miércoles, 17 de mayo de 2017

En la Oficina: ¿Ofrezco un Café a los Clientes?

¿Alguna vez te han ofrecido una bebida cuando has ido a visitar a algún proveedor o cliente? ¿Te has preguntado si deberías preguntarle a tu interlocutor si quiere agua o un café? ¿No sabes qué tener en la oficina para ofrecer a tus visitas... y lo que no?


Ofrecer una bebida a las personas que recibes en la oficina es algo que suele generar muchas dudas: ¿lo hago? ¿no lo hago? ¿cómo lo hago? Y saber cómo actuar en este caso puede marcar la diferencia en determinados momentos a la hora de relacionarte profesionalmente.


Si quieres resolver algunas dudas sobre este tema, sigue leyendo... 


En la oficina: ¿ofrezco un café a los clientes?


A quién ofrecerle bebidas


Ofrecerle un café o una infusión a alguien no es cuestión de la relación que os une, sino de la situación en la que os encontréis. Así que preguntarles a clientes, proveedores o colaboradores si quieren beber algo en determinados momentos puede ser un (gran) acierto.


Cuándo hacerlo


Ofrecer una bebida al cliente al que se le tiene que hacer esperar es una forma de que sea más paciente y que el tiempo transcurra más rápido para él. En la sala de espera de tu negocio es todo un acierto poder servir una bebida.


Es una deferencia hacia la persona a la que se le ofrece, que nos hace ganar puntos desde el minuto uno. ¿Te has fijado que compañías como ING o algunos chóferes privados ofrecen agua mineral de forma gratuita a sus clientes? Por algo será...


Si eres tú quien prepara el café o la infusión en el mismo despacho o sala de reuniones, podrás aprovechar ese tiempo para charlar con tu invitado de temas no profesionales; lo que hará que la reunión comience de una forma más distendida.


En medio de una reunión larga y complicada puede ser la mejor manera de resetear la situación y retomarla con mejor predisposición por todas las partes.


Café con un cliente


Es una forma de pedirle delicadamente a algún participante en la reunión de que salga de la sala durante unos minutos.


Cuándo no hacerlo


Cuando el cliente, proveedor o colaborador sea muy hablador. Ofrecerle un café o un refresco es la excusa perfecta para que se ponga cómodo y la reunión se alargue horas y horas.


Si la relación profesional no es cordial y tampoco estás interesado en que lo sea.


En el caso de que el trato profesional sea puntual y superficial. 


Cuando hacer un receso sea perjudicial para ti. Algunos ejemplos: en una negociación justo en el momento en el que vas a conseguir un sí, en el momento en el que se está llegando a la resolución de un problema, si no quieres darle un respiro a tu interlocutor por la razón que sea, etc.


Si ofrecer bebidas a la otra persona se va a convertir en un engorro. Imagina tener la mesa del despacho llena de planos y documentos originales importantes. lo que menos quieres son tazas de café o vasos de refresco que puedan derramarse sobre ellos.


Si no tienes suministros suficienes para servir la bebida con un mínimo de dignidad.


La intendencia


Lo que sí debes tener

  • Botellas de agua mineral. Mejor si son individuales.
  • Cafetera. En perfecto estado de revista y que encaje con la decoración del espacio.
  • Café. Siempre de cierta calidad.
  • Leche. No hace falta que tengas todo el arsenal (desnatada, semidesnatada, entera, de soja, de avena...), pero sí que tengas algo para ofrecer. Mi consejo es que sea semidesnatada, así puedes contentar a la mayor parte de los consumidores. Ahora tienes pequeños tetrabrik que evitarán que tengas que desechar la leche porque está en malas condiciones por fata de uso.
  • Infusiones. Puedes tener variedad de infusiones o decantarte por los clásicos (té, manzanilla, poleo...). Elige las que son en bolsita, porque son más higiénicas y cómodas.
  • Azúcar y edulcorantes. Mi consejo es que los tengas en sobrecitos individuales, es más higiénico.
  • Refrescos. Con una pequeña cantidad es más que suficiente.
  • Tazas de porcelana o loza. Evita las tazas de papel o de plástico, lo que quieres es tener un detalle, no compartir un café en la máquina con los compañeros.
  • Cucharillas de acero inoxidable. Igual que en el caso de las tazas deben ser de una cierta calidad.
  • Vasos de cristal. Para servir agua o refrescos. 
  • Platos. Pequeños, de porcelana o loza para servir pastas, galletas o bombones.
  • Servilletas. Opta por las pequeñas de tipo cóctel, al fin y al cabo estás sirviendo un café, no una comida. Con las de papel tendrás comodidad, con las de tela sorprenderás al invitado.
  • Posavasos. Así evitarás que los vasos dejen marca en la mesa. 
  • Bandeja. Procura tener una bandeja disponible para llevar las bebidas a la sala de espera o a la mesa en la que os vayáis a reunir.


Café con pasta


Lo que quizás puedas ofrecer

  • Pastas o galletitas. Mejor envasadas de forma individual, que no suelten muchas migas y que no manchen de grasa.
  • Bombones. Siempre son un acierto.
  • Caramelos. También son una buena opción para ofrecer a tu interlocutor.


Lo que no deberías ofrecer bajo ningún concepto


Evita ofrecer bebidas alcohólicas, incluso cervezas sin alcohol, porque ofrecen una imagen de poca seriedad. Y, además, tampoco de interesa que tu interlocutor termine la reunión demasiado alegre.


Más cosas


Evita ofrecer café o infusiones que estén hechas desde hace un buen rato. A todos nos gusta tomar una bebida caliente recién hecha.


Si vas a ofrecer refrescos o agua mineral, para poder ofrecerlos bien fríos, es imprescindible que tengas una pequeña nevera. Aunque también te aconsejo que tengas algunas botellas de agua a temperatura ambiente.


Bebidas frías en el despacho


Comprueba la caducidad de todos los alimentos que tengas en la oficina para ofrecer a tu cliente. No querrás intoxicar a tu mejor cliente que te acaba de hacer la madre de todos los pedidos...


Si no puedes ofrecer la bebida en condiciones, mejor no lo hagas. Si el café lleva hecho varios días, la leche está caducada y no tienes ni azúcar ni edulcorantes, no le preguntes a tu interlocutor si quieres un café, porque vas a quedar mal, muy mal.






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La primera vez que apareció el post En la Oficina: ¿Ofrezco un Café a los Clientes? fue en el blog de Todos Somos Clientes.


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