Consejos para Felicitar la Navidad y el Año Nuevo a Tus Clientes

¿Has pensado ya en la manera en la que vas a felicitar a tus clientes las Navidades o el año nuevo? Ya sé que suele dar mucha pereza preparar esos christmas, casi tanto como recibirlos. Y es que quizás todos hayamos caído en la trivialidad y en la rutina a la hora de escribir este tipo de mensajes, vaciándolos de significado y de emoción. Reconozco que en mi caso no suelo abrir la mayoría de ellos y que no respondo a aquellos que son tópicos o resultantes de socorrido corta y pega.

Pero lo cierto es que estas fechas son la oportunidad perfecta para estrechar y mantener lazos, para mostrar agradecimiento y para manifestar afecta a las personas que nos importan. Y entre ellas también deberían estar tus clientes. 

Por eso en este post quiero darte algunos consejos para felicitar la Navidad y el año nuevo a tus clientes sin miedo a equivocarte. ¡Ah! Y esto es aplicable también a tus proveedores y colaboradores.

Consejos básicos

 

▣ Valora cuál es el mensaje que quieres transmitir con la felicitación y los objetivos que quieres lograr con él. 

 

▣ Decide a qué contactos les quieres enviar una felicitación de Navidad. Puedes elegir diferentes formatos, diseños y mensajes para cada grupo de destinatarios. 

 

▣ Personaliza todo lo posible el mensaje, e incluso el formato o la vía para hacérselo llega al cliente.

 

▣ Piensa en qué formato vas a utilizar para enviar esas felicitaciones: físico (tarjetas o cartas) o digital (email, mensajería instantánea o vídeo).

 

▣ Decide el tono que quieres imprimirle a estas comunicaciones. El grado de seriedad o de informalidad dependerá de tus contactos y de la imagen que quieras transmitir. También es conveniente que te plantees si lo que quieres es felicitar las Navidades o las fiestas, para ello debes poner en la balanza tus propios valores y/o los de tu negocio y cuál es el perfil de tus clientes.

 

▣ Márcate un presupuesto. En el caso de que optes por el formato físico, tendrás que comprar las tarjetas o encargárselas a un diseñador gráfico, diseñar o imprimir las cartas, hacerte con unos sobres y franquearlas. Si vas a elegir felicitaciones digitales, puedes recurrir a herramientas gratuitas para diseñarlas tú mismo o encargárselas a un profesional.  

 

▣ Elige una tarjeta con un diseño elegante y discreto. Por mucha confianza que tengas con un cliente, debes tener en cuenta que no es un familiar ni un amigo, salvo que se lo envíes a título personal y no profesional. 

 

▣ Si vas a enviar una carta, evita hacerlo con el formato que suelas utilizas en tus comunicaciones comerciales. El diseño debe ser navideño y discreto.

 

▣ En caso de que elijas el correo electrónico, procura que el asunto sea atractivo y que invite al cliente a abrirlo, porque la mayor parte de las felicitaciones de este tipo terminan en la papelera.

 

▣ Y, aunque puede que haya quien no está de acuerdo, te recomiendo que no envíes las felicitaciones navideñas por WhatsApp o Telegram. ¿Los motivos? Se reciben tantos mensajes de este tipo que la mayoría no se abran, no ofrecen una imagen profesional... y no nos engañemos, la mayoría son vulgares y despersonalizados.

 

▣ Cuida la ortografía y la gramática, porque tan importante es el mensaje como la manera en la que se transmite. 

 

▣ Procura que el texto no sea excesivamente largo.

 

▣ Humaniza el mensaje todo lo posible. Si utilizas una única tarjeta, al menos escribe unas palabras manuscritas y dirigidas a cada cliente.

 

▣ Si lo consideras oportuno, puedes aprovechar la oportunidad para hacerle llegar al cliente un descuento, un detalle o una recomendación con motivo de la Navidad. 

 

▣ Y si vas a cerrar tu negocio o tu actividad durante las fiestas, puedes comunicarle a tu cliente las fechas en las que no estarás disponible, sin olvidar una frase del estilo: "nos vemos a la vuelta", "nos vemos a partir del día xx con fuerzas renovadas", "me tomo unos días de vacaciones, pero únicamente para volver con más energía y motivación a la vuelta".

 

Cuándo enviarlas

 

▣ No conviene ni adelantarse demasiado ni hacerlo de tal manera que lleguen después de las fiestas. 

 

▣ Lo ideal es hacerlo a entre el 8-9 y el 21-22 de diciembre. Si vas a enviar un correo electrónico, puedes acercarte más al final de este plazo que en el caso de las tarjetas físicas.

 

Algunas fórmulas (genéricas) que puedes inspirarte

 

A continuación incluyo algunas frases que pueden servirte como inspiración para crear las tuyas propias. Al fin y al cabo eres tú el que conoce tu actividad, tu estilo y cómo son tus clientes. Sé creativo y, en tu caso es apropiado, atrévete a salirte de las normas, sin perder de vista el buen gusto. A estas fórmulas les puedes añadir signos de exclamación (que no he puesto para que lo hagas tú) y otras palabras o frases que las completen.

Para felicitar la Navidad o las fiestas

 

Feliz Navidad/Felices fiestas de parte de todo nuestro equipo. 

El equipo te desea unas felices Navidades /fiestas.  

Nuestra empresa te desea unas Navidades/fiestas repletas de paz y felicidad par ti y para los tuyos.

Te deseamos una Navidad llena de felicidad y amor tanto para ti como para tu familia. 

Deseo que todos tus deseos se cumplan gracias a la magia de la Navidad, y que pueda seguir poniendo mi granito de arena para que se hagan realidad.  

Que la magia de estas fechas no se limite únicamente a la Navidad y que te acompañe el resto del año.

Nuestros mejores deseos para esta Navidad/estas fiestas.

Gracias por tu confianza y por hacer que cada día merezca la pena. Te deseo una feliz Navidad/felices fiestas. 

Gracias por ser parte de lo que nosotros consideramos nuestra familia. Por eso compartimos contigo nuestro cariño y los mejores deseos para esta Navidad/estas fiestas.

Tu fidelidad es nuestro mejor regalo. Feliz Navidad.

Si para nosotros hay una estrella que brilla especialmente esta Navidad, eres tú. Felices fiestas.

Eres lo más importante para nosotros. Esperamos poder seguir trabajando contigo muchas Navidades más.  

Felices fiestas. Disfrútalas al máximo. Cuando terminen estaremos ahí para seguir brindándote nuestra ayuda.

Para felicitar el Año Nuevo

Feliz año nuevo para ti y para los tuyos.

Te deseo lo mejor para el año nuevo que está a punto de comenzar. 

Brindo por que tengas un 2025 lleno de felicidad y prosperidad.

Te doy las gracias por confiar en mi/nosotros a lo largo de este año. 

Que el nuevo año esté repleto de éxitos y buenos momentos. 

Termina un año de trabajo, éxitos y aprendizaje, que ha sido posible gracias a ti. ¿Lo repetimos en 2025?

Si en 365 días hemos alcanzado tantos éxitos juntos, imagina lo que nos esperan en los siguientes.  

Gracias a clientes como tú la experiencia de este año que termina ha sido realmente gratificante y esperamos que también lo haya sido para ti. Deseamos que este 2025 sigamos alcanzando metas juntos.

Apreciamos cada momento y cada experiencia que hemos compartido este año y deseamos que sigan sumándose en este 2025.

No somos tacaños, así que no nos limitamos a desearte un feliz año nuevo, sino que esperamos que lo sea toda tu vida. Y no sólo eso, también esperamos que esté llena de prosperidad, de éxitos, de aprendizaje, de retos, de momentos únicos y de amor.  

Ojalá que el próximo año te traigas infinitas alegrías y objetivos cumplidos.

Espero que estos consejos te hayan sido de ayuda y, sobre todo, que tengas una maravillosa Navidad y un año nuevo repleto de alegrías y de éxitos... y que sigas leyendo mis posts.

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Cómo Redactar una Carta de Terminación de Contrato de Prestación de Servicios

Todos hemos firmado un contrato de prestación de servicios en algún momento, ya sea con una empresa de telefonía, una alarma conectada a policía o una asesoría fiscal. Pero todo lo que comienza tiene un final, también esas relaciones comerciales. Y en este caso no es prudente dar la callada por respuesta o simplemente dejar de pagar los recibos, porque las consecuencias pueden ser desagradables: verte obligado a continuar con el proveedor por no haberle comunicado tu decisión, soportar una penalización o incluso entrar en una lista de morosos.

 

Por eso, en caso de que quieras terminar o no renovar un contrato de prestación de servicios, en este post vas a encontrar consejos básicos que te ayudarán a redactar una carta para comunicárselo al proveedor.

 

¿Qué motivos hay?

 

▣ Los motivos por los que se puede solicitar una terminación o no renovación de un contrato de prestación de servicios, puede darse por la decisión de una de las partes o por incumplimiento de alguna de las condiciones pactadas.

 

Antes de redactar la carta 

 

▣ Debes revisar el contrato cuidadosamente para comprobar cuáles son los plazos y condiciones para finalizarlo. 

 

Los plazos

 

▣ Lo ideal es que no esperes al último momento para terminar el contrato. El hecho de que envíes una comunicación al proveedor, no significa que te quedes sin servicio (salvo que quieras concluirlo inmediatamente por el motivo que sea), sino que debería continuar hasta la fecha que determines.  

 

▣ Incluso si hay una fecha de vencimiento concreta sin que se mencione la renovación automática si no hay comunicación en contra, te recomiendo que envíes una carta para mostrar tu intención de no prorrogar la relación comercial. 

 

▣ Recuerda que en los contratos de compraventa entre particulares y empresas tienes derecho a ejercer tu derecho al desistimiento, y tienes 14 días desde que hayas firmado el contrato para hacerlo. En ese caso puedes escribir una comunicación en la que indiques que no quieres continuar con el contrato haciendo referencia a dicho derecho de desistimiento. 

 

▣ En caso de que la terminación sea por incumplimiento, no hace falta ningún tipo de preaviso.

 

▣ Si en el condicionado no aparece el plazo mínimo para comunicar el fin o la no renovación, se suele aplicar una antelación de al menos 30 días.

 

▣ Si vas cancelar antes de que finalice el plazo pactado, comprueba si hay penalizaciones de algún tipo. En caso de incumplimiento por parte del proveedor u otra causa justificada, no te podrán aplicar sanciones.

 

En el caso de los suministros

 

▣ Ten en cuenta que los contratos de suministros deben recoger cuál es el procedimiento para que el usuario pueda ponerles fin. 

 

▣ Comprueba cuántos servicios tienes contratados, para informar de que quieres cancelarlos todos, porque puedes llevarte la sorpresa de que te has dado de baja en uno, probablemente el principal, pero te sigan cobrando por los demás. Cuanto más precisa sea la descripción del contrato al que quieres ponerle fin, mejor. 

 

Lleva un control de tus contratos

 

▣ Mi consejo es que prepares un listado de los servicios que has contratado y cuáles son sus fechas de vencimiento y/o renovación, así como los plazos que tienes para comunicar que deseas terminarlos. 

 

Qué debe incluir una carta de finalización de contrato de servicios

 

• Nombre o razón social y dirección postal del cliente.
  

• Nombre o razón social y dirección postal del proveedor.
  

• Si lo conoces, recoge también la persona y/o departamento concreto al que debas remitir la misiva.
  

• Fecha.
  

• Todos los datos relativos al contrato que se desea terminar: numeración (si corresponde) objeto o denominación, fecha en la que finalizará, motivos que lo causan, si lo vas concluir en plazo o fuera de él... Es fundamental que en la redacción dejes claro que quieres cancelarlo, porque en ocasiones nos centramos en los datos, pero no en el motivo central de la comunicación.
  

• Descripción de la liquidación de obligaciones pendientes por ambas partes, en caso de que las hubiese.
  

• Firma.
  

• Sello, en caso de que se trate de una empresa.  

 

▣ En caso de que sea necesario, adjunta todos los documentos necesarios para verificar tu identidad, los datos del contrato o que justifiquen la finalización en caso de incumplimiento.

 

Algunos consejos muy útiles

 

▣ Envía esta carta de tal forma que quede constancia de que lo has hecho, es decir, envíalo por burofax, por correo postal o electrónico con acuse de recibo, etc. 

 

▣ Conserva esta carta al menos hasta que el proveedor haya hecho acuse de recibo de la misma y que hayas comprobado que no te vuelven a cobrar recibos o facturas y que no has recibido ninguna comunicación por impago.

 

▣ En caso de que vayas a cancelar a través de la web del proveedor. Guarda un pantallazo de la comunicación. Y si vas a finalizarlo a través de un número de teléfono que te proporcionen, graba la conversación y/o solicita que te envíen la confirmación por escrito. 

 

Modelos

 

Si necesitas una guía para escribir una carta de finalización de contrato de prestación de servicios o de ejercicio del derecho de desistimiento, aquí tienes dos modelos:

 

Modelo de finalización de contrato de prestación de servicios

Modelo de ejercicio del derecho de desistimiento

 

Espero que esta información te haya sido útil.

 

 

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Cómo Redactar una Comunicación de Subida de Precios

Tanto si eres autónomo como si tienes una empresa llegará un momento en el que tengas que incrementar los precios de tus productos o de tus servicios a tus clientes. Los motivos pueden ser diferentes, pero seguro que tendrás que tomar esa medida antes o después. Aunque no sólo tendrás que tomarla, también tendrás que comunicársela a los clientes. Y no es una tarea fácil para ninguno de los implicados. Ni para el que tiene que aumentar los precios ni para el que tiene que pagar más.

Por eso es fundamental saber cómo redactar con éxito una comunicación de subida de precios a los clientes, y ese es precisamente el cometido de este post. También encontrarás el enlace a algunos modelos de este tipo de comunicaciones. Sigue leyendo, porque puede que el tema te interese...

▣ Siempre que incrementes los precios de tus productos o tus servicios a los clientes debes comunicárselo con una carta, con un correo electrónico o un medio similar.

▣ Es fundamental que esté redactada con cuidado y respeto, porque el incremento de precios siempre es un asunto delicado que puede molestar a los clientes, incluso llegando a perderlos si no se hace con tacto. 

▣ Debe tener un tono serio y profesional, puesto que cualquier asunto relacionados con el dinero lo merece. 

▣ El texto debe mostrar empatía con el cliente, lo que no está reñido con la seriedad que te recomiendo en el punto anterior. Evita que parezca una comunicación rutinaria y deshumanizada. 

▣ La comunicación debe ser lo más transparente posible para tus clientes. 

▣ Procura que el texto sea breve y conciso. 

▣ No vaciles ni des rodeos innecesarios, porque el receptor puede pensar que no estás seguro de la subida que le quieres aplicar y puede que te abandone o que regatee para que le mantengas el precio (o incluso que le hagas un descuento si quieres conservarle). 

▣ Justifica siempre el incremento de precios, para que los clientes conozcan los motivos y puedan comprenderlos. Una subida tal cual, puede llevarlos a pensar que simplemente has decidido exprimirles un poco más para simplemente obtener más beneficios. Eso no significa que tengas que pedir perdón por ello, puesto que cuando se tiene un negocio hay que tomar decisiones que pueden ser incómodas, pero sí procurar que afecten lo menos posibles a la relación con los clientes.

▣ Los motivos para subir tus tarifas pueden ser muchos: incremento de los costes (mano de obra, materiales, producción, distribución o gestión), ajustar los precios para competir en el sector, inflación, mejora de la calidad de los productos o servicios, crecimiento de la propia empresa, aportar mayor valor a lo que se ofrece...

▣ Si no vas a poder ofrecer un valor añadido como contrapartida a la subida de precios, no lo prometas. Es mejor ser sincero a aparecer como alguien sin palabra. Explica el motivo por el que lo haces y comprométete a al menos proporcionarle a tus clientes la misma calidad que hasta ahora. 

▣ No te olvides de explicarle al cliente que el aumento está destinado a mantener la calidad a la que le tienes acostumbrado o incluso a mejorarla. 

▣ Intenta comunicar el incremento de precios con antelación, para que puedan prepararse para hacerle frente. 

▣ Ofréceles la posibilidad de ponerse en contacto contigo si tienen dudas, preguntas o comentarios. 

▣ Valora si debes aplicar la subida de precios a toda tu cartera o si te interesa mantenérselos intactos a una parte de ella. 

▣ Ten en cuenta que puede que haya clientes que no estén de acuerdo con la subida y que dejen de comprarte o que no renueven su contrato de prestación de servicios. Aunque si el incremento que vas a aplicar es imprescindible, puede que sea mejor perder a algunos y centrar tus esfuerzos en captar a una nueva clientela. 

▣ Si algún cliente te interesa especialmente, puede que te convenga negociar con él para mantenerlo.

Modelos de cartas de comunicación de subida de precios

Aquí tienes los enlaces a 3 modelos de cartas para comunicarles a tus clientes que les vas a incrementar los precios.

Carta de comunicación de subida de precios 1

Carta de comunicación de subida de precios 2

Carta de comunicación de subida de precios 3

Espero que estos consejos para redactar una comunicación de subida de precios te hayan sido útiles.

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Cómo Redactar una Carta de Renuncia Voluntaria

La carta de renuncia es un documento imprescindible si te decides a abandonar tu puesto de trabajo, independientemente del motivo por el que lo haces.

 

Despedirse de una forma adecuada es más importante de lo que la mayoría piensa. Si vas a buscar empleo en otra empresa, es probable que pidan referencias tuyas. Y, como se suele decir, la vida da muchas vueltas y puedes reencontrarte con antiguos jefes y compañeros, por lo que conviene abandonar cualquier trabajo de una forma cordial en la medida de lo posible.

 

En este post encontrarás algunos consejos para redactar una carta de renuncia de forma eficaz y adecuada.

 

 

Antes de nada

 

▣ Ten en cuenta que de forma general hay un plazo de 15 días de preaviso para dejar un puesto de trabajo, aunque deberás revisar tu contrato de trabajo o el convenio colectivo que te corresponde.

 

▣ Recoja o no recoja tu convenio la necesidad de preaviso, lo cierto es que avisar con antelación de que vas a dejar el trabajo es una cortesía que conviene tener con la empresa (y con los compañeros, que también se verán afectados por tu marcha). Este período dependería del tiempo que llevas en la empresa, que oscilará entre los 15 y los 60 días. Si llevas menos de 6 meses, lo lógico sería avisar con 15 días, por ejemplo. Y si has estado en el puesto más de 2-3 años, quizás sería adecuado dar un plazo de 2 meses.

 

▣ También puedes despedirte sin preaviso, aunque no es lo más recomendable, porque puede tener consecuencias (penalización económica en el finiquito). En todo caso, siempre es aconsejable entregar una carta de renuncia.

La redacción

▣ Antes de redactar la carta, párate a reflexionar un tiempo, porque renunciar a un trabajo es una decisión importante. Piensa en qué quieres transmitir y cómo pretendes llevarlo a la práctica. 

 

▣ La carta de renuncia debe ser breve, incluyendo una serie de datos fundamentales, pero sin aportar información innecesaria. 

 

▣ Utiliza un tono formal, incluso aunque en la empresa o en el departamento el trato sea muy familiar y distendido. Es una carta que se conserva en el archivo y que puede llegar a manos de otra persona diferente a la que has dirigido la carta. Por ejemplo, se la puedes dirigir a tu jefe directo y acabar en la mesa del despacho del director de recursos humanos. 

 

▣ Al final de este texto, justo después del apartado de posts relacionados, encontrarás un enlace a nuestra página de modelos en la que te podrás descargar los correspondientes a cartas de renuncia voluntaria.

 

Siempre dos copias

 

▣ Recuerda que debes redactar dos copias de la carta, una para la empresa y otra para ti. Pide que te la firmen y/o sellen, y te pongan la fecha de recepción cuando la entregues.

 

A quién se dirige

 

▣ Normalmente se debe dirigir al director de recursos humanos o al director general de la empresa, aunque también puedes remitírsela a tu jefe directo o al de tu departamento. Todo dependerá de cuál es la operativa interna de la compañía.  

Cómo se envía

 

▣ Lo ideal es entregarla en mano, aunque también puedes enviarla por correo electrónico o incluso correo postal o burofax.

 

 

▣ Si vas a enviarla por correo postal, hazlo por un medio en el que quede constancia del envío y la entrega. Si hay un período de preaviso, es recomendable cerciorarse de cuándo se mandó y cuándo se recibió. 

Qué debe incluir

• Tus datos personales.
  

• Datos del destinatario de la comunicación.

• La fecha en la que escribes la carta de renuncia.
  

• Una fórmula de saludo.
  

• Un párrafo en el que indiques el motivo de la misiva: tu intención de renunciar al puesto.
  

• La descripción del puesto que ocupas.
  

•  La fecha en la que causarás baja de forma efectiva.
  

• También sería conveniente añadir otro párrafo en el que te pongas a disposición de la empresa para formar e informar a la persona que ocupe tu puesto, así como tu intención de finalizar o dejar encauzados todos los proyectos que de los que estés encargándote hasta el momento. Esto, evidentemente, únicamente debes incluirlo si estás en disposición de hacerlo, porque no siempre será posible.
  

• Finaliza agradeciendo a la empresa el que te hayan permitido formar parte de su plantilla, así como la experiencia y conocimiento que has obtenido gracias al equipo y a la compañía, y cualquier otro motivo por el que quieras expresar gratitud y reconocimiento. 
  

• Una fórmula de despedida.
  

• Tu nombre y apellidos, tu número de identificación y tu firma manuscrita.
  

Qué deberías evitar

 

▣ Mencionar tu futuro puesto de trabajo, especialmente si te vas a la competencia. Si vas a emprender tu propio negocio o vas a cambiar por completo de profesión, quizás sí que puedas referirte a ello someramente, porque así comprenderán mejor tu renuncia y, quién sabe, quizás la empresa termine siendo un futuro cliente. 

 

 

▣ Si no vas a poder finalizar los proyectos que tienes comenzados (o no quieres hacerlo) o si no vas a formar a quien te sustituya, no lo indiques, porque la imagen con la que despedirás es de alguien mentiroso y poco colaborador.

 

▣ Si te vas por desavenencias o problemas laborales serios, mi consejo es que pienses muy bien qué escribirás en el apartado de agradecimiento, porque debe sonar lo más sincero posible. Si te marchas por este tipo de motivos, mi consejo es que agradezcas de forma breve e impersonal tu paso por la empresa.

 

¿Te han sido útiles estos consejos? ¿Te gustaría aportar alguno más?

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Cómo Redactar una Carta de Reclamación

¿Alguna vez te has visto en la tesitura de tener que escribir una carta de reclamación? Probablemente te haya ocurrido más de una vez. Y... ¿te ha sido fácil redactarla? ¿Sabías cómo enfocarla, estructurarla o remitirla?

 

Que no cunda el pánico, porque en este post quiero darte ideas y consejos para redactar una carta de reclamación de forma correcta y, sobre todo, eficaz.

 

¿Me acompañas?

 

Lo primero: la vía amistosa

 

Antes de llegar a la carta de reclamación valora si es buena idea comenzar con una conversación amistosa con la persona o el departamento directamente implicado en tu problema. 

 

Hay veces en las que pasar directamente a un escrito puede entorpecer la situación. Te pongo un ejemplo. En todos los gimnasios en los que he sido socia ha habido quejas por parte de algunos usuarios. Y en todos ha habido una constante: las cartas de queja a la dirección. Y lo que se ha conseguido con estas cartas es que el responsable del gym se enrocase y no respondiese de forma positiva a esas reclamaciones. Hablando posteriormente con los directores en confianza me han confirmado lo que ya me imaginaba: que si el grupo descontento hubiese hablado directamente con ellos, no habrían tenido ningún reparo en atender a sus peticiones, o al mejor haber intentado llegar a un acuerdo. 

 

Evidentemente, hay casos en los que esta vía amistosa no es posible, pero en el resto de los casos merece la pena intentarlo.  

 

 

Carta de reclamación vs hojas de reclamaciones

 

Recuerda que una carta de reclamación no sustituye a las hojas de reclamaciones oficiales, y que no son excluyentes. Puedes recurrir primero a la carta y luego a las hojas de reclamaciones si no te responden. O utilizar ambas vías si así lo consideras oportuno, aunque personalmente no te lo recomiendo. 

 

Ayuda jurídica

 

Revisa tus seguros para comprobar si en alguno tienes cobertura jurídica, porque si la tienes y te cubre este tipo de asuntos, pueden ayudarte con la redacción de la carta, o al menos echarle un vistazo para asegurarte de que no has escrito nada que pueda jugar en tu contra. 

 

A quién dirigirla: fundamental

 

Averigua a qué departamento debes dirigir tu carta de reclamación. Si no lo haces es posible que termine dando vueltas por diferentes despachos durante días (o meses), en el mejor de los casos. En el peor, puede que acabe archivada en la P... de papelera.

 

Si te es posible, además del departamento, infórmate de la persona en concreto a la que debes remitir tu comunicación. Te ahorrará mucho tiempo. 

 

La redacción

 

Si no se te da muy bien esto de redactar, puedes ir tomando notas sueltas de lo que quieres transmitir y luego, junto con los datos que tengas que aportar, elaborar el texto.

 

Nunca escribas una carta en pleno ataque de ira, porque el resultado de lo que escribas funcionará en tu contra. Cuando se está sumamente enfadado se tiende a centrarse en las emociones y no en los hechos, justo lo contrario de lo que se debe hacer. La carta de reclamación debe centrarse en datos, en hechos y en la solución que demandas. Aunque si en general sueles mantener el control, puede que te convenga dejar reposar la situación durante un tiempo, analizar los hechos y valorar qué es lo que objetivamente puedes solucionar... y justo antes de comenzar a escribir el texto enfadarte un poquito para darle algo de fuerza. Algo así como enojarte de una forma controlada y eficiente, de modo que, según finalices el escrito, dirijas tu atención a otros asuntos.  

 

 

Redacta la carta de forma clara, breve y concisa. Ten en cuenta que la persona que va a recibirla probablemente tenga que atender decenas de quejas, reclamaciones y sugerencias, algo que tendrá que alternar con otras responsabilidades en su jornada laboral. Eso significa que cuanto más fácil le resulte acceder a la información que realmente importa, más rápidamente se podrá poner manos a la obra para darte una respuesta. Ponte en su lugar y piensa en cómo te enfrentarías a una carta de 3 páginas a 1 espacio de prosa iracunda y desorganizada, entre la que hay que buscar los datos esenciales con lupa... y toneladas de paciencia. Y si a eso unimos una redacción deficiente y un lenguaje tirando a pedante (y en este tipo de comunicaciones abunda), puede llegar a ser causa de baja voluntaria del trabajador de atención al cliente. Y ya sé que puede que el bienestar del empleado que recibe la reclamación no te importe, pero sí el hecho de que le preste atención tu carta.

 

Escribe estas cartas en procesador de textos (o máquina de escribir si eres del tipo romántico) y fírmala de forma manuscrita en el caso de que sea un envío postal o una entrega en mano, o de forma digital si es un email.

 

Cuida la ortografía y la gramática.

 

Evita el lenguaje grosero y ofensivo. Aunque tengas razón lo que dices, si falla el cómo lo dices, tu petición perderá fuerza de forma irremediable. Una cosa es ser asertivo y otra muy diferente ser maleducado y vulgar. 

 

No uses términos malsonantes ni aquellos que ofendan a la empresa a la que te diriges o a sus trabajadores. Céntrate en describir hechos, actitudes, defectos o negligencias, no en descalificaciones.  

Relee el escrito cuando lo hayas finalizado, deja pasar unas horas (o mejor un par de días), y luego revísalo de nuevo. No hay nada mejor que leer de nuevo un texto con la cabeza fría y una mirada descansada para encontrar erratas, inconsistencias o incluso faltas de ortografía. También es recomendable que lo lea otra persona para que te dé su opinión. 

 

La información imprescindible

 

Deben aparecer los datos completos de ambas partes, los tuyos como remitente y los del destinatario. En el caso de que envíes un email, puedes ahorrarte estos últimos, pero sí deberán aparecer los tuyos: nombre, apellidos, dirección postal, teléfono...

 

Incluye toda la información, datos, pruebas y adjuntos que apoyen tu reclamación: número de factura, número de póliza, identificación de contrato, descripción del producto o servicio, importes pagados o pendientes, facturas, detalle del contrato, fotografías, emails, etc. Eso sí, nunca envíes originales, porque estos deben estar siempre en tu poder, por si tienes que recurrir a otras vías para reclamar.  

 

Detalla de forma clara y ordenada los hechos que han generado tu malestar.

 

Indica qué es lo que esperas conseguir: un cambio de producto, una rebaja, que te devuelvan el dinero, que te indemnicen, incluso si quieres una disculpa. 

 

Indica también el plazo en el que esperas su respuesta. 

 

Informa también de que, en caso de no recibir respuesta o de que esta no sea satisfactoria, tomarás medidas, detallando cuáles serán.

 

Cómo remitirla de forma eficaz

 

A la hora de enviar la carta, valora qué medio es el más adecuado. Si el asunto es menor y el dinero no está involucrado, puedes remitirla por correo ordinario. Aunque si el tema es importante, te aconsejo recurrir a una vía en la que quede constancia del envío (y del contenido, si el asunto es importante) como la carta certificada con acuse de recibo, el burofax, el telegrama... 

 

También puedes llevarla en mano, si quieres asegurarte de que llega. En ese caso es fundamental que lleves dos copias, una para la empresa y otra para ti, que deberán sellarte y ponerle fecha para que quede constancia de que la han recibido. 

 

 

Esquema de una carta de reclamación

 

En Internet puedes encontrar distintos modelos de carta de reclamación, y en la mayor parte de los casos son correctas. Ten en cuenta que en cada país se suele adoptar un formato y estilo diferentes. Incluso hay empresas y organismos que tienen a disposición de los clientes y usuarios modelos que pueden utilizarlo. Pero, ojo, que tengan un modelo disponible no significa que tú no puedas utilizar el tuyo o modificar el suyo si lo necesitas. 

La estructura de una carta de reclamación podría ser como la que sigue...

Datos del emisor

Datos del destinatario

Fecha

 

Fórmula de saludo

Motivo de la carta

Identificación de la queja

Expectativas

Plazo para la respuesta

Acciones posteriores

Fórmula de despedida

 

Firma

Detalle de los documentos adjuntos (también se puede ubicar en el cuerpo de la carta, si así lo deseas).

Espero que este post te haya sido útil y que puedas poner en práctica esta información cuando tengas que redactar una carta de reclamación.

 

 

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Evita que tus Emails Terminen en la Bandeja de Spam

 

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