Qué Es una Notificación Fehaciente y para qué Sirve

Seguro que has oído eso de que las palabras se las lleva el viento, y generalmente es cierto. Incluso la palabra escrita, si queremos que realmente quede constancia de ella y deseamos utilizarla como prueba.

Te pongo un ejemplo. Cuando te casas y dices el consabido sí, consiento ante el funcionario que celebra el matrimonio, levanta un acta del hecho, que se registra convenientemente. Y primero has tenido que aportar una documentación que acredita la identidad tanto de ti como de tu pareja y completar un expediente matrimonial. Eso se hace así, porque tu sí, consiento, dicho con tanta ilusión ante el juez o el concejal, no tiene validez legal si no se pone por escrito y se sigue determinado protocolo.

Pues bien, cuando envías un documento o una notificación de la que quieres que quede constancia de su contenido, de quién la envía y de quién la recibe y cuándo lo hace, también se deberán de cumplir ciertos requisitos. En caso contrario, no servirá como prueba si necesitas recurrir a la vía judicial o incluso al Sistema de Arbitraje.

A las comunicaciones que sí cumplen determinados requisitos y que tienen valor probatorio se les denomina fehacientes. Si quieres saber más acerca de este tipo de notificaciones, te invito a que sigas leyendo, porque son necesarias tanto en la vida personal como en la profesional.

Qué es

Es una comunicación en la que se identifica al emisor de la misma, al receptor, el contenido literal enviado y la fecha y hora en la que se ha entregado.

En muchas vías de comunicación que cuentan con acuse de recibo se cumplen casi todos los requisitos anteriores, aunque el que marca la diferencia en las comunicaciones fehacientes es que se garantiza que el documento (o documentos) que envía el emisor es que el que recibido el receptor.

También es fundamental que el medio por el que se realiza la comunicación fehaciente sea reconocido como tal y pueda ser utilizar judicialmente como prueba. Y no todos lo son.

Quién puede enviar una comunicación fehaciente

Tanto las personas físicas como las empresas.

Comunicaciones que se consideran fehacientes

• Burofax postal o electrónico con acuse de recibo y certificación de contenido.

• Actas de requerimiento notarial.

• Telegrama con acuse de recibo. (1)

• Carta entregada en mano (2 copias), una para el destinatario y otra para el emisor) con acuse de recibo expreso por parte del interesado, la fecha y hora de la entrega y sellado en la copia del remitente.

• SMS certificados. (2) (4)

• E-mails certificados. (3) (4)

(1) Ojo, porque los telegramas con acuse de recibo acreditan la recepción de los mismos, con la identidad de quien lo recibo y la fecha y hora en que lo hace, pero no permite adjuntar documentos.

(2) Algunas empresas permiten enviar correos electrónicos certificados con depósito y testimonio del contenido depositado durante un plazo determinado.

(3) Algunos operadores permiten enviar los mensajes con contenido certificado mediante la firma digital del emisor.

(4) En cualquier caso, tanto los correos electrónicos como los SMS certificados deben estar intervenidos por prestadores de servicios de certificación de confianza y que sigan un protocolo que garantice la integridad del contenido, así como la identidad de emisor y receptor. En caso contrario, su valor fehaciente será menor y se corre el riesgo de que sean desestimados en caso de llegar a la vía judicial al ponerse en duda su valor probatorio. 

Y las que no son comunicaciones fehacientes

Cualquier notificación en la que no se puede garantizar si la comunicación ha sido recibida por el destinatario y cuándo lo ha hecho y/o no se puede confirmar el contenido literal del envío, por lo tanto no se puede considerar una notificación fehaciente. Lo importante es tener en cuenta que, sea razonable o no, los medios de comunicación siguiente no tienen una buena acogida jurisprudencial.

• Cartas enviadas por correo ordinario.

• Cartas certificadas con o sin acuse de recibo.

• Fax.

• Telegramas sin acuse de recibo.

• E-mails no certificados.

• SMS no certificados.

• Mensajes enviados por WhatsApp u otros sistemas de mensajería instantánea.

• Comentarios en redes sociales.

Para qué emplear notificaciones fehacientes

• Siempre que necesites hacer valer tus derechos.

• Comunicaciones importantes con la Administración.

• Reclamaciones de pago a clientes o arrendatarios.

• Quejas o reclamaciones ante servicios de atención al cliente o ante proveedores.

• Si quieres desistir en el caso de compras por Internet o por teléfono.

• Cancelaciones o cambios en las condiciones de contratos, incluidos los mercantiles y los de compra-venta.

Algunos consejos

▣ Guarda siempre el acuse de recibo y la certificación del texto de las comunicaciones fehacientes. En algunos casos, como en el del muchos servicios de burofax on-line, podrás solicitar una copia, pero en otros no podrás tener un duplicado y por lo tanto no podrás hacerlo valer cuando sea necesario.

▣ Antes de elegir un medio para emitir comunicaciones fehacientes, cerciórate de que realmente podrás utilizarlas judicialmente.

▣ Cuando se trata de la Administración, infórmate de las vías que acepta para enviarle notificaciones fehacientes.

Acuérdate de estas notificaciones cuando te convenga que quede constancia probatoria de lo que envías.

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La primera vez que apareció el post Qué Es una Notificación Fehaciente y para qué Sirve fue en el blog de Todos Somos Clientes.

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