Qué Es una Notificación Fehaciente y para qué Sirve

Seguro que has oído eso de que las palabras se las lleva el viento, y generalmente es cierto. Incluso la palabra escrita, si queremos que realmente quede constancia de ella y deseamos utilizarla como prueba.

Te pongo un ejemplo. Cuando te casas y dices el consabido sí, consiento ante el funcionario que celebra el matrimonio, levanta un acta del hecho, que se registra convenientemente. Y primero has tenido que aportar una documentación que acredita la identidad tanto de ti como de tu pareja y completar un expediente matrimonial. Eso se hace así, porque tu sí, consiento, dicho con tanta ilusión ante el juez o el concejal, no tiene validez legal si no se pone por escrito y se sigue determinado protocolo.

Pues bien, cuando envías un documento o una notificación de la que quieres que quede constancia de su contenido, de quién la envía y de quién la recibe y cuándo lo hace, también se deberán de cumplir ciertos requisitos. En caso contrario, no servirá como prueba si necesitas recurrir a la vía judicial o incluso al Sistema de Arbitraje.

A las comunicaciones que sí cumplen determinados requisitos y que tienen valor probatorio se les denomina fehacientes. Si quieres saber más acerca de este tipo de notificaciones, te invito a que sigas leyendo, porque son necesarias tanto en la vida personal como en la profesional.

Qué es

Es una comunicación en la que se identifica al emisor de la misma, al receptor, el contenido literal enviado y la fecha y hora en la que se ha entregado.

En muchas vías de comunicación que cuentan con acuse de recibo se cumplen casi todos los requisitos anteriores, aunque el que marca la diferencia en las comunicaciones fehacientes es que se garantiza que el documento (o documentos) que envía el emisor es que el que recibido el receptor.

También es fundamental que el medio por el que se realiza la comunicación fehaciente sea reconocido como tal y pueda ser utilizar judicialmente como prueba. Y no todos lo son.

Quién puede enviar una comunicación fehaciente

Tanto las personas físicas como las empresas.

Comunicaciones que se consideran fehacientes

• Burofax postal o electrónico con acuse de recibo y certificación de contenido.

• Actas de requerimiento notarial.

• Telegrama con acuse de recibo. (1)

• Carta entregada en mano (2 copias), una para el destinatario y otra para el emisor) con acuse de recibo expreso por parte del interesado, la fecha y hora de la entrega y sellado en la copia del remitente.

• SMS certificados. (2) (4)

• E-mails certificados. (3) (4)

(1) Ojo, porque los telegramas con acuse de recibo acreditan la recepción de los mismos, con la identidad de quien lo recibo y la fecha y hora en que lo hace, pero no permite adjuntar documentos.

(2) Algunas empresas permiten enviar correos electrónicos certificados con depósito y testimonio del contenido depositado durante un plazo determinado.

(3) Algunos operadores permiten enviar los mensajes con contenido certificado mediante la firma digital del emisor.

(4) En cualquier caso, tanto los correos electrónicos como los SMS certificados deben estar intervenidos por prestadores de servicios de certificación de confianza y que sigan un protocolo que garantice la integridad del contenido, así como la identidad de emisor y receptor. En caso contrario, su valor fehaciente será menor y se corre el riesgo de que sean desestimados en caso de llegar a la vía judicial al ponerse en duda su valor probatorio. 

Y las que no son comunicaciones fehacientes

Cualquier notificación en la que no se puede garantizar si la comunicación ha sido recibida por el destinatario y cuándo lo ha hecho y/o no se puede confirmar el contenido literal del envío, por lo tanto no se puede considerar una notificación fehaciente. Lo importante es tener en cuenta que, sea razonable o no, los medios de comunicación siguiente no tienen una buena acogida jurisprudencial.

• Cartas enviadas por correo ordinario.

• Cartas certificadas con o sin acuse de recibo.

• Fax.

• Telegramas sin acuse de recibo.

• E-mails no certificados.

• SMS no certificados.

• Mensajes enviados por WhatsApp u otros sistemas de mensajería instantánea.

• Comentarios en redes sociales.

Para qué emplear notificaciones fehacientes

• Siempre que necesites hacer valer tus derechos.

• Comunicaciones importantes con la Administración.

• Reclamaciones de pago a clientes o arrendatarios.

• Quejas o reclamaciones ante servicios de atención al cliente o ante proveedores.

• Si quieres desistir en el caso de compras por Internet o por teléfono.

• Cancelaciones o cambios en las condiciones de contratos, incluidos los mercantiles y los de compra-venta.

Algunos consejos

▣ Guarda siempre el acuse de recibo y la certificación del texto de las comunicaciones fehacientes. En algunos casos, como en el del muchos servicios de burofax on-line, podrás solicitar una copia, pero en otros no podrás tener un duplicado y por lo tanto no podrás hacerlo valer cuando sea necesario.

▣ Antes de elegir un medio para emitir comunicaciones fehacientes, cerciórate de que realmente podrás utilizarlas judicialmente.

▣ Cuando se trata de la Administración, infórmate de las vías que acepta para enviarle notificaciones fehacientes.

Acuérdate de estas notificaciones cuando te convenga que quede constancia probatoria de lo que envías.

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La primera vez que apareció el post Qué Es una Notificación Fehaciente y para qué Sirve fue en el blog de Todos Somos Clientes.

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El Burofax, una Herramienta Imprescindible

A pesar de lo eficiente que es el envío de un burofax si es necesario acreditar la entrega de una comunicación, todavía hay quien piensa que eso no va con él.


 eso es un error, porque el burofax es un estupenda herramienta, tanto en el caso de las empresas como de los particulares. De hecho, es una forma de comunicación que evita muchos disgustos, puesto que se convierte en una prueba en caso necesario.


¿Cuántas veces nos hemos quejado de que una compañía telefónica no nos hace caso cuando queremos darnos de baja? ¿Quién no le ha dicho por activa y por pasiva a un inquilino que debía abandonar el piso y ha hecho oídos sordos? ¿Cuántas veces es necesario reclamar que nos arreglen el ordenador o que nos lo cambien por otro, después de llevar tres meses muerto de risa en el servicio técnico? ¿En cuántas ocasiones hemos llamado para reclamar el pago de una factura pendiente y han echado balones fuera del tipo "es la primera noticia que tengo" o "yo no sé nada, hablarías con fulanito que está de vacaciones"?


Pues para eso está el burofax, para que nadie se pueda escudar en que no se ha enterado de nuestras peticiones o reclamaciones.


A continuación encontrarás más información acerca de esta forma de enviar tus comunicaciones, que espero que te sea útil.


Ventajas

• El burofax es un documento fehaciente con valor probatorio, puesto que un tercero (autorizado para ello) certifica que el envío se ha realizado. Permite acreditar la persona receptora y el día y hora de entrega, si se contrata el acuse de recibo. Incluso se puede certificar el contenido exacto que se ha enviado, si se contrata ese servicio.

• Por ello, este tipo de comunicación es mucho más fiable que las cartas certificadas, si lo que interesa es acreditar una comunicación en concreto. Una carta certificada sólo garantiza que se ha realizado el envío y, si se contrata con acuse de recibo, también se indica si se ha recepcionado y quién lo ha hecho. Pero no hay posibilidad de probar el contenido que hemos enviado, lo que no lo hace válido en un litigio. 

• Y qué decir de los faxes, e-mails (sin  firmar con certificado digital) o cartas enviadas por correo ordinario, donde no se puede garantizar ni la entrega ni el texto enviado.

• Aunque un burofax se puede rechazar, si se considera que ese rechazo es imputable al destinatario, se considera como entregado a todos los efectos. Algo que conviene, sí o sí, al remitente.

• Es un documento con una entrega muy rápida. Por ejemplo, Correos lo entrega en el mismo día en capitales de provincia y ciudades grandes, si se envía antes de las 13 h. y, al día siguiente, si se hace después de esa hora.

• Antes sólo se podían enviar burofaxes a través de las oficinas de Correos, pero ahora se pueden hacer a través de otros proveedores; entre otros MRW y Notificados.

También con certificado electrónico...

• Puedes optar por el envío en persona en las oficinas de los proveedores o a través de Internet, si tienes certificado digital (que, si no lo tienes, te aconsejo que lo solicites; por tu propia comodidad). Por vía electrónica, además de ser más rápido y cómodo, es más económico.

Inconvenientes

• El precio, que es más elevado que en el caso de las cartas certificadas, los faxes o los e-mails. 

• Para que tenga validez en caso de litigio, deberás contratar el burofax con acuse de recibo y certificado de contenido, lo que incrementa su precio.  
  

• Sólo puedes enviar un máximo de 20 páginas mediante burofax, lo que es un problema si se trata de comunicaciones extensas.

Para qué utilizarlo

Imprescindible si te quieres dar de baja...

• Para darte de baja en servicios como la telefonía, el ADSL, TV de pago, gas, electricidad, etc. En muchos casos, se aprovechan de que la comunicación no es probatoria, para seguirte conservando el alta. Si les envías un burofax, te harán más caso y, si te reclaman cantidades posteriores, siempre podrás probar la fecha real en la que solicitaste la baja en el servicio. Si quieres darte de baja de verdad, es la mejor fórmula.

• Para comunicar finalizaciones de contratos de arrendamiento, prestación de servicios o laborales.

• Para hacer reclamaciones o quejas, en caso de consideremos que un producto o un servicio no es el esperado. Sobre todo si reclamamos la devolución del importe o la sustitución del mismo. 

• Para reclamar cantidades de dinero, especialmente si ya se ha intentado por vías más amistosas y no se ha recibido respuesta.

• Para comunicar cualquier hecho del que queremos que quede constancia de su entrega. 

Como ves, el burofax es una herramienta muy útil. Y, aunque el coste es algo elevado, se compensa con los problemas que evita.