Una buena firma facilita que los receptores se pongan en contacto contigo, llama la atención sobre ti y sobre tu marca, te ayuda a posicionarte, es una manera de hacer branding, te diferencia...
Sigue leyendo y encontrarás información para crear una firma de correo profesional de "10".
Lo realmente importante
Su función principal, la que no hay que perder nunca de vista, es la de proporcionar información a quien recibe nuestro email. Por muy bien diseñada que esté la firma, si no facilita los datos básicos de contacto, no sirve para nada más que para adornar.
El contenido
Los imprescindibles
- Nombre y apellidos.
- Cargo que se ocupa en la empresa.
- Empresa en la que se trabaja.
- Teléfono/s (fijo y móvil).
- Requisitos legales. La firma debería incluir los textos legales correspondientes, como los de protección de datos (adaptados a la RGPD) o confidencialidad.
Los recomendables
- Correo electrónico. Aunque ya se indique en el propio correo, no está de más incluirlo. Aunque hay quien recomienda que no aparezca en la firma, lo cierto es que si toda la información básica está en el mismo lugar, será más fácil para el receptor consultarla y recopilarla, aunque la elección es tuya.
- Página web. Es una información adicional interesante para quien recibe el correo, porque así podrá visitarla si es la primera vez que establecéis contacto, por no hablar de que te ayudará a mejorar el posicionamiento orgánico.
- Logotipo. Si tu empresa o tu negocio tienen logotipo, incluirlo en la firma es una forma de reforzar su imagen, de facilitar su identificación y de proyectar una imagen personal; aunque no es estrictamente necesario.
- Iconos de redes sociales. Es una forma de ofrecer más información al destinatario y de generar tráfico a nuestros perfiles. Si usas un generador de firmas esta tarea te resultará mucho más sencilla. Pero, ojo, que aparezcan únicamente las redes en las que tienes actividad. Acumular perfiles sin ton ni son puede resultar contraproducente, porque ocupan un espacio innecesario y porque invitas al receptor a que intente contactar contigo a través de una red de no atienden, de modo que se pueda sentir ignorado si no le contestas.
El que ni sí ni no
La dirección postal. Cada vez se emplea menos el correo postal, por lo que no suele ser un dato imprescindible, todo dependerá de si quieres darle relevancia por alguna razón o no. El que no aparezca puede ser una forma excelente de evitar (o al menos intentarlo) cartas y publicidad innecesarias o visitas imprevistas no deseadas en tu lugar de trabajo.
Y los que no...
- Fotos. Hay quien aconseja incluir foto para que te identifiquen, aunque personalmente me parece innecesario e incluso perjudicial. Es cierto que puede contribuir a que la persona que recibe el correo te ponga cara, lo que es útil si envías el email después de una reunión de networking o tras una visita comercial, pero la imagen profesional que se transmite no es la más elegante. Y si no se ha dejado huella en el primer contacto, quizás sea más útil trabajar las habilidades sociales que añadir una foto a la firma.
- Lemas y frases. Añaden densidad a la firma y, salvo que sean muy muy buenos, pueden ser contraproducentes. Un lema que a ti te puede parecer estupendo, a otro le puede transmitir una impresión negativa, así que es mejor evitarlo. Pon en la balanza si el potencial que tiene la frase o el lema a la hora de generar sorpresa o de provocar una reacción te compensa.
A pesar de toda la información que te he indicado antes, es importante que no sea demasiado larga, así que no añadas nada que no sea estrictamente necesario y que tenga utilidad.
Algunos consejos
▣ Es importante que tenga un buen diseño, atractivo y coherente con la imagen corporativa de la empresa. Si eres autónomo, debe reflejar tu imagen profesional y la actividad a la que te dedicas.
▣ Una buena idea es que invite a la acción.
▣ Resalta tu nombre y luego tu cargo, deberían ser de un tamaño mayor que el del resto de la información. Pero sin pasarse, claro, que no es cuestión de ego, sino de identificar claramente quién firma el mensaje.
▣ No te excedas con las tipografías y los colores. Usa 2 ó 3 como máximo para no recargar la firma. Si tu empresa tiene un manual de estilo, síguelo. Si no es así, diseña la firma para que sea reflejo de quién eres y de lo que haces, tomando de base los elementos gráficos que suelas usar.
▣ Emplea separadores o espacios para separar información, así se mostrará de una forma más clara y ordenada.
▣ Procura que sea adecuada para dispositivos móviles. Es imprescindible, aunque lo cierto es que cualquier cosa que pongas ya en Internet debe tener un diseño responsivo.
Generadores
Para generar una buena firma de correo puedes utilizar algunas herramientas, como las que te detallo a continuación:
- Los principales proveedores de correo electrónico (Thunderbird, Gmail, Outlook...) tienen herramientas para que puedas personalizar tu firma.
- Y los que os sintáis como pez en el agua con los editores, podéis usar alguno de los que hay disponibles, como https://html5-editor.net/ o Brackets.
Espero que con estos consejos tu firma deje huella.
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La primera vez que apareció el post Cómo Crear una Firma de Correo Profesional de "10" fue en el blog de Todos Somos Clientes.
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