Cómo Compartir Tu DNI de Modo Seguro

Seguro que en alguna ocasión has tenido que enviar tu DNI, pasaporte o carnet de conducir para realizar algún trámite o gestión. Desde comprar en una tienda online de segunda mano a hacer una reserva de un alquiler vacaciones, pasando por inscribirte en un curso en línea o darte de alta en una casa de apuestas. Aunque hay dos casos en los que no pueden pedirte que les remitas este tipo de documentación: la Administración o las empresas en los procesos de selección de personal hasta que no se proceda a la firma efectiva del contrato.  

¿Y por qué te lo solicitan? Pues muy sencillo, para acreditar tu identidad o probar que eres mayor de edad. Y lo cierto es que es una práctica común, porque es muy cómoda para ambas partes, puesto que evita desplazamientos o la necesidad de remitir el documento por correo postal o por mensajería.

Pero enviar cualquier documento identificativo siempre constituye un peligro, porque si cae en malas manos, pueden utilizarlo para realizar todo tipo de acciones en nuestro nombre: comprar, vender, alquilar, darse de alta en contratos, abrir cuentas en diferentes servicios y plataformas, cometer delitos...

Por eso en este post quiero darte algunos consejos para que puedas compartir tu DNI, pasaporte o carnet de conducir con seguridad.

Consejos básicos

▣ Evita enviar documentos identificativos a través de Internet de forma innecesaria. Desde luego hay trámites y gestiones que requieren que presentes tu DNI, tu pasaporte o carnet de conducir para demostrar que eres tú o que eres mayor de edad. Pero si la petición no está verdaderamente justificada, es mejor que no lo presentes. 

▣ Cerciórate de que la persona y/o entidad que te solicita el documento es real y confiable. Nunca compartas este tipo de datos con desconocidos, por tu propia seguridad. 

▣ En algunas ocasiones hay particulares que para que te fíes te envían su DNI para que tu les envíes el tuyo, pero eso no debe tranquilizarte, porque hay muchos estafadores que presentan un documento falso para ganarse tu confianza. 

▣ Elimina aquellos datos dentro del documento que no son estrictamente necesarios para la gestión. Eso significa que puedes modificar la imagen del DNI, del pasaporte o del carnet de conducir para reducir la información que facilitas. 

▣ Nunca pierdas de vista este tipo de documentos si alguien lo va a escanear por ti. Ve hasta el escáner con la persona que vaya a hacerlo. Ya sé que hay ocasiones en las que esta petición pueda causarte incomodidad tanto a ti como al otro, pero la seguridad merece este pequeño inconveniente. 

▣ Si vas a escanear el documento, procura utilizar una herramienta fiable y borrarlo del historial según lo hayas archivado en su carpeta correspondiente. 

▣ Cuando almacenes esta información en tu equipo o tu servidor, es importante que lo hagas de forma segura. Así que limita el acceso a estos datos y cifra los archivos, además de seguir todas las recomendaciones genéricas (utilizar antivirus, firewall, contraseñas fuertes y doble factor de autenticación; así como mantener actualizados el sistema operativo, los programas y aplicaciones).

▣ A la hora de almacenar tus documentos en la nube, es muy importante que lo hagas utilizando el servicio de un proveedor confiable y que establezcas todas las medidas de seguridad posibles, como el cifrado o capas de seguridad adicionales. 

▣ Cuida la forma en la que lo envías. Eso significa que debes utilizar servicios y plataformas con medidas de seguridad suficientes.

▣ Nunca compartas tus documentos de identificación de forma pública en redes sociales o servicios de mensajería. 

Cómo compartir un documento identificativo con seguridad

▣ Envíalo en blanco y negro, porque de ese modo ya no tendrá validez legal, puesto que se verá claramente que se trata de una copia.  

▣ Puedes pixelar (es la peor opción, porque es una acción que puede revertirse en muchos casos), difuminar o borrar información que no sea imprescindible para el trámite o gestión que vas a realizar, como la foto, la firma, la fecha de emisión, la fecha de calidez, el equipo de expedición y cualquier otro número que no sea imprescindible. Cuanta más información ocultes, más difícil es que empleen tu DNI, pasaporte o carnet de conducir de manera fraudulenta. 

▣ Y no te olvides de incluir una marca de agua en la que indiques el destinatario, la finalidad y un texto extra en el que figure que no se podrá utilizar el documento por parte de ninguna otra persona o entidad y para ningún otro fin que el consignado. 

Estos consejos son sencillos de seguir y te proporcionarán con más tranquilidad a la hora compartir tu DNI, pasaporte o carnet de conducir, aunque recuerda que la seguridad total no existe. 

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Qué Es y Cómo Redactar una Instancia

La mayoría de nosotros hemos tenido que redactar alguna vez (o cientos) una carta, incluso una autorización o una declaración. Y salvo que sea algo que se hace con frecuencia y/o se tenga facilidad y conocimientos para escribir con corrección, lo cierto es que suele ser todo un reto. Pero si hablamos de documentos que se utilizan para comunicarse con la Administración, su elaboración se convierte no en un reto, sino en un verdadero infierno. 

En este post quiero compartir contigo qué es, cómo es su redacción y cómo entregar un documento administrativo muy común: la instancia. 

Sigue leyendo si es un tema que te puede interesar...

 

 

Qué es 

 

▣ Una instancia es un documento que se dirige a la Administración o a alguna autoridad para solicitar, reclamar o denunciar algo. Y puede ser utilizada tanto por personas físicas como jurídicas.

 

▣ En ciertos casos puede servir como sustituto de impresos oficiales.  

▣ En algunos casos puede ser un escrito que un particular dirige a una empresa privada, aunque no es algo habitual.

 

Cómo redactar una instancia

 

▣ Se puede encabezar el documento con el tratamiento o cargo de la persona a la que se dirige el documento (Excmo/Excma. Sr./Sra. o Ilmo./Ilma. Sr./Sra.).

 

▣ Incluye los datos personales que quien escribe la instancia. En el caso de personas físicas tienen que aparecer el nombre, apellidos, DNI o equivalente, dirección postal, cargo que ocupa (si procede), etc. Si se trata de una persona jurídica (empresa, asociación...), habrá que indicar su nombre o razón social, su CIF, dirección postal, representante, etc.

 

▣ Esos datos deben ir seguidos de la expresión "EXPONE" en un párrafo separado del anterior, seguido de dos puntos (:).

 

 

 

▣ En otro párrafo diferente se tienen que detallar los motivos de la petición, de forma clara y lo más breve posible. Cada uno de esos motivos se deben separar entre sí, comenzando con la partícula "Que". Debes terminar esta exposición de motivos con las frases "Por todo lo cual", "Por todo ello", "Por todo lo anterior", "Por los motivos que se exponen" o "Y como consecuencia".

 

▣ En otro párrafo aparte del anterior, debe aparecer la expresión "SOLICITA".

 

▣ Para cerrar la instancia hay que detallar lo que se quiere conseguir, teniendo en cuenta los motivos que se han alegado. Comienza esa petición con la expresión "Que". Es importante que se haga una única petición por instancia. Si vas a aportar documentos, detállalos.

 

▣ Se tiene que indicar a continuación el lugar y la fecha en la que se firma la instancia.

 

▣ Se consigna la firma de quien hace la solicitud, de forma manuscrita, y preferentemente con el nombre y apellidos mecanografiados, sobre todo sin la firma no es suficientemente legible.

 

 

▣ Para finalizar el documento se ha de consignar el cargo completo de la autoridad a la que se dirige la instancia. Se debe escribir el tratamiento de esa autoridad si procede (Excmo/Excma. Sr./Sra. o Ilmo./Ilma. Sr./Sra.).

 

▣ En caso de que haya legislación que afecte a los motivos o a tus pretensiones, debes mencionarla.

 

▣ Si hay documentación que apoye tu petición, debes aportarla. Procura que sean copias, puesto que esas tienen que estar siempre en tu poder. Si en algún momento es necesario, pueden pedirte que las lleves para cotejarlas o que entregues copias compulsadas. 

Cómo y dónde se entrega

 

▣ Se debe entregar en registro del órgano o departamento administrativo que corresponda, o en cualquier otro registro de la Administración (Ministerios, Gobiernos Civiles, Delegaciones del Gobierno, Comunidades Autónomas, corporaciones locales, oficinas de Correos...) que se encargará de remitírselo al interesado. 

 

▣ Hay que presentarlo por duplicado, para que el funcionario que lo reciba selle y feche tanto el original como la copia. La copia es para ti, como justificación de la entrega. 

 

Espero que estos consejos te hayan sido útiles a la hora de redactar una instancia. 

 

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Qué Es un Acuse de Recibo y para qué Sirve

¿Sabes en qué consiste eso del acuse de recibo? Porque es un documento (y una práctica) imprescindible cuando se entrega y se recibe algo. Y puede que nunca lo hayas redactado en caso de que seas tú quien hace la entrega, pero sí cuando has sido el receptor. Si has comprado on-line o si te han entregado una carta certificada seguro que has firmado más de uno. 

Si quieres saber qué es realmente un acuse de recibo, para qué sirve, cuál debe ser su formato y algunos consejos que pueden serte útiles, no tienes más que seguir leyendo este post. 

 

 

Qué es y para qué sirve el acuse de recibo

 

Es acuse de recibo es una comunicación escrita o electrónica que sirve para confirmar con un documento, un escrito o un mensaje ha sido entregado en su destino. 

 

Es una práctica mucho más útil de lo que parece, tanto para el remitente de los documentos o el bien como para el receptor, incluso para un tercero que pueda haber hecho la entrega en nombre del remitente.

 

El formato y los datos

 

Documentos o bienes

 

En este caso el formato habitual es una carta o formulario en papel, aunque también hay herramientas que permiten rellenarlo, presentarlo al receptor y firmarlo de forma electrónica. 

 

En cualquier caso, es importante que contenga estos datos:

 

• Datos de la persona que hace el envío.

 

• Datos de la empresa y/o departamento en nombre de la que se realiza.

 

• Fecha de envío.

 

• Fecha de entrega.

 

• Hora de entrega.

 

• Descripción detallada de los documentos o artículos que se entregan.

 

• Firma del receptor.

 

• Sello de la empresa receptora.

 

Cuando el formato sea físico (en papel) es imprescindible presentar dos copias, una para quien entrega el documento o el bien, y otra para el receptor. 

 

Mi consejo es que tengas preparada una plantilla para que puedas utilizarla cuando sea necesario. Si haces entregas con mucha frecuencia incluso puedes encargar a tu imprenta que te prepare talonarios con los acuses de recibo ya listos para rellenar. 

Si vas a utilizar una herramienta (en un teléfono, una tablet u otro dispositivo similar), lo correcto sería enviarle al receptor una copia electrónica a su correo o a su teléfono. 

 

Email

 

Puedes utilizar el formato del proveedor de correo, que suele consistir en que el receptor marque la opción correspondiente.

 

También puedes incluir la opción de confirmación de lectura que el proveedor del servicio de correo electrónico incluye entre sus opciones. Esto no les gusta a todos los receptores, a unos porque se les olvida y a otros porque prefieren que no tengas constancia de que han leído tu mensaje. 

 

Otra opción, la mejor desde mi punto de vista, es solicitar que el receptor te envíe un correo electrónico de vuelta confirmando la recepción del mensaje.

Utilízalo para confirmar las condiciones o cambios que puedan existir en la propuesta o la información que se envíe. También para que el receptor valore la información que le has enviado o que te consulte sus dudas.  

 

 

Modelos

 

Ejemplo 1

 

Acuse de recibo de documentación / mercancía

 

(Nombre de la empresa / departamento / persona que remite)

(Dirección de la empresa o persona emisora)

(CIF de la empresa o persona emisora)

 

(Nombre de la empresa /departamento / persona que recibe)

(Dirección de la empresa receptora)

(CIF de la empresa o persona receptora)

(Fecha de envío)

 

Acuso recibo de (descripción de los documentos o bienes detallada y precisa).

Entregado por:                                          Recibido por:

(Nombre, apellidos)                                   (Nombre, apellidos, CIF)

(Firma y sello si corresponde)                     (Firma y sello si corresponde) 

                                                                (Fecha y hora de la recepción)

 

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Ejemplo 2

 

D./Dª (nombre y apellidos de la persona que recibe), con CIF/NIF/NIE (nº de identificación), acuso recibo de lo siguiente: (descripción detallada de lo enviado) en la dirección (dirección postal del receptor), el día (fecha) a las (hora de entrega), remitido por (empresa / departamento / persona que envía los documentos o bienes).

Entregado por:                                           Recibido por:

(Nombre, apellidos)                                    (Nombre, apellidos, CIF)

(Firma y sello si corresponde)                      (Firma y sello si corresponde) 

                                                                 (Fecha y hora de la recepción)

 

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Ejemplo 3

 

Estimado: (nombre de quien envía el email)

A finales de la semana pasada le envié el presupuesto que nos solicitó. Puesto que le urgía tenerlo en su poder lo antes posible, quería confirmar que lo ha recibido.

También me pongo a su disposición en caso de que requiera más información o le haya surgido alguna duda. 

Muchas gracias por confiar en nuestra empresa y en nuestros productos.

Un saludo,

(Empresa,  nombre y cargo de quien envía el correo)

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Ejemplo 4

 

Estimado (nombre de quien envía el email):

Muchas gracias por hacerme llegar el presupuesto que les solicité el pasado lunes.

Procedo a revisar su propuesta para ofrecerle una respuesta lo antes posible, puesto que, como ya le comenté, necesitamos comenzar el proyecto con cierta premura.

 

Si le parece bien, compartiré con nuestro Director técnico el presupuesto, por lo que es posible que se ponga en contacto con usted para consultarle dudas o para que le amplíe la información recogida en el presupuesto.

Un saludo,

(Nombre, apellidos y cargo de quien recibe)

Espero que este post te haya resultado útil. ¿Me lo confirmas?

 

¿No sabes cómo comenzar a redactar un documento? Pues no dejes de pasar por la pestaña de modelos de documentos de nuestro blog. 

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Qué Es y Cómo Redactar una Autorización

Una autorización es uno de esos documentos que todos, en uno u otro momento de nuestra vida, vamos a necesitar. ¿No me crees? Pues los motivos por los que tendrás que redactar o presentar por actuar en nombre y representación del alguien son muchos: autorizar a tus hijos para acudir a una excursión, autorizar a alguien en una cuenta bancaria, retirar o presentar documentos en una empresa o ante la Administración, encargar o realizar trámites, recoger cartas o paquetes... 

 

Por eso es conveniente saber cómo redactar y utilizar una autorización para que no la rechacen y que no te acarree algún que otro disgusto más.

 

 

Qué es

 

▣ Es un documento que sirve para acreditar a otra persona para que pueda realizar alguna acción o trámite en tu nombre o con tu permiso. 

 

▣ El destinatario puede ser otra persona, una empresa, una institución, un organismo oficial o las Administraciones Públicas.

 

Formato

 

▣ Título. Si quieres puedes comenzar el escrito con la palabra Autorización, aunque personalmente no lo considero necesario. Si tiene formato de autorización y se menciona en el texto que autorizas a alguien, está bastante claro el tipo de documento que es. 

 

▣ Datos del autorizante. Puedes comenzar el texto con el pronombre personal Yo, si lo deseas, seguido de tu nombre, apellidos, documento de identidad (DNI, NIE o pasaporte), cargo y compañía (en caso de que sea una autorización por parte de una empresa, puedes describir esto con la frase en calidad de -cargo- de la empresa -nombre de la misma-) y domicilio (sólo si es necesario). La manera formal de escribir los nombres, tanto de otorgante y de autorizado, es poner delante de ellos el D./Dª o Don/Doña.

 

▣ Autorizo a. Esta frase es imprescindible, puesto que es la que le da sentido al documento. Mi consejo es que la separes (con un párrafo entre medias) de tus datos y de los del autorizado. Aunque también es correcto colocarla, separada con una coma, una vez finalizado el párrafo de los datos del autorizante, seguido de dos puntos.

 

▣ Datos del autorizado. Consigna los datos de la persona a la que autorizas con su nombre, apellidos, documento de identidad, cargo y compañía (en caso de que sea necesario) y domicilio (si es pertinente). 

 

▣ Motivo de la autorización. Es fundamental que indiques de forma lo más clara y precisa aquello que la otra persona va a realizar en tu nombre. En algunos casos incluso puedes especificar la validez de esa autorización.

 

▣ Cierre. Termina el documento con una frase que refrende su validez. Algunos ejemplos: "Firmo la presente autorización en -ciudad- a -fecha completa- para que conste a los efectos oportunos", "Y para que conste y surta los efectos oportunos firmo esta autorización en -ciudad- a -fecha completa-".  

 

▣ Firma. Para que tenga validez es imprescindible que firmes la autorización de forma manuscrita. En muchos trámites, concretamente con la Administración y con entidades bancarias, será necesario que también firme el autorizado.

 

▣ Sello. En el caso de que se trate de una autorización de empresa es conveniente que estampes el correspondiente sello. 

 

▣ Formato de carta. También puedes autorizar a una persona mediante una carta, con el formato habitual: datos del remitente, datos de la empresa u organismo para el que se dirige la autorización, fecha (y ciudad si es diferente a la del destinatario), encabezado, cuerpo (en el que se menciona el autorizado con sus datos personales, la acción para la que te representará, la validez de la autorización, la firma del otorgante y del autorizado (en caso de que sea pertinente).

Consejos

 

▣ Procura que el texto ocupe una sola cara, para que pueda ser leído de forma más sencilla por la persona que tenga que verificar la autorización. 

 

▣ El texto debe ser legible, por lo que es importante elegir una tipografía adecuada y sencilla, o que escribas con claridad si lo haces de manera manuscrita.

 

▣ El autorizado debe aceptar tanto la autorización como el encargo recogido en ella.

 

▣ Para autorizaciones formales es conveniente que acompañes una copia de tu documento de identificación para que pueda verificarse la autoría con mayor fiabilidad. 

 

▣ En trámites con las Administraciones Públicas es mejor utilizar los modelos que cada una de ellas requiere para las autorizaciones. Aunque podrías utilizar una redactada por ti, es mejor seguir sus criterios para evitar la posibilidad de que no te la admitan.  

 

 

▣ En las autorizaciones para las Administraciones Públicas es importante indicar a qué Administración, organismo o institución se dirige.  

 

▣ Para trámites con la Administración y ciertos organismos oficiales conviene llevar un duplicado, porque pueden quedarse con una copia para el expediente.

 

▣ Es recomendable que indiques la validez que tiene la autorización, de esa forma evitarás que el autorizado pueda actuar en tu nombre más adelante sin que tú lo sepas.

 

▣ Si ha pasado un tiempo desde que has otorgado la autorización y el momento de ejercerla, es conveniente redactar otra con una fecha más reciente, porque es posible que la rechacen.  

 

Ejemplos

Yo, (nombre y apellidos), con (DNI/NIE/pasaporte y domicilio) en (ciudad), (domicilio), (C.P.).

AUTORIZO a:

D./Dª, (nombre y apellidos), con (DNI/NIE/pasaporte) y (domicilio) en (ciudad), (domicilio), (C.P.), (acción para la cual está facultado el autorizado a realidad en nombre del otorgante).

 

Y para que así conste firmo la presente autorización en (ciudad), a (fecha completa).

 

Firma del autorizante                                                        Firma del autorizado

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D./Dª, (nombre y apellidos), con (DNI/NIE/pasaporte), como (cargo) de la empresa (nombre de la compañía) y (domicilio en ciudad, domicilio), (C.P.), AUTORIZO a:

D./Dª, (nombre y apellidos), con (DNI/NIE/pasaporte) y (domicilio) en (ciudad), (domicilio), (C.P.), en representación de la empresa (nombre de la compañía) a (acción para la cual está facultado el autorizado a realidad en nombre del otorgante).

 

Firmo la presente autorización en ciudad, a fecha completa, para que así conste.

 

Firma del autorizante                                                        Firma del autorizado

 

• Se acompaña de copia del DNI/NIE/pasaporte del autorizante y deberá ser requerida la documentación del autorizado para su verificación.
  
• La validez de esta autorización se limita a: fecha o número de días.

 

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(Empresa/Nombre y apellidos del otorgante)

(Domicilio)

(C.P.)

 

(Empresa/Nombre y apellidos del otorgante)

(Domicilio)

(C.P.)

 

(Estimados señores, Estimado/a señor/a, Muy señores míos, Señores/as, Señor/a, etc.)

Por esta carta AUTORIZO a D./Dª (nombre y apellidos), con (DNI/NIE/pasaporte), con domicilio en (ciudad), (dirección), a (acción para la cual está facultado el autorizado a realidad en nombre del otorgante).

 

La presente autorización estará en vigor hasta que no sea revocada (indicar el medio por el que se comunicará dicha revocación).

 

Para que conste a todos los efectos firmo la presente en (ciudad), a (fecha completa).

(Nombre y apellidos)

(DNI/NIE/pasaporte)                                                        (Nombre y apellidos)

Firma del autorizante                                                        Firma del autorizado

 

 ═══▤▤▤═══

 

Espero que este post te sea útil a la hora de redactar tus próximas autorizaciones.

 

 

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Recopilación de 2018 de Todos Somos Clientes

Ya ha concluido el año 2018 y espero que el balance de los 365 días que hemos dejado atrás haya sido muy positivo para ti. En el caso de nuestro blog sí lo ha sido, porque nuestros lectores más fieles siguen ahí, muchos desde que comenzamos esta aventura allá por 2012, por lo que les damos las gracias; y se han sumado muchos otros a los que les damos la bienvenida y que nos gustaría que se convirtiesen también en asiduos de TSC.


Esperamos que la información, ideas y consejos que compartimos contigo te sean útiles, puesto que esa es la misión que nos proponemos en cada post: poner nuestro granito de arena para hacerte la vida más fácil. Y para eso te necesitamos también a ti. Tus comentarios, tus aportaciones, tus peticiones... y tus críticas, por supuesto.


Por si te has perdido algún post, si quieres consultar algún asunto específico o quieres hacer un repaso de lo que hemos compartido contigo en 2018, a continuación encontrarás todas las entradas organizadas por temáticas.

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Sí, Aunque No lo Creas, Necesitas una VPN
Consejos Básicos para Protegerte del Ransomware
Consejos de Seguridad para Pagos con el Móvil 
Claves para el Uso Seguro de Videojuegos para Niños
Cómo Detectar Aplicaciones Falsas con Éxito 
Mucho Ojo con las Estafas en Internet 
 

Privacidad


¿Es Conveniente Compartir las Fotos de los Hijos en RRSS? 
Consejos para Mantener Tu Privacidad en Redes Sociales 
Así Puedes Ejercer Tu Derecho al Olvido en Internet

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Obligaciones Fiscales de las Tiendas On-Line
Cómo Descubrir si una Página Web Es Fraudulenta
Cómo Recuperar un Dominio si Ha Expirado o Te lo Han Robado

Dispositivos y software


Actualizaciones de Software: Imprescindibles  
Cómo Conectarte de Forma Remota a Tu Ordenador 
Claves para Comprar Tecnología de Segunda Mano 
Consejos para Evitar que Tu Smartphone se Recaliente

Cómo ser más eficiente


Cómo Separar el Trabajo de Tu Vida Personal en Tu Ordenador
Trucos para Organizar y Gestionar el Correo Electrónico
Consejos para Ser Más Eficiente si Trabajas desde Casa
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Consejos para Alquilar un Local Comercial
Qué es un CRM y cómo Sacarle Partido en la Pyme 
Cómo Ahorrar cuando Comiences tu Negocio
Cómo Organizar la Documentación de Pymes y Profesionales
Un Buen Historial de Crédito: Imprescindible para el Emprendedor

Trámites y documentación


Garantías en las Compras de Bienes entre Empresas
Formas Jurídicas Unipersonales para Emprendedores 
Trámites Administrativos Básicos para un Autónomo 
Seguros de Responsabilidad Civil para Autónomos 

 

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Consejos de Oro para Vestirte para una Entrevista de Trabajo
Cómo Pasar el Filtro de Secretarias o Recepcionistas 
Ejemplos de Frases de Agradecimientos para Tus Clientes 

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Derechos del Consumidor en Telefonía Fija y Móvil
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Errores Frecuentes con la Hoja de Reclamaciones 
Dudas Frecuentes a la Hora de Solicitar una Factura 
¿Qué Tarjeta Bancaria Te Conviene Más?
Trucos que Realmente Ayudan a Ahorrar Electricidad 
Consejos para Contratar un Seguro de Salud 
Lotería de Navidad: Todo lo que Necesitas Saber

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25 Frases Inspiradoras sobre Innovación
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25 Frases Inspiradoras sobre Creatividad 
25 Frases Inspiradoras sobre Ventas 
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¡Gracias por estar ahí! Nos seguimos viendo en 2019... y más allá.



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