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lunes, 3 de febrero de 2025

Errores (Fatales) a la Hora de Saludar al Alguien Por Primera Vez

¿Cómo sueles saludar a alguien por primera vez? ¿Lo haces casi por inercia o prestas atención a un gesto que tiene mucha más importancia de la que se le suele conceder? Porque sí, efectivamente, la forma en la que saludamos a un desconocido puede marcar la diferencia en la futura relación que se puedas establecer un esa persona.


Aunque, a pesar de la relevancia de ese primer saludo, se cometen muchos errores, muchos de ellos fatales. Porque un mal inicio perjudica nuestra imagen profesional (y también la personal), puede predisponer a la otra persona en contra nuestra e incluso impedir una conexión saludable, sólida y fructífera.


Si quieres saber cuáles son los errores más habituales a la hora de saludar a alguien por primera vez, sigue leyendo, porque conocerlos es el primer paso para evitarlos. 


Errores (fatales) a la hora de saludar a alguien por primera vez


No mantener el contacto visual

 

Es importante realizar y mantener el contacto visual cuando saludamos a alguien, tanto si se trata de la primera vez como si ya nos hemos reunido muchas veces. 

 

Un contacto visual correcto demuestra confianza e interés, pero también proporciona información acerca de la otra persona y contribuye a una comunicación más fluida. 

 

Eso sí, es importante que la mirada no sea tan insistente (incluso impertinente) que haga sentir incómodo al otro. 


No sonreír

 

La sonrisa es una bienvenida en toda regla y una muestra de amabilidad, así que es importante no olvidarte de ella cuando saludes a alguien. No hace falta que sea una enorme sonrisa en la que muestres toda tu dentadura, con una pequeña y sincera es más que suficiente. Y aunque siempre es recomendable que sea sincera, incluso si no lo es también funciona. 


Mujer sonriendo, sentada en una ventana con el portátil en el regazo


¿Apretón de manos o dos besos?

 

Como norma general, te recomiendo estrechar la mano en lugar de repartir besos, incluso entre mujeres, sobre todo si el encuentro se da en un entorno profesional. Aunque hay excepciones, porque en muchos casos iniciar el gesto mientras que la otra persona se lanza a propinar un par de besos puede resultar incómodo. Mi consejo es que estés atento al lenguaje corporal del otro para acompasar tu reacción. 

 

En cuanto al apretón de manos, es imprescindible que sea firme, porque no hay nada más desagradable que esa sensación de estrechar la aleta de un pescado en lugar de una mano humana. Ya sabes a lo que me refiero. Y tampoco debería ser ni demasiado agresivo, ni excesivamente largo. 


Dos personas estrechándose las manos

 

Utilizar fórmulas de saludo poco profesionales

 

Iniciar una conversación con frases como "hola, colega", "hola, amiga/o", "hola, guapa/o" o "¿qué pasa?" son expresiones poco profesionales y que denotan un exceso de confianza que todavía no puede existir, puesto que os acabáis de conocer.

 

Emplear fórmulas de saludo que no faciliten una conversación posterior

 

Frases como "¿qué tal?" o "¿cómo te va?" no son las más adecuadas. En primer lugar, se perciben como excesivamente informales e impersonales. En segundo lugar, son frases que tienen poco recorrido, porque se suele responder con un "bien, ¿y tú?" o incluso con un "bien", y a partir de ahí suele surgir un silencio incómodo. 


Dar por hecho que el otro se acuerda de ti

 

Puede que en algún momento hayáis coincidido en el tiempo, pero si el otro no da señales de reconocerte, debes evitar los consabidos "¿no me recuerdas?" o "¿no te acuerdas de mi? Dar por hecho que has dejado una huella indeleble es una mala política.


Dos personas una frente a otra, uno de ellos sentado en una mesa


Evitar las charlas triviales e ir directamente al grano

 

Hay quien piensa que pasar directamente a los negocios, sin dedicar unos pocos minutos a una charla insustancial y agradable, es un gesto de profesionalidad y una forma de no perder el tiempo. Grave error. Porque esas pequeñas charlas pueden ofrecerte una valiosa información sobre la otra persona (incluso las más triviales), además de servir para establecer una relación más humana y auténtica, y también de evitar que parezcas desconsiderado.


Espero que hayas encontrado útil e interesante esta información. Si tienes algún comentario o aportación, me encantaría que lo compartieras aquí.

 


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La primera vez que apareció el post Errores (Fatales) a la Hora de Saludar al Alguien Por Primera Vez fue en el blog de Todos Somos Clientes. 


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miércoles, 17 de mayo de 2017

En la Oficina: ¿Ofrezco un Café a los Clientes?

¿Alguna vez te han ofrecido una bebida cuando has ido a visitar a algún proveedor o cliente? ¿Te has preguntado si deberías preguntarle a tu interlocutor si quiere agua o un café? ¿No sabes qué tener en la oficina para ofrecer a tus visitas... y lo que no?


Ofrecer una bebida a las personas que recibes en la oficina es algo que suele generar muchas dudas: ¿lo hago? ¿no lo hago? ¿cómo lo hago? Y saber cómo actuar en este caso puede marcar la diferencia en determinados momentos a la hora de relacionarte profesionalmente.


Si quieres resolver algunas dudas sobre este tema, sigue leyendo... 


En la oficina: ¿ofrezco un café a los clientes?


A quién ofrecerle bebidas


Ofrecerle un café o una infusión a alguien no es cuestión de la relación que os une, sino de la situación en la que os encontréis. Así que preguntarles a clientes, proveedores o colaboradores si quieren beber algo en determinados momentos puede ser un (gran) acierto.


Cuándo hacerlo


Ofrecer una bebida al cliente al que se le tiene que hacer esperar es una forma de que sea más paciente y que el tiempo transcurra más rápido para él. En la sala de espera de tu negocio es todo un acierto poder servir una bebida.


Es una deferencia hacia la persona a la que se le ofrece, que nos hace ganar puntos desde el minuto uno. ¿Te has fijado que compañías como ING o algunos chóferes privados ofrecen agua mineral de forma gratuita a sus clientes? Por algo será...


Si eres tú quien prepara el café o la infusión en el mismo despacho o sala de reuniones, podrás aprovechar ese tiempo para charlar con tu invitado de temas no profesionales; lo que hará que la reunión comience de una forma más distendida.


En medio de una reunión larga y complicada puede ser la mejor manera de resetear la situación y retomarla con mejor predisposición por todas las partes.


Café con un cliente


Es una forma de pedirle delicadamente a algún participante en la reunión de que salga de la sala durante unos minutos.


Cuándo no hacerlo


Cuando el cliente, proveedor o colaborador sea muy hablador. Ofrecerle un café o un refresco es la excusa perfecta para que se ponga cómodo y la reunión se alargue horas y horas.


Si la relación profesional no es cordial y tampoco estás interesado en que lo sea.


En el caso de que el trato profesional sea puntual y superficial. 


Cuando hacer un receso sea perjudicial para ti. Algunos ejemplos: en una negociación justo en el momento en el que vas a conseguir un sí, en el momento en el que se está llegando a la resolución de un problema, si no quieres darle un respiro a tu interlocutor por la razón que sea, etc.


Si ofrecer bebidas a la otra persona se va a convertir en un engorro. Imagina tener la mesa del despacho llena de planos y documentos originales importantes. lo que menos quieres son tazas de café o vasos de refresco que puedan derramarse sobre ellos.


Si no tienes suministros suficienes para servir la bebida con un mínimo de dignidad.


La intendencia


Lo que sí debes tener

  • Botellas de agua mineral. Mejor si son individuales.
  • Cafetera. En perfecto estado de revista y que encaje con la decoración del espacio.
  • Café. Siempre de cierta calidad.
  • Leche. No hace falta que tengas todo el arsenal (desnatada, semidesnatada, entera, de soja, de avena...), pero sí que tengas algo para ofrecer. Mi consejo es que sea semidesnatada, así puedes contentar a la mayor parte de los consumidores. Ahora tienes pequeños tetrabrik que evitarán que tengas que desechar la leche porque está en malas condiciones por fata de uso.
  • Infusiones. Puedes tener variedad de infusiones o decantarte por los clásicos (té, manzanilla, poleo...). Elige las que son en bolsita, porque son más higiénicas y cómodas.
  • Azúcar y edulcorantes. Mi consejo es que los tengas en sobrecitos individuales, es más higiénico.
  • Refrescos. Con una pequeña cantidad es más que suficiente.
  • Tazas de porcelana o loza. Evita las tazas de papel o de plástico, lo que quieres es tener un detalle, no compartir un café en la máquina con los compañeros.
  • Cucharillas de acero inoxidable. Igual que en el caso de las tazas deben ser de una cierta calidad.
  • Vasos de cristal. Para servir agua o refrescos. 
  • Platos. Pequeños, de porcelana o loza para servir pastas, galletas o bombones.
  • Servilletas. Opta por las pequeñas de tipo cóctel, al fin y al cabo estás sirviendo un café, no una comida. Con las de papel tendrás comodidad, con las de tela sorprenderás al invitado.
  • Posavasos. Así evitarás que los vasos dejen marca en la mesa. 
  • Bandeja. Procura tener una bandeja disponible para llevar las bebidas a la sala de espera o a la mesa en la que os vayáis a reunir.


Café con pasta


Lo que quizás puedas ofrecer

  • Pastas o galletitas. Mejor envasadas de forma individual, que no suelten muchas migas y que no manchen de grasa.
  • Bombones. Siempre son un acierto.
  • Caramelos. También son una buena opción para ofrecer a tu interlocutor.


Lo que no deberías ofrecer bajo ningún concepto


Evita ofrecer bebidas alcohólicas, incluso cervezas sin alcohol, porque ofrecen una imagen de poca seriedad. Y, además, tampoco de interesa que tu interlocutor termine la reunión demasiado alegre.


Más cosas


Evita ofrecer café o infusiones que estén hechas desde hace un buen rato. A todos nos gusta tomar una bebida caliente recién hecha.


Si vas a ofrecer refrescos o agua mineral, para poder ofrecerlos bien fríos, es imprescindible que tengas una pequeña nevera. Aunque también te aconsejo que tengas algunas botellas de agua a temperatura ambiente.


Bebidas frías en el despacho


Comprueba la caducidad de todos los alimentos que tengas en la oficina para ofrecer a tu cliente. No querrás intoxicar a tu mejor cliente que te acaba de hacer la madre de todos los pedidos...


Si no puedes ofrecer la bebida en condiciones, mejor no lo hagas. Si el café lleva hecho varios días, la leche está caducada y no tienes ni azúcar ni edulcorantes, no le preguntes a tu interlocutor si quieres un café, porque vas a quedar mal, muy mal.






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Cómo Organizar un Desayuno de Trabajo
Cómo Recibir en el Despacho (I)
Cómo Recibir en el Despacho (II)  
Cómo Recibir en el Despacho (III)


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miércoles, 28 de diciembre de 2016

Recopilación de 2016 de Todos Somos Clientes

En este post encontrarás todos los temas que he compartido contigo en el blog a lo largo del 2016. Y hay que reconocer que han sido de lo más variado: clientes, proveedores, trabajadores, sociedades, ecommerce, documentos...

 
Espero que esta información te haya sido útil y que te haya resultado interesante. Por si te has perdido algún post o quieres releerlo, a continuación los encontrarás organizados por temas.


Recopilación de 2016 de Todos Somos Clientes

 
Clientes

Algo Más que Calidad-Precio
Cómo Pedir Disculpas a Tu Cliente

 
Proveedores

La importancia del Agradecimiento a Tus Proveedores
Cómo elegir a Tus Proveedores con Acierto

 
Trabajadores

Los Empleados No Representan a la Marca. Son la Propia Marca
¿Contratar a Familiares o Amigos en Tu Negocio?

 
Sociedades

Cuánto Cuestra Realmente Poner en Marcha una Sociedad Limitada
Cómo Elegir al Socio Perfecto para Tu Negocio

 
Cómo elegir al socio perfecto para tu negocio


Documentos

El Contrato de Confidencialidad: ¿Qué es y para Qué Sirve? 
Cómo Elaborar un Contrato de Arrendamiento de Servicios
Cómo Formalizar un Préstamo Entre Particulares 

 
Protocolo empresarial

Cómo Confeccionar un Manual de Protocolo para Tu Empresa (I)
Cómo Confeccionar un Manual de Protocolo para Tu Empresa (II)
Normas Básicas de Etiqueta para WhatsApp (I)
Normas Básicas de Etiqueta para WhatsApp (II)
20 Tips Básicos de Protocolo Empresarial 

 
Informática, tecnología y ciberseguridad

Consejos de Ciberseguridad para Padres Preocupados
Mi Ordenador Va Lento. ¿Qué Hago?
¿Te Están Robando Tu Wi-Fi? 
Dominios en Internet: ¿Cómo Te Llamas?
¿Dominas Tu Web?
Uso Seguro del BYOD en la Empresa


Consejos de ciberseguridad para padres preocupados

 
Ecommerce

La Importancia de las Pasarelas de Pago en E-Commerce
¿Me Interesa el Dropshipping (I)?
¿Me Interesa el Dropshipping (II)? 
Cómo Elegir la Mensajería para Tu Negocio de E-Commerce 

 
Fotos

12 Sitios Imprescindibles para Descargar Fotos Gratis
Tips para Tener Fotos Perfectas en Redes Sociales

 
Comunicación

Cómo Escribir el Asunto Perfecto para Tus Emails

 
Habilidades

Cómo Aprovechar Mejor Tu Tiempo
Aumenta Tu Capacidad de Concentración (I)
Aumenta Tu Capacidad de Concentración (II)
El Síndrome del Impostor. Qué Es y Cómo Combatirlo 


Cómo aprovechar mejor tu tiempo

 
Consumo y seguridad

Entregar Copia del DNI: ¿Sí o No?  
Cuidado con las Ofertas de Trabajo Fraudulentas
Cómo Evitar el Fraude con Tus Tarjetas de Crédito
Ofertas Engañosas en Grandes Superficies: Cuestión de Números
Si Te Tratan Mal, Vete
Tips para Alquiler una Casa de Vacaciones
Cuidado con los Créditos Rápidos
Cómo Esquivar a los Vendedores Más Insistente

 
Eco

Consigue un Espacio de Trabajo Eco-Friendly 
Cómo Ahorrar Energía con Nuestros Electrodomésticos

 
Frases inspiradoras

25 Frases Inspiradoras Sobre Imagen Personal
25 Frases Inspiradoras Sobre Informática
25 Frases Inspiradoras Sobre Perseverancia 
25 Frases Inspiradoras Sobre Formación y Conocimiento 
25 Frases Inspiradoras sobre Superación 
25 Frases Inspiradoras sobre Empatía 
25 Frases Inspiradoras sobre Negociación
25 Frases Inspiradoras Sobre el Marketing de Contenidos


Si tienes algún tema concreto sobre el que te gustaría leer, te agradecería que me lo comentases. Al fin y al cabo, tú eres el protagonista de este blog, porque sin ti al otro lado, esto no tendría razón de ser.


Nos vemos en 2017...




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miércoles, 12 de octubre de 2016

20 Tips Básicos de Protocolo Empresarial

En otros post te he hablado de la importancia del protocolo empresarial, porque es una forma de regular las interacciones con las personas con las que nos relacionamos en nuestro trabajo y porque es una de las piezas que nos ayuda a crear una marca profesional o empresarial sólida y positiva.


Para aplicar ese protocolo empresarial en nuestro día a día, a continuación encontrarás 20 tips básicos y fáciles de poner en práctica.


20 tips básicos de protocolo empresarial


1.- Ante la duda, utiliza el usted antes que el . Esto es especialmente recomendable en las siguientes circunstancias:


  • Si se trata de una persona a la que no conoces, tanto en persona como por escrito. Y sí, esto también afecta al correo electrónico. Es un error muy común tutear al receptor de un mensaje cuando aún no se ha tenido contacto previo, porque demuestra una confianza y una relación que aún no se ha establecido y que puede causar rechazo. 

  • Si se trata de una persona de más edad o con mayor posición jerárquica que tú; especialmente si vas a presentar un proyecto, a solicitar trabajo o a pedir financiación. El usted en estos casos es una muestra de educación y profesionalidad que juega a tu favor.
 
  • Si se trata de alguien que te está prestando un servicio, especialmente si es no especializado. Es la mejor manera de mostrar respeto y de que esperas un servicio, no servilismo.


Dar la mano en el trabajo
2.- Opta por estrechar la mano antes que por los dos besos cuando se trate de trabajo. Dar la mano es una fórmula profesional, mientras que los dos besos es una forma de saludar más social, por lo que no conviene mezclar ambos conceptos cuando se está trabajando. 


Y esto es aplicable también cuando se saludan un hombre y una mujer o dos mujeres. Pero precisamente por lo habitual que es la afición besucona en todos los ámbitos, hay veces en las que se producen momentos incómodos en los que uno inicia el saludo con la mano y otro se acerca a besar. Para que esto no suceda, lo ideal es mantener una distancia razonable antes del saludo y fijarse en el lenguaje gestual del otro, para iniciar antes el saludo con la mano o acompasarse a dar dos besos (qué remedio).


3.- Sonríe, y si la sonrisa es auténtica, mucho mejor. Abre muchas puertas y predispone a tus interlocutores de forma positiva, incluso si no sale precisamente de tu corazón. 


Sonrisa en el trabajo
La única precaución es utilizarla en los momentos adecuados, porque en ciertas ocasiones puedes llegar a ser considerada una burla. Imagina un cliente enfadado que está expresando su malestar o un empleado al que se le está comunicando el despido, mientras que quien está al otro lado luce una espléndida y brillante sonrisa... no te digo más. 


4.- No te olvides de las palabras mágicas: "gracias", "por favor", "perdón", "buenos días", "buenas tardes", "que tenga un buen día", "adiós"... parece una obviedad, pero haz memoria y te darás cuenta de que muchas personas prescinden de estas fórmulas de cortesía con demasiada frecuencia. 


Y, ojo, son imprescindibles no sólo con tus clientes o con tus superiores, también lo son con el resto de las personas con las que interaccionas: compañeros, proveedores, repartidores, personal de limpieza etc.  


Es sí, no es necesario excederse con demasiadas fórmulas de cortesía, porque es fácil caer en el empalago.


5.- Cuando te dirijas a alguien, ten presente que si utilizar el don o doña delante, tendrá que seguirle el nombre. Si vas a emplear la fórmula señor, señora o señorita, debe seguirle el apellido. Pongamos un ejemplo: tenemos a una persona que se llama Marta Lozano, si nos queremos dirigir a ella debemos utilizar las fórmulas doña Marta o señora Lozano; nunca señora Marta o doña Lozano. 


6.- Cuando estés hablando con alguien mantén el contacto visual y no te distraigas, ni con el móvil ni con lo que pueda estar pasando a tu alrededor. Es importante prestar toda tu atención a la persona con la que conversas, no sólo por educación, sino porque puedes estarte perdiendo parte del mensaje que te está queriendo transmitir. Cuidado con esto, porque crea rechazo y ofrece una malísima imagen profesional. 


Si no puedes prestar toda tu atención al alguien en un momento determinado, es mejor pedir disculpas y posponer la conversación para un momento más oportuno. Esto es aplicable a cualquier interacción profesional: un cliente que entra en la recepción, un compañero que se acerca a hablar contigo en tu despacho, un proveedor que quiere ofrecerte un producto o un servicio...


Trabajo en el despacho7.- En el trabajo, no hables de temas muy personales. Una cosa es la conversación puramente social y otra contar enfermedades, problemas sentimentales y otros asuntos que no interesan a la otra persona. No sólo por educación, sino porque no es conveniente brindar más información que la necesaria cuando se trata del ámbito profesional, porque puede volverse en nuestra contra. 


8.- Levántate cuando recibas una visita en tu despacho o si estás sentado a una mesa en algún acto social relacionado con tu trabajo. Y, por supuesto, saluda convenientemente a la persona que llega.


9.- Redundando en lo anterior, recuerda que no se estrecha la mano de nadie estando sentado, mucho menos detrás de una mesa de despacho. Es un gesto de mala educación y de poco respeto hacia la persona a la que se saluda. 


10.- Presenta siempre a quien va contigo si no conoce a la persona con la que estás hablando. Hazlo convenientemente, presentando la persona con menor rango a la de mayor jerarquía. 


Es decir, el subordinado se presenta al superior, el de menor edad al de mayor edad y el hombre a la mujer; pero siempre teniendo en cuenta que el protocolo empresarial en este caso prima sobre el social, de tal manera que impera la jerarquía de la empresa antes que la edad o el género. Por ejemplo, si se trata de un subordinado más mayor y un superior más joven, se presentará el subordinado al superior, aunque el primero tenga más edad.  Y cuando presentes, procura introducir el nombre, el apellido y el cargo dentro de la empresa.


11.- Sé puntual. Pero si tienes que elegir, es mejor llegar 5 minutos tarde que 10 minutos antes. Si te adelantas, puedes coincidir con otra visita o no dar tiempo a la otra persona a preparar la reunión que tendrá contigo. 


Puntualidad12.- Si llegas tarde a una reunión, entra sin saludar, toma asiento y no te justifiques; así no interrumpirás el ritmo del grupo.


13.- Cuando en una reunión haya personas que hablen otro idioma distinto que la mayoría, es de mala educación que conversen en él, salvo que se traduzcan las palabras de ambos al resto. Lo adecuado es que todos hablen el mismo idioma, porque la finalidad de un reunión es entenderse. 


14.- Si vas a entrar en un despacho que no es el tuyo, llama a la puerta. Es un pequeño gesto que demuestra respeto por la actividad de la perona que lo ocupa y de otros posibles visitantes.


15.- Si te invitan al despacho de otra persona, no te sientes antes que tu anfitrión o hasta que no te pida que lo hagas tú. 


16.- Cuando estés en el despacho de otro, procura no tocar sus cosas, salvo que pidas permiso para hacerlo.


17.- Evita llamadas y reuniones innecesarias, que sólo sirven para hacer perder el tiempo a ambas partes. Respeta el tiempo propio... y el ajeno, es una muestra de consideración. Y, por supuesto, evita las visitas personales en el trabajo de otra persona, salvo que sean estrictamente necesarias o que te hayan invitado previamente.


Móvil18.- Cuando hagas una llamada telefónica que se prevé larga o cuando detectes impaciencia en el receptor, pregunta siempre si es un buen momento para hablar. Así te garantizarás que te prestarán atención y no estarán deseando que cuelgues.


19.- Si estás hablando con otra persona y debes atender una llamada, pide disculpas y sal de la estancia o apártate un poco para hablar. No pidas en ningún caso que sea el otro el que salga del despacho o que se retire. Lo apropiado es no obligar a la otra persona a escuchar la conversación, por respeto y por propia privacidad.


20.- Si vas a entregar dinero en efectivo como pago de una factura o un servicio, sobre todo si es en público, hazlo en un sobre (y no va con segundas intenciones...), de ese modo se mantiene la privacidad de ambos. Esto no es aplicable a la hora de pagar un taxi, de pagar una entrega de un repartidor o de cualquier otra transacción similar, por supuesto.


Y te doy un último tip, quizás el más importante de todos: donde fueres, haz lo que vieres.




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miércoles, 18 de mayo de 2016

Cómo Confeccionar un Manual de Protocolo para Tu Empresa (II)

En la primera parte de Cómo Confeccionar un Manual de Protocolo para Tu Empresa te hablé sobre los beneficios de contar con un documento en el que recoger la forma de actuar en las distintas situaciones que se puedan dar en la empresa y cómo debía ser. En esta segunda parte quiero compartir contigo los puntos que podrían aparecen en él. 


Aquí los tienes...

 
Cómo confeccionar un manual de protocolo para tu empresa (II)


Qué incluir 


Aunque cada empresa deberá recoger el protocolo que cubra las situaciones y eventos que puedan desarrollarse de formar particular en ella, a continuación encontrarás una lista de muchas de las que se pueden dar de forma general:


  • Organigrama dentro de la empresa, tanto a nivel general como el protocolario para los distintos eventos y situaciones de la empresa. Se debe recoger la organización jerárquica de la empresa, ya se trate de una Junta General de Accionistas, de una negociación con otra compañía con la que se quiere formar una UTE o de un cóctel para celebrar la apertura de una nueva sucursal. También debería aparecer en el organigrama el departamento de protocolo y comunicación si lo hubiese.

    Pies encima de la mesa
  • Códigos de comportamiento recomendables para las relaciones entre empleados: vestuario, horarios, tratamientos entre iguales o entre superiores e inferiores jerárquicos, etc. Es recomendable definir criterios que fomenten el buen ambiente de trabajo y la armonía en las relaciones entre todos los integrantes de la empresa y a cualquier nivel.

  • Protocolo para la Presidencia y los altos cargos. Incluyendo las normas de actuación que deben tener los empleados, los eventos, las reuniones, las visitas, los viajes, el teléfono y las cortesías protocolarias como los cafés o los desayunos de trabajo.

  • Definición y tipos de actos dentro de la empresa. Se deberá establecer un protocolo adecuado a cada tipo de evento, puesto que no es lo mismo una reunión entre directores de departamento que una Junta de Accionistas. Es importante definir las presidencias de cada acto, las precedencias (el nivel jerárquico de cada uno), los distintos grupos de invitados posibles, las colocaciones en salas y mesas...

  • Reuniones. No está de más definir los distintos tipos de reuniones que se pueden dar en la empresa y cómo llevar a cabo cada una. Si se establecen unos criterios inteligentes en este sentido, será el primer paso para evitar reuniones que no sean necesarias y hacer más eficientes las que sí lo sean.

  • Visitas a la empresa. Es muy útil establecer los criterios a seguir en las visitas a las instalaciones de la compañía: quién y cómo recibe en cada visita, la seguridad, las cortesías protocolarias, etc. Es interesante contemplar si se hará esperar en la sala de espera o se pasará directamente al despacho, si se saludará y recibirá en la puerta del despacho o a pie de coche, si se atenderá en el despacho o en una sala de reuniones, si se ofrecerá un refrigerio o no.

  • Viajes. Es interesante marcar las pautas para los desplazamientos, especialmente del presidente de la compañía y de los altos cargos de la misma: forma de desplazarse, alojamientos, invitaciones, acompañamiento, seguridad, etc.

    Sala de reuniones
  • Protocolo para el Consejo de Administración. Se recogerán las instrucciones para llevar a cabo las reuniones del Consejo, incluyendo las precedencias, la sala, la mesa, la iluminación, la seguridad, las comunicaciones, los dosieres y elementos de papelería, las bebidas o el catering.

  • Protocolo para la Junta de Accionistas. Se definirá el lugar de celebración, la composición de la mesa de la Junta, las precedencias y colocación (Consejo, directivos, autoridades, accionistas e invitados), orden de las intervenciones, dosieres, regalos, etc.

  • Protocolo para las relaciones institucionales. Únicamente si la empresa tiene relaciones con la Administración.

  • Redacción y estilo de la correspondencia, tanto en papel como en formato electrónico, más allá de la tipografía o el logotipo, de los que se encargaría el Manual de Estilo.

  • Redacción y estilo de las invitaciones, saludas y memorandos, independientemente de lo recogido en el Manual de Estilo que tenga la empresa. Te recuerdo que el Manual de Estilo (o de Identidad Corporativa) no es lo mismo que el Manual de Protocolo ni es excluyente, sino que es complementario de éste último.

  • Atención telefónica, en cuanto a la presentación a la hora de emitir o recibir llamadas, al lenguaje empleado, etc.

  • Redacción, estilo y mensaje en las redes sociales de la empresa. Independientemente de si las redes sociales se gestionan de forma interna o externa, es conveniente definir unas normas que también puedan seguir empleados o directivos si participan en ellas. 

  • Tratamiento y atención a los clientes. Desde utilizar el tú o el usted hasta la forma en la recibirlos en la recepción.

  • Comunicación con los medios. Es importante establecer las recomendaciones para relacionarse con los medios de comunicación: cómo preparar las ruedas de prensa o las entrevistas, cómo redactar las notas de prensa y los dosieres que se entreguen a los periodistas, las recomendaciones para situar a la prensa en los distintos actos, etc.

  • Regalos de empresa. Para tener un criterio claro acerca de qué tipo de regalos se harán en cada caso (clientes, proveedores, empleados, directivos, etc.), sus características, su diseño, su presentación, su valor, su forma de envío.

Café y otras atenciones protocolarias
  • Atenciones protocolarias. Estableciendo las pautas de las atenciones que se puedan tener con clientes y visitas: aguas, cafés, refrescos, coffee breaks, desayunos de trabajo, etc. En estas instrucciones debería aparecer a quién se le ofrecerán estas atenciones, quién se encargará de servirlo o el momento de hacerlo.

  • Utilización de los coches de la compañía. En caso de que los tuviese, es conveniente marcar las directrices a seguir por los conductores, cuándo y quién puede usarlos o la ubicación dentro del vehículo.

  • Uso de banderas. Teniendo siempre presente que en los actos internos sólo se debe utilizar la bandera de la empresa, prescindiendo de las oficiales si no se trata de un acto con presencia de autoridades con rango suficiente. Si es necesario colocar banderas oficiales (España, Comunidad Autónoma, Ayuntamiento, UE...), la corporativa siempre se colocará separada de éstas, de forma que no haya posibilidad de confusión. 


Espero que estas ideas te ayuden a implementar el protocolo en tu empresa, porque su imagen y relaciones se verán beneficiadas.




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