Y hay un inconveniente más: toda la burocracia que implica comenzar a ser autónomo. Porque es mucha y de lo más variado. Aunque parece que los trámites complejos únicamente afectan a las sociedades, lo cierto es que los autónomos tienen que vérselas con una gran cantidad de requisitos y obligaciones.
No puedo ayudarte con los horarios sin fin, el trabajo incansable o la inseguridad económica, pero al menos sí puedo echarte una mano informándote de los trámites administrativos básicos que deberás realizar si vas a ser autónomo. No te lo pierdas si estás pensando en emprender...
En Hacienda
Alta censal
Debes darte de alta antes de iniciar la actividad presentando la declaración censal. Esta declaración se hace con los modelos 036 y 037 de la AEAT y con ella comunicas al fisco tus datos personales. donde va a estar ubicado tu negocio, la actividad o actividades que vas a realizar y los impuestos que tendrás que declarar y pagar.
El modelo 036 debes emplearlo en los casos siguientes:
- Si te corresponden un régimen especial de IVA (menos el simplificado, recargo de equivalencia, agricultura, pesca o ganadería).
- Si vas a realizar operaciones con países dentro de la UE y debes darte de alta en el Registro de operaciones intracomunitarias (ROI).
- Si actúas por medio de un representante.
- Si tu domicilio fiscal y el de gestión administrativa no coinciden.
- Si tienes condición de gran empresa.
- Si satisfaces rendimientos de capital mobiliario.
- Si estás en el REDEME (Registro de devolución mensual).
En el resto de los casos puedes utilizar el modelo simplificado de la declaración censal, que es el 037.
Y recuerda que cualquier variación en estas declaraciones censales (alta, baja y modificación), debes comunicarla a la Agencia Tributaria mediante los mismos modelos, indicando la causa.
Ambos modelos los puedes presentar por Internet, bien con un impreso o a través de la Sede electrónica de la AEAT. Para ello necesitarás un certificado electrónico (tiene que estar reconocido según se indica en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, por ejemplo el que se obtiene en la FNMT) o con la Cl@ve PIN (sistema de firma con una clave que requiere un registro como usuario).
Puedes acceder al formulario o descargar el modelo 036 o 037 en la Agencia Tributaria.
Si vas a querer desgravarte algunos gastos previos al comienzo de la actividad, puedes hacerlo incluso antes de que empieces a funcionar, para ello sólo tienes que presentar el modelo 036 indicando que tienes intención de emprender. También es imprescindible que las facturas que quieras desgravarte tengan fecha posterior a ese alta inicial en la AEAT. Si no cumples estos requisitos no podrás desgravarte estos gastos, así que sé previsor. Y, por supuesto, cuando comiences la actividad de manera efectiva, tendrás que volver a presentar el modelo 036 comunicándolo.
Otro punto que debes tener en cuenta al darte de alta si vas a trabajar desde tu domicilio, es declarar la parte del mismo que vas a dedicar a tu actividad económica, porque este porcentaje que declares será el que te servirá para calcularte las deducciones de los suministros, por ejemplo. Si no lo has hecho al principio, no hay problema, únicamente tienes que presentar el 036 con la modificación correspondiente.
Actividades económicas
También tendrás que declarar la actividad mediante los modelos 840 o 848, dándote de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE), seleccionando el epígrafe o epígrafes que correspondan en tu caso. Lo habitual es que estés exento del IAE, aunque conviene confirmarlo.
Alta en el ROI
Si vas a realizar operaciones en estados que pertenezcan a la Unión Europea, tanto si se trata de compras o ventas como de prestaciones de servicios, tendrás que darte de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Este trámite debes realizarlo en la AEAT y siempre antes de que realices la primera operación.
Al inscribirte en el ROI podrás beneficiarte de la exención del IVA, siempre que la parte contraria también esté dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios. También implica que te asignarán un NIF-IVA, que es necesario para hacer determinadas operaciones intracomunitarias, esto supone que constarás en el censo VIES (Sistema de Intercambio de Información sobre IVA). El NIF es el mismo que tengas asignado con la partícula ES delante, que identifica al NIF como procedente del territorio español.
El trámite es sencillo, puesto que podrás hacerlo tanto antes como después de tu alta en autónomos en la Agencia Tributaria. Si vas a darte de alta por primera vez, únicamente tendrás que consignar esta circunstancia en el modelo 036 (no el 037, ojo), marcando la casilla 582 para el alta y la 584 con la fecha en la que tengas prevista realizar la primera operación intracomunitaria.
Por cierto, que solicites el alta no significa que te la vayan a dar automáticamente, de hecho, Hacienda tiene 3 meses para contestarte. Si en ese plazo no te ha comunicado el alta, debes dar por hecho que te la han denegado. Incluso debes contar con la visita de un inspector de Hacienda para comprobar que el negocio existe, que es legal y que no hay ninguna irregularidad.
En la Seguridad Social
Alta como autónomo
Debes darte de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos en la Seguridad Social empleando el modelo TA.0521. Desde el día 1 de octubre de 2018 el alta únicamente podrás hacerla por vía electrónica (Sistema RED o Sede electrónica), al igual que el resto de los trámites y el envío y recepción de notificaciones, tenlo en cuenta.
Las bajas también debes comunicarlas con este modelo.
Es importante que tengas en cuenta que debes presentar el alta 60 días antes de que comiences la actividad y que tienes que presentar, además del documento de identificación (DNI o equivalente), el alta en Hacienda, así que primero debes presentar el alta censal (036 o 037) y luego en la Seguridad Social.
Si eres autónomo societario tendrás que aportar las escrituras de la sociedad y si perteneces a una comunidad de bienes (C.B.) tendrás que presentar el contrato que hayáis suscrito los comuneros.
Si cumples una serie de requisitos, puedes solicitar los beneficios en la cotización a la Seguridad Social (tarifa plana), estos dependerán de las circunstancias del autónomo y son muy variadas, así que te aconsejo que las consultes antes de darte de alta.
Cuando procedas a darte de alta, deberás indicar tu base de cotización y las coberturas por las que vas a pagar. Consúltalas antes, para no equivocarte. Aquí puedes ver las Bases y tipos de cotización para 2018.
En el caso de que pertenezcas a los colectivos de arquitectos técnicos o superiores, abogados, procuradores, gestores administrativos, ingenieros técnicos o peritos, médicos o químicos y vayas a realizar esa actividad, en lugar de darte de alta en el RETA, puedes elegir ser mutualista de la mutua que te corresponda en lugar de que te cubra la Seguridad Social. Estas mutuas te ofrecen las mismas coberturas (incapacidad, jubilación...).
Alta como empresario
Si vas a contratar trabajadores tendrás que inscribirte primero como empresario en la Seguridad Social. Para darte de alta tendrás que presentar el modelo TA-6 y para te asignen un Código de Cuenta de Cotización (CCC) el modelo TA.7.
Una vez dado de alta como empresario, tendrás que comunicar todas las altas, bajas y modificaciones de datos. Si alguno de tus trabajadores no ha sido contratado nunca en su vida, tendrás que solicitar el número de afiliación que ya le acompañará siempre.
No debes olvidarte de registrar los contratos en el SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal) en un plazo máximo de 10 días desde que se produzca el alta.
Y, por supuesto, tendrás que pagar las cotizaciones a la Seguridad Social.
En cualquier caso, te recomiendo que este tipo de trámites se lo encargues a una buena gestoría y te evitarás muchos quebraderos de cabeza.
Cumple con la RGPD
En tu actividad vas a manejar datos personales de otras personas (clientes, proveedores, trabajadores...), por lo que es imprescindible que cumplas con el Reglamento General de Protección de Datos (en vigor desde el 25 de mayo de 2018). Este reglamento ha derogado la anterior LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos).
Para cumplirlo, puedes recurrir a la herramienta FACILITA RGPD y hacerlo tú mismo o contratar el servicio con una empresa especializada.
Si vas a abrir un local
Licencia de apertura
Tendrás que solicitar una licencia de apertura en el Ayuntamiento de la localidad en el que esté ubicado el negocio. Lo habitual es que tengas que dirigirte al área de urbanismo del Ayuntamiento.
Las actividades pueden ser exentas (las que se realizan en el domicilio y que no implican atención al público), inocuas (las que no general molestias, riesgo para las personas o los bienes ni tienen impacto en el medioambiente) y las calificadas, que son las que se catalogan como molestas, insalubres, nocivas y/o peligrosas (como la hostelería, algunos comercios o servicios y las de tipo industrial).
Lo que vas a tener que pagar va a depender del tamaño del local, de lo relevante que sea la vía en la que está ubicado el local a nivel comercial y el tipo de actividad que se realiza. Si la actividad es calificada, vas a pagar más, además de tener que cumplir muchos más requisitos de tipo administrativo, como la presentación de un proyecto técnico realizado por un profesional acreditado y colegiado (arquitecto técnico, ingeniero técnico industrial, etc.) y la autorización de la comunidad de vecinos si se trata de un negocio en un domicilio.
En el caso de que tu negocio tenga menos de 300 m², puedes solicitar una licencia express (R.D. 19/2012, de 25 de mayo de medidas urgentes para la liberalización del comercio y de determinados servicios) para acelerar y flexibilizar la apertura del local. Para lograrlo debes elaborar un proyecto técnico (por un profesional acreditado), visarlo por el Colegio oficial que corresponda, pagar las tasas municipales (faltaría más) y presentar una declaración responsable en la que te comprometas a obtener la licencia próximamente. Con este trámite podrás comenzar con tu actividad. Eso sí, también tendrás que solicitar la licencia de apertura en el Ayuntamiento. Posteriormente recibirás una visita de un técnico del Ayuntamiento para comprobar que todo cumple la normativa y, si todo está correcto, te concederán la licencia de apertura.
Licencia de obras
Si tienes que hacer obras de mejora o acondicionamiento, ten en cuenta que necesitarás una licencia, que también obtendrás en el área de urbanismo del Ayuntamiento.
Si la obra es menor (pintura y trabajos menores) podrás utilizar el impreso de actos comunicados, que no necesita licencia para realizarse y que no tiene coste. Pero si implican trabajos de mayor envergadura tendrás que presentar un proyecto técnico que esté firmado por un perito o arquitecto competente, así como pagar unas tasas, como no podía ser de otra forma.
Si vas a tener un centro de trabajo con plantilla
Deberás comunicar a la Consejería de Empleo de tu Comunidad Autónoma la apertura del centro de trabajo, y debes hacerlo con un plazo de 30 días.
En la comunicación deberás aportar datos sobre la empresa, el centro de trabajo y los datos sobre la producción tales como: el nombre o razón social, domicilio, formas de contacto, NIF o equivalente, si es de nueva creación o ya existía, la actividad a la que se va a dedicar, la entidad colaboradora de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y modalidad de organización preventiva, número de inscripción en la Seguridad Social, número de trabajadores, superficie construida, potencia instalada, especificaciones sobre maquinaria, etc.
Si vas a realizar obras, ten presente que tendrás que comunicar la apertura del centro de trabajo antes de que comiencen los trabajos.
Prevención de riesgos laborales
Si vas a tener trabajadores a tu cargo tendrás que cumplir con la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
Puedes gestionar tú mismo tu plan de prevención o contratar a una empresa externa, según las circunstancias de la empresa, como el número de trabajadores o el tipo de actividad.
Si vas a encargarte tú (empresarios que tengan hasta 10 trabajadores y siempre que desarrollen el trabajo en el centro de trabajo), puedes recurrir a la herramienta Prevención 10 y Evalua-t para empresas o autónomos con menos de 10 trabajadores a su cargo. Y en cualquier caso, el servicio de vigilancia de la salud (medicina del trabajo-reconocimiento médico) lo tendrás que externalizar, puesto que no es probable que tengas servicio médico propio dentro de tu negocio.
Certificado electrónico o DNIe
Un certificado electrónico sirve para identificarte, tanto si eres una persona física como jurídica. A este documento se le asigna una clave con un número de serie único para que puedas firmar o cifrar los envíos de información, de tal forma que cuando lo utilices de forma electrónica funciona como si hiciese el trámite o el envío en persona.
El DNIe o DNI electrónico también sirve para acreditar tu identidad ante cualquier autoridad u organismo, para firmar documentos de manera electrónica con un Certificado de Firma (non Repudition), además que para otros fines como documento de viaje similar al pasaporte en muchos destinos. Para obtenerlo puedes consultar la página del DNIe de la D. General de la Policía.
Necesitarás obtener un certificado electrónico de una Autoridad certificadora para realizar muchos trámites con la Administración. Algunos te requerirán que los hagas vía electrónica y con certificado de manera obligatoria, como los de Hacienda o la Seguridad Social, así que es un paso que no puedes saltarte.
También necesitarás un certificado electrónico para conseguir una Dirección Electrónica Habilitada (DEH) que es obligatoria para autónomos y empresas.
Espero no haberte desanimado después de que hayas leído toda esta información. Porque te puedo asegurar que, a pesar del trabajo y de algunos sinsabores, ser autónomo merece la pena y constituye toda una aventura personal y profesional que te proporcionará aprendizaje, crecimiento personal y alguna que otra alegría.
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La primera vez que apareció el post Trámites Administrativos Básicos para un Autónomo fue en el blog de Todos Somos Clientes.
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