Qué Es una Autofactura y Cómo y Cuándo Se Emplea

Todos en algún momento u otro hemos recibido o generado facturas. Hemos pedido duplicados de ellas. Incluso hemos tenido que aprender qué era una factura completa y una simplificada. Pero... ¿has oído hablar alguna vez de la autofactura? 

Si eres profesional, autónomo, emprendedor o ya tienes un negocio consolidado, te interesa saber qué es una autofactura, quién la puede generar y cómo y cuándo se emplea. Si sigues leyendo puedes información acerca de esta fórmula de facturación, por si en algún momento necesitas recurrir a ella. 

 

 

Qué es

▣ La autofactura, que también se llama factura por destinatario, y es aquella que genera el propio cliente o comprador por la compra de un bien o la prestación de un servicio, en lugar de hacerlo el proveedor o vendedor. 

 

▣ Es una prueba de compra legal, más que una de venta, como sería en el caso de una factura normal.

Requisitos

▣ La autofactura requiere de un acuerdo explícito entre el cliente y el proveedor. Este acuerdo debe detallar el concepto, condiciones e importe de cada operación que se factura. Este pacto no sirve para todas las facturas, únicamente para aquellas que se hayan acordado.

▣ Además del pacto entre cliente y proveedor, es necesario comunicárselo a la Agencia Tributaria a través de una declaración censal (Mod. 036), en la que deberá aparecer que se va a realizar y la fecha a partir de la que se va a realizar facturación por destinatario, la fecha de efecto, así como el momento en el que se renuncie a ello. En el caso de que el destinatario no tenga su domicilio fiscal en la UE, tendrá que tener una autorización previa de la AEAT.

▣ El que emite la autofactura, en este caso el cliente, debe remitírsela al proveedor una vez generada. Este debe dar su aprobación para que sea válida.

 

▣ Debe incluir el IVA, igual que en cualquier otra factura. 

 

 

 ▣ El profesional o empresario que ha vendido o prestado un servicio es el sujeto pasivo, y debe cumplir con las obligaciones fiscales derivadas de la operación.

 

▣ Las autofacturas pueden encargarse a un tercero, si ambas partes lo consideran oportuno. 

Formato

▣ La autofactura nunca se identifica con ese nombre, sino que en el documento debe aparecer la expresión: "Factura por destinatario". 

▣ Debe incluir los campos habituales de cualquier factura: datos fiscales de cliente y proveedor, fecha, concepto, importe, base imponible...

 

 

▣ Se emite a nombre del profesional, autónomo o empresario que realiza la operación. 

▣ En cuanto al número de factura, debe ser un número diferente al de la serie de facturas ordinarias, y debe haber una identificación única asociada a cada proveedor para el que se generan autofacturas.

¿Quién la genera?

▣ Las autofacturas las suelen generar las grandes empresas que compran bienes o reciben servicios de otras más pequeñas o de profesionales.

▣ Esta fórmula es beneficiosa para ambas partes. A la gran empresa les facilita la tarea de controlar sus facturas recibidas, y tampoco le supone ninguna carga añadida. Y al profesional o emprendedor le facilita la tarea de facturar.

 

¿Te ha sido útil esta información?

 

Información de interés:

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Cuidado con los Días Sin IVA, a Veces Tienen Truco

Hay comercios, físicos y on-line, que hacen promociones periódicas con el reclamo de "Días sin IVA", en las que nos ofrecen descuentos equivalentes al impuesto que se le aplica a sus productos, generalmente de un 21%. 

Y cualquier gancho de marketing en el que nos prometen descuentos son de lo más atractivo. No hay más que ver el atractivo que tienen para los consumidores las rebajas, los saldos, el Black Friday, el Cyber Monday... Pero no es oro todo lo que reluce, porque pueden resultar mucho menos rentables de lo que parece.

Si quieres saber qué tener en cuenta antes de lanzarte a comprar en los "Días sin IVA", no tienes más que seguir leyendo.

 

 

Lo básico

▣ Lo primero que tienes que tener en cuenta es que eso de "Días sin IVA" es un reclamo de marketing. En España el Impuesto sobre el Valor Añadido afecta a la inmensa mayoría de las entregas de bienes, lo que significa que si el comercio no lo aplicase en sus ventas estaría cometiendo un fraude fiscal. Así que lo que realmente te ofrecen es un descuento igual al importe del impuesto aplicable. 

 

▣ Te pongo un ejemplo. Si vas a comprar un artículo por un importe total de 50 euros y el IVA que se le aplica es del 21%,  el precio del producto sería de 41,32 euros y del impuesto de 8,68 euros. El comercio, por lo tanto, la teoría dice que en un "Día sin IVA" te haría un descuento del 21% sobre esos 50 euros, por lo que a ti te tendría que costar realmente 41,32 euros (que llevarían incluido su impuesto, 34,15 euros + 7,17 euros). De ese modo, tú te llevas tu descuento y el proveedor cumple con sus obligaciones fiscales. 

 

▣ Así que no esperes que en la factura que te entreguen con tu compra desaparezca el IVA, sino que encontrarás con un descuento. 

 

 

Cuidado con esto

 

▣ Hay tiendas que suben los precios unos días antes para que al aplicar el descuento de los "Días sin IVA" a final acabes pagando lo mismo que en cualquier otro momento. 

 

▣ Hay establecimientos que prometen un descuento igual al IVA, pero que luego hacen trampa y aplican un porcentaje menor.

 

▣ También hay establecimientos que retiran de su catálogo determinados productos, de forma que puede que aquello que te interesa, sencillamente no esté a la venta cuando hay esa promoción. 

 

▣ Otros lo que hacen es limitar el descuento a un número de unidades. Cuando acaban éstas, el resto de consumidores se queda sin promoción.  

 

Algunos consejos

 

▣ Compra siempre en establecimientos de confianza. Eso no significa que hagan publicidad llamativa, sino que sean conocidos por sus buenas prácticas.

 

▣ Antes de comprar, consulta opiniones tanto de las tiendas como de los artículos que quieres adquirir. 

 

▣ Los establecimientos, tanto físicos como on-line, avisan de estos días en los que sus productos tendrán el descuento equivalente al IVA, por lo que te recomiendo que investigues previamente los precios y artículos a la venta que te interesan. 

 

▣ Haz una lista de aquello que necesitas, no te dejes llevar por los descuentos y acabes adquiriendo más de lo que debes.

 

▣ Y márcate un presupuesto, sí o sí. Te ahorrarás dinero... y disgustos.

Espero que estos consejos te ayuden a comprar no más, sino mejor.

 

Información de interés:

Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

Derechos del Consumidor

 

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Qué Es el Registro de Operadores Intracomunitarios y Cómo Entrar en Él

¿Tienes previsto hacer negocios con clientes o proveedores dentro de la Unión Europea o ya los estás realizando de facto? Si es así, probablemente tengas de darte de alta en el ROI... que no cunda el pánico, porque detrás de esas siglas está algo tan sencillo como el Registro de Operadores Intracomunitarios. Como su propio nombre indica, es un registro de todos los operadores que llevan a cabo negocios dentro de la UE, que cumplen una serie de condiciones y que pueden actuar según las normas del IVA intracomunitario. 

 

Si te quieres saber más acerca del Registro de Operadores Intracomunitarios, cómo solicitar tu inclusión y en qué te afecta, sigue leyendo...

 

 

Qué es el ROI

 

▣ Cuando se realizan operaciones (compraventas o prestaciones de servicios) dentro de España, el cliente debe pagar el IVA y la persona jurídica debe declararlo. Qué te voy a contar...

 

▣ Pero puede suceder que, en lugar de que las dos partes, proveedor y cliente, tengan su domicilio fiscal en España, una de ellas resida en nuestro país y la otra en un país de la Unión Europea. En este caso la cosa cambia.

 

▣ Para el vendedor o prestador de servicios, estas operaciones están exentas y no es necesario repercutir el IVA (aunque para poder aplicar la exención, es imprescindible que ambos tengan un NIF-IVA). 

 

▣ Para el comprador o receptor del servicio, sí que están sujetas al IVA, pero se da un mecanismo de autoliquidación por el que se contabilizan y se compensan el IVA soportado y el IVA repercutido.

 

▣ Debes tener en cuenta que cuando la venta o la prestación de servicios tengan como destinatario una persona física que sea consumidor final, tributará en el país de origen. Si eres tú en vendedor y resides en España, tendrás que aplicar el IVA como si se tratase de una operación nacional. 

 

Quiénes están obligados a tener el NIF-IVA

 

▣ No todos tenemos la obligación de solicitar nuestra inclusión en el ROI y tener un NIF-IVA, pero sí los que cumplan alguno de estos requisitos:

 

• Personas jurídicas que realicen compras y/o ventas intracomunitarias que están sujetas a IVA.

 

• Personas jurídicas que presten servicios a un cliente de otro país de la UE que no sea España. 

 

• Personas jurídicas que reciban servicios de un proveedor de otro país de la UE que no sea España.

 

• Personas jurídicas que sean sujetos pasivos del IVA por ser destinatarios de servicios que presten empresas o profesionales que no tengan su domicilio fiscal en la península o Baleares (no se incluyen las Islas Canarias).

 

Y si te crees que no te afecta, piensa en las compras que probablemente realizas en Amazon y cuyos proveedores tienen su domicilio fiscal en la UE... Pues todas esas compras podrían estar exentas de IVA si tuvieses tu NIF-IVA.

 

Si no hay NIF-IVA, no hay exención para nadie

 

▣ Si no dispones de NIF-IVA, la operación no se consideraría exenta. Por lo tanto, aunque se trate de compras, ventas o prestaciones de servicios entre autónomos o empresas de la UE, no podrías aplicar la exención.  

 

▣ Y si tú tienes NIF-IVA, pero la otra parte no, tampoco podrás aplicar la exención y la operación estaría sujeta al IVA correspondiente. 

 

 

Cómo pedir la inclusión en el ROI y conseguir el NIF-IVA

 

▣ Ten presente que no se otorga de forma automática por le hecho de tener un NIF, así que tendrás que solicitarlo expresamente. 

 

▣ Y, por supuesto, para solicitarlo tienes que realizar operaciones intracomunitarias. Si no vendes o compras (bienes o servicios) en la UE, ni puedes ni tienes que hacerlo.

 

▣ Para conseguir tu NIF-IVA tendrás que solicitar en la Agencia Tributaria tu entrada en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) o Censo VIES (Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA).

 

▣ Si vas a comenzar tu negocio desde cero, puedes pedirlo cuando te des de alta como sociedad o como autónomo. Esto lo tendrás que hacer cuando presentes el modelo 036, señalando también la fecha en la que vas a comenzar a realizar compras o ventas en la UE.

 

▣ Si ya tienes creado tu negocio y vas a comenzar a realizar operaciones intracomunitarias, puedes hacerlo en cualquier momento presentando el 036 para modificar tus datos, rellenando los campos que correspondan a ese caso. 

 

▣ Es un proceso sencillo en principio, pero que no suele ser inmediato, así que solicítalo con tiempo.

 

▣ También debes tener en cuenta que puedes recibir la visita de un inspector para asegurarse que tu negocio es legítimo, que tienes todo en regla y que no estás intentando aprovechar la exención del IVA para defraudar. Te lo digo por experiencia propia. En nuestro caso tuvimos que solicitarlo para dos sociedades. Para una de ellas el trámite fue más rápido y nos lo concedieron directamente. Para la otra recibimos sin previo aviso la visita de un inspector que solicitó todo tipo de documentación antes de concedérnosla.

 

▣ La Agencia Tributaria tiene 3 meses para contestarte. Si no lo ha hecho en ese plazo, se sobreentiende que tu petición se ha rechazado por algún motivo. 

 

Una vez que te lo hayan concedido

 

▣ Obtendrás el NIF-IVA que tendrá una numeración igual a tu NIF, pero precedido del prefijo ES, que designa a un operador residente en España. 

 

▣ Podrás realizar las operaciones dentro de la UE (siempre que se cumplan los requisitos) exentas de IVA.

 

▣ Ojo, que el hecho de que la operación esté exenta, no te exime de presentar la correspondiente factura, aunque sea sin IVA.  

 

▣ Deberás comprobar que NIF de tu cliente, para comprobar si es operador intracomunitario. Si no lo es, tendrás que aplicarle el IVA. Puedes consultarlo fácilmente en la Agencia Tributaria. Y también puedes validarlo en esta página de la Comisión Europea.

 

▣ Y si tú todavía no has solicitado el NIF-IVA, pero tu cliente sí lo tiene, también tendrás que emitir la factura con IVA. 

 

▣ Tendrás que presentar el modelo 349, que es el que recoge las operaciones intracomunitarias. 

 

▣ Y también tendrás que declarar las operaciones intracomunitarias en el modelo trimestral 303 del IVA.

 

Si eres el cliente

 

▣ Debes proporcionarle al proveedor tu NIF-IVA para que lo registre en la factura y pueda hacer las comprobaciones pertinentes en el Registro de su país. 

 

▣ Tendrás que registrar las operaciones intracomunitarias, tanto el IVA soportado y repercutido simultáneo (autoliquidaciones). Deberás hacerlo en el modelo trimestral 303 y en el anual 390.

 

▣ Si no tienes NIF-IVA, tendrás que pagar el IVA del país de tu proveedor y el tendrá que declararlo como corresponda allí. 

 

¿Ya eres operador intracomunitario? 

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Cómo Emitir una Factura

¿Eres un emprendedor novato o acabas de empezar a trabajar como autónomo? Si es así, seguro que estás deseando comenzar a facturar para que comiences a generar ingresos y no sólo gastos. Pero... ¿sabes cómo emitir una factura a tus clientes?


Porque, efectivamente, es obligatorio que si eres autónomo o tienes una sociedad, ya sea grande o muy muy pequeña, tienes que facturar. Si no sabes cómo hacerlo, no hay problema, a continuación encontrarás los requisitos y pasos básicos para generar una factura.


Vamos a ello...

Contenidos obligatorios de la factura


Información del emisor de la factura


Como mínimo deben aparecer los datos siguientes:

• La identificación de quien emite la factura. Si se trata de un autónomo o profesional, tendrán que figurar el nombre y los apellidos. En caso de que el emisor sea una sociedad, tendrá que aparecer el nombre o razón social completo.

• El NIF o CIF.

• El domicilio fiscal.

Si quieres, puedes añadir otros datos identificativos como teléfonos, direcciones de correo electrónico, etc. 


Información del receptor de la factura


Deben incluirse los mismos datos que en el caso del emisor.


Número de factura


Las facturas deben ir numeradas. Este número debe asignarse de forma correlativa a cada documento y deben seguir un mismo criterio durante todo el ejercicio fiscal. Si tienes varias líneas de negocio distintas, puedes asignar a cada una un tipo de numeración, pero debes utilizar la misma en cada línea de negocio y siempre de forma correlativa.


Fecha


Se debe consignar de forma obligatoria la fecha en la que se emita la factura.


En caso de que la fecha de la operación sea distinta de la de la emisión de la factura hay que indicarla en el documento. 


Concepto


Cada factura debe incluir la descripción del producto o el servicio por el que se emite. Procura que sea lo más concreta y veraz posible por varios motivos: porque el cliente tiene derecho a saber por qué está pagando exactamente, porque a ti te servirá para llevar un control más exhaustivo de tu negocio... y porque en caso de una inspección de Hacienda (ojalá que no te suceda nunca) es recomendable que no haya ninguna duda (razonable o no) sobre todas y cada una de las facturas que has emitido.


Base imponible


Es el total que suman los conceptos de la factura antes de aplicarle impuestos y después de aplicar descuentos y bonificaciones.

IVA (si se aplica)


En la mayor parte de los casos tendrás que aplicar el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) sobre la base imponible. Debes indicar el tipo impositivo o en su defecto la expresión "IVA incluido".


El tipo de IVA dependerá del producto o servicio:


Superreducido - 4%


Este tipo se aplica a alimentos básicos como el pan, la leche, las frutas o los nuevos, entre otros. También a los libros, periódicos o revistas. A medicamentos, prótesis, elementos y servicios dedicados a la movilidad de personas con discapacidad. Incluso a viviendas de protección oficial.


Reducido - 10%


Afecta al transporte de viajeros, a la hostelería, a los las ejecuciones de obras, a las ventas de mobiliario de cocina y baño, etc.


General - 21%


Se aplica al resto de productos y servicios que no estén encuadrados en el tipo superreducido o el reducido, o los que están exentos.


Si quieres saber más acerca de los tipos aplicables, te recomiendo que consultes la página de información general de la Agencia Tributaria. Estos datos están actualizados y registran cualquier cambio en la normativa tributaria, así no te equivocarás al a hora de aplicar los tipos del IVA.


Actividades no sujetas o exentas


Hay algunas entregas de bienes, prestaciones de servicios y otras operaciones que no están sujetas al IVA y otras que están exentas. En este caso no tendrías que aplicar ningún tipo de IVA en tu factura.


Te invito a que consultes estos casos especiales en la página web de la AEAT.


Regímenes especiales


En el caso de que sean de aplicación regímenes especiales como el de agencias de viajes o el especial de bienes usados habrá que indicarlo.


Retención del IRPF (si se aplica)


Si eres autónomo o profesional tendrás que aplicar el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), si se trata de una sociedad no debe hacer la retención.


El tipo dependerá de la retención que sea aplicable en tu caso.


Reducido


Si eres un nuevo autónomo tendrás que aplicar el tipo reducido del IRPF que es del 7% sobre la base imponible. Este IRPF te lo podrás aplicar durante el año en el que te des de alta en tu actividad como profesional autónomo y en los dos siguientes. Ojo, que únicamente podrás beneficiarte de este tipo reducido si no has llevado a cabo actividades profesionales los 12 meses previos al alta.


General


A partir de esos 18 meses tendrás que hacer la retención general para autónomos, que es del 15%.


Ten en cuenta que debes aplicar la retención, reducida o general, únicamente cuando factures a empresas o a otros autónomos, nunca a personas físicas o a otros autónomos si el motivo de la factura es una entrega de bienes o prestación de servicios a título particular. Te lo aclaro: si le haces un diseño de un logotipo a un autónomo para su negocio, sí le tienes que aplicar la retención; si le diseñas un logotipo para las invitaciones de su boda, no. En un caso tu trabajo va dirigido a un profesional, en el segundo a un particular, aunque sea la misma persona y sea un profesional autónomo.


Si quieres saber más, puedes consultar la normativa básica del IRPF de la AEAT.


Total de la factura


Debe figurar la contraprestación total de la factura, que se obtiene después de aplicarle los impuestos a la base imponible.

Otras circunstancias


En caso de que el sujeto pasivo sea quien recibe el bien o es el destinatario del servicio en lugar del proveedor, habrá que indicar en la factura la circunstancia de "inversión del sujeto pasivo".


Si el que expide la factura es el receptor del bien o el destinatario del servicio en lugar del proveedor o el prestador del servicio, es necesario consignar la expresión "facturación por el destinatario".


Y si se trata de una factura rectificativa habrá que mencionar la factura a la que rectifica.


Puedes consultar en la web de la AEAT, si quieres saber más acerca del contenido de las facturas.


Otra información


Otros datos que puedes incluir en la factura son:


Forma de pago


Puedes mencionar la forma en la que el cliente debe pagarte la factura: transferencia, cheque bancario...


Plazo de pago


También puedes indicar el plazo en el que tu cliente tiene que realizar el pago: a la presentación de la factura, 30 días, 60 días...


Cómo calcular el total de la factura


Facturas con IVA


Debes tomar la base imponible y sumarle el porcentaje correspondiente del impuesto a dicha base. El porcentaje será el que corresponda a cada producto o servicio.


Si debes aplicar más de un tipo de IVA, tendrás que calcularlo por separado, obteniendo tantos subtotales como sean necesarios y luego obtener el total.


En caso de facturas exentas o no sujetas al IVA, la base imponible coincidirá con el total de la factura.

Operaciones exentas o no sujetas

• Base imponible: 100 euros = total factura: 100 euros

Con IVA superreducido

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 4%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,04 (4%) = 4 euros.

• Total factura: 100 + 4 = 104 euros

Con IVA reducido

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 10%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,10 (10%) = 10 euros.

• Total factura: 100 + 10 = 110 euros

Con IVA general

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 21%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,21 (4%) = 21 euros.

• Total factura: 100 + 21 = 121 euros.

Facturas con IVA e IRPF


En este caso tendrás que calcular el IVA correspondiente como has visto en el apartado anterior primero. Luego tendrás que hacer la misma operación para calcular lo que tendrás que aplicar de IRPF. Y una vez que tengas ambas cantidades, tendrás que sumarle el IVA y restarle el IRPF.


A continuación de comento cómo calcular la factura en caso de que te puedas aplicar el IRPF reducido.


Con IVA superreducido

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 4%.

• IRPF: 7%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,04 (4%) = 4 euros.

• Cálculo del IRPF: 100 x 0,07 (7%) = 7 euros.

• Total factura: 100 + 4 - 7= 97 euros

Con IVA reducido

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 10%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,10 (10%) = 10 euros.

• Cálculo del IRPF: 100 x 0,07 (7%) = 7 euros.

• Total factura: 100 + 10 - 7 = 13 euros

Con IVA general

• Base imponible: 100 euros.

• IVA: 21%.

• Cálculo del IVA a aplicar: 100 x 0,21 (4%) = 21 euros.

• Cálculo del IRPF: 100 x 0,07 (7%) = 7 euros.

• Total factura: 100 + 21 - 7 = 114 euros.

Y si te corresponde una retención del 15%, únicamente tendrás que multiplicar por 0,15 en lugar de 0,07 para obtener la cantidad que tendrás que restar a la base imponible más el IVA para obtener el total. Como ves es muy fácil.  

¿Y si tengo el total de la factura, pero tengo que calcular la base imponible? 


Imagina que has pactado el total de la factura con el cliente y que tienes que calcular a partir de él el IVA y el IRPF que corresponde. Entonces deberías hacer lo siguiente:


Con IVA

• Total factura: 100 euros.

• Para obtener la base imponible (si es aplicable el 21%): 100 / 1,21 = 82,64 euros.

• Ahora resta esa cantidad a los 100 euros del total y obtendrás 17,36 euros (ojo al redondeo), ese es el porcentaje del IVA. 

• Comprueba que la cuenta está bien y suma las dos cantidades, 82,64 de la BI + 17,36 del 21% del IVA, y obtendrás los 100 euros del total. 

Con IVA e IRPF

• Total factura: 100 euros.

• Para obtener la base imponible tendrás que sacar la diferencia entre el IVA y el IRPF. Si el IVA es del 21% y el IRPF del 7%, primero tendrás que restar ambos: 21 - 7 = 14. 

• Haz el mismo tipo de cuenta que has aplicado en el caso de que sólo haya que aplicar el IVA, pero con la cantidad obtenida en el paso anterior: 100 / 1,14 = 87,72 euros.

• Ahora tienes que calcular el IVA y el IRPF como has visto antes que se hace: 87,72 * 0,21 = 18,42 euros para el IVA; y 87,72 + 0,07 = 5,79 euros para el IRPF.

• Y ya sólo te resta sumarle el IVA y restar el IRPF: 87,72 + 18,42 - 5,79 = 100 euros. 

• Ten presente el redondeo a la hora de hacer estos cálculos. 

Como ves no es algo complicado. Una vez que tengas práctica verás que lo haces de forma automática.


En cualquier caso, siempre puedes utilizar plantillas en Excel o herramientas de facturación que te eviten los cálculos, aunque siempre te recomendaré que lo sepas hacer sin ayuda, por si acaso.


Ahora ya sólo me queda desearte que tengas que emitir muchas facturas. Hasta el próximo post.






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Dudas Frecuentes a la Hora de Solicitar una Factura
Qué Hacer Si Se Niegan a Darte Factura 
Obligaciones Fiscales de las Tiendas On-Line 


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Dudas Frecuentes a la Hora de Solicitar una Factura

¿Cuántas veces realizas compras al cabo del año? ¿Y cuántos servicios contratas? Seguro que muchos. Y esas adquisiciones y contrataciones te afectan tanto si eres consumidor como si eres empresario, dicho en bonito en operaciones B2C o B2B.


¿Y cuántas veces has tenido que reclamar la factura por esas compras o servicios prestados? ¿Y cuántas veces te han dado todo tipo de excusas para no cumplir con su obligación? Por cierto la respuesta a estas preguntas también es que muchas.


En la mayor parte de los casos, por pereza o desconocimiento, aceptamos esa mala práctica empresarial.


Para que la próxima vez que no te quieran entregar factura sea por pereza, en lugar de por falta de información, a continuación te intentaré despejar algunas de las dudas más frecuentes sobre las obligaciones de facturación de los empresarios y profesionales. No te las pierdas... 

¿Quién está obligado a entregar factura?


Los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia de ésta cuando se tratan de entregas y prestaciones de servicios desarrollados dentro de su actividad, incluso las no sujetas y las sujetas pero exentas del IVA, incluso los empresarios y profesionales que están acogidos a los regímenes especiales del impuesto.


En cualquier caso, es obligatorio expedir factura:

• Cuando el destinatario es empresa o profesional o cuando lo pida para poder ejercer sus derechos de naturaleza tributaria.
• Cuando el destinatario sea una persona jurídica no empresario o una Administración pública.
• En las ventas a distancia en España.
• En las entregas de bienes localizados en España.
• En las entregas de bienes intracomunitarias.
• En las exportaciones (menos en el caso de las tiendas libres de impuestos).

También deben generar factura y copia por los pagos a cuenta (anticipos) o los realizados antes de que nos entreguen los bienes o nos presten los servicios.


Hay muy pocas excepciones a esta obligación. Si quieres puedes consultar los artículos 2 y 3 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (RD 1619/2012).


¿Cuáles son los plazos para emitir las facturas?

• Particulares: se deben remitir en el momento en el que se realiza la operación.
• Empresas o profesionales: se deben remitir antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el que se haya producido el devengo del impuesto.
• Entregas comunitarias de bienes: antes del día 16 al mes siguiente al de expedición o transporte de esa mercancía.

¿Cómo deben hacérmela llegar?


La factura se puede remitir por correo postal o por medios electrónicos. En este segundo caso, el destinatario debe haber dado su consentimiento para que se le envíe por esa vía y tanto la generación como la transmisión deben garantizar su autenticidad y su conservación durante el período obligatorio.


Esta autenticidad se garantiza con firma electrónica avanzada, con intercambio electrónico de datos (EDI), controles que permitan auditar de modo fiable la factura o aquellos que valide la AEAT.


¿Me puedo desgravar la factura que no me han entregado?


Pues no, lamentablemente debes tener la factura en tu poder para podértela deducir, y ésta debe cumplir todos los requisitos necesarios.


Y, además de para poder ejercer tus derechos y obligaciones tributarias, y para poder llevar tu contabilidad  la factura es necesaria para poder reclamar.  

¿Qué ocurre si se niegan a darte factura?


Lo mejor es solicitarla primero de manera amistosa. Pero, ojo, amistosa no implica que no se documente. Procura pedirla por correo electrónico o mensaje de WhatsApp en lugar de por teléfono. Hazlo con un lenguaje firme pero amable.


En caso de que no te respondan, lo ideal es recurrir a una carta certificada o, mejor todavía, un burofax o e-mail certificado. Los términos de esta comunicación, aunque educados y respetuosos, deben dejar la amabilidad al margen, puesto que ya es una petición formal.


Si has solicitado la factura y no te ha entregan, puedes poner una reclamación económico-administrativa.


Normalmente te la terminarán facilitando, pero si no lo hacen en el plazo legalmente establecido, puedes expedir tú mismo la factura en nombre del reclamado para documentar la operación. Para ello debes comunicarlo por escrito al Tribunal Económico-Administrativo que se haya encargado del procedimiento señalando que no se ha cumplido su fallo y anunciando que vas se emitir la factura. También tendrás que comunicárselo al proveedor que se ha negado a facturarte y enviarle copia de la factura que has generado tú en su nombre (el original te lo quedarías tú). Recuerda que debes enviar copia también a la Agencia Tributaria junto con el escrito del Tribunal Económico-Administrativo.


Y, además de la reclamación económico-administrativa, también conviene hacer una denuncia tributaria ante Hacienda. También te servirá para solicitar la devolución del IVA. Aunque no siempre tiene efecto y en muchas ocasiones se retrasa mucho en el tiempo, te lo aviso de antemano, lo cierto es que hay que denunciar a quien no cumple con sus obligaciones fiscales, porque nos repercute a todos; como consumidores, como empresarios y como sociedad en general. 

¿Me sirve una factura simplificada?


Si eres empresario o profesional y necesitas deducirte el impuesto, a los datos obligatorios de la factura simplificada que son:

• Número y serie (si procede).
• Fecha de expedición.
• Fecha de la operación (si es diferente de la de expedición).
• Nombre, apellidos, razón o denominación social del expedidor.
• Domicilio del expedidor.
• NIF de quien expide la factura.
• Identificación de los bienes entregados o los servicios prestados.
• Tipo impositivo (IVA, IRPF si procede, retenciones por módulos, retenciones por alquileres...).
• Importe total
• Si se trata de una factura rectificativa, el número de factura que se rectifica.
• Otras circunstancias especiales (facturación por el destinatario, inversión del sujeto pasivo, régimen especial para Agencias de viajes, etc.)

 
Habrá que añadirle de manera obligatoria:

• Nombre, apellidos, razón o denominación social del destinatario.
• NIF del cliente.
• Domicilio del destinatario.
• Cuota repercutida, que se indicará por separado.

Si no se incluyen estos últimos datos, no podrás deducirte el IVA de la factura simplificada. Por cierto, esto también es aplicable si no eres empresario o profesional, pero tienes que ejercer algún derecho de naturaleza tributaria.

¿Puedo pedir que me canjeen una factura simplificada por otra completa?


Puedes solicitar que te cambien una factura simplificada en una plazo de 4 años a contar desde que se producto el devengo del IVA de la operación que se documenta en la simplificada.


En la factura completa resultante del canje deben aparecer los datos de la simplificada, incluso su fecha de expedición y una descripción de la operación documentada.


Para realizar el canje deberás entregar la factura simplificada original o el documento que resulte de su digitalización certificada.


No hay ninguna normativa respecto al IVA que exija que se acredite que la persona que solicita el canje de la factura simplificada por una completa sea el destinatario efectivo del bien o el servicio, por lo en caso de controversia habrá que seguir lo que dictamine la Ley General Tributaria, el Código Civil y en la Ley de Enjuiciamiento Civil.


Espero que estas respuestas te ayuden (y te animen) a ejercer tus derechos a la hora de solicitar factura. Incluso aunque finalmente no lo consigas, el mero hecho de intentarlo es una forma de presionar a los proveedores incumplidores y de crear una cultura de responsabilidad social ante las obligaciones fiscales y administrativas. 




Información de interés:

Factura-e - Factura electrónica - Ministerio de Hacienda 
Obligaciones de facturación - Agencia Tributaria


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La primera vez que apareció el post Dudas Frecuentes a la Hora de Solicitar una Factura fue en el blog de Todos Somos Clientes  



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