Cómo Preparar una Buena Videoconferencia (I)

Cada vez es más frecuente celebrar las reuniones y seminarios con nuestros clientes internos y externos a través de videoconferencia pero, y siempre hay un pero, no siempre se hace de forma correcta.


La videoconferencia puede ser un campo minado porque, como no tenemos realmente presente a nuestro interlocutor, es fácil actuar como cuando estamos hablando por teléfono: que nos relajemos en exceso.


Es importante planificar y cuidar su desarrollo, tanto o más que si se tratase de una reunión tradicional. No olvidemos que contamos con dos importantes barreras a la hora de comunicarnos: la distancia y la cámara.


Veamos a continuación algunos consejos para mejorar en nuestras próximas videoconferencias. Este post está dividido en dos partes y, en esta primera, veremos todo lo relativo a la logística y la organización. Comenzamos:


En cuanto a la logística

• Cuida el entorno en el que vas a desarrollar la videoconferencia. Es el escenario donde vas a actuar. Incluso si la comunicación se va a realizar desde tu domicilio particular, debes tener cuidado con lo que aparecerá en la pantalla.

• Cuida el orden del lugar. El desorden en persona da muy mala imagen, pero en cámara dará la impresión de que sufres el síndrome de Diógenes.

• Cuida el fondo. Si llevas una camisa azul y el fondo es una cortina del mismo tono, parecerás una cabeza parlante y, mientras que tu interlocutor se fija en un detalle tan jocoso, no prestará atención a lo que dices. 

• Cuida la iluminación. La imagen debe estar iluminada correctamente para que la comunicación se desarrolle bien. Ni por exceso, ni por defecto. Cuida de que no se produzcan brillos, deslumbramientos o sombras inoportunas.

• Cuida el ángulo en el que está situada la cámara para que sea lo más natural posible.

• Comprueba antes del equipo. El tener que estar ajustándolo una vez comenzada la videoconferencia ofrece una imagen pésima tuya y de tu organización.

• Desconecta móviles y teléfonos fijos para que no perturben el desarrollo de la reunión. 

• Cuida de que no haya ningún otro elemento que pueda interferir durante la videoconferencia: televisiones, monitores, faxes, etc.

 
Respecto a la organización

• Prepara la reunión como si fuese en persona. Un error muy común es considerar la videoconferencia como un tipo de comunicación menor y no lo es.

• Ensaya, ensaya y ensaya. La mejor improvisación es la que está perfectamente ensayada.

• No te relajes en exceso. Es muy normal que, como no tienes a tu interlocutor delante, tiendas a repantingarte en el sillón, mires a las musarañas o realices alguna tarea indiscreta. Sí, te están viendo, te recuerdo que estás delante de una cámara... sí, sí, ahí delante.

• Preséntate al principio de la videoconferencia y, si hay más participantes, preséntalos uno a uno.

• Si eres el organizador, prepara un orden del día, como si fuese una reunión en persona. Y, por supuesto, informa a los participantes del mismo. Puedes enviarles un email previamente o dejar el orden del día en la pantalla durante la conferencia. 

• Si eres un participante, recuerda que debes seguir el orden que se ha establecido para la reunión; no intentes colar otros temas que no tienen cabida en la reunión o trates de saltarte el orden porque te conviene.

Aquí termina la primera parte de este post. En la siguiente, nos ocuparemos de la propia intervención y del vestuario más apropiado para la videoconferencia.


Continuará...