Cómo Emitir una Factura

¿Eres un emprendedor novato o acabas de empezar a trabajar como autónomo? Si es así, seguro que estás deseando comenzar a facturar para que comiences a generar ingresos y no sólo gastos. Pero... ¿sabes cómo emitir una factura a tus clientes?


Porque, efectivamente, es obligatorio que si eres autónomo o tienes una sociedad, ya sea grande o muy muy pequeña, tienes que facturar. Si no sabes cómo hacerlo, no hay problema, a continuación encontrarás los requisitos y pasos básicos para generar una factura.


Vamos a ello...

Contenidos obligatorios de la factura


Información del emisor de la factura


Como mínimo deben aparecer los datos siguientes:

• La identificación de quien emite la factura. Si se trata de un autónomo o profesional, tendrán que figurar el nombre y los apellidos. En caso de que el emisor sea una sociedad, tendrá que aparecer el nombre o razón social completo.

• El NIF o CIF.

• El domicilio fiscal.

Si quieres, puedes añadir otros datos identificativos como teléfonos, direcciones de correo electrónico, etc. 


Información del receptor de la factura


Deben incluirse los mismos datos que en el caso del emisor.


Número de factura


Las facturas deben ir numeradas. Este número debe asignarse de forma correlativa a cada documento y deben seguir un mismo criterio durante todo el ejercicio fiscal. Si tienes varias líneas de negocio distintas, puedes asignar a cada una un tipo de numeración, pero debes utilizar la misma en cada línea de negocio y siempre de forma correlativa.


Fecha


Se debe consignar de forma obligatoria la fecha en la que se emita la factura.


En caso de que la fecha de la operación sea distinta de la de la emisión de la factura hay que indicarla en el documento. 


Concepto


Cada factura debe incluir la descripción del producto o el servicio por el que se emite. Procura que sea lo más concreta y veraz posible por varios motivos: porque el cliente tiene derecho a saber por qué está pagando exactamente, porque a ti te servirá para llevar un control más exhaustivo de tu negocio... y porque en caso de una inspección de Hacienda (ojalá que no te suceda nunca) es recomendable que no haya ninguna duda (razonable o no) sobre todas y cada una de las facturas que has emitido.


Base imponible


Es el total que suman los conceptos de la factura antes de aplicarle impuestos y después de aplicar descuentos y bonificaciones.

IVA (si se aplica)


En la mayor parte de los casos tendrás que aplicar el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) sobre la base imponible. Debes indicar el tipo impositivo o en su defecto la expresión "IVA incluido".


El tipo de IVA dependerá del producto o servicio:


Superreducido - 4%


Este tipo se aplica a alimentos básicos como el pan, la leche, las frutas o los nuevos, entre otros. También a los libros, periódicos o revistas. A medicamentos, prótesis, elementos y servicios dedicados a la movilidad de personas con discapacidad. Incluso a viviendas de protección oficial.


Reducido - 10%


Afecta al transporte de viajeros, a la hostelería, a los las ejecuciones de obras, a las ventas de mobiliario de cocina y baño, etc.


General - 21%


Se aplica al resto de productos y servicios que no estén encuadrados en el tipo superreducido o el reducido, o los que están exentos.


Si quieres saber más acerca de los tipos aplicables, te recomiendo que consultes la página de información general de la Agencia Tributaria. Estos datos están actualizados y registran cualquier cambio en la normativa tributaria, así no te equivocarás al a hora de aplicar los tipos del IVA.


Actividades no sujetas o exentas


Hay algunas entregas de bienes, prestaciones de servicios y otras operaciones que no están sujetas al IVA y otras que están exentas. En este caso no tendrías que aplicar ningún tipo de IVA en tu factura.


Te invito a que consultes estos casos especiales en la página web de la AEAT.


Regímenes especiales


En el caso de que sean de aplicación regímenes especiales como el de agencias de viajes o el especial de bienes usados habrá que indicarlo.


Retención del IRPF (si se aplica)


Si eres autónomo o profesional tendrás que aplicar el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), si se trata de una sociedad no debe hacer la retención.


El tipo dependerá de la retención que sea aplicable en tu caso.


Reducido


Si eres un nuevo autónomo tendrás que aplicar el tipo reducido del IRPF que es del 7% sobre la base imponible. Este IRPF te lo podrás aplicar durante el año en el que te des de alta en tu actividad como profesional autónomo y en los dos siguientes. Ojo, que únicamente podrás beneficiarte de este tipo reducido si no has llevado a cabo actividades profesionales los 12 meses previos al alta.


General


A partir de esos 18 meses tendrás que hacer la retención general para autónomos, que es del 15%.


Ten en cuenta que debes aplicar la retención, reducida o general, únicamente cuando factures a empresas o a otros autónomos, nunca a personas físicas o a otros autónomos si el motivo de la factura es una entrega de bienes o prestación de servicios a título particular. Te lo aclaro: si le haces un diseño de un logotipo a un autónomo para su negocio, sí le tienes que aplicar la retención; si le diseñas un logotipo para las invitaciones de su boda, no. En un caso tu trabajo va dirigido a un profesional, en el segundo a un particular, aunque sea la misma persona y sea un profesional autónomo.


Si quieres saber más, puedes consultar la normativa básica del IRPF de la AEAT.


Total de la factura


Debe figurar la contraprestación total de la factura, que se obtiene después de aplicarle los impuestos a la base imponible.

Otras circunstancias


En caso de que el sujeto pasivo sea quien recibe el bien o es el destinatario del servicio en lugar del proveedor, habrá que indicar en la factura la circunstancia de "inversión del sujeto pasivo".


Si el que expide la factura es el receptor del bien o el destinatario del servicio en lugar del proveedor o el prestador del servicio, es necesario consignar la expresión "facturación por el destinatario".


Y si se trata de una factura rectificativa habrá que mencionar la factura a la que rectifica.


Puedes consultar en la web de la AEAT, si quieres saber más acerca del contenido de las facturas.


Otra información


Otros datos que puedes incluir en la factura son:


Forma de pago


Puedes mencionar la forma en la que el cliente debe pagarte la factura: transferencia, cheque bancario...


Plazo de pago


También puedes indicar el plazo en el que tu cliente tiene que realizar el pago: a la presentación de la factura, 30 días, 60 días...


Cómo calcular el total de la factura


Facturas con IVA


Debes tomar la base imponible y sumarle el porcentaje correspondiente del impuesto a dicha base. El porcentaje será el que corresponda a cada producto o servicio.


Si debes aplicar más de un tipo de IVA, tendrás que calcularlo por separado, obteniendo tantos subtotales como sean necesarios y luego obtener el total.


En caso de facturas exentas o no sujetas al IVA, la base imponible coincidirá con el total de la factura.

Operaciones exentas o no sujetas

• Base imponible: 100 euros = total factura: 100 euros

Con IVA superreducido

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 4%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,04 (4%) = 4 euros.

• Total factura: 100 + 4 = 104 euros

Con IVA reducido

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 10%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,10 (10%) = 10 euros.

• Total factura: 100 + 10 = 110 euros

Con IVA general

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 21%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,21 (4%) = 21 euros.

• Total factura: 100 + 21 = 121 euros.

Facturas con IVA e IRPF


En este caso tendrás que calcular el IVA correspondiente como has visto en el apartado anterior primero. Luego tendrás que hacer la misma operación para calcular lo que tendrás que aplicar de IRPF. Y una vez que tengas ambas cantidades, tendrás que sumarle el IVA y restarle el IRPF.


A continuación de comento cómo calcular la factura en caso de que te puedas aplicar el IRPF reducido.


Con IVA superreducido

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 4%.

• IRPF: 7%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,04 (4%) = 4 euros.

• Cálculo del IRPF: 100 x 0,07 (7%) = 7 euros.

• Total factura: 100 + 4 - 7= 97 euros

Con IVA reducido

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 10%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,10 (10%) = 10 euros.

• Cálculo del IRPF: 100 x 0,07 (7%) = 7 euros.

• Total factura: 100 + 10 - 7 = 13 euros

Con IVA general

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 21%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,21 (4%) = 21 euros.

• Cálculo del IRPF: 100 x 0,07 (7%) = 7 euros.

• Total factura: 100 + 21 - 7 = 114 euros.

Y si te corresponde una retención del 15%, únicamente tendrás que multiplicar por 0,15 en lugar de 0,07 para obtener la cantidad que tendrás que restar a la base imponible más el IVA para obtener el total. Como ves es muy fácil.  

¿Y si tengo el total de la factura, pero tengo que calcular la base imponible? 


Imagina que has pactado el total de la factura con el cliente y que tienes que calcular a partir de él el IVA y el IRPF que corresponde. Entonces deberías hacer lo siguiente:


Con IVA

• Total factura: 100 euros.

• Para obtener la base imponible (si es aplicable el 21%): 100 / 1,21 = 82,64 euros.

• Ahora resta esa cantidad a los 100 euros del total y obtendrás 17,36 euros (ojo al redondeo), ese es el porcentaje del IVA. 

• Comprueba que la cuenta está bien y suma las dos cantidades, 82,64 de la BI + 17,36 del 21% del IVA, y obtendrás los 100 euros del total. 

Con IVA e IRPF

• Total factura: 100 euros.

• Para obtener la base imponible tendrás que sacar la diferencia entre el IVA y el IRPF. Si el IVA es del 21% y el IRPF del 7%, primero tendrás que restar ambos: 21 - 7 = 14. 

• Haz el mismo tipo de cuenta que has aplicado en el caso de que sólo haya que aplicar el IVA, pero con la cantidad obtenida en el paso anterior: 100 / 1,14 = 87,72 euros.

• Ahora tienes que calcular el IVA y el IRPF como has visto antes que se hace: 87,72 * 0,21 = 18,42 euros para el IVA; y 87,72 + 0,07 = 5,79 euros para el IRPF.

• Y ya sólo te resta sumarle el IVA y restar el IRPF: 87,72 + 18,42 - 5,79 = 100 euros. 

• Ten presente el redondeo a la hora de hacer estos cálculos. 

Como ves no es algo complicado. Una vez que tengas práctica verás que lo haces de forma automática.


En cualquier caso, siempre puedes utilizar plantillas en Excel o herramientas de facturación que te eviten los cálculos, aunque siempre te recomendaré que lo sepas hacer sin ayuda, por si acaso.


Ahora ya sólo me queda desearte que tengas que emitir muchas facturas. Hasta el próximo post.






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La primera vez que apareció el post Cómo Emitir una Factura fue en el blog de Todos Somos Clientes. 



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