¿Alguna vez te han entregado una factura y te has encontrado con el concepto de "suplidos"? Si has ido a un notario, has contratado a un abogado o a un gestor, es probable que sí lo hayas visto. ¿Y sabes lo que significa? Porque el nombre en cuestión no da muchas pistas, ¿verdad?
Si quieres saber qué son los suplidos y cuándo y cómo te los deben aplicar, sigue leyendo, porque vas a encontrar la información básica que necesitas.
▣ Los suplidos son gastos que una empresa o profesional paga en nombre de su cliente, que no forman parte de su actividad habitual, y que posteriormente le repercute en la factura final por los bienes entregados o los servicios prestados. El importe que repercute es exactamente el que el proveedor, que actúa como mero intermediario, ha pagado por su cliente.
▣ Son diferentes a los gastos reembolsables, que son aquellos que están a nombre del proveedor, pero que corren por cuenta del cliente, así que es importante no confundirlos. Si un profesional tiene que desplazarse para realizar un trabajo para un cliente y se ha pactado así en el contrato, el billete de avión, el alojamiento y una cantidad por dietas los pagaría el cliente, aunque la factura estuviese a nombre de quien va a prestar el servicio. ¿Algunos ejemplos de suplidos? Tasas judiciales, gastos de notaría o registro en el caso de los abogados; Licencias o certificaciones, si se trata de abogados, etc.
▣ Los suplidos deben figurar en la factura que la empresa o profesional dirige a su cliente.
▣ El proveedor debe informar al cliente de qué gasto va a hacer en su nombre, el motivo y el importe, además de contar con su consentimiento expreso (y recomendable que quede por escrito) siempre que sea posible, mediante un encargo o un contrato.
▣ No pueden ser gastos generales ni compartidos con otros clientes, tienen que ser específicamente realizados para el cliente y en su nombre.
▣ Los suplidos deben estar separados del importe de los productos o servicios y de otros gastos directos derivados de la actividad de la empresa o profesional.
▣ Nunca pueden suponer un beneficio para el proveedor, porque dejarían de considerarse como suplidos. Eso significa que no puede haber ningún margen ni extra añadido al importe que ha cobrado el tercero. ¿Ejemplos de un producto o servicio con margen de beneficio que no son suplidos? Un desarrollador informático que compra un equipo para un cliente y le añade una comisión al precio que le hace el suministrador a él como profesional.
▣ La empresa o profesional no puede aplicar el IVA ni el IRPF a los suplidos, puesto que estos han sido prestados por un tercero y no forma parte de su actividad económica. Por lo tanto, los gastos suplidos no forman parte de la base imponible de la factura principal.
▣ Deben estar justificados con sus correspondientes facturas o recibos (en la que se constate que el destinatario del servicio es el cliente), en los que tiene que aparecer el concepto y su importe. La factura del suplido tiene que acompañar a la factura del proveedor, por si hubiese una inspección fiscal.
▣ Los profesionales que trabajan habitualmente con suplidos, tienen que llevar un libro con todos los suplidos y provisiones de fondos.
Espero que esta información te haya despejado las dudas que pudieses tener acerca de los gastos suplidos.
Información de interés:
Código Civil (art. 1728 y siguientes)
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La primera vez que apareció el post Qué Son los Gastos Suplidos (y Cómo y Cuándo Deben Aplicártelos) fue en el blog de Todos Somos Clientes.
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