Errores que No Debes Cometer con las Facturas

Si nos preguntasen a los autónomos y empresarios qué es lo fundamental en nuestro negocio, probablemente respondiésemos que producir y vender, ya sean bienes o servicios, y por ende la obtención de beneficios. Puede que en segundo lugar posicionásemos la obtención de una buena reputación empresarial a todos los niveles. 

 

Pero no nos podemos olvidar de que hay otras tareas que, aunque no son tan significativas y visibles, son ciertamente fundamentales. Una de ellas es la facturación. Ya sé que es algo engorroso, pero que es vital para tu negocio. Tiene repercusiones realmente importantes. Si no facturas, no cobras. Es una forma de comunicarte con tu cliente y que forma parte de la imagen de tu empresa. Y  por último, y no por ello menos trascendente: tiene repercusiones fiscales. 

 

Por eso es imprescindible facturar, y no sólo eso, hacerlo sin errores. Porque las equivocaciones en las facturas se pagan. Y puede que muy caro.

 

Para que eso no te suceda, a continuación te comento cuáles son los errores que no debes cometer a la hora de facturar.

 

▣ No facturar. Es obligatorio hacerlo, si no lo haces, puedes tener serios problemas con Hacienda. Por otra parte, tu cliente tiene derecho a tener la factura por el producto que le has vendido o por el servicio que le has prestado. Además, tu cliente no tiene por qué saber cuánto ni cuándo tiene que pagar, especialmente si no la has enviado una factura proforma, por lo que la factura es una manera de recordárselo.  

 

▣ Facturar tarde, o demasiado pronto. Cuanto antes emitas la factura, antes cobrarás. En cualquier caso, en nuestro post Plazos para Emitir y Enviar Tus Facturas encontrarás información básica sobre cuándo facturar.

▣ No poner la fecha de la factura.

 

▣ Olvidar consignar el número de la factura. Recuerda que la numeración debe ser correlativa, que pueden existir series separadas si hay razones que lo justifiquen y que el número de la factura debe concordar con las fechas (el orden de las facturas por numeración debe coincidir con el orden de las mismas por fecha de emisión). Procura seguir las recomendaciones para la numeración de facturas de la AEAT.

 

▣ No incluir todos los datos fiscales obligatorios, tanto los del autónomo/empresa como los del cliente. Estos son el NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social y domicilio fiscal de ambos.

 

▣ Olvidar informar de las condiciones y la forma de pago de la factura.

 

▣ Que no aparezca la fecha de vencimiento. Si no se indica nada, éste debe hacerse en los 30 días posteriores a la fecha de factura. Es mejor establecer una fecha concreta que poner un vencimiento genérico, porque el cliente puede entender que los 30/60/90 días comienzan a contar desde una fecha diferente de la de la factura. 

 

▣ No poner una coletilla de recordatorio del pago para los clientes que habitualmente se retrasan en el pago.

 

▣ No incluir el número de cuenta cuando el pago deba hacerse mediante transferencia. ¿Cómo van a hacerte el ingreso si no saben dónde hacerlo? Incluso aunque en otras ocasiones tu cliente te haya hecho una transferencia, no tiene porqué sobreentender que en este caso deba hacerlo a la misma cuenta. El hecho de olvidarte de este detalle puede retrasar el pago, así que tenlo en cuenta.  

 

▣ No hacer referencia al número de pedido/encargo en caso de que lo haya. En grandes empresas este dato es fundamental para que se realice el pago. En algunas ocasiones el mero hecho de tener el dato implica que el departamento correspondiente ha autorizado el trabajo y el pago. En otras simplemente deben localizar el departamento al que consultarle si ha de hacerse el pago o no .

 

▣ No identificar ni desglosar los conceptos. 

 

▣ No aplicar adecuadamente los impuestos. Si no lo haces es muy probable que tengas problemas con Hacienda. Debe figurar el tipo o tipos impositivos aplicables, así como la cuota tributaria. 

 

  

▣ Cargar más gastos de los debidos y/o aquellos que no se hayan pactado con el cliente.

 

▣ Obviar los descuentos y bonificaciones que se hayan convenido con el cliente. 

 

▣ No poner un apartado de observaciones si éstas son realmente necesarias.

 

▣ No cuidar el formato de la factura. Al fin y al cabo, cualquier elemento que tenga que ver con la relación con tus clientes forma parte de tu imagen profesional y/o de marca. Por eso conviene que el formato sea funcional y correcto, pero también que sea estético. Y no te olvides de incluir el logo de tu empresa. Si no lo tienes, procura crear uno para tus documentos comerciales (cartas, sobres, firma de correo electrónico, facturas, albaranes, etc.). 

 

▣ Utilizar facturas anteriores para reescribir otras, porque es muy probable que se arrastren datos antiguos en el documento actual, lo que implica una facturación errónea. Y créeme, eso pasa. 

 

▣ No enviar las facturas. Si las emites, debes remitírselas a su destinatario. Es obligatorio y tu cliente tiene derecho a tener el documento en su poder.  

 

▣ No remitir la factura al departamento correcto. Esto es importante por dos razones. La primera es tiene que ver con la celeridad con la que se haga el pago. Si no la envías a la persona o departamento que realmente se encargará de tramitar el pago, puede que se traspapele o que se retrase (en ocasiones mucho tiempo). La segunda afecta a la confidencialidad, aunque no lo parezca. Si se ha pedido material o se ha solicitado un servicio, puede no deba ser de conocimiento entre otros empleados o directivos por el motivo que sea. 

 

▣ No emitir un duplicado de la factura si el cliente lo solicita. Aunque únicamente puedes expedir un original de cada factura, sí que tienes que emitir duplicados si hay varios destinatarios del documento o si el cliente pierde el original.

 

▣ No revisar el estado de la factura para evitar la morosidad y los retrasos en los pagos.

 

▣ No guardar la factura, al menos el tiempo requerido por la AEAT.

 

▣ No emitir una factura rectificativa en caso de que haya errores. 

Espero que este post te sea útil y te ayude a no cometer errores en tu facturación.

 

Información de interés:

Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación

Directiva 2010/45/UE, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, en lo que respecta a normas de facturación

Ley morosidad 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales

Post relacionados:

Cómo Emitir una Factura 

Guía Básica de Facturación Electrónica

Dudas Frecuentes a la Hora de Solicitar una Factura

La primera vez que apareció el post Errores que No Debes Cometer con las Facturas fue en el blog de Todos Somos Clientes.

 

Errores que no debes cometer con las facturas by 1 de N Tecnologías de la Información - Arancha Moreno is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 4.0 Internacional License.