Qué Documentos Deberías Conservar en Papel

¿Sabes qué documentos deberías conservar en papel en España? La respuesta rápida: muy pocos. Y es que la legislación considera válido el formato electrónico de casi toda la documentación. Eso sí, siempre que se pueda garantizar su legibilidad, autenticidad e integridad. 

 

Pero una cosa es la Administración, y otra muy distinta el resto de empresas privadas, entidades españolas y extranjeras e incluso particulares, porque en muchos casos te van a requerir la documentación en papel. E incluso cuando se trata con la Administración, conviene tener el original o una copia en papel, porque puede que no sea posible hacer la consulta para verificar el documento que solicitan, que ya sabes que sus páginas web no siempre funcionan como deben, o puede que no haya conexión a Internet. 

 

Por eso a continuación te detallo los documentos que ya no necesitas obtener o conservar en papel, los que sí, y los que conviene que tengas también en formato físico.   

 

 

 

Documentos notariales y registrales

 

▣ A pesar de que el Protocolo Electrónico Notarial se introdujo con la Ley 11/3023, las copias en papel conviven con el soporte digital, siendo este una manera de duplicar la seguridad de los documentos notariales, como escrituras o apoderamientos.

 

▣ De ese modo la matriz de la escritura (lo que se firma ante notario) se elabora en papel, que es lo que se queda el notario. La empresa o el particular pueden pedir copia autorizada y simple tanto en formato físico como digital.

▣ Aunque no es obligatorio que tengas documentos notariales en papel, te recomiendo que también tengas copias autorizadas en tu poder. A pesar de que la Administración y los registros están obligados a admitirlos en digital, hay terceros, como bancos y entidades privadas (sobre todo extranjeras) que te van a solicitar copia autorizada física para actos formales. 

 

 

 

Documentación fiscal y contable

 

▣ El NIF (antes CIF para empresas), facturas, recibos, impuestos, liquidaciones y libros de contabilidad se pueden obtener, presentar y almacenar de manera electrónica, aunque la copia en papel es recomendable.

 

Contratos

 

▣ Los contratos, tanto los de prestación de servicios como los de trabajo se pueden generar y conservar en formato electrónico, aunque conviene mantener una ejemplar en papel, a modo de copia de seguridad.

 

Licencias y permisos

 

▣ Ahora mismo ya no es obligatorio conservar este tipo de documentos en formato físico, ya que el digital tiene plena validez legal, aunque siempre es recomendable tener una copia en papel. 

 

▣ Hay excepciones: cuando la normativa específica del sector exija que se tenga ejemplar físico o en el del permiso de conducción, que debe llevarse encima cuando no se tenga la app miDGT (o no se pueda consultar) o se conduzca fuera de España. Esto es aplicable al DNI, que ya puede usarse en electrónico con la app miDNI, aunque no podrás cruzar fronteras con él, no podrás votar en las elecciones y tendrás que activarlo con el DNI físico.

 

 

Seguros / Salud

 

▣ Las pólizas de seguro se pueden generar y conservar en digital, aunque lo habitual es que las aseguradoras suelen exigir la firma manuscrita en una copia física. Mi recomendación es que siempre conserves un ejemplar físico. 

 

▣ El seguro del vehículo ya no es obligatorio llevarlo físicamente en el coche, ya que los agentes de tráfico pueden comprobar en tiempo real y de forma telemática si cuenta con un seguro en vigor.  

 

▣ La tarjeta sanitaria se acepta en formato digital, por lo que puedes decidir cómo deseas utilizarla.  

Títulos

 

▣ Los títulos de estudios, tanto los oficiales como los propios (no regulados ni homologados), deben conservarse en papel. 

 

Ahora que ya tienes toda la información, ya puedes decidir qué documentos solicitar y conservar en papel... o no. Mi recomendación es que todo aquello que sea realmente importante, lo tengas siempre en digital y en formato físico para que ambos funcionen como copia de seguridad.

 

 

 

Información de interés:

Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas 

 

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Prácticas Comerciales Desleales y Abusivas: Cómo Defenderte

No sé si a ti también te ocurre, pero yo tengo la sensación de que los consumidores, más que comprar, estamos "vendidos" ante las tretas de muchas algunas marcas. ¿Cuántas veces te has sentido manipulado, acosado, decepcionado, engañado o incluso estafado por las políticas de una empresa, por la publicidad y el marketing? Y no estoy hablando de una percepción personal, sino de hechos objetivos. 

 

Si te ha sucedido alguna vez, debes saber que has sido víctima de prácticas comerciales abusivas. Y no, no debes asumir que es "lo normal" y aceptarlo sin rechistar. Es tanto tu derecho como tu deber identificarlas y combatirlas en la medida de tus posibilidades. 

 

En este post quiero compartir contigo información acerca de las prácticas comerciales desleales y abusivas que creo que puede serte muy útil. ¿Quieres conocerla? Pues acompáñame...

 

 

 

Qué se considera una práctica desleal o abusiva

 

▣ Es cualquier acto, conducta, publicidad o comercialización que un empresario lleva a cabo en su relación con los consumidores, y que es objetivamente contrario a la buena fe y la diligencia profesional.  

 

▣ Es la que engaña o puede engañar al consumidor por acción u omisión, como la publicidad engañosa o encubierta, las falsas promesas, la omisión de información, las reseñas falsas en Internet... 

 

▣ Es la que usa patrones oscuros o interfaces engañosas en los sitios web para empujarte de modo deshonesto a realizar determinadas acciones, como comprar artículos que en realidad no deseas comprar.  

 

 

 

▣ Es la oferta no solicitada y persistente, ya sea por teléfono, email o cualquier otra forma de venta a distancia. 

 

▣ Es la que implica agresividad, con presión, coacción o acoso.

 

▣ Es la que se lleva a cabo fuera del establecimiento comercial o a distancia, cuando se incumpla el derecho de información y desistimiento.

 

▣ Es la que implica a un vendedor a domicilio, cuando acuda repetidas veces a la casa del consumidor o usuario tras haberle pedido que no vuelva, cuando entre en el domicilio sin solicitud, cuando ignore las peticiones de que abandone el domicilio...

 

▣ Es la venta piramidal, es decir, los sistemas promocionales en los que el consumidor o usuario paga, en muchos casos por catálogos y/o productos para su venta, a cambio de conseguir un beneficio. Aunque el beneficio real procede atrayendo a más participantes en el programa, puesto que lo que se vende es totalmente secundario. En las pirámides, los últimos que entran, pierden todo cuando el sistema se desmorona.

 

 

 

Cómo Reclamar

 

▣ Recopila todas las pruebas posibles: fechas, nombres de empleados implicados, contratos, facturas, recibos, folletos, capturas de la publicidad en Internet o de la web, correos electrónicos, SMS, mensajes de WhatsApp, grabaciones de llamadas (siempre que tú seas una de las partes o tengas permiso de una de ellas, para que sean legales), testigos... Procura tener copia digital y copia física siempre que puedas.

 

▣ Ponte en contacto con la empresa antes de dar ningún otro paso. Puedes hacerlo primero en persona, si crees que se puede solucionar de forma amistosa y favorable. Aunque lo ideal es reclamar por escrito, indicando claramente cuáles son los hechos, qué esperas de tu reclamación, el plazo que les das para solucionarlo y, además no te olvides de citar expresamente la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios (3/2014) y la Directiva Europea. Este escrito lo puedes enviar a través de burofax, entregado en mano (con recibí con firma y sello) o de correo electrónico con acuse de recibo. 

 

▣ Si lo prefieres, puedes solicitar la hoja de reclamaciones. 

 

▣ En caso de que el empresario no conteste a tu reclamación o la respuesta no sea satisfactoria, puedes recurrir a los órganos competentes que te detallo en los siguientes puntos.  

 

 

 

▣ Puedes recurrir al Sistema Arbitral de Consumo, en caso de que la empresa esté adherida. Esta vía es gratuita y vinculante.

 

▣ Puedes dirigirte a la Oficina Municipal de Información al Consumidor (OMIC) de tu localidad. Aquí te ofrecerán atención gratuita, orientación y mediación. Puedes hacer tu reclamación tanto de manera presencial como online.  

 

▣ También puedes recurrir sin coste a los Organismos Autonómicos de Consumo si la reclamación es a nivel autonómico.

 

▣ Si la empresa es de fuera de España, puedes acudir al Centro Europeo del Consumidor en España.

 

Infórmate, reclama y rebélate ante estas prácticas comerciales desleales y abusivas. El desconocimiento y la inacción no sólo te perjudica a ti, también afecta al resto de consumidores, así que, comparte este post para que cada vez seamos más los que plantemos cara. 

 

 

Información de interés: 

Ley 3/1991, de 10 de enero, de Competencia Desleal

Prácticas comerciales abusivas (Punto de Acceso General) 

Prácticas comerciales desleales (UE) 

 

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La Carta de Agradecimiento: Qué Es, Cuándo Usarla y Cómo Redactarla

Seguro que has escuchado alguna vez el refrán que dice "es de bien nacido ser agradecido". Y esta frase popular, como muchas otras, encierra una gran verdad. Porque, ¿a quién no le gusta que le muestren reconocimiento y agradezcan una buena acción o un trabajo bien hecho?

 

Hay mil formas de mostrar ese aprecio, pero en este post quiero centrarme en una de ellas, porque no es efímera y sí muy eficaz. Por eso, lo que vas a encontrar a continuación es todo lo que necesitas saber acerca de la carta de agradecimiento. 

 

 

Cuál es su finalidad

 

▣ Sirve para expresar gratitud por un servicio, colaboración, ayuda o apoyo, de manera formal (o incluso informal) y por escrito. Y se puede dirigir a una persona, a una empresa o a una institución.  

 

▣ Sirve para fortalecer el vínculo entre quien la escribe y quien la recibe, pero también es una forma de reforzar la propia imagen, puesto que refleja empatía y educación, además de profesionalidad si se trata de una comunicación empresarial o institucional. 

 

Cuándo enviar una carta de este tipo

 

▣ Si una persona o empresa te ha prestado un servicio excepcional.  

 

▣ Cuando una persona o equipo dentro de la empresa ha realizado un buen trabajo y merece que se reconozca u esfuerzo y compromiso.

 

▣ En caso de que quieras agradecerle a un cliente la confianza que ha depositado en ti.   

 

▣ Si te han invitado a un evento especial, para agradecer que hayan contado contigo.

 

▣ Cuando te hayan hecho un favor personal, como una ayuda, una recomendación o una presentación ante otra persona.

 

▣ Cuando te hayan hecho un regalo de cierta importancia (y no me refiero al precio).  

 

▣ Tras haber tenido una entrevista de trabajo. 

 

▣ Si te han ascendido o te han otorgado un premio o un reconocimiento.  

 

▣ En caso de que hayas recibido una donación o subvención, tanto a título particular como empresarial. 

 

 

 

Su estructura

 

▣ Encabezado. Indica la fecha en la que has escrito la carta y el lugar (en caso de que la ciudad de emisor y receptor sean diferentes).

 

▣ Asunto. En el caso de los correos electrónicos, no te olvides de indicar claramente cuál es el contenido de la comunicación.  

 

▣ Saludo. Dirígelo a la persona o departamento adecuado y emplea el tratamiento que corresponda. 

 

▣ Párrafo de motivación. Explica de forma breve, clara y cordial qué agradeces. Es la idea central de la carta.

 

▣ Párrafo de explicación o ampliación. Argumenta y detalla los motivos por los que quieres dar las gracias. Si lo consideras oportuno, indica qué ha supuesto para ti lo que la persona o empresa haya hecho. 

 

▣ Cierre. Puedes incluir una frase en la que expreses los mejores deseos para el destinatario, que transmita que deseas seguir manteniendo la relación personal o profesional, que ofreces reciprocidad...

 

▣ Despedida. Procura que esté en consonancia con el tono y estilo del resto de la comunicación.  

 

▣ Firma. Procura que la firma sea siempre manuscrita en las cartas en papel, y que la tinta sea azul, para que se distinga claramente de la parte impresa. Cuando envíes un PDF, incluye tu firma digitalizada. Si se trata de un correo electrónico, incluye el nombre y al menos un apellido, tu cargo y tu teléfono.

 

 

Cómo redactarla

 

▣ Aunque sea informal, debes cuidar al máximo tanto la gramática como la ortografía.

 

▣ Incluso si es adecuado extenderte sobre los motivos del agradecimiento y sus repercusiones, procura que la carta no ocupe más de una página. No se trata de escribir mucho, sino de transmitir lo correcto, a quien corresponde y en el momento oportuno.

 

▣ Nunca envíes cartas de agradecimientos elaboradas con plantilla o con IA sin revisar y personalizar. Se nota, y en lugar de actuar a tu favor, lo hará en contra.  

 

▣ Siempre que lo conozcas, utiliza el nombre del destinatario al menos una vez en el texto, más allá de la fórmula de saludo. Y te mucho cuidado de escribir el nombre y el cargo correctamente, porque un fallo en este sentido puede invalidar el resto del texto.

 

▣ Ajusta la formalidad al destinatario y a la ocasión. 

 

▣ Evita las frases que suenen a cliché, sobre todo si usas varios a lo largo de la carta. 

 

▣ No hables sólo de los hechos, sino desde los sentimientos. Eso sí, si se trata de una comunicación profesional, evita cargar demasiado las tintas en este sentido.  

 

▣ La carta de agradecimiento se escribe para mostrar gratitud, así que evita pedir algo aprovechando la ocasión, disculparte (diluyes la gratitud con la culpa) y vender (o venderte).  

 

▣ Envía la carta cuanto antes mejor. En general, no dejes pasar más de 24-48 horas desde que se haya producido el hecho que quieres agradecer, especialmente si se trata de entrevistas de trabajo, regalos o favores especiales. Si te han entregado un premio, un reconocimiento, una subvención o una donación, puedes ampliar el plazo entre los 7 y los 15 días, aunque personalmente te aconsejo que no esperes tanto tiempo.

 

▣ Si la envías a través de correo electrónico, no descuides el formato y no te olvides de indicar en el asunto que se trata de un agradecimiento, porque te asegurarás que lo abren.  

 

Y para terminar, no me queda nada más que agradecerte que hayas llegado hasta aquí y esperar que esta información te haya sido de utilidad.  

 

 

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Qué Es el Wangiri y Cómo Defenderte de esta Estafa

¿Alguna vez has mirado tu teléfono y has visto que tenías una llamada perdida de un número que no conocías? ¿Y alguna procedía de un teléfono con una numeración poco habitual? Si ha sido así, es posible que hayan intentado que cayeses en una estafa con un nombre nipón: wangiri. En japonés significa "un corte".

 

Si tienes curiosidad por saber qué es el Wangiri y cómo defenderte de esta estafa, sigue leyendo, porque comparto contigo información básica que puede serte útil.

 

 

 

En qué consiste

 

Se trata de una estafa telefónica, que consiste en que el delincuente hace una llamada a la víctima dejando que suene 1 ó 2 timbrazos y colgando inmediatamente, con la esperanza de que devuelva esa llamada perdida. Cuando lo hace, el número en cuestión, es uno de tarificación especial, con el que el estafador consigue una comisión, manteniendo al interlocutor todo el tiempo posible al teléfono. También se conoce como la estafa de la llamada perdida o de llamada y corte.

 

Cuáles son los teléfonos de tarificación especial

 

Los puedes identificar por los números por los que comienzan:

 

900 - Son totalmente gratuitos para el que llama.

901 - Tienen coste compartido entre el emisor y el receptor.

902 - El coste lo asume el emisor. Las tarifas son las que aplica cada operador. 

905 - Tienen un precio que se suma a la llamada en sí, y que se utiliza para concursos, televotos y sondeos.

803 - Servicios para adultos con un coste adicional.

806 - Servicios de ocio y entretenimiento, con un coste extra.

807 -  Servicios profesionales como abogados, asesores o médicos, con un precio más alto que las tarifas habituales. 

118xx - Son teléfonos de información, que suelen ser sumamente caros, y con los que hay que tener mucho cuidado.  

 

▣ Estos teléfonos no están incluidos en las tarifas habituales de las compañías, con lo que cada una de ellas implica un sobrecoste, que puede ser importante según el caso.  

 

▣ No pueden durar más de 30 minutos. Debe iniciarse con una grabación de 20 segundos en las que se informe del tipo de servicio al que se va a acceder y el titular del mismo. Si se corta la llamada durante esos 20 segundos, no pueden cobrar por ella, puesto que no se considera establecida ni aceptada hasta que no transcurren.  

 

 

Cómo lo hacen

 

▣ Pueden utilizar mensajes pregrabados con robots, pero también a operadores humanos que mantengan todo el tiempo posible a la víctima al teléfono. A más minutos, más comisión. 

 

▣ La marcación en la mayor parte de los casos no la realiza una persona, sino que se hace de forma masiva a través de herramientas de marcación automática.  

 

▣ Los estafadores suelen emitir las llamadas desde países diferentes al de su víctima, por lo que suele ser más difícil localizarles y hacerles pagar por su delito. 

 

▣ A veces incluso ni contestan cuando se devuelve la llamada, porque les basta con la simple conexión pare llevarse su comisión.  

 

 

Cómo evitar que te engañen

 

▣ En el identificador podrás ver claramente el número desde el que llaman, no lo esconden, por lo que debes fijarte en cada llamada perdida antes de devolverla.  

 

▣ Bloquea números potencialmente peligrosos.

 

▣ Establece restricciones en tu teléfono para este tipo de números, incluidas las llamadas desde el extranjero si no tienes contactos fuera de tu país. 

 

▣ Usa apps de identificación de llamadas.

  

▣ No compartas tu teléfono en Internet de forma innecesaria.  

▣Revisa cuidadosamente tu factura telefónica, para identificar este tipo de estafas.  

 

▣ Denuncia cualquier número o actividad sospechosa.  

 

Espero que con esta información puedas defenderte cada día un poco más de las amenazas que acechan ahí fuera.  

 

 

 

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