La Carta de Agradecimiento: Qué Es, Cuándo Usarla y Cómo Redactarla

Seguro que has escuchado alguna vez el refrán que dice "es de bien nacido ser agradecido". Y esta frase popular, como muchas otras, encierra una gran verdad. Porque, ¿a quién no le gusta que le muestren reconocimiento y agradezcan una buena acción o un trabajo bien hecho?

 

Hay mil formas de mostrar ese aprecio, pero en este post quiero centrarme en una de ellas, porque no es efímera y sí muy eficaz. Por eso, lo que vas a encontrar a continuación es todo lo que necesitas saber acerca de la carta de agradecimiento. 

 

 

Cuál es su finalidad

 

▣ Sirve para expresar gratitud por un servicio, colaboración, ayuda o apoyo, de manera formal (o incluso informal) y por escrito. Y se puede dirigir a una persona, a una empresa o a una institución.  

 

▣ Sirve para fortalecer el vínculo entre quien la escribe y quien la recibe, pero también es una forma de reforzar la propia imagen, puesto que refleja empatía y educación, además de profesionalidad si se trata de una comunicación empresarial o institucional. 

 

Cuándo enviar una carta de este tipo

 

▣ Si una persona o empresa te ha prestado un servicio excepcional.  

 

▣ Cuando una persona o equipo dentro de la empresa ha realizado un buen trabajo y merece que se reconozca u esfuerzo y compromiso.

 

▣ En caso de que quieras agradecerle a un cliente la confianza que ha depositado en ti.   

 

▣ Si te han invitado a un evento especial, para agradecer que hayan contado contigo.

 

▣ Cuando te hayan hecho un favor personal, como una ayuda, una recomendación o una presentación ante otra persona.

 

▣ Cuando te hayan hecho un regalo de cierta importancia (y no me refiero al precio).  

 

▣ Tras haber tenido una entrevista de trabajo. 

 

▣ Si te han ascendido o te han otorgado un premio o un reconocimiento.  

 

▣ En caso de que hayas recibido una donación o subvención, tanto a título particular como empresarial. 

 

 

 

Su estructura

 

▣ Encabezado. Indica la fecha en la que has escrito la carta y el lugar (en caso de que la ciudad de emisor y receptor sean diferentes).

 

▣ Asunto. En el caso de los correos electrónicos, no te olvides de indicar claramente cuál es el contenido de la comunicación.  

 

▣ Saludo. Dirígelo a la persona o departamento adecuado y emplea el tratamiento que corresponda. 

 

▣ Párrafo de motivación. Explica de forma breve, clara y cordial qué agradeces. Es la idea central de la carta.

 

▣ Párrafo de explicación o ampliación. Argumenta y detalla los motivos por los que quieres dar las gracias. Si lo consideras oportuno, indica qué ha supuesto para ti lo que la persona o empresa haya hecho. 

 

▣ Cierre. Puedes incluir una frase en la que expreses los mejores deseos para el destinatario, que transmita que deseas seguir manteniendo la relación personal o profesional, que ofreces reciprocidad...

 

▣ Despedida. Procura que esté en consonancia con el tono y estilo del resto de la comunicación.  

 

▣ Firma. Procura que la firma sea siempre manuscrita en las cartas en papel, y que la tinta sea azul, para que se distinga claramente de la parte impresa. Cuando envíes un PDF, incluye tu firma digitalizada. Si se trata de un correo electrónico, incluye el nombre y al menos un apellido, tu cargo y tu teléfono.

 

 

Cómo redactarla

 

▣ Aunque sea informal, debes cuidar al máximo tanto la gramática como la ortografía.

 

▣ Incluso si es adecuado extenderte sobre los motivos del agradecimiento y sus repercusiones, procura que la carta no ocupe más de una página. No se trata de escribir mucho, sino de transmitir lo correcto, a quien corresponde y en el momento oportuno.

 

▣ Nunca envíes cartas de agradecimientos elaboradas con plantilla o con IA sin revisar y personalizar. Se nota, y en lugar de actuar a tu favor, lo hará en contra.  

 

▣ Siempre que lo conozcas, utiliza el nombre del destinatario al menos una vez en el texto, más allá de la fórmula de saludo. Y te mucho cuidado de escribir el nombre y el cargo correctamente, porque un fallo en este sentido puede invalidar el resto del texto.

 

▣ Ajusta la formalidad al destinatario y a la ocasión. 

 

▣ Evita las frases que suenen a cliché, sobre todo si usas varios a lo largo de la carta. 

 

▣ No hables sólo de los hechos, sino desde los sentimientos. Eso sí, si se trata de una comunicación profesional, evita cargar demasiado las tintas en este sentido.  

 

▣ La carta de agradecimiento se escribe para mostrar gratitud, así que evita pedir algo aprovechando la ocasión, disculparte (diluyes la gratitud con la culpa) y vender (o venderte).  

 

▣ Envía la carta cuanto antes mejor. En general, no dejes pasar más de 24-48 horas desde que se haya producido el hecho que quieres agradecer, especialmente si se trata de entrevistas de trabajo, regalos o favores especiales. Si te han entregado un premio, un reconocimiento, una subvención o una donación, puedes ampliar el plazo entre los 7 y los 15 días, aunque personalmente te aconsejo que no esperes tanto tiempo.

 

▣ Si la envías a través de correo electrónico, no descuides el formato y no te olvides de indicar en el asunto que se trata de un agradecimiento, porque te asegurarás que lo abren.  

 

Y para terminar, no me queda nada más que agradecerte que hayas llegado hasta aquí y esperar que esta información te haya sido de utilidad.  

 

 

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Qué Es el Wangiri y Cómo Defenderte de esta Estafa

¿Alguna vez has mirado tu teléfono y has visto que tenías una llamada perdida de un número que no conocías? ¿Y alguna procedía de un teléfono con una numeración poco habitual? Si ha sido así, es posible que hayan intentado que cayeses en una estafa con un nombre nipón: wangiri. En japonés significa "un corte".

 

Si tienes curiosidad por saber qué es el Wangiri y cómo defenderte de esta estafa, sigue leyendo, porque comparto contigo información básica que puede serte útil.

 

 

 

En qué consiste

 

Se trata de una estafa telefónica, que consiste en que el delincuente hace una llamada a la víctima dejando que suene 1 ó 2 timbrazos y colgando inmediatamente, con la esperanza de que devuelva esa llamada perdida. Cuando lo hace, el número en cuestión, es uno de tarificación especial, con el que el estafador consigue una comisión, manteniendo al interlocutor todo el tiempo posible al teléfono. También se conoce como la estafa de la llamada perdida o de llamada y corte.

 

Cuáles son los teléfonos de tarificación especial

 

Los puedes identificar por los números por los que comienzan:

 

900 - Son totalmente gratuitos para el que llama.

901 - Tienen coste compartido entre el emisor y el receptor.

902 - El coste lo asume el emisor. Las tarifas son las que aplica cada operador. 

905 - Tienen un precio que se suma a la llamada en sí, y que se utiliza para concursos, televotos y sondeos.

803 - Servicios para adultos con un coste adicional.

806 - Servicios de ocio y entretenimiento, con un coste extra.

807 -  Servicios profesionales como abogados, asesores o médicos, con un precio más alto que las tarifas habituales. 

118xx - Son teléfonos de información, que suelen ser sumamente caros, y con los que hay que tener mucho cuidado.  

 

▣ Estos teléfonos no están incluidos en las tarifas habituales de las compañías, con lo que cada una de ellas implica un sobrecoste, que puede ser importante según el caso.  

 

▣ No pueden durar más de 30 minutos. Debe iniciarse con una grabación de 20 segundos en las que se informe del tipo de servicio al que se va a acceder y el titular del mismo. Si se corta la llamada durante esos 20 segundos, no pueden cobrar por ella, puesto que no se considera establecida ni aceptada hasta que no transcurren.  

 

 

Cómo lo hacen

 

▣ Pueden utilizar mensajes pregrabados con robots, pero también a operadores humanos que mantengan todo el tiempo posible a la víctima al teléfono. A más minutos, más comisión. 

 

▣ La marcación en la mayor parte de los casos no la realiza una persona, sino que se hace de forma masiva a través de herramientas de marcación automática.  

 

▣ Los estafadores suelen emitir las llamadas desde países diferentes al de su víctima, por lo que suele ser más difícil localizarles y hacerles pagar por su delito. 

 

▣ A veces incluso ni contestan cuando se devuelve la llamada, porque les basta con la simple conexión pare llevarse su comisión.  

 

 

Cómo evitar que te engañen

 

▣ En el identificador podrás ver claramente el número desde el que llaman, no lo esconden, por lo que debes fijarte en cada llamada perdida antes de devolverla.  

 

▣ Bloquea números potencialmente peligrosos.

 

▣ Establece restricciones en tu teléfono para este tipo de números, incluidas las llamadas desde el extranjero si no tienes contactos fuera de tu país. 

 

▣ Usa apps de identificación de llamadas.

  

▣ No compartas tu teléfono en Internet de forma innecesaria.  

▣Revisa cuidadosamente tu factura telefónica, para identificar este tipo de estafas.  

 

▣ Denuncia cualquier número o actividad sospechosa.  

 

Espero que con esta información puedas defenderte cada día un poco más de las amenazas que acechan ahí fuera.  

 

 

 

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Teléfonos que Deberías Tener en Tu Agenda

¿Cuánto tiempo hace que no revisas la agenda de tu móvil? ¿Todos los contactos que tienes están actualizados o son útiles? ¿O tienes una enorme lista con muchos números que no reconoces o que son tan antiguos que cuando reparas en ellos te sorprende que todavía sigan ahí? En mi caso, debo responder a la primera pregunta que hace poco que le eché un vistazo por casualidad. Y a la segunda y la tercera cuestión, también he de contestar que sí que no estaban actualizados y que algunos eran inútiles, irreconocibles y obsoletos. 

 

Eso me hizo replantearme mi agenda, y primero he comenzado a eliminar números que ya no me sirven sin que me tiemble el pulso. Ante la duda, mejor borrar que almacenar sin sentido. Aunque también me he dado cuenta de que había muchos contactos que no tenía guardados, pero que sí debía tener a mano. Ya sé que ahora cualquiera puede buscar un teléfono en Internet, pero lo cierto es que puede que cuando surja la necesidad no haya conexión o que necesidad de contactar sea muy urgente y no sea capaz de hacer esa búsqueda. Por eso estoy recopilando todos los números que creo que deberían tener siempre a mano. 

 

Por todo esto, me pareció interesante compartir contigo los contactos que creo que todos deberíamos tener en la agenda de nuestro móvil. Los he dividido por categorías y puede que algunos no te encajen por tus condiciones personales o profesionales, aunque pueden darte una pista para preparar tu propio listado. 

 

 

Teléfonos de emergencias 🚨

 

• Emergencias 112 (este número también sirve para comunicar incidencias al 091, 092, 061 y 080)

• Polícía Nacional 091 

• Polícía Municipal/Local 092 

• Guardia Civil 061

• Bomberos 080 

• Ayuntamiento 010 (siempre que llames desde tu propia ciudad, si lo haces desde fuera, consulta el que corresponde)

• Atención al ciudadano Comunidad Autónoma 012 (siempre que llames desde tu propia CA, si lo haces desde fuera, consulta el que corresponde)

• Violencia de género 016  

• Seguridad digital y fraudes online (INCIBE) 017 

 

Relacionados con tu dinero 💰

 

• Banco/s con los que trabajes

• Empresa de tarjetas de crédito / débito

 

Salud  🏥

 

• Centro de salud

• Médico o especialista, en caso de que necesites atención habitual o por problemas graves 

• Emergencias del hospital que te corresponda 

• Seguro privado / mutualidad, si es que lo tienes, tanto el de atención general como cualquier otro del que preveas que vas a precisar

• Veterinario (si tienes mascotas, tanto el que las atienda habitualmente, como otro de urgencias 24 horas)

 

Servicios  💁

 

• Asesor/gestor 

• Abogado

• Notario 

• Administrador de finca / portero 

• Arrendador/agencia de alquiler 

• Fontanero

• Electricista

• Cerrajero

• Empresa de seguridad  

• Técnico informático de confianza  

• Agencia de viajes 

 

Suministros  🔌

 

• Compañía eléctrica

• Compañía del gas

• Compañía teléfono móvil/fijo

• Proveedor de Internet

 

Seguros  ☔

 

• Seguro del hogar

• Seguro de vida

• Seguro del vehículo 

• Seguro de responsabilidad civil (si es que necesitas tener uno contratado)

• Seguro de viaje 

 

Vehículos  🚗

 

• Taller de confianza

• Asistencia para el vehículo / en carretera

 

Administración  💼

 

• Agencia Tributaria

• Seguridad Social

• Cualquier otro que puedas necesitar, según tu condición o actividad

 

Contactos  👫

 

• Contactos más cercanos

• Vecinos o amigos que puedan echarte una mano si no estás en casa y surge algún imprevisto

• Contactos más importantes del trabajo e incluso del departamento de Recursos Humanos, por si tuvieses que comunicarles algo con urgencia

 

Otros  🏨

 

Los de hoteles, restaurantes y tiendas a los que sueles acudir habitualmente, por si tuvieses que hacer alguna reserva, consulta o pedido. 

 

 

Datos adicionales

 

Puedes incluir datos adicionales a los teléfonos en el apartado de notas de la agenda de tu móvil. Pueden ser los números de póliza y cualquier otro que vayas a necesitar si tienes que hacer una llamada a ese contacto. Eso sí, valora si puedes exponer ese dato en caso de que sufras un ataque o que pierdas o te roben el dispositivo.

 

Y un consejo extra

 

Una vez que tengas la agenda completa, te aconsejo que hagas una copia de seguridad digital y otra en papel. Con la primera podrás recuperar la información si pierdes o te roban el móvil. Con la segunda, tendrás la posibilidad de acceder a los contactos si no hay conexión o te ha fallado la copia de seguridad. 

 

Espero que esta información te sea tan útil como lo ha sido para mi.  

 

 

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25 Frases Inspiradoras sobre la Experiencia del Cliente

Se habla mucho de la experiencia del cliente. Hay cursos, manuales, conferencias, post y podcasts sobre esta materia que se cuentan por millares, algunos de ellos muy buenos. Y, si, se habla de ello, pero se trabaja poco para que esa experiencia sea excelente. No tienes más que entrar en algunas muchas tiendas, bares, restaurantes, sucursales bancarias, centros sanitarios, gimnasios o incluso subirte a un medio de transporte para comprobarlo. ¿Cuántas veces te has sentido mal atendido, ignorado o maltratado? ¿En cuántas ocasiones no has recibido una respuesta medianamente adecuada? ¿Cuántas veces una web o una aplicación te han sacado de quicio? ¿Con cuánta frecuencia has decidido no volver a un establecimiento? Probablemente muchas más de las que debería. 

 

Y eso que las consecuencias de que el cliente tenga una mala experiencia en un negocio son letales, sobre todo a medio y largo plazo. En un primer momento, los empleados tienen que hacer frente a una persona enfadada, lo que genera tensión y una mala imagen si hay otros clientes presentes. Más adelante, ese comprador se marcha y hace propaganda negativa del negocio, lo que favorece que sus contactos también lo abandonen. Menos clientes, menos ventas. Menos ventas, negocio que puede terminar echando el cierre si sus responsables no toman cartas en el asunto y mejoran la experiencia de sus compradores.

 

Es fundamental que empresas y profesionales cuiden al máximo la interacción con el cliente, desde la primera toma de contacto hasta la postventa, pasando por el producto, la tecnología implicada y los sentimientos que le transmite la propia marca. Cada detalle cuenta, y mucho.

 

Por todo esto, a continuación comparto contigo mis 25 frases favoritas sobre la experiencia del cliente; la buena, no la mala. 

 

 

1.-  “El primer paso para superar las expectativas de tus clientes es conocerlas”.

Roy H. Williams

2.- “Aquí tienes una regla poderosa pero sencilla: Siempre ofrece a la gente más de lo que espera”.

Nelson Boswell

3.- “Crear una buena experiencia del cliente no es casualidad. Es fruto de un diseño”.

Clare Muscutt

4.- “Uno de los mejores regalos que puedes dar a cualquiera, es el regalo de tu atención”.

Jim Rohn

5.- “Cada interacción con un cliente influye en si volverá o no. Tenemos que ser excelentes en cada ocasión o los perderemos”.

Kevin Stirtz

6.- “He aprendido que la gente olvidará lo que dijiste, la gente olvidará lo que hiciste, pero la gente nunca olvidará cómo la hiciste sentir”.

Maya Angelou

7.- “Recuerda siempre el viejo dicho del comercio: Los clientes recuerdan el servicio mucho más que el precio”.

Lauren Freedman

8.- “La calidad de un servicio o producto no reside en lo que pones en ellos, sino en lo que el cliente obtiene”.

Peter Drucker

9.- “Llegar al corazón de un cliente va mucho más allá de un programa de fidelización. Convertir a los clientes en embajadores de la marca se trata de crear experiencias que valgan la pena comentar”.

Valeria Maltoni

10.- “No es trabajo de tu cliente recordarte, es tu obligación y responsabilidad asegurarte de que no tenga la oportunidad de olvidarte”.

Patricia Fripp

11.- “Cada interacción que tenemos con un cliente influye en si regresará o no. Tenemos que ser grandiosos en cada momento, o los perderemos”«.

Kevin Stirtz

12.- “Los clientes no esperan que seas perfecto. Sí esperan que soluciones los problemas cuando surgen”.

Donald Porter

13.- “Trata al cliente como te gustaría que te trataran a ti. ¡Punto!”.

Brad Schweig

14.- “Cuando el cliente es lo primero, el cliente perdura”.

Robert Half

15.- “La fidelización de clientes se puede sobornar. La lealtad se gana”.

Janet Robinson

16.- “Se necesitan 20 años para construir una reputación y cinco minutos para arruinarla. Si lo piensas bien, harás las cosas de otra manera”.

Warren Buffett

17.- “Es mucho más fácil ser amable, respetuoso y empático con tus clientes, y tratar de ayudarles antes de que te lo pidan… que intentar reparar una relación rota con ellos”.

Mark Cuban

18.- “Si no valoras a tus clientes, alguien más lo hará”.

Jason Langella

19.- “La experiencia del cliente es uno de los dos pilares fundamentales de la fidelización; la cuestión es que no puedes crecer si tus clientes no se quedan”.

Jes Kirkwood

20.- “La mejor publicidad que puedes tener, es un cliente fiel que difunda lo increíble que es tu negocio”.

Shep Hyken 

 

 

21.- “Las personas exitosas siempre buscan oportunidades para ayudar a los demás. Las personas que no tienen éxito siempre se preguntan: ¿Qué gano yo con esto?”.

Brian Tracy

22.- “Haz del cliente el protagonista de tu historia”.

Ann Handley

 

23.- “Cuanto más te relacionas con los clientes, más claras son las cosas y más fácil es determinar lo que debes hacer”.

John Russell

24.- “El cliente nos dice cómo mantenernos en el negocio; lo mejor es escucharlo”.

Pamela Nelson

 

25.- “Sólo hay un jefe: El cliente, y él puede despedir a todos en la empresa desde el portero hasta el gerente, con sólo gastar su dinero en otra parte”.

Sam Walton

Espero que la experiencia que hayas experimentado en este post haya sido positiva. Si es así, nos vemos en el próximo.

 

 

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25 frases inspiradoras sobre la experiencia del cliente © 2026 by 1 de N Tecnologías de la Información - Arancha Moreno is licensed under Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivatives 4.0 International  Las frases recogidas son propiedad de sus autores. 

Motivos para Conservar los Tickets de Compra

¿Qué sueles haces con los tickets de tus compras? ¿Los arrugas y los tiras a una papelera según sales del comercio? ¿Los dejas abandonados en el fondo de la bolsa? ¿Los acumulas en tu cartera o los bolsillos de tu chaqueta hasta que un día haces limpieza y acaban todos en la basura? Pues debo decirte que si has respondido sí a las tres últimas preguntas, estás cometiendo un error, porque esos comprobantes de compra son mucho más útiles de lo que parece. 

 

Si quieres saber las razones por las que conservar los tickets de compra, acompáñame, que te las detallo y comparto contigo otra información al respecto que creo que te puede interesar.

 

 

 

Qué es un ticket de compra

 

▣ Aunque seguimos refiriéndonos a este comprobante de compra como ticket, lo cierto es que según el reglamento de facturación, se llama factura simplificada. Se entrega a los particulares cuando el importe es menor de 400 euros (IVA incluido), cuando deba expedirse una factura rectificativa, en ciertas operaciones específicas ( y siempre que sea menor de 3.000 euros).

 

▣ En el ticket, a diferencia de la factura, no aparecen los datos fiscales del vendedor y del cliente. Lo que sí debe figurar son los datos del establecimiento (nombre, dirección y NIF), número del documento (y serie, si procede), la fecha y hora de la compra, descripción y desglose de los producto o servicios, precios unitarios y total, tipo impositivo (o tipos, según el caso) o la expresión "IVA incluido", descuentos y forma de pago (opcional).

 

 

Motivos por los que guardarlos

 

▣ Lo necesitarás si tienes que hacer algún cambio, reclamación o devolución.

 

▣ También es imprescindible que lo conserves (o la factura completa, según el caso) si necesitas hacer valer la garantía.

 

▣ Para llevar el control de tus gastos.

 

▣ Para poder valorar si ha habido una variación de precio en el caso de compras recurrentes o para comparar entre establecimientos.

 

▣ Para justificar gastos ante la Agencia Tributaria si fuese necesario.

 

▣ Para justificar un gasto ante tu empresa, tanto si te han adelantado dinero de caja como si lo has pagado de tu bolsillo y quieres que te lo reintegren. 

 

 

 

¿Y si los he perdido?

 

▣ Los tickets tienden a desaparecer. Buena parte de las veces acaban en el fondo de la bolsa de plástico, que luego se desecha, se olvida o se utiliza en el cubo de la basura. También es frecuente que terminen en la guantera del coche, en un compartimento de ese bolso que sólo se usa un par de veces al año o que se tire a la papelera con otros documentos que ya no sirven. Por no hablar de que con el paso del tiempo y el calor, la impresión desaparece y lo que queda es un pedazo de papel en blanco.  

 

▣ Puedes solicitar una copia al establecimiento, aunque no siempre es posible.

 

▣ Otra opción es presentar el extracto del banco en el que aparezca la compra o el comprobante de la tarjeta de crédito. No todas las tiendas y prestadores de servicio lo aceptan, pero siempre puedes probar.

 

▣ Si has hecho una compra online, te aconsejo que conserves los correos electrónicos de confirmación de compra hasta que el producto te llegue y que confirmes que le pedido está completo, que está en perfectas condiciones y que realmente es lo que quieres.  

 

 

 

¿Cómo evitar que se pierdan o se deterioren? 

 

▣ Escanea tus ticket con una aplicación y guárdalos de forma digital.  

 

▣ También puedes sacarles una foto, aunque si haces muchas compras, lo más probable es que el almacenamiento se convierta en un problema por organización y por espacio. 

 

▣ En los comercios que lo ofrecen, pide el ticket digital, así evitarás el desperdicio de papel, podrás conservarlos con mayor seguridad. 

 

▣ Si los conservas en papel, ten en cuenta que la tinta del papel térmico se borra fácilmente, por lo que debes guardarlos el tiempo que crees que van a ser necesarios (plazos de devolución, garantía...) en un sobre o archivador a salvo de la luz, el calor y la humedad. 

 

Guarda tus tickets, ya sea en formato físico o en digital, pero hazlo, porque como has visto, te conviene.

 

 

Información de interés: 

Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación 

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Qué Es el Recordatorio de Pago y Por Qué es Tan Útil

Si llevas a cabo una actividad profesional o tienes un pequeño negocio, es probable que uno los problemas a los que te enfrentes es el de los cobros. Por una parte, puede que tengas cierto pudor a la hora de reclamar lo que te deben tus clientes, quizás porque en nuestra sociedad no siempre ha estado bien visto hablar de dinero o porque experimentes el "síndrome del impostor". Por la otra, la sobrecarga de trabajo y una cierta desorganización administrativa, puede que impida que lleves un control exhaustivo de los pagos pendientes. Y qué decir de los olvidadizos y morosos profesionales con los que en ocasiones te verás las caras tarde o temprano.

 

Para ayudarte con esta dificultad, que no es menor, hay una herramientas verdaderamente útil: el recordatorio de pago. Si quieres saber en qué consiste, cómo redactar uno y cuándo enviarlo, te invito a que sigas leyendo.

 

 

 

Qué es

 

▣ Es un mensaje que se envía a un cliente para recordarle que debe realizar un pago cuyo vencimiento está próximo. También se pueden utilizar si la deuda ya ha vencido y el pago no se ha realizado. 

 

▣ Se suelen enviar por correo electrónico, SMS, mensajes instantáneos o llamadas automatizadas, incluso todavía hay quien utiliza cartas en papel y remitidas por correo postal. 

 

Ventajas

 

▣ El proveedor puede disminuir la tasa de retrasos en los cobros y/o de la morosidad, lo que mejorará su flujo de casa, reducirá el trabajo administrativo (control de facturas vencidas y reclamación de los pagos) y mejorará la relación con sus clientes.

 

▣ El cliente puede planificar el pago con margen y evitar retrasos que pueden enrarecer la relación comercial, generar gastos y degradar su imagen, ya se trate de un particular o de una empresa. 

 

 

Inconvenientes

 

▣ Si la secuencia no está bien planificada, si la frecuencia es excesiva, si es muy invasivo o si el lenguaje no es el adecuado, puede resultar contraproducente.  

 

Cómo redactarlo 

 

▣ El lenguaje debe ser claro y comprensible, evitando expresiones muy técnicas. 

 

▣ Identifica a tu empresa, para que el cliente sepa quién se dirige a él.

 

▣ Explica el motivo de la comunicación.

 

▣ Detalla cuál es el importe de la deuda, el número de la factura, la fecha de pago...

 

▣ Puedes incluir las formas de pago, aunque estén también presentes en la factura. Es una forma de facilitarle al cliente que cumpla con su compromiso.

 

 

Cuándo enviarlo

 

▣ Ten en cuenta que este tipo de comunicaciones pueden enviarse de forma automática utilizando cualquiera de las herramientas disponibles, o tener una estrategia y planificación previa y remitirlo de forma manual. Aunque esta última opción requiere de tiempo de preparación y disciplina para su ejecución, tenlo en cuenta.  

 

▣ La primera comunicación debería enviarse unos días antes de que se cumpla el plazo para el pago. Mi consejo es hacerlo con una antelación de 7 días, para darle tiempo al cliente para que pueda planificarlo. Lo ideal es que el tono sea amistoso y cordial. 

 

▣ Puedes enviar otra notificación justo el día de vencimiento.

 

▣ Si el cliente no paga en plazo, puedes esperar un tiempo prudencial para remitir una nueva comunicación recordándole que tiene una deuda impagada.

 

▣ En caso de que siga sin abonar la factura pendiente, puedes enviar nuevas comunicaciones de forma periódica. La frecuencia y cantidad dependerá de la política de tu empresa y del perfil de cliente en cuestión. No es lo mismo un cliente cumplidor que de forma puntual se retrasa en el pago y otra muy diferente el que nunca paga en plazo. Mi consejo es que no sean más de 2 notificaciones, porque si son más puede verse como un acoso.

 

▣ Valora si una vez que el cliente se ha retrasado en el pago, en lugar de una comunicación escrita, es mas conveniente hacer una llamada a la persona adecuada.  

 

▣ En caso de que el cliente siga sin abonar lo que debe, puede que tengas que tomar decisiones más drásticas, por lo que tendrás que ponerlo en su conocimiento, informando también de las consecuencias que tendrá.  

 

¿Ya utilizabas esta herramienta para controlar los cobros a tus clientes? ¿Recibes este tipo de comunicaciones tus proveedores? 

 

 

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