25 Frases Inspiradoras sobre Cortesía y Buenos Modales (II)

Hace unos años escribí un post en el que recogía frases sobre cortesía y buenos modales, porque es un tema que encuentro muy interesante. Creo que el saberse conducir con corrección y con consideración por los demás es sumamente importante. 

 

Aunque parece que no es un interés compartido por muchas personas. No hay más que ver las malas maneras y la falta de educación de las que se hace alarde en la política, en los medios de comunicación, en las redes sociales... y en la misma calle. La cortesía se ha convertido en un baldón, en lugar de ser lo que es, un valor. Parece que los buenos modales son algo anticuado y que coartan la libertad, cuando es justo lo contrario, porque la otorgan a quien los ejerce y a quien es depositario de los mismos. 

Desde mi punto de vista no ejercer la cortesía con los demás tiene que ver mucho con el egoísmo y con la falta de consideración. 

Y las buenas maneras no tienen nada que ver con la clase social o con el poderío económico, desde luego. Están relacionadas con los valores y la valía de cada uno. Todos conocemos a personas modestas muy corteses (que no serviles ni sumisas) y a otras con muchos recursos que son patanes superlativos. 

Así que aquí te dejo una segunda entrega de 25 frases inspiradoras sobre cortesía y buenos modales que invitan a reflexionar.

 

 1.- "La cortesía es un signo de dignidad, no de sumisión".

 Theodore Roosevelt

 

 

2.- "No siempre podemos agradar, pero siempre podemos ser agradables".

Voltaire

 

 

3.- "La educación es el arte de elegir entre tus pensamientos". 

Madame de Staël

 

 

4.- "La única fuente de la cortesía es la consideración". 

William Gilmore Simms

 

 

5.- "Los buenos modales se consiguen a base de pequeños sacrificios". 

Ralph Waldo Emerson

 

 

6.- "No esperemos a ser buenos y cordiales. Apresurémonos ya desde ahora a alegrar el corazón de nuestros compañeros durante la corta travesía de la vida".

 Henri-Frédéric Amiel

 

 

7.- "La cortesía es como el aire de los neumáticos, no cuesta nada y hace más confortable el viaje".

J.M. Cruzalta

 

 

8.- "La educación se transmite por contagio, y todos somos los responsables de extender esta epidemia". 

Ángel Bueno

 

 

9.- "Los modales corteses hacen que el hombre aparezca exteriormente tal como debería ser en su interior". 

Jean de la Bruyère

 

 

10.- "Nada resulta más atractivo en un hombre que su cortesía, su paciencia y su tolerancia". 

Cicerón

 

 

 

 

11.- "Pequeños actos amables, pequeñas cortesías, pequeñas consideraciones, pequeña benevolencia, cuando se practican habitualmente, dan mayor encanto al carácter que grandes conferencias, oratoria, discursos y exhibición de talentos desde el estrado". 

Sivananda

 

 

12.- "La cortesía y el sentido del honor tienen esa ventaja: se los otorgamos a los demás sin perder nada". 

Baltasar Gracián

 

 

13.- "La cortesía y la consideración por los demás es como invertir centavos y recuperar dólares". 

Thomas Sowell

 

 

14.- "Desacreditar a un enemigo educado es tan difícil como proteger a un amigo grosero". 

Bryant H. McGill

 

 

15.- "Ser amable desarma no sólo al desconfiado, sino también al maleducado, porque es el modo de matar la serpiente con su propio veneno". 

Giorgio Nardone

 

 

16.- "Una de las mayores victorias que puedes obtener sobre alguien es vencerlo por cortesía". 

Josh Billings

 

 

17.- "Te reciben según te presentas; te despiden según te comportas".

Francisco de Quevedo

 

 

18.- "Sea como fuere lo que pienses, creo que es mejor decirlo con buenas palabras". 

William Shakespeare

 

 

 

19.- "Una persona educada debería saber todo sobre algo y algo sobre todo". 

Cicely Veronica Wedgwood

 

 

20.- "Solo una persona bien educada puede entender un pensamiento diferente al suyo sin necesidad de aceptarlo".

Aristóteles

 

 

21.- "Cuando puedas elegir entre tener razón o ser amable, elige ser amable". 

R. J. Palacio

 

 

22.- "Compórtate en casa como si estuvieras en un palacio, para que cuando estés en un palacio te puedas comportar como en tu casa". 

Charls Rou

 

 

23.- "Muchas personas están demasiado educadas para no hablar con la boca llena, pero no se preocupan por hacerlo con la cabeza hueca". 

Orson Welles

 

 

24.- "Una persona que es amable contigo, pero maleducada con el camarero, no es una buena persona".  

Dave Barry

 

 

25.- "Aprende las reglas como un profesional... para poder romperlas como un artista".

Pablo Picasso

 

Ojalá que estas frases añadan un granito más de cortesía, buenos modales y amabilidad que tanto necesita nuestra sociedad.

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20 Tips Básicos de Protocolo Empresarial

 

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20 Tips Básicos de Protocolo Empresarial

En otros post te he hablado de la importancia del protocolo empresarial, porque es una forma de regular las interacciones con las personas con las que nos relacionamos en nuestro trabajo y porque es una de las piezas que nos ayuda a crear una marca profesional o empresarial sólida y positiva.


Para aplicar ese protocolo empresarial en nuestro día a día, a continuación encontrarás 20 tips básicos y fáciles de poner en práctica.

1.- Ante la duda, utiliza el usted antes que el tú. Esto es especialmente recomendable en las siguientes circunstancias:

• Si se trata de una persona a la que no conoces, tanto en persona como por escrito. Y sí, esto también afecta al correo electrónico. Es un error muy común tutear al receptor de un mensaje cuando aún no se ha tenido contacto previo, porque demuestra una confianza y una relación que aún no se ha establecido y que puede causar rechazo. 

• Si se trata de una persona de más edad o con mayor posición jerárquica que tú; especialmente si vas a presentar un proyecto, a solicitar trabajo o a pedir financiación. El usted en estos casos es una muestra de educación y profesionalidad que juega a tu favor.

 

• Si se trata de alguien que te está prestando un servicio, especialmente si es no especializado. Es la mejor manera de mostrar respeto y de que esperas un servicio, no servilismo.

2.- Opta por estrechar la mano antes que por los dos besos cuando se trate de trabajo. Dar la mano es una fórmula profesional, mientras que los dos besos es una forma de saludar más social, por lo que no conviene mezclar ambos conceptos cuando se está trabajando. 


Y esto es aplicable también cuando se saludan un hombre y una mujer o dos mujeres. Pero precisamente por lo habitual que es la afición besucona en todos los ámbitos, hay veces en las que se producen momentos incómodos en los que uno inicia el saludo con la mano y otro se acerca a besar. Para que esto no suceda, lo ideal es mantener una distancia razonable antes del saludo y fijarse en el lenguaje gestual del otro, para iniciar antes el saludo con la mano o acompasarse a dar dos besos (qué remedio).


3.- Sonríe, y si la sonrisa es auténtica, mucho mejor. Abre muchas puertas y predispone a tus interlocutores de forma positiva, incluso si no sale precisamente de tu corazón. 

La única precaución es utilizarla en los momentos adecuados, porque en ciertas ocasiones puedes llegar a ser considerada una burla. Imagina un cliente enfadado que está expresando su malestar o un empleado al que se le está comunicando el despido, mientras que quien está al otro lado luce una espléndida y brillante sonrisa... no te digo más. 


4.- No te olvides de las palabras mágicas: "gracias", "por favor", "perdón", "buenos días", "buenas tardes", "que tenga un buen día", "adiós"... parece una obviedad, pero haz memoria y te darás cuenta de que muchas personas prescinden de estas fórmulas de cortesía con demasiada frecuencia. 


Y, ojo, son imprescindibles no sólo con tus clientes o con tus superiores, también lo son con el resto de las personas con las que interaccionas: compañeros, proveedores, repartidores, personal de limpieza etc.  


Es sí, no es necesario excederse con demasiadas fórmulas de cortesía, porque es fácil caer en el empalago.


5.- Cuando te dirijas a alguien, ten presente que si utilizar el don o doña delante, tendrá que seguirle el nombre. Si vas a emplear la fórmula señor, señora o señorita, debe seguirle el apellido. Pongamos un ejemplo: tenemos a una persona que se llama Marta Lozano, si nos queremos dirigir a ella debemos utilizar las fórmulas doña Marta o señora Lozano; nunca señora Marta o doña Lozano. 


6.- Cuando estés hablando con alguien mantén el contacto visual y no te distraigas, ni con el móvil ni con lo que pueda estar pasando a tu alrededor. Es importante prestar toda tu atención a la persona con la que conversas, no sólo por educación, sino porque puedes estarte perdiendo parte del mensaje que te está queriendo transmitir. Cuidado con esto, porque crea rechazo y ofrece una malísima imagen profesional. 


Si no puedes prestar toda tu atención al alguien en un momento determinado, es mejor pedir disculpas y posponer la conversación para un momento más oportuno. Esto es aplicable a cualquier interacción profesional: un cliente que entra en la recepción, un compañero que se acerca a hablar contigo en tu despacho, un proveedor que quiere ofrecerte un producto o un servicio...


7.- En el trabajo, no hables de temas muy personales. Una cosa es la conversación puramente social y otra contar enfermedades, problemas sentimentales y otros asuntos que no interesan a la otra persona. No sólo por educación, sino porque no es conveniente brindar más información que la necesaria cuando se trata del ámbito profesional, porque puede volverse en nuestra contra. 


8.- Levántate cuando recibas una visita en tu despacho o si estás sentado a una mesa en algún acto social relacionado con tu trabajo. Y, por supuesto, saluda convenientemente a la persona que llega.


9.- Redundando en lo anterior, recuerda que no se estrecha la mano de nadie estando sentado, mucho menos detrás de una mesa de despacho. Es un gesto de mala educación y de poco respeto hacia la persona a la que se saluda. 


10.- Presenta siempre a quien va contigo si no conoce a la persona con la que estás hablando. Hazlo convenientemente, presentando la persona con menor rango a la de mayor jerarquía. 


Es decir, el subordinado se presenta al superior, el de menor edad al de mayor edad y el hombre a la mujer; pero siempre teniendo en cuenta que el protocolo empresarial en este caso prima sobre el social, de tal manera que impera la jerarquía de la empresa antes que la edad o el género. Por ejemplo, si se trata de un subordinado más mayor y un superior más joven, se presentará el subordinado al superior, aunque el primero tenga más edad.  Y cuando presentes, procura introducir el nombre, el apellido y el cargo dentro de la empresa.


11.- Sé puntual. Pero si tienes que elegir, es mejor llegar 5 minutos tarde que 10 minutos antes. Si te adelantas, puedes coincidir con otra visita o no dar tiempo a la otra persona a preparar la reunión que tendrá contigo. 


12.- Si llegas tarde a una reunión, entra sin saludar, toma asiento y no te justifiques; así no interrumpirás el ritmo del grupo.


13.- Cuando en una reunión haya personas que hablen otro idioma distinto que la mayoría, es de mala educación que conversen en él, salvo que se traduzcan las palabras de ambos al resto. Lo adecuado es que todos hablen el mismo idioma, porque la finalidad de un reunión es entenderse. 


14.- Si vas a entrar en un despacho que no es el tuyo, llama a la puerta. Es un pequeño gesto que demuestra respeto por la actividad de la perona que lo ocupa y de otros posibles visitantes.


15.- Si te invitan al despacho de otra persona, no te sientes antes que tu anfitrión o hasta que no te pida que lo hagas tú. 


16.- Cuando estés en el despacho de otro, procura no tocar sus cosas, salvo que pidas permiso para hacerlo.


17.- Evita llamadas y reuniones innecesarias, que sólo sirven para hacer perder el tiempo a ambas partes. Respeta el tiempo propio... y el ajeno, es una muestra de consideración. Y, por supuesto, evita las visitas personales en el trabajo de otra persona, salvo que sean estrictamente necesarias o que te hayan invitado previamente.


18.- Cuando hagas una llamada telefónica que se prevé larga o cuando detectes impaciencia en el receptor, pregunta siempre si es un buen momento para hablar. Así te garantizarás que te prestarán atención y no estarán deseando que cuelgues.


19.- Si estás hablando con otra persona y debes atender una llamada, pide disculpas y sal de la estancia o apártate un poco para hablar. No pidas en ningún caso que sea el otro el que salga del despacho o que se retire. Lo apropiado es no obligar a la otra persona a escuchar la conversación, por respeto y por propia privacidad.


20.- Si vas a entregar dinero en efectivo como pago de una factura o un servicio, sobre todo si es en público, hazlo en un sobre (y no va con segundas intenciones...), de ese modo se mantiene la privacidad de ambos. Esto no es aplicable a la hora de pagar un taxi, de pagar una entrega de un repartidor o de cualquier otra transacción similar, por supuesto.


Y te doy un último tip, quizás el más importante de todos: donde fueres, haz lo que vieres.




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Normas Básicas de Etiqueta para WhatsApp (II)

Tras la primera parte de Normas Básicas de Etiqueta para WhatsApp, quiero darte más claves para utilizar esta aplicación con acierto.


Te hablaré de cómo responder, de cómo conducirse en los grupos y también te daré algunos consejos generales muy útiles, tanto para la comunicación personal como laboral.

 

Las respuestas


Responde con suficiente rapidez. No siempre podrás hacerlo de forma instantánea, aunque lo ideal es no dejar pasar más de 2 horas para dar tu respuesta. Procura que no pasen más de 24 horas, salvo que tengas una buena justificación, con más razón aún si es un tema profesional.  


Si se trata de trabajo redacta cuidadosamente las respuestas, porque tienen la misma repercusión y efecto de cara a tus compañeros, clientes o proveedores que en el caso de un e-mail, una carta o una llamada telefónica.


Si la respuesta merece una llamada telefónica, por su complejidad o por su temática, pide permiso para llamar por teléfono en ese momento o en otro que le convenga al destinatario. Si estás comunicándote por WhatsApp, es posible que no puedas hacer o recibir llamadas, así que siempre es conveniente cerciorarse de que es un momento oportuno para telefonear .


En ocasiones, te convendrá sacar una copia del chat o un pantallazo del mismo. Si quieres tener constancia de alguna conversación por la razón que sea, es la mejor manera de hacerlo.


Los grupos


Participa sólo en los grupos que realmente te interesen. Piensa que te robarán parte de tu tiempo y debes valorar si te merece la pena.


Si vas a incluir a personas en un grupo, reflexiona acerca de si realmente encajan en él y les apetecerá participar. Y, siempre que puedas, pide el consentimiento antes de añadirles.


Si te incluyen en un grupo, cerciórate de quiénes están incluidos en él antes de escribir... por si acaso. 


Si creas un grupo, ten cuidado de qué nombre le pones, para que no se confunda con ningún otro. Imagina si tienes dos grupos: Trabajo (departamento) y Trabajo (amiguetes). El primero es sólo para los asuntos de tu departamento, incluido tu jefe. En el segundo sólo están los colegas con los que te vas a tomar una cerveza después de la jornada laboral y con los que juegas reñidos partidos de baloncesto los fines de semana. ¿Te imaginas confundirte a la hora de elegir el grupo y enviar algún mensaje comprometedor?


Si vas a comunicar información de manera puntual, evita los grupos, porque no tiene razón de ser. Se supone que la finalidad de estos grupos es la interacción entre los miembros; si sólo vas a informar una o dos veces de temas que, además, no tendrán respuesta por parte de sus miembros, será mejor que utilices otro medio.


Si los grupos son muy activos, siléncialos, salvo en momentos que te interese estar atento a todos los mensajes. Por tu salud mental y por la de los que tienes alrededor. No hay nada más molesto que estar con alguien a quien le está sonando el chivato del WhatsApp cada 30 segundos. Y, por supuesto, no informes al grupo de que le has silenciado.


Si vas a abandonar un grupo, avísalo antes. Si te vas de una reunión con familia o amigos, normalmente te despides antes de irte, en este caso igual. Educación a nivel básico.


Si estás en un grupo, participa al menos un poco. Los convidados de piedra en los grupos que tienen acceso a la información de todo el mundo, pero que no aportan nada propio, son bastante incómodos. 


Más consejos...


No escribas nada de lo que puedas arrepentirte mañana. Reflexiona acerca de qué pensarías si vieses ese mismo texto escrito por una persona ajena...

En la misma línea que en el punto anterior, te recomiendo que no discutas a través de WhatsApp, porque casi seguro que te arrepentirás. No es lo mismo una discusión en persona, que en un medio en el que cada vez que entres al chat verás lo que habéis dicho ambos estando enfadados. 


Respeta los horarios y no envíes mensajes a cualquier hora del día o de la noche. En caso de que utilices el WhatsApp para comunicarte con tus clientes, puedes poner en el estado tu horario laboral. Esto es especialmente útil si debes dar citas para prestar un servicio profesional (belleza, salud, etc.).


Procura evitar las críticas y descalificaciones personales más agrias, porque nunca sabes cuándo el criticado tendrá acceso a tus amables comentarios.


No te agobies si no te responden a un mensaje. Si no lo hacen es porque no pueden, porque no quieren, porque no han podido leerlo... o por problemas técnicos (literalmente hablando). En cualquiera de los casos no puedes hacer nada al respecto.


No atosigues a la otra persona recordándole cuándo estuvo conectado por última vez a la aplicación. Esto no es de recibo entre personas con una relación personal, mucho menos aún si se trata de una relación profesional.


Espero que este post te haya sido útil. 



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Normas Básicas de Etiqueta para WhatsApp (I)


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Normas Básicas de Etiqueta para WhatsApp (I)

Aunque hay otras aplicaciones de mensajería instantánea, algunas mejores y otras peores, WhatsApp es una de las más utilizadas.


Lo cierto es que es una buena herramienta de comunicación y, como tal, necesita que sus usuarios respeten unas normas básicas para relacionarse entre ellos. Este código de conducta no significa encorsetar esas relaciones, sino facilitarlas. Imagina una calle muy transitada de cualquier ciudad grande. ¿Qué ocurriría si la mayoría no respetase ninguna norma de circulación? Si cuando una sola persona se salta esas normas, se puede producir un accidente, piensa en lo que pasaría si fuese la mayor parte de ciudadanos.


A continuación te doy algunas normas de etiqueta básicas para que esa circulación en las calles de WhatsApp sea lo más fluida y plácida posible. 


En esta primer parte encontrarás información acerca del perfil, de cuándo usarlo, del lenguaje y de qué enviar y qué no a través de esta aplicación. En la segunda, te hablaré de las respuestas, de los grupos y te daré algunos consejos generales que pueden interesarte también.


Vamos con ello...

El perfil


Pon una foto en tu perfil. No tenerla crea desconfianza, sobre todo si tu interlocutor no te conoce en persona.


Cuida la calidad de la foto, puesto que es tu carta de presentación. Si utilizas la aplicación también por trabajo, evita imágenes demasiado informales o que aporten información innecesaria a tus clientes y proveedores: mascotas, hijos, pareja, insignias de equipos de fútbol o partidos políticos, etc. Es información que no aporta nada a tus relaciones laborales y que sí puede perjudicar tu imagen profesional. No será el primer cliente que veta a un comercial porque exhibe el escudo del equipo rival... Mejor una buena foto en la que se vea tu rostro, cuello y parte de los hombros. Bien enfocada, con un fondo neutro, con una posición erguida, mirando a la cámara y luciendo una sonrisa sincera.


No cambies la foto de perfil cada 5 minutos, porque no tiene ningún sentido. Si quieres mostrar todas tus instantáneas, hazlo en una aplicación dedicada a ello, no en tu WhatsApp. Una cosa es actualizarla de vez en cuando y otra muy distinta es mortificar a los demás con una sucesión de imágenes que recuerdan a esas tardes eternas de mirar diapositivas de vacaciones o los doscientos álbumes de boda con las que nos han obsequiado algunos amigos.  Esto es especialmente importante si lo usas también por temas laborales. Tu foto es parte de tu marca personal y tus clientes te deben asociar con ella. Si la cambias mucho, les despistarás.


Pon un nombre identificable en tu perfil, para que las personas que no te tienen en su agenda te reconozcan. Tus amigos íntimos pueden conocerte como "Pikipaka" o como "The Boss of Chamberí", pero muchas otras no y probablemente no respondan a tus mensajes.


Procura que la frase que define el estado sea descriptiva, pero que no sea demasiado personal ni rebuscada. Evita los chistes privados que sólo pueden entender tus más allegados o los mensajes negativos. Si tienes un negocio, puedes poner tu web, por ejemplo.


En cuanto a los estados, si ya tienes un chat abierto con alguien, no verá la modificación de tu estado, salvo que entre en el perfil o en el apartado de contactos, por lo que si tiene prisa o no se da cuenta, hará caso omiso de los típicos: ocupado, en una reunión... Así que no te enfades demasiado si alguien no lo respeta.


Cuándo usarlo


No utilices el WhatsApp de la misma manera si se trata de trabajo de tu vida personal. Aunque hay algunas normas de cortesía básicas comunes para ambas facetas, debes ser mucho más cuidadoso si te vas a comunicar por asuntos laborales.


A la hora de comunicarte, valora si esta aplicación es el medio más adecuado. Para mensajes largos o delicados, es mejor recurrir al teléfono o al e-mail.


Evita escudarte en el WhatsApp para tratar asuntos delicados. Para despedir a un trabajador o decir que te vas de la empresa, para cortar la relación con alguien o para comunicar el fallecimiento de alguien, son más apropiadas otras vías.


Antes de utilizarlo para comunicarte en tu trabajo, consulta a tu jefe y a tus compañeros si lo consideran oportuno. 


No chatees en cualquier situación, porque puedes llegar a molestar a las personas a las que tienes delante. Una reunión, una comida familiar, una cena con amigos o una sesión de cine, no son momentos apropiados para estar utilizando el WhatsApp. Si debes hacerlo, pide disculpas y sé breve.


Y, por cierto, recuerda que también existe el teléfono y eso de quedar en persona...


El lenguaje


Escribe de la mejor forma posible, es decir, utiliza las palabras completas y los signos de puntuación, como harías en una comunicación tradicional. Las abreviaturas, no son lo más apropiado, sobre todo si las utilizas en exceso. Y si la comunicación es por temas profesionales, esto es más importante aún.


Aunque dicen que terminar las frases con un punto crea desconfianza, que es mejor dejar la frase sin él o terminar con otros signos ortográficos, soy partidaria de escribir bien siempre. Sobre todo si se trata de la frase que cierra la comunicación.


No utilices las mayúsculas para escribir todo el texto, como bien sabes significa gritar. Y salvo que realmente quieras escribirle un mensaje vociferante a alguien, utiliza minúsculas y mayúsculas de la forma habitual.


Recuerda que si inicias una conversación, en la medida de los posible, debería seguir el esquema: saludo - cuerpo - despedida. Así que no te olvides del hola o el buenos días a la hora de comenzar y de un hasta pronto al final.


Tal y como te he comentado en el punto Cuándo usarlo, no es una forma de comunicación apropiada para conversaciones largas. Pero eso no significa que sean apropiados los mensajes cortos para comunicarse, porque a base de esas frases cortas se puede llegar a enloquecer a cualquier interlocutor. Pueden parecer más eficientes, pero dificultan mucho la comunicación. Son más adecuadas las frases un poco más largas y completas, que faciliten la comprensión del interlocutor. Cuando digo frases más largas, no me refiero a escribir una novela en dos tomos.


Hablando de las frases cortas, si el receptor de esas mil y una frases cortas tiene activado el tono de entrada de mensajes, puede terminar en un psiquiátrico.


Cuidado con los correctores, porque los carga el diablo. Juegan malas pasadas con frecuencia, por lo que el mejor remedio es la prevención: lee antes de enviar. 


Los emojis son muy útiles, puesto que suplen de algún modo a la información que nos aporta la comunicación en persona o a través del teléfono. Añaden esos matices que enriquecen y ajustan la comunicación. Aunque es necesario utilizarlos con oportunidad y mesura, especialmente si nos comunicamos con clientes o proveedores. Y es que hay quienes abusan tanto de los emojis, que cuando pasen miles de años, los arqueólogos del futuro pensarán que se trataba de un lenguaje jeroglífico más complejo aún que el de los egipcios.


Aunque se trate de clientes o proveedores, el lenguaje de WhatsApp es por definición más informal, así que, olvídate de los estimado cliente, apreciado Sr. Pereda, un cordial saludo, etc. Utiliza expresiones amables y que denoten cierta seriedad, pero que no sean excesivamente rígidas. Para eso tienes el correo electrónico o las cartas tradicionales.


De la misma forma, cuando se trate de comunicaciones entre familia y amigos, puedes relajar el tono lo que creas oportuno. 


Los envíos


No envíes memes y vídeos graciosos de manera indiscriminada, porque terminan por saturar a quien lo recibe. Si realmente merece la pena, comparte; si no es interesante, no lo hagas.


Evita también los mensajes en cadena, porque suelen ser molestos y en la mayor parte de los casos un timo. 


No envíes fotos de cada cosa que hagas a lo largo del día, porque corres un riesgo estadísticamente enorme de que tus contactos te bloqueen.


No mandes mensajes que puedan ser un fraude, como esos en los que prometen vales por varias decenas de euros para canjear en tiendas conocidas.


Cuidado a la hora de enviar enlaces y vídeos, porque no todo el mundo tiene una tarifa de datos ilimitada o no tiene el dispositivo o el software adecuado para acceder sin problemas al contenido de ese link.


Si envías archivos, sobre todo si son por trabajo, cerciórate de que la otra persona puede abrirlos.


No hagas spam a través de WhatsApp. Enviar un mensaje con información de tus productos o servicios de vez en cuanto está bien. Mandar siete en el transcurso de una mañana... eso es acoso.


Y hasta aquí llega esta primera parte. No te pierdas la siguiente, sobre todo si eres usuario de grupos.


Nos vemos la semana que viene...





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Cómo Confeccionar un Manual de Protocolo para Tu Empresa (II)

En la primera parte de Cómo Confeccionar un Manual de Protocolo para Tu Empresa te hablé sobre los beneficios de contar con un documento en el que recoger la forma de actuar en las distintas situaciones que se puedan dar en la empresa y cómo debía ser. En esta segunda parte quiero compartir contigo los puntos que podrían aparecen en él. 


Aquí los tienes...

 

Qué incluir 


Aunque cada empresa deberá recoger el protocolo que cubra las situaciones y eventos que puedan desarrollarse de formar particular en ella, a continuación encontrarás una lista de muchas de las que se pueden dar de forma general:

• Organigrama dentro de la empresa, tanto a nivel general como el protocolario para los distintos eventos y situaciones de la empresa. Se debe recoger la organización jerárquica de la empresa, ya se trate de una Junta General de Accionistas, de una negociación con otra compañía con la que se quiere formar una UTE o de un cóctel para celebrar la apertura de una nueva sucursal. También debería aparecer en el organigrama el departamento de protocolo y comunicación si lo hubiese.

• Códigos de comportamiento recomendables para las relaciones entre empleados: vestuario, horarios, tratamientos entre iguales o entre superiores e inferiores jerárquicos, etc. Es recomendable definir criterios que fomenten el buen ambiente de trabajo y la armonía en las relaciones entre todos los integrantes de la empresa y a cualquier nivel.

• Protocolo para la Presidencia y los altos cargos. Incluyendo las normas de actuación que deben tener los empleados, los eventos, las reuniones, las visitas, los viajes, el teléfono y las cortesías protocolarias como los cafés o los desayunos de trabajo.

• Definición y tipos de actos dentro de la empresa. Se deberá establecer un protocolo adecuado a cada tipo de evento, puesto que no es lo mismo una reunión entre directores de departamento que una Junta de Accionistas. Es importante definir las presidencias de cada acto, las precedencias (el nivel jerárquico de cada uno), los distintos grupos de invitados posibles, las colocaciones en salas y mesas...

• Reuniones. No está de más definir los distintos tipos de reuniones que se pueden dar en la empresa y cómo llevar a cabo cada una. Si se establecen unos criterios inteligentes en este sentido, será el primer paso para evitar reuniones que no sean necesarias y hacer más eficientes las que sí lo sean.

• Visitas a la empresa. Es muy útil establecer los criterios a seguir en las visitas a las instalaciones de la compañía: quién y cómo recibe en cada visita, la seguridad, las cortesías protocolarias, etc. Es interesante contemplar si se hará esperar en la sala de espera o se pasará directamente al despacho, si se saludará y recibirá en la puerta del despacho o a pie de coche, si se atenderá en el despacho o en una sala de reuniones, si se ofrecerá un refrigerio o no.

• Viajes. Es interesante marcar las pautas para los desplazamientos, especialmente del presidente de la compañía y de los altos cargos de la misma: forma de desplazarse, alojamientos, invitaciones, acompañamiento, seguridad, etc.

• Protocolo para el Consejo de Administración. Se recogerán las instrucciones para llevar a cabo las reuniones del Consejo, incluyendo las precedencias, la sala, la mesa, la iluminación, la seguridad, las comunicaciones, los dosieres y elementos de papelería, las bebidas o el catering.

• Protocolo para la Junta de Accionistas. Se definirá el lugar de celebración, la composición de la mesa de la Junta, las precedencias y colocación (Consejo, directivos, autoridades, accionistas e invitados), orden de las intervenciones, dosieres, regalos, etc.

• Protocolo para las relaciones institucionales. Únicamente si la empresa tiene relaciones con la Administración.

• Redacción y estilo de la correspondencia, tanto en papel como en formato electrónico, más allá de la tipografía o el logotipo, de los que se encargaría el Manual de Estilo.

• Redacción y estilo de las invitaciones, saludas y memorandos, independientemente de lo recogido en el Manual de Estilo que tenga la empresa. Te recuerdo que el Manual de Estilo (o de Identidad Corporativa) no es lo mismo que el Manual de Protocolo ni es excluyente, sino que es complementario de éste último.

• Atención telefónica, en cuanto a la presentación a la hora de emitir o recibir llamadas, al lenguaje empleado, etc.

• Redacción, estilo y mensaje en las redes sociales de la empresa. Independientemente de si las redes sociales se gestionan de forma interna o externa, es conveniente definir unas normas que también puedan seguir empleados o directivos si participan en ellas. 

• Tratamiento y atención a los clientes. Desde utilizar el tú o el usted hasta la forma en la recibirlos en la recepción.

• Comunicación con los medios. Es importante establecer las recomendaciones para relacionarse con los medios de comunicación: cómo preparar las ruedas de prensa o las entrevistas, cómo redactar las notas de prensa y los dosieres que se entreguen a los periodistas, las recomendaciones para situar a la prensa en los distintos actos, etc.

• Regalos de empresa. Para tener un criterio claro acerca de qué tipo de regalos se harán en cada caso (clientes, proveedores, empleados, directivos, etc.), sus características, su diseño, su presentación, su valor, su forma de envío.

• Atenciones protocolarias. Estableciendo las pautas de las atenciones que se puedan tener con clientes y visitas: aguas, cafés, refrescos, coffee breaks, desayunos de trabajo, etc. En estas instrucciones debería aparecer a quién se le ofrecerán estas atenciones, quién se encargará de servirlo o el momento de hacerlo.

• Utilización de los coches de la compañía. En caso de que los tuviese, es conveniente marcar las directrices a seguir por los conductores, cuándo y quién puede usarlos o la ubicación dentro del vehículo.

• Uso de banderas. Teniendo siempre presente que en los actos internos sólo se debe utilizar la bandera de la empresa, prescindiendo de las oficiales si no se trata de un acto con presencia de autoridades con rango suficiente. Si es necesario colocar banderas oficiales (España, Comunidad Autónoma, Ayuntamiento, UE...), la corporativa siempre se colocará separada de éstas, de forma que no haya posibilidad de confusión. 

Espero que estas ideas te ayuden a implementar el protocolo en tu empresa, porque su imagen y relaciones se verán beneficiadas.




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La primera vez que apareció este artículo fue en el blog de Todos Somos Clientes. 



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Cómo Confeccionar un Manual de Protocolo para Tu Empresa (I)

Si te hablo de establecer normas y llevar a cabo actuaciones que contribuirán al buen desarrollo de las relaciones interpersonales y profesionales dentro y fuera de la empresa, de tal forma que la imagen de la marca y la de cada profesional se vea reforzada... ¿En qué piensas? ¿En una estrategia empresarial novedosísima diseñada por un grupo de expertos de la Universidad de Winsconsin? ¿En una técnica revolucionaria de psicología aplicada a los negocios? Pues no, my friend, se trata de protocolo empresarial.

 

El protocolo ayuda a que las relaciones sean más sencillas

A pesar de la percepción rancia e inútil que tiene parte de la población sobre el protocolo y las normas de cortesía, realmente nos sirven para hacernos la vida mucho más fácil, tanto a título personal como profesional. Y no son una imposición, porque podemos saltárnoslas cuando queramos, aún a riesgo de equivocarnos y sufrir las consecuencias. 


Pongo un ejemplo: el protocolo empresarial (y el organigrama) dicta que el presidente de una compañía tiene un nivel jerárquico superior (no estoy hablando de calidad humana, ni siquiera de valía, ojo), por lo que tiene precedencia a la hora de colocarse en la mesa presidencial en un acto. Si el becario que acaba de llegar a la empresa quiere sentarse en el sitio del presidente, saltándose el protocolo, puede hacerlo... aunque deberá hacer frente a lo que venga después. Otro ejemplo: ese mismo presidente, el del ejemplo de antes, llama de tú a sus empleados, mientras que exige que ellos le llamen de usted. También estará cometiendo un error, porque el hecho de que un superior demuestre respeto (y lo sienta) por sus subordinados, es imprescindible para la buena marcha de la empresa. 

 
Está claro que según el tipo de empresa, el protocolo aplicar será más o menos complejo, aunque siempre es conveniente tenerlo presente, sobre todo las normas de cortesía básica, que nos afectan a todos. 


Pero la definición y aplicación de ese protocolo y esas normas de cortesía no se pueden dejar a discreción de cada cual, porque cada persona los interpretará de una manera. Y si el protocolo debería ser un idioma común, si queremos entendernos todos, es importante definir su vocabulario y su gramática. 

 
Para eso es necesario contar con un Manual Interno de Protocolo que sirva de referencia a todos los integrantes de la compañía. No debe confundirse con el Libro de Estilo o el de Identidad Corporativa, aunque este último complementa en cierto modo al protocolo.

Precisamente por la importancia que tiene esta herramienta, quiero darte algunas pautas para confeccionar un Manual de Protocolo útil para tu empresa. A continuación encontrarás algunas recomendaciones generales que debes tener presentes a la hora de su planteamiento, de su redacción y de su uso. En la segunda parte del post, compartiré contigo lo conceptos que debería incluir el manual.


Cómo deber ser el Manual de Protocolo

• Accesible a todos los empleados, puesto que su finalidad es que se conozca y se aplique. No puede ser un documento que esté bajo llave en el despacho del presidente, sino que se debe poder consultar fácilmente: constituir parte del kit de bienvenida para cada empleado, estar accesible en la intranet de la empresa...

El Manual debe ser accesible y comprensible para todos

• Comprensible, para todos los empleados, no sólo para el departamento de protocolo y comunicación. Si lo que queremos es que todo el personal se involucre en su implantación, deberán entenderlo. 

• Coherente. Debe recoger todas las situaciones que se puedan dar en el desarrollo normal de las actividades de la compañía. De nada sirve establecer cómo se debe llevar a cabo una Junta de Accionistas, si nuestra empresa es una sociedad limitada, aunque sí sería interesante definir cómo atender el teléfono o llevar a cabo una reunión.

• Flexible, para adaptarse a los cambios que experimente la propia empresa y el entorno que la rodea. 

• Actualizado. Si no recoge los cambios que pueda haber, no cumplirá su propósito.

• Basado en el sentido común. Si la finalidad es facilitar la interacción entre las personas, no puede ser un conjunto de excentricidades y tonterías que la dificulten. 

 
Y hasta aquí llega la primera parte. Te espero en la segunda, en la que encontrarás los puntos que recoger en el manual.




      

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