR. al entrar en la bandeja de entrada.


▣ Es una forma de comunicación impersonal.  

En caso de que te interese dejar constancia escrita de la comunicación


Si te conviene que la información que envías figure por escrito, es mejor que envíes un correo electrónico. Esto puede suceder porque quieres que el interlocutor la tenga disponible en cualquier momento para consultarla o porque quieras tener una justificación de que las has enviado, como en el caso de las reclamaciones, el envío de facturas o solicitudes, etc.


Si el tema es delicado y lo tuyo no es la expresión verbal


En caso de que tengas que tratar un asunto importante o delicado y tu expresión verbal no sea fluida, puede que te interese enviar un correo electrónico. Esto te permitirá armar y transmitir mejor el mensaje.


Es cierto que los temas importantes es mejor tratarlos en persona o por teléfono, pero si no te resulta fácil comunicarte así (timidez, inseguridad...), es mejor comunicarse por correo que hacerlo mal, o incluso que no hacerlo. 


Cuando quieras preparar el terreno


Si luego quieres hacer una llamada telefónica o mantener una entrevista personal, enviar un e-mail anticipando lo que se va a tratar es una buena idea. Así podrás facilitar la información que te convenga y despertar el interés en el interlocutor. O incluso ahorrarás tiempo, puesto que la otra persona tendrá los datos básicos y en la llamada o la entrevista podréis dedicaros a ampliar la información o centraros en los puntos más relevantes.

Si no necesita una respuesta urgente


Cuando el asunto tratado en el correo no necesita una contestación inmediata, es mejor enviar un e-mail que hace una llamada o enviar un WhatsApp.


Cuándo enviar un mensaje por WhatsApp


Ventajas


▣ Es una forma cómoda y rápida de enviar mensajes.


Inconvenientes


▣ Es una forma de comunicación impersonal, aunque haya personas que no lo perciban así.


▣ Es fácil malinterpretar los mensajes, a pesar de los emoticonos que refuerzan y matizan la comunicación. 

Cuando el mensaje no sea importante, pero requiera inmediatez


Si conviene que el mensaje llegue lo antes posible y/o que se reciba una respuesta al mismo con la misma inmediatez, la mensajería instantánea es el medio ideal. Por ejemplo para enviar un enlace o un dato, para decir que se está llegando al lugar de la cita, para recabar un dato concreto rápidamente, etc.


En caso de que no se esté seguro de la disponibilidad del interlocutor


Si te gustaría conversar por teléfono, pero no sabes si la otra persona está disponible para hablar, un mensaje a través de WhatsApp es una buena idea. Así podrás saber si puede conversar o no y, en caso de que no le sea posible, le puedes ir adelantando el asunto.


Cuándo mantener un cara a cara


Ventajas


▣ Es el medio de comunicación más personal y en el que menos se desvirtúa el mensaje, puesto que se cuenta con el lenguaje verbal y no verbal.


▣ Es la forma más inmediata de comunicarse.


▣ Se recibe feedback en tiempo real. 


▣ El cara a cara no es únicamente verse en persona, también lo es la videoconferencia.

 
Inconvenientes


▣ No siempre es posible mantener una entrevista en persona por falta de tiempo o por distancia geográfica.


▣ No todas las personas dominan la comunicación cara a cara, por timidez o por falta de habilidades.


▣ Las discrepancias y discusiones pueden ser más intensas que si se utiliza únicamente la palabra escrita. 

Si necesitas despertar confianza


La comunicación en persona es capaz de despertar más confianza en el interlocutor que en el caso de las llamadas telefónicas, que el correo electrónico y, por supuesto, mucho más que los mensajes de WhatsApp. Esto se debe a que el hecho de que a la expresión verbal se le sumen señales no verbales que lo refuerzan, le aporta más credibilidad lo que se dice... y a quien lo dice. Quizás sea porque pensamos que es más difícil que alguien nos mienta mirándonos a los ojos que escondiéndose detrás de un teléfono o una pantalla.


En caso de que necesites venderte a ti mismo


Para captar clientes, para buscar inversores para tus proyectos, para conseguir un empleo o simplemente para reforzar tu marca personal no hay nada como el cara a cara.


Por mucho que te vendas por escrito, necesitarás que te conozcan en persona para tener éxito.


Si se trata de un asunto que requiera confidencialidad


Las llamadas telefónicas, los correos o los mensajes instantáneos no son medios ideales para tratar temas confidenciales, porque es más difícil garantizar que la comunicación no se verá comprometida.


En una comunicación telefónica puede haber oídos indiscretos escuchando la conversación, tanto en el lado del emisor como del receptor de la llamada. O incluso puede que el receptor esté grabando lo que se dice sin que te informe de ello y que a ti no te interese en absoluto.


Y en el caso de las comunicaciones por escrito, hay ciertas posibilidades de que caigan en malas manos. Hackeos, robos de información por parte de compañeros de trabajo, acceso a tus comunicaciones por parte de la empresa, pérdida de dato, incluso mal uso por parte del receptor... las posibilidades son muchas de que lo que hayas escrito se vuelva en tu contra.


Espero que estos consejos te hayan sido útiles y te permitan comunicarte mejor. 




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Normas Básicas de Etiqueta para WhatsApp (II)

Tras la primera parte de Normas Básicas de Etiqueta para WhatsApp, quiero darte más claves para utilizar esta aplicación con acierto.


Te hablaré de cómo responder, de cómo conducirse en los grupos y también te daré algunos consejos generales muy útiles, tanto para la comunicación personal como laboral.

 

Las respuestas


Responde con suficiente rapidez. No siempre podrás hacerlo de forma instantánea, aunque lo ideal es no dejar pasar más de 2 horas para dar tu respuesta. Procura que no pasen más de 24 horas, salvo que tengas una buena justificación, con más razón aún si es un tema profesional.  


Si se trata de trabajo redacta cuidadosamente las respuestas, porque tienen la misma repercusión y efecto de cara a tus compañeros, clientes o proveedores que en el caso de un e-mail, una carta o una llamada telefónica.


Si la respuesta merece una llamada telefónica, por su complejidad o por su temática, pide permiso para llamar por teléfono en ese momento o en otro que le convenga al destinatario. Si estás comunicándote por WhatsApp, es posible que no puedas hacer o recibir llamadas, así que siempre es conveniente cerciorarse de que es un momento oportuno para telefonear .


En ocasiones, te convendrá sacar una copia del chat o un pantallazo del mismo. Si quieres tener constancia de alguna conversación por la razón que sea, es la mejor manera de hacerlo.


Los grupos


Participa sólo en los grupos que realmente te interesen. Piensa que te robarán parte de tu tiempo y debes valorar si te merece la pena.


Si vas a incluir a personas en un grupo, reflexiona acerca de si realmente encajan en él y les apetecerá participar. Y, siempre que puedas, pide el consentimiento antes de añadirles.


Si te incluyen en un grupo, cerciórate de quiénes están incluidos en él antes de escribir... por si acaso. 


Si creas un grupo, ten cuidado de qué nombre le pones, para que no se confunda con ningún otro. Imagina si tienes dos grupos: Trabajo (departamento) y Trabajo (amiguetes). El primero es sólo para los asuntos de tu departamento, incluido tu jefe. En el segundo sólo están los colegas con los que te vas a tomar una cerveza después de la jornada laboral y con los que juegas reñidos partidos de baloncesto los fines de semana. ¿Te imaginas confundirte a la hora de elegir el grupo y enviar algún mensaje comprometedor?


Si vas a comunicar información de manera puntual, evita los grupos, porque no tiene razón de ser. Se supone que la finalidad de estos grupos es la interacción entre los miembros; si sólo vas a informar una o dos veces de temas que, además, no tendrán respuesta por parte de sus miembros, será mejor que utilices otro medio.


Si los grupos son muy activos, siléncialos, salvo en momentos que te interese estar atento a todos los mensajes. Por tu salud mental y por la de los que tienes alrededor. No hay nada más molesto que estar con alguien a quien le está sonando el chivato del WhatsApp cada 30 segundos. Y, por supuesto, no informes al grupo de que le has silenciado.


Si vas a abandonar un grupo, avísalo antes. Si te vas de una reunión con familia o amigos, normalmente te despides antes de irte, en este caso igual. Educación a nivel básico.


Si estás en un grupo, participa al menos un poco. Los convidados de piedra en los grupos que tienen acceso a la información de todo el mundo, pero que no aportan nada propio, son bastante incómodos. 


Más consejos...


No escribas nada de lo que puedas arrepentirte mañana. Reflexiona acerca de qué pensarías si vieses ese mismo texto escrito por una persona ajena...

En la misma línea que en el punto anterior, te recomiendo que no discutas a través de WhatsApp, porque casi seguro que te arrepentirás. No es lo mismo una discusión en persona, que en un medio en el que cada vez que entres al chat verás lo que habéis dicho ambos estando enfadados. 


Respeta los horarios y no envíes mensajes a cualquier hora del día o de la noche. En caso de que utilices el WhatsApp para comunicarte con tus clientes, puedes poner en el estado tu horario laboral. Esto es especialmente útil si debes dar citas para prestar un servicio profesional (belleza, salud, etc.).


Procura evitar las críticas y descalificaciones personales más agrias, porque nunca sabes cuándo el criticado tendrá acceso a tus amables comentarios.


No te agobies si no te responden a un mensaje. Si no lo hacen es porque no pueden, porque no quieren, porque no han podido leerlo... o por problemas técnicos (literalmente hablando). En cualquiera de los casos no puedes hacer nada al respecto.


No atosigues a la otra persona recordándole cuándo estuvo conectado por última vez a la aplicación. Esto no es de recibo entre personas con una relación personal, mucho menos aún si se trata de una relación profesional.


Espero que este post te haya sido útil. 



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La primera vez que apareció el artículo Normas Básicas de Etiqueta para WhatsApp (I) fue en el blog de Todos Somos Clientes.



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