Qué Son los Gastos Suplidos (y Cómo y Cuándo Deben Aplicártelos)

¿Alguna vez te han entregado una factura y te has encontrado con el concepto de "suplidos"? Si has ido a un notario, has contratado a un abogado o a un gestor, es probable que sí lo hayas visto. ¿Y sabes lo que significa? Porque el nombre en cuestión no da muchas pistas, ¿verdad?

 

Si quieres saber qué son los suplidos y cuándo y cómo te los deben aplicar, sigue leyendo, porque vas a encontrar la información básica que necesitas. 

 

 

 

▣ Los suplidos son gastos que una empresa o profesional paga en nombre de su cliente, que no forman parte de su actividad habitual, y que posteriormente le repercute en la factura final por los bienes entregados o los servicios prestados. El importe que repercute es exactamente el que el proveedor, que actúa como mero intermediario, ha pagado por su cliente. 

 

▣ Son diferentes a los gastos reembolsables, que son aquellos que están a nombre del proveedor, pero que corren por cuenta del cliente, así que es importante no confundirlos. Si un profesional tiene que desplazarse para realizar un trabajo para un cliente y se ha pactado así en el contrato, el billete de avión, el alojamiento y una cantidad por dietas los pagaría el cliente, aunque la factura estuviese a nombre de quien va a prestar el servicio. ¿Algunos ejemplos de suplidos? Tasas judiciales, gastos de notaría o registro en el caso de los abogados; Licencias o certificaciones, si se trata de abogados, etc.

 

▣ Los suplidos deben figurar en la factura que la empresa o profesional dirige a su cliente. 

 

▣ El proveedor debe informar al cliente de qué gasto va a hacer en su nombre, el motivo y el importe, además de contar con su consentimiento expreso (y recomendable que quede por escrito) siempre que sea posible, mediante un encargo o un contrato. 

 

▣ No pueden ser gastos generales ni compartidos con otros clientes, tienen que ser específicamente realizados para el cliente y en su nombre.  

 

▣ Los suplidos deben estar separados del importe de los productos o servicios y de otros gastos directos derivados de la actividad de la empresa o profesional. 

 

 

▣ Nunca pueden suponer un beneficio para el proveedor, porque dejarían de considerarse como suplidos. Eso significa que no puede haber ningún margen ni extra añadido al importe que ha cobrado el tercero. ¿Ejemplos de un producto o servicio con margen de beneficio que no son suplidos? Un desarrollador informático que compra un equipo para un cliente y le añade una comisión al precio que le hace el suministrador a él como profesional.  

 

▣ La empresa o profesional no puede aplicar el IVA ni el IRPF a los suplidos, puesto que estos han sido prestados por un tercero y no forma parte de su actividad económica. Por lo tanto, los gastos suplidos no forman parte de la base imponible de la factura principal. 

 

▣ Deben estar justificados con sus correspondientes facturas o recibos (en la que se constate que el destinatario del servicio es el cliente), en los que tiene que aparecer el concepto y su importe. La factura del suplido tiene que acompañar a la factura del proveedor, por si hubiese una inspección fiscal. 

 

▣ Los profesionales que trabajan habitualmente con suplidos, tienen que llevar un libro con todos los suplidos y provisiones de fondos.  

 

Espero que esta información te haya despejado las dudas que pudieses tener acerca de los gastos suplidos. 

 

 

Información de interés:

Ley de IVA (art. 78, 3, 3º)

Código Civil (art. 1728 y siguientes) 

 

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Qué Es una Autofactura y Cómo y Cuándo Se Emplea

Todos en algún momento u otro hemos recibido o generado facturas. Hemos pedido duplicados de ellas. Incluso hemos tenido que aprender qué era una factura completa y una simplificada. Pero... ¿has oído hablar alguna vez de la autofactura? 

Si eres profesional, autónomo, emprendedor o ya tienes un negocio consolidado, te interesa saber qué es una autofactura, quién la puede generar y cómo y cuándo se emplea. Si sigues leyendo puedes información acerca de esta fórmula de facturación, por si en algún momento necesitas recurrir a ella. 

 

 

Qué es

▣ La autofactura, que también se llama factura por destinatario, y es aquella que genera el propio cliente o comprador por la compra de un bien o la prestación de un servicio, en lugar de hacerlo el proveedor o vendedor. 

 

▣ Es una prueba de compra legal, más que una de venta, como sería en el caso de una factura normal.

Requisitos

▣ La autofactura requiere de un acuerdo explícito entre el cliente y el proveedor. Este acuerdo debe detallar el concepto, condiciones e importe de cada operación que se factura. Este pacto no sirve para todas las facturas, únicamente para aquellas que se hayan acordado.

▣ Además del pacto entre cliente y proveedor, es necesario comunicárselo a la Agencia Tributaria a través de una declaración censal (Mod. 036), en la que deberá aparecer que se va a realizar y la fecha a partir de la que se va a realizar facturación por destinatario, la fecha de efecto, así como el momento en el que se renuncie a ello. En el caso de que el destinatario no tenga su domicilio fiscal en la UE, tendrá que tener una autorización previa de la AEAT.

▣ El que emite la autofactura, en este caso el cliente, debe remitírsela al proveedor una vez generada. Este debe dar su aprobación para que sea válida.

 

▣ Debe incluir el IVA, igual que en cualquier otra factura. 

 

 

 ▣ El profesional o empresario que ha vendido o prestado un servicio es el sujeto pasivo, y debe cumplir con las obligaciones fiscales derivadas de la operación.

 

▣ Las autofacturas pueden encargarse a un tercero, si ambas partes lo consideran oportuno. 

Formato

▣ La autofactura nunca se identifica con ese nombre, sino que en el documento debe aparecer la expresión: "Factura por destinatario". 

▣ Debe incluir los campos habituales de cualquier factura: datos fiscales de cliente y proveedor, fecha, concepto, importe, base imponible...

 

 

▣ Se emite a nombre del profesional, autónomo o empresario que realiza la operación. 

▣ En cuanto al número de factura, debe ser un número diferente al de la serie de facturas ordinarias, y debe haber una identificación única asociada a cada proveedor para el que se generan autofacturas.

¿Quién la genera?

▣ Las autofacturas las suelen generar las grandes empresas que compran bienes o reciben servicios de otras más pequeñas o de profesionales.

▣ Esta fórmula es beneficiosa para ambas partes. A la gran empresa les facilita la tarea de controlar sus facturas recibidas, y tampoco le supone ninguna carga añadida. Y al profesional o emprendedor le facilita la tarea de facturar.

 

¿Te ha sido útil esta información?

 

Información de interés:

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Qué es un Albarán y Para Qué Sirve

Todos hemos oído hablar de los albaranes, y seguro que también hemos recibido alguno, sobre todo con el auge imparable del comercio on-line. Pero... ¿sabes exactamente qué tipo de documento es un albarán y para qué sirve? Porque es mucho más interesante de lo que parece, tanto para el vendedor/prestador de servicios como para el propio cliente.

Es este post vas a encontrar información básica acerca de los albaranes y su uso, así que no te lo pierdas...

 

Qué es un albarán, y qué no

 

▣ Es un documento comercial, que también se denomina nota de entrega, se aplica tanto a bienes como a prestación de servicios.

 

▣ A diferencia de la factura, no es un documento obligatorio, aunque sí que es útil y muy recomendable.

 

▣ El recibo, el presupuesto o la orden de servicio pueden sustituir al albarán en algunas ocasiones.

▣ Desde el punto de vista jurídico es una carta comercial y puede tener valor probatorio en caso de discrepancias entre el vendedor y el comprador acerca de la mercancía entregada.

 

Un albarán no es una factura

 

▣ No sustituye a la factura en ningún caso. 

 

▣ Puede haber varios albaranes, si hay más de una entrega en un cierto período de tiempo, y una única factura que recopile todas las operaciones.

Para qué sirve

 

▣ Es provechoso tanto para el comprador como para el vendedor, también para el transportista si es que es un tercero en la relación comercial. 

 

▣ Para el comprador es práctico, puesto que le permite llevar el control de la mercancía que se le ha entregado. Con él puede cotejar que lo que ha recibido es lo que había pedido (y lo que se le ha cobrado ya o debe pagar tras su recepción), así como el estado en el que le ha llegado.

 

 

▣ Para el vendedor también lo es, ya que le facilita la preparación del pedido, el control de la salida de mercancía de su almacén y que ha sido entregada a su destinatario.

 

Cómo confeccionar un albarán

 

Los datos

 

▣ No hay datos obligatorios para confeccionar un albarán, aunque sí que hay algunos que son recomendables. Estos son:

 

Del proveedor

 

• Nombre o razón social.

 

• Dirección postal.

 

• Identificación fiscal.

 

• También conviene que aparezca el logotipo de la empresa si se dispone de él. 
  

 

Del cliente

 

• Nombre o razón social.

 

• Dirección postal.

 

• Identificación fiscal.

 

Del albarán

 

• Número del albarán.

 

• Fecha de emisión.
  

 

Referencias

 

• Número de pedido o referencia.

 

• Número de la factura, si es que ya se ha emitido.

 

• Plazo de pago, en caso de que el cliente deba pagar la mercancía a su entrega. Esto no es aplicable a las compras on-line que se abonan antes de su entrega.
  

 

De la mercancía o del servicio prestado

 

• Descripción detallada de la mercancía entregada o del servicio prestado.

 

• Si no se ha podido completar el pedido o presupuesto del cliente es necesario indicar qué artículos no se han entregado, si se podrá hacer en un futuro y las condiciones de entrega cuando estén disponibles.

 

• Hay albaranes en los que aparece el precio unitario y total de la mercancía (albarán valorado) y otros que no lo incluyen (albarán sin valorar). El primero no suele ir acompañado de la factura, el segundo sí, o ya se le ha enviado previamente el documento en formato físico o digital.
  

 

De la entrega

 

• Es necesario dejar un espacio para que el cliente firme la recepción del pedido, así como la fecha y hora si se considera oportuno. 

 

• La fecha es fundamental puesto que si el pago se va a hacer tras la entrega, el cliente tiene un plazo máximo de 60 días para abonar la mercancía o la prestación de servicios. 

• Para el cliente es importante revisar que la mercancía entregada es la que aparece en el albarán y que está en perfecto estado. Ya sé que no siempre es posible, por el poco tiempo del que dispone el transportista para repartir los envíos, aunque no puedo dejar de darte este consejo. Si no has revisado los artículos en el momento de la entrega, hazlo lo antes posible, de modo que se lo puedas comunicar al proveedor inmediatamente.
  

 

El formato

 

▣ Lo ideal es que tanto la tipografía como los colores y el estilo sean los mismos del resto de documentos de la empresa, o al menos que tenga una cierta coherencia con ellos. 

 

 

▣ Habrá que generar al menos 2 copias, una para el proveedor y otra para el cliente. En caso de que el transportista sea un tercero, también conviene crear una copia también para él.

 

▣ Se puede utilizar una plantilla (gratuita o de pago) o confeccionar el albarán desde cero.

 

▣ Se pueden enviar en papel o de forma electrónica.

 

▣ En algunos casos se puede aceptar la entrega de mercancía de forma electrónica, mediante un dispositivo electrónico habilitado para ello, y luego enviar el albarán en papel como justificante a posteriori.

 

La conservación

 

▣ Se deben conservar, como en el resto de documentos comerciales, durante 6 años. Aunque no es obligatorio, sí que es aconsejable. Lo ideal: guardar el albarán grapado a la factura, la cuál sí que debes conservarla durante el período de regularización y 4 años después. 

 

Espero que esta información acerca de los albaranes te haya sido útil. 

¿No sabes cómo comenzar a redactar un documento? Pues no dejes de pasar por la pestaña de modelos de documentos de nuestro blog. 

 

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Cómo Emitir una Factura

¿Eres un emprendedor novato o acabas de empezar a trabajar como autónomo? Si es así, seguro que estás deseando comenzar a facturar para que comiences a generar ingresos y no sólo gastos. Pero... ¿sabes cómo emitir una factura a tus clientes?


Porque, efectivamente, es obligatorio que si eres autónomo o tienes una sociedad, ya sea grande o muy muy pequeña, tienes que facturar. Si no sabes cómo hacerlo, no hay problema, a continuación encontrarás los requisitos y pasos básicos para generar una factura.


Vamos a ello...

Contenidos obligatorios de la factura


Información del emisor de la factura


Como mínimo deben aparecer los datos siguientes:

• La identificación de quien emite la factura. Si se trata de un autónomo o profesional, tendrán que figurar el nombre y los apellidos. En caso de que el emisor sea una sociedad, tendrá que aparecer el nombre o razón social completo.

• El NIF o CIF.

• El domicilio fiscal.

Si quieres, puedes añadir otros datos identificativos como teléfonos, direcciones de correo electrónico, etc. 


Información del receptor de la factura


Deben incluirse los mismos datos que en el caso del emisor.


Número de factura


Las facturas deben ir numeradas. Este número debe asignarse de forma correlativa a cada documento y deben seguir un mismo criterio durante todo el ejercicio fiscal. Si tienes varias líneas de negocio distintas, puedes asignar a cada una un tipo de numeración, pero debes utilizar la misma en cada línea de negocio y siempre de forma correlativa.


Fecha


Se debe consignar de forma obligatoria la fecha en la que se emita la factura.


En caso de que la fecha de la operación sea distinta de la de la emisión de la factura hay que indicarla en el documento. 


Concepto


Cada factura debe incluir la descripción del producto o el servicio por el que se emite. Procura que sea lo más concreta y veraz posible por varios motivos: porque el cliente tiene derecho a saber por qué está pagando exactamente, porque a ti te servirá para llevar un control más exhaustivo de tu negocio... y porque en caso de una inspección de Hacienda (ojalá que no te suceda nunca) es recomendable que no haya ninguna duda (razonable o no) sobre todas y cada una de las facturas que has emitido.


Base imponible


Es el total que suman los conceptos de la factura antes de aplicarle impuestos y después de aplicar descuentos y bonificaciones.

IVA (si se aplica)


En la mayor parte de los casos tendrás que aplicar el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) sobre la base imponible. Debes indicar el tipo impositivo o en su defecto la expresión "IVA incluido".


El tipo de IVA dependerá del producto o servicio:


Superreducido - 4%


Este tipo se aplica a alimentos básicos como el pan, la leche, las frutas o los nuevos, entre otros. También a los libros, periódicos o revistas. A medicamentos, prótesis, elementos y servicios dedicados a la movilidad de personas con discapacidad. Incluso a viviendas de protección oficial.


Reducido - 10%


Afecta al transporte de viajeros, a la hostelería, a los las ejecuciones de obras, a las ventas de mobiliario de cocina y baño, etc.


General - 21%


Se aplica al resto de productos y servicios que no estén encuadrados en el tipo superreducido o el reducido, o los que están exentos.


Si quieres saber más acerca de los tipos aplicables, te recomiendo que consultes la página de información general de la Agencia Tributaria. Estos datos están actualizados y registran cualquier cambio en la normativa tributaria, así no te equivocarás al a hora de aplicar los tipos del IVA.


Actividades no sujetas o exentas


Hay algunas entregas de bienes, prestaciones de servicios y otras operaciones que no están sujetas al IVA y otras que están exentas. En este caso no tendrías que aplicar ningún tipo de IVA en tu factura.


Te invito a que consultes estos casos especiales en la página web de la AEAT.


Regímenes especiales


En el caso de que sean de aplicación regímenes especiales como el de agencias de viajes o el especial de bienes usados habrá que indicarlo.


Retención del IRPF (si se aplica)


Si eres autónomo o profesional tendrás que aplicar el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), si se trata de una sociedad no debe hacer la retención.


El tipo dependerá de la retención que sea aplicable en tu caso.


Reducido


Si eres un nuevo autónomo tendrás que aplicar el tipo reducido del IRPF que es del 7% sobre la base imponible. Este IRPF te lo podrás aplicar durante el año en el que te des de alta en tu actividad como profesional autónomo y en los dos siguientes. Ojo, que únicamente podrás beneficiarte de este tipo reducido si no has llevado a cabo actividades profesionales los 12 meses previos al alta.


General


A partir de esos 18 meses tendrás que hacer la retención general para autónomos, que es del 15%.


Ten en cuenta que debes aplicar la retención, reducida o general, únicamente cuando factures a empresas o a otros autónomos, nunca a personas físicas o a otros autónomos si el motivo de la factura es una entrega de bienes o prestación de servicios a título particular. Te lo aclaro: si le haces un diseño de un logotipo a un autónomo para su negocio, sí le tienes que aplicar la retención; si le diseñas un logotipo para las invitaciones de su boda, no. En un caso tu trabajo va dirigido a un profesional, en el segundo a un particular, aunque sea la misma persona y sea un profesional autónomo.


Si quieres saber más, puedes consultar la normativa básica del IRPF de la AEAT.


Total de la factura


Debe figurar la contraprestación total de la factura, que se obtiene después de aplicarle los impuestos a la base imponible.

Otras circunstancias


En caso de que el sujeto pasivo sea quien recibe el bien o es el destinatario del servicio en lugar del proveedor, habrá que indicar en la factura la circunstancia de "inversión del sujeto pasivo".


Si el que expide la factura es el receptor del bien o el destinatario del servicio en lugar del proveedor o el prestador del servicio, es necesario consignar la expresión "facturación por el destinatario".


Y si se trata de una factura rectificativa habrá que mencionar la factura a la que rectifica.


Puedes consultar en la web de la AEAT, si quieres saber más acerca del contenido de las facturas.


Otra información


Otros datos que puedes incluir en la factura son:


Forma de pago


Puedes mencionar la forma en la que el cliente debe pagarte la factura: transferencia, cheque bancario...


Plazo de pago


También puedes indicar el plazo en el que tu cliente tiene que realizar el pago: a la presentación de la factura, 30 días, 60 días...


Cómo calcular el total de la factura


Facturas con IVA


Debes tomar la base imponible y sumarle el porcentaje correspondiente del impuesto a dicha base. El porcentaje será el que corresponda a cada producto o servicio.


Si debes aplicar más de un tipo de IVA, tendrás que calcularlo por separado, obteniendo tantos subtotales como sean necesarios y luego obtener el total.


En caso de facturas exentas o no sujetas al IVA, la base imponible coincidirá con el total de la factura.

Operaciones exentas o no sujetas

• Base imponible: 100 euros = total factura: 100 euros

Con IVA superreducido

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 4%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,04 (4%) = 4 euros.

• Total factura: 100 + 4 = 104 euros

Con IVA reducido

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 10%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,10 (10%) = 10 euros.

• Total factura: 100 + 10 = 110 euros

Con IVA general

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 21%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,21 (4%) = 21 euros.

• Total factura: 100 + 21 = 121 euros.

Facturas con IVA e IRPF


En este caso tendrás que calcular el IVA correspondiente como has visto en el apartado anterior primero. Luego tendrás que hacer la misma operación para calcular lo que tendrás que aplicar de IRPF. Y una vez que tengas ambas cantidades, tendrás que sumarle el IVA y restarle el IRPF.


A continuación de comento cómo calcular la factura en caso de que te puedas aplicar el IRPF reducido.


Con IVA superreducido

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 4%.

• IRPF: 7%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,04 (4%) = 4 euros.

• Cálculo del IRPF: 100 x 0,07 (7%) = 7 euros.

• Total factura: 100 + 4 - 7= 97 euros

Con IVA reducido

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 10%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,10 (10%) = 10 euros.

• Cálculo del IRPF: 100 x 0,07 (7%) = 7 euros.

• Total factura: 100 + 10 - 7 = 13 euros

Con IVA general

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 21%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,21 (4%) = 21 euros.

• Cálculo del IRPF: 100 x 0,07 (7%) = 7 euros.

• Total factura: 100 + 21 - 7 = 114 euros.

Y si te corresponde una retención del 15%, únicamente tendrás que multiplicar por 0,15 en lugar de 0,07 para obtener la cantidad que tendrás que restar a la base imponible más el IVA para obtener el total. Como ves es muy fácil.  

¿Y si tengo el total de la factura, pero tengo que calcular la base imponible? 


Imagina que has pactado el total de la factura con el cliente y que tienes que calcular a partir de él el IVA y el IRPF que corresponde. Entonces deberías hacer lo siguiente:


Con IVA

• Total factura: 100 euros.

• Para obtener la base imponible (si es aplicable el 21%): 100 / 1,21 = 82,64 euros.

• Ahora resta esa cantidad a los 100 euros del total y obtendrás 17,36 euros (ojo al redondeo), ese es el porcentaje del IVA. 

• Comprueba que la cuenta está bien y suma las dos cantidades, 82,64 de la BI + 17,36 del 21% del IVA, y obtendrás los 100 euros del total. 

Con IVA e IRPF

• Total factura: 100 euros.

• Para obtener la base imponible tendrás que sacar la diferencia entre el IVA y el IRPF. Si el IVA es del 21% y el IRPF del 7%, primero tendrás que restar ambos: 21 - 7 = 14. 

• Haz el mismo tipo de cuenta que has aplicado en el caso de que sólo haya que aplicar el IVA, pero con la cantidad obtenida en el paso anterior: 100 / 1,14 = 87,72 euros.

• Ahora tienes que calcular el IVA y el IRPF como has visto antes que se hace: 87,72 * 0,21 = 18,42 euros para el IVA; y 87,72 + 0,07 = 5,79 euros para el IRPF.

• Y ya sólo te resta sumarle el IVA y restar el IRPF: 87,72 + 18,42 - 5,79 = 100 euros. 

• Ten presente el redondeo a la hora de hacer estos cálculos. 

Como ves no es algo complicado. Una vez que tengas práctica verás que lo haces de forma automática.


En cualquier caso, siempre puedes utilizar plantillas en Excel o herramientas de facturación que te eviten los cálculos, aunque siempre te recomendaré que lo sepas hacer sin ayuda, por si acaso.


Ahora ya sólo me queda desearte que tengas que emitir muchas facturas. Hasta el próximo post.






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Facturas, Tiendas Online y Cuentos Chinos

Hoy te traigo un post que surge de una experiencia personal muy reciente y que, probablemente, te haya ocurrido a ti en algún momento: compras en una tienda online y no te entregan la factura con tu pedido.

 
Te pongo en antecedentes:

 
Hago compras en una tienda online con cierta frecuencia. Es un sitio de e-commerce con buenos productos, precios razonables y una buena atención al cliente (en persona si te diriges a la tienda física, mediante e-mail o a través del chat).

 
Pero, y siempre hay un pero, tienen una mala costumbre empresarial: no entregan factura con la compra en ninguno de los pedidos. Si quiero el documento, me tengo que preocupar yo de solicitarlo por teléfono o e-mail. Y eso es muy molesto, porque me hace perder el tiempo... y la paciencia.

 
Y hasta ahora ese método, incómodo e inadecuado (qué políticamente correcta me he levantado hoy), había funcionado. Hasta hace pocos días.

 
Cuando me llegó el último pedido iba acompañado de un documento que, mirándolo por encima y sin gafas, tenía toda la pinta de ser una factura, así que lo guardé con el resto de facturas del mes hasta que tuviese un hueco para preparar el listado que le envío de forma periódica a la gestoría.

 
Pero cuando me puse a ordenar los documentos del mes, me di cuenta con asombro de que no era una factura... ¡era el pedido! Como de costumbre no habían enviado el documento de venta y, además, me habían despistado con un pedido, ni siquiera un triste albarán. Teniendo en cuenta que, en muchas ocasiones, el pedido no corresponde con lo realmente entregado (falta de alguno de los productos, cambios de última hora, errores, etc.), eso no es un justificante de venta.

 
Como siempre les envié un e-mail para solicitarles la dichosa factura y, cuál no fue mi asombro, me dijeron que no me lo podían dar con la siguiente excusa: "te informamos de que conforme al nuevo Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación recogidas en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, en vigor desde enero de 2013, el plazo máximo para emitir una factura es el día 16 del mes siguiente. Por ello, como en este caso el plazo es superior al indicado nos encontramos en la imposibilidad legal de emitirte la factura, algo que nos apena, pero que debemos cumplir".

Y, no contentos con esto, me terminan diciendo que: "para que esto no vuelva a suceder en otras ocasiones, te recomendamos que en el mismo pedido nos comuniques tu NIF/CIF y que en el apartado de observaciones nos comentes que necesitas factura".

¡¡¡!!! No es un cuento chino, esto es un caso real. Muy real.

Cuando me puse en contacto con ellos tras ese correo electrónico, les comenté que lo que alegaban no tenía ninguna razón de ser. Les expuse los motivos por los que lo que me decían no tenía ningún sentido y ellos me dieron una curiosa respuesta: "es lo que les había dicho su gestor". Antes, según parece, lo hacían como yo les pedía, pero les conminó a que "cumpliesen la ley y no diesen factura pasado el día 16 del mes siguiente a la entrega de los bienes. No fuese a ser que incurriesen en malas prácticas empresariales...

Una no sabe muy bien si es que el gestor ha estudiado en un coleccionable por fascículos de los que venden en los quioscos... o que hay vocación de defraudar a Hacienda, escaqueando la mayor parte de la facturación.

Lo que está bien claro es que:

1.- El empresario, tanto en comercio off-line como on-line, está obligado (salvo las excepciones que te detallo al final del post) a emitir y entregar factura por las entregas de bienes o prestaciones de servicios. Ojo: no es el cliente el que debe solicitar la factura, es el proveedor el obligado a entregarla. No en vano, el Reglamento que cita tan diligentemente este proveedor dice en su Artículo 1: 

"Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquellos. Igualmente, están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad.

Asimismo, otras personas y entidades que no tengan la condición de empresarios o profesionales están obligadas a expedir y conservar factura u otros justificantes de las operaciones que realicen en los términos establecidos en este Reglamento".

Y en su Artículo 2.2.a) se indica claramente que se deberá expedirse factura y copia de esta en todo caso en las siguientes operaciones:

"Aquéllas en las que el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, con independencia del régimen de tributación al que se encuentre acogido el empresario o profesional que realice la operación, así como cualesquiera otras en las que el destinatario así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria".

2.- Respecto al plazo de expedición de la factura, eso de que no podían emitir facturas después del día 16 del mes siguiente a la entrega del bien o de la prestación del servicio, el Reglamento dice en su Artículo 11: 

"1. Las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación.

No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación.

2. En las entregas de bienes comprendidas en el artículo 75.Uno.8.º de la Ley del Impuesto, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente".

3.- Y, por último, en cuanto a que sea yo quien tenga que solicitar la factura o que la reclame cuando haga el pedido, el Artículo 17 del citado Reglamento reza lo siguiente:

"Los originales de las facturas expedidas conforme a lo dispuesto en los capítulos I y II del título I deberán ser remitidos por los obligados a su expedición o en su nombre a los destinatarios de las operaciones que en ellos se documentan".

Más aún, en su Artículo 18, remata la faena:

"La obligación de remisión de las facturas que se establece en el artículo 17 deberá cumplirse en el mismo momento de su expedición o bien, cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, en el plazo de un mes a partir de la fecha de su expedición".

Todo este asunto, desgraciadamente, empaña las buenas cualidades del negocio que te he mencionado anteriormente: producto y atención al cliente.

Mi consejo siempre será cumplir con toda la legislación vigente, no sólo por responsabilidad, también porque es una faceta más de la excelencia.

Y otro consejo extra: no te ampares en supuestos derechos o deberes legales, salvo que pises terreno muy firme; porque pueden ponerte la cara colorada en el mejor de los casos; en el peor puedes encontrarte con una denuncia ante Hacienda. Y con un cliente perdido, por supuesto.

Información de interés: 

 

Excepciones a la obligación de facturar

"No existirá obligación de expedir factura en estas operaciones:

 
Las operaciones exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido en virtud de lo establecido en el artículo 20 de su ley reguladora, con excepción de la operaciones relacionadas con los servicios sanitarios y de hospitalización, las entregas de inmuebles y las entregas de bienes exentas por no haberse podido deducir el IVA soportado.

 
Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación el régimen especial del recargo de equivalencia. No obstante, deberá expedirse factura en todo caso por las entregas de inmuebles en las que el sujeto pasivo haya renunciado a la exención (artículo 154.dos LIVA).

 
Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades por las que se encuentren acogidos al régimen simplificado del impuesto, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
No obstante, deberá expedirse factura en todo caso por las transmisiones de activos fijos (artículo 123.uno.B) 3º LIVA).

 
Aquellas otras en las que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria en relación con sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales.

 
Asimismo, tampoco estarán obligados a expedir factura los empresarios o profesionales por las operaciones realizadas en el desarrollo de las actividades que se encuentren acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14.1 de dicho Reglamento relativo al denominado "recibo agrícola". En todo caso deberá expedirse factura por las entregas de inmuebles a que se refiere el artículo 129.uno, párrafo segundo LIVA.

 
Además, cuando se traten de operaciones realizadas para quienes no tengan la condición de empresarios o profesionales actuando como tales, no será obligatoria la consignación en la factura de los datos de identificación del destinatario en cuanto a las operaciones cuya contraprestación sea inferior a 100 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido no incluido". 

Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Código de Comercio y Legislación Complementaria.

Ley 3/2014, de 27 de marzo, por la que se modifica el texto refundido de laLey General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre. 

Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias. 

Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico.

 

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