Qué es una Copia Compulsada y Cómo y Dónde Solicitarla

¿Alguna vez has tenido que realizar un trámite y te han pedido una copia compulsada de un documento? Cada vez es menos frecuente, pero todavía siguen solicitando este tipo de copias tanto en la Administración como en organismos privados. 

Si quieres saber qué es una copia compulsada, otras formas de verificar que el original y la copia de un documento son iguales y cómo y dónde hacerlo, no tienes más que seguir leyendo...

 

 

Qué es la compulsa de un documento

 

▣ Consiste en que una administración pública o una entidad privada valide una fotocopia de un documento comparándolo con el original. En caso de que original y copia sean idénticos, en la administración o entidad lo acreditarán con un sello, una firma o con cualquier otra forma de acreditación. 

 

▣ La copia compulsada tiene la misma validez que el original, aunque no acredita que ese original sea auténtico. Es decir, si se compulsa un título académico, se acredita que original y copia son iguales, no que la titulación sea real y no una falsificación. 

▣ La compulsa se puede hacer en persona, aportando físicamente el original y la copia, pero en muchas ocasiones también se puede hacer a través de las sedes electrónicas de muchos organismos públicos y privados.

 

Otras formas de validar un documento

 

CSV

 

▣ El CSV o Código Seguro de Verificación es un sistema que sirve para que se pueda verificar la autenticidad de un documento. 

 

▣ Consiste en la inclusión en el propio documento de un código alfanumérico que se introduce en el verificador del organismo emisor para comprobar que la información entregada coincide con el original. Este código se obtiene cuando se digitalizan documentos originales.

 

Copia auténtica

 

▣ Una fotocopia compulsada no es lo mismo que una copia auténtica. La segunda es una copia del documento que proporciona el organismo emisor y que tiene la misma validez y eficacia del original, y que no necesita más compulsas ni cotejos posteriores. 

Cotejo

▣ Es muy similar a la compulsa, aunque se diferencia en la minuciosidad o extensión de esa verificación. En ese caso hay que acudir al área administrativa del organismo que corresponda, entregando el original y la copia. El funcionario comprobará que el contenido de todas y cada una de las páginas del original y la copia son idénticas. Una vez verificados ambos documentos, consignará en la copia que es conforme con el original. 

 

Autorización a la Administración para acceder al documento

 

▣ En muchos trámites con las Administraciones Públicas el ciudadano puede autorizar al organismo o entidad que requiera la documentación para que la consulte de forma electrónica en el emisor. En ese caso no te podrán exigir esa información compulsada, puesto que pueden acceder a ella entre organismos al haberles dado permiso expreso para hacerlo.

 

Qué te hará falta para compulsar un documento

 

Esto es lo que es necesario para solicitar la compulsa.

 

• El documento original.
  

• La fotocopia del original, que debe ser legible.
  

• El DNI, pasaporte u otro documento que acredite tu identidad.
  

• Las tasas correspondientes en caso de que la compulsa no sea gratuita.
  

• En algunos casos tendrás que presentar una solicitud.
  

 

Dónde se pueden compulsar documentos

 

Administraciones y organismos públicos

 

▣ La compulsa o cotejo de documentos por parte de las Administraciones Públicas no suele tener coste, pero es importante que sepas que hay excepciones, como en el caso de los títulos universitarios. Por lo tanto, te recomiendo que consultes antes si te van a aplicar tasas y su coste.

 

▣ Se suelen solicitar en los registros públicos de las AA.PP. o en la secretaría correspondientes en el caso de universidades y colegios públicos. 

 

• Agencia Tributaria.
  

• Seguridad Social.
  

• SEPE.
  

• Comunidades Autónomos.
  

• Ayuntamientos.
  

• Correos (a través del servicio ORVE).
  

• Colegios, universidades y centros formativos públicos.
  

• Consulados españoles en el extranjero.
  

 

Organismos privados 

▣ Los organismos y entidades privadas pueden compulsar los documentos que han emitido a petición de un usuario. El hecho de verificar original y copia de un documento expedido por ellos puede que conlleve un coste.

Notarios

▣ Los notarios pueden compulsar todo tipo de documentos, aunque en este caso conlleva unos honorarios que están regulados por ley y que son los mismos para todo el territorio nacional. 

 

Devolución del original

 

▣ Cuando se realiza una compulsa de un documento, la Administración (o la entidad privada) está obligada a devolverte inmediatamente el original.

 

Qué caducidad tiene un documento compulsado

 

▣ Tiene la misma caducidad que el documento original que se ha compulsado. Es decir, si compulsas tu DNI y caduca el 01/01/2025, la validez de la copia expirará también el día 01/01/2025.

¿Te ha sido útil esta información? Espero que sí. Nos vemos en el próximo post.

Información de interés:

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

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La primera vez que apareció el post Qué es una Copia Compulsada y Cómo y Dónde Solicitarla fue en el blog de Todos Somos Clientes.

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