Qué Es y Cómo Redactar una Instancia

La mayoría de nosotros hemos tenido que redactar alguna vez (o cientos) una carta, incluso una autorización o una declaración. Y salvo que sea algo que se hace con frecuencia y/o se tenga facilidad y conocimientos para escribir con corrección, lo cierto es que suele ser todo un reto. Pero si hablamos de documentos que se utilizan para comunicarse con la Administración, su elaboración se convierte no en un reto, sino en un verdadero infierno. 

En este post quiero compartir contigo qué es, cómo es su redacción y cómo entregar un documento administrativo muy común: la instancia. 

Sigue leyendo si es un tema que te puede interesar...

 

 

Qué es 

 

▣ Una instancia es un documento que se dirige a la Administración o a alguna autoridad para solicitar, reclamar o denunciar algo. Y puede ser utilizada tanto por personas físicas como jurídicas.

 

▣ En ciertos casos puede servir como sustituto de impresos oficiales.  

▣ En algunos casos puede ser un escrito que un particular dirige a una empresa privada, aunque no es algo habitual.

 

Cómo redactar una instancia

 

▣ Se puede encabezar el documento con el tratamiento o cargo de la persona a la que se dirige el documento (Excmo/Excma. Sr./Sra. o Ilmo./Ilma. Sr./Sra.).

 

▣ Incluye los datos personales que quien escribe la instancia. En el caso de personas físicas tienen que aparecer el nombre, apellidos, DNI o equivalente, dirección postal, cargo que ocupa (si procede), etc. Si se trata de una persona jurídica (empresa, asociación...), habrá que indicar su nombre o razón social, su CIF, dirección postal, representante, etc.

 

▣ Esos datos deben ir seguidos de la expresión "EXPONE" en un párrafo separado del anterior, seguido de dos puntos (:).

 

 

 

▣ En otro párrafo diferente se tienen que detallar los motivos de la petición, de forma clara y lo más breve posible. Cada uno de esos motivos se deben separar entre sí, comenzando con la partícula "Que". Debes terminar esta exposición de motivos con las frases "Por todo lo cual", "Por todo ello", "Por todo lo anterior", "Por los motivos que se exponen" o "Y como consecuencia".

 

▣ En otro párrafo aparte del anterior, debe aparecer la expresión "SOLICITA".

 

▣ Para cerrar la instancia hay que detallar lo que se quiere conseguir, teniendo en cuenta los motivos que se han alegado. Comienza esa petición con la expresión "Que". Es importante que se haga una única petición por instancia. Si vas a aportar documentos, detállalos.

 

▣ Se tiene que indicar a continuación el lugar y la fecha en la que se firma la instancia.

 

▣ Se consigna la firma de quien hace la solicitud, de forma manuscrita, y preferentemente con el nombre y apellidos mecanografiados, sobre todo sin la firma no es suficientemente legible.

 

 

▣ Para finalizar el documento se ha de consignar el cargo completo de la autoridad a la que se dirige la instancia. Se debe escribir el tratamiento de esa autoridad si procede (Excmo/Excma. Sr./Sra. o Ilmo./Ilma. Sr./Sra.).

 

▣ En caso de que haya legislación que afecte a los motivos o a tus pretensiones, debes mencionarla.

 

▣ Si hay documentación que apoye tu petición, debes aportarla. Procura que sean copias, puesto que esas tienen que estar siempre en tu poder. Si en algún momento es necesario, pueden pedirte que las lleves para cotejarlas o que entregues copias compulsadas. 

Cómo y dónde se entrega

 

▣ Se debe entregar en registro del órgano o departamento administrativo que corresponda, o en cualquier otro registro de la Administración (Ministerios, Gobiernos Civiles, Delegaciones del Gobierno, Comunidades Autónomas, corporaciones locales, oficinas de Correos...) que se encargará de remitírselo al interesado. 

 

▣ Hay que presentarlo por duplicado, para que el funcionario que lo reciba selle y feche tanto el original como la copia. La copia es para ti, como justificación de la entrega. 

 

Espero que estos consejos te hayan sido útiles a la hora de redactar una instancia. 

 

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La primera vez que apareció el post Qué Es y Cómo Redactar una Instancia fue en el blog de Todos Somos Clientes.

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