miércoles, 4 de julio de 2018

Cómo Pasar el Filtro de Secretarias o Recepcionistas

Hay algo que tienen en común los comerciales, los emprendedores que buscan financiación, los empleados que quieren solicitar un aumento de sueldo o un ascenso y los desempleados que quieren solicitar una entrevista a un directivo para pedir un empleo: tienen que pasar el filtro de secretarias y recepcionistas.


Y pasar ese filtro con éxito no es tarea fácil. Te lo digo por experiencia, y triple. Por una parte, lo sé porque yo también realizo en cierta medida trabajo de tipo comercial. Por otra, también tengo alguien que me sirve de filtro a mí. Y, finalmente, he sido secretaria de dirección muchos años y he actuado de filtro para directivos... y he formado a muchas secretarias y recepcionistas para que también fuesen la barrera perfecta para sus jefes.


Aunque te diré que no constituye una tarea sencilla, porque no se hace bien. No se enseña a pasar esos filtros con soltura o se enseña mal, con técnicas trasnochadas y poco eficientes. Para que tú pases esas barreras con honores, en este post quiero darte unas claves sencillas y muy útiles, que te facilitarán llegar a tu objetivo sin trabas... o con la menor cantidad posible de ellas. 


Cómo pasar el filtro de secretarias y recepcionistas


Antes de nada: investiga


Haz un trabajo de investigación previa. En muchas ocasiones no se accede al objetivo, porque éste no es el correcto. Si quieres vender un servicio de máquinas vending para una empresa y te empeñas en presentárselo al Director general de la compañía a pesar de que te han dicho que debes acudir a Servicios generales, ten por cierto que ni vas a hablar con el Director general, ni vas a colocar las máquinas vending allí. Así que antes de llamar o acudir al despacho de alguien, averigua a quién te debes dirigir, su nombre, su cargo, la actividad y características de la empresa y cualquier otro dato que te allane el camino a la hora de conseguir tu objetivo.


Mantén las (buenas) formas


No desprecies al filtro, sin su ayuda nunca llegarás a hablar con tu objetivo. Para que atienda tu llamada o te reciba en el despacho, tendrás que pasar el muro de la secretaria o recepcionista, así que muestra respeto ante su labor.


No emplees un tono prepotente y soberbio. Hay quien recomienda apabullar con su personalidad arrolladora (más bien mala educación) a la persona que selecciona quién accede a su jefe y quién no, con la (vana) intención de que ceda sin rechistar a sus pretensiones. Y lo que se consigue con ello es justo lo contrario, porque quien hace de filtro pondrá todas las dificultades posibles para que llegues a hablar directamente con su superior. 


No seas agresivo ni grosero. Nunca llegarás a tratar con la persona que te interesa.


Sé amable, pero no te pases. Lo ideal es no excederse ni con la arrogancia ni con la amabilidad, porque esta última también funciona en tu contra. La fórmula ideal: educación, cordialidad y sobriedad a partes iguales. Y, por supuesto, hay que evitar ser demasiado campechano con alguien a quien apenas se conoce, porque una buena secretaria huele a un vendemotos con piel de cordero a 100 km. de distancia, y eso si está resfriada... 


Gesto de exceso de confianza


Pregúntale el nombre, para poder dirigirte de una forma más personal a ella o él, pero no abuses y digas su nombre cada 30 segundos. Debe ser una forma de acercamiento, no de querer hacerte pasar por su amiguete. 


Cuestión de actitud


No muestres inseguridad. Es fundamental que no seas agresivo ni maleducado, pero también es importante que seas asertivo en tu petición. Si ni tú mismo crees en ti y en lo que planteas, ¿cómo pretendes que lo hagan los demás?


Escucha, escucha y escucha. También es conveniente que escuches lo que te está diciendo quien filtra las llamadas y visitas de su jefe, porque te dará una información preciosa. Te dirá (de forma directa o entre líneas) si vas a poder acceder en algún momento a su superior, te indicará si tu objetivo es el correcto o debes dirigirte a otra persona, el estilo de la empresa, etc.


Las técnicas


Sé transparente y facilita información sobre tu nombre, tu empresa y el motivo por el que llamas o el que visitas su oficina. Puede que si llamas a la centralita o a la recepción general de una empresa preguntando por alguien consigas pasar el primer filtro, pero si no te identificas ante quien está realizando la última criba de las llamadas o las visitas, no te van a pasar con tu objetivo jamás, créeme.


No te escudes en el misterio o en la confidencialidad, no cuela. La secretaria o asistente lo sabe todo acerca de su superior, tanto en el ámbito profesional como en una buena parte del privado, por lo que hacer valer un supuesto secreto no te va a abrir ninguna puerta.


Top secret


No funciones con un guion predeterminado. Una cosa es escribirlo, interiorizar después lo que quieres transmitir y prepararte las objeciones habituales con sus correspondientes respuestas, y otra muy distinta soltar un discurso como un papagayo.  


No utilices las técnicas pseudopsicológicas que suelen recomendarse para pasar filtros y secretarias, porque no funcionan. Algunas de ellas son: responder a la primera pregunta del filtro con más preguntas para evitar que consiga información y que dé un no por respuesta; dar por hecho que te van a decir que sí (porque eres todo un crack); utilizar un tono y unas expresiones poco profesionales para no parecer un vendedor y engañar a la incauta secretaria...


No te hagas pasar por un amigo o por una persona superimportante para sortear al filtro. La secretaria conoce a todos los amigos o contactos que pueden llamar o presentarse en el despacho, por lo que el truco no va a funcionar. También es preciso recordar que alguien muy cercano tiene el móvil personal del objetivo, por lo que llamaría directamente si necesita charlar con él. Y, por otra parte, si la persona a la que quieres acceder tiene un cargo directivo y una secretaria personal, las llamadas de directivo a directivo de tipo oficial las hacen las secretarias y se las pasan a sus jefes. De hecho, hay un protocolo a la hora de pasarse las llamadas según el nivel jerárquico de cada uno de ellos, no te digo más. 


No aproveches la hora de la comida para intentar puentear al filtro, porque no va a funcionar. Normalmente la secretaria o asistente se va a comer al mismo tiempo que su jefe, y vuelve incluso antes de que lo haga él (o ella), por lo que no te va a servir de nada. Además, según el cargo que tenga tu objetivo, nunca va a atender el teléfono en persona, por lo que quizás puedas saltarte a la secretaria si no está en su despacho, pero tendrás que pasar por la recepcionista que se encargue de la centralita.


¿Por correo electrónico?


Si el filtro te pide que le hagas llegar la información por correo electrónico, no utilices el manido "no enviamos información por escrito" o "no enviamos información general, por eso debo hablar con el Sr. XXX, para saber qué es lo que realmente requiere su empresa".  Lo ideal es enviar la información y hacer una llamada posterior para comprobar si ha llegado y si le puede interesar a su jefe. Probablemente sea la única oportunidad que tengas de tener una entrevista con tu objetivo. 


Llamada telefónica desde el despacho


Aunque lo ideal es exponer en persona lo que quieres transmitir, ya sea vender productos o servicios o pedir un aumento de sueldo, si te resulta complicado acceder a tu objetivo, es más recomendable que envíes un correo electrónico o un documento escrito y junto con ellos solicites una entrevista personal.


Las negativas


Si te cuesta acceder a la persona con la que quieres hablar deberías plantearte dos cosas: si estás utilizando la técnica correcta y si realmente es la persona adecuada. 


Muro de ladrillo
¿Te estás dando contra un muro? Quizás no estés haciendo lo correcto


No te tomes las negativas como algo personal. La persona que ejerce de filtro está haciendo su trabajo, no te tiene manía, salvo que estés intentando engañarla o ningunearla. 


Si te dicen no, no te desanimes, procura aprender de tus errores y así tendrás más éxito la próxima vez.


Si has llamado ya varias veces (o has visitado su oficina) y tu objetivo no te atiende, no sigas insistiendo, no quiere hablar contigo... y no lo hará. De hecho, te recomiendo que no insistas más de 3 veces.


Espero que estos consejos te hagan más sencilla la tarea de pasar los filtros de secretarias y recepcionistas, lo que te ahorrará tiempo, contactos fallidos y estrés.




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La primera vez que apareció el post Cómo Pasar el Filtro de Secretarias o Recepcionistas fue en el blog de Todos Somos Clientes. 


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