¿Sabes en qué consiste eso del acuse de recibo? Porque es un documento (y una práctica) imprescindible cuando se entrega y se recibe algo. Y puede que nunca lo hayas redactado en caso de que seas tú quien hace la entrega, pero sí cuando has sido el receptor. Si has comprado on-line o si te han entregado una carta certificada seguro que has firmado más de uno.
Si quieres saber qué es realmente un acuse de recibo, para qué sirve, cuál debe ser su formato y algunos consejos que pueden serte útiles, no tienes más que seguir leyendo este post.
Qué es y para qué sirve el acuse de recibo
Es acuse de recibo es una comunicación escrita o electrónica que sirve para confirmar con un documento, un escrito o un mensaje ha sido entregado en su destino.
Es una práctica mucho más útil de lo que parece, tanto para el remitente de los documentos o el bien como para el receptor, incluso para un tercero que pueda haber hecho la entrega en nombre del remitente.
El formato y los datos
Documentos o bienes
En este caso el formato habitual es una carta o formulario en papel, aunque también hay herramientas que permiten rellenarlo, presentarlo al receptor y firmarlo de forma electrónica.
En cualquier caso, es importante que contenga estos datos:
- Datos de la persona que hace el envío.
- Datos de la empresa y/o departamento en nombre de la que se realiza.
- Fecha de envío.
- Fecha de entrega.
- Hora de entrega.
- Descripción detallada de los documentos o artículos que se entregan.
- Firma del receptor.
- Sello de la empresa receptora.
Cuando el formato sea físico (en papel) es imprescindible presentar dos copias, una para quien entrega el documento o el bien, y otra para el receptor.
Mi consejo es que tengas preparada una plantilla para que puedas utilizarla cuando sea necesario. Si haces entregas con mucha frecuencia incluso puedes encargar a tu imprenta que te prepare talonarios con los acuses de recibo ya listos para rellenar.
Si vas a utilizar una herramienta (en un teléfono, una tablet u otro dispositivo similar), lo correcto sería enviarle al receptor una copia electrónica a su correo o a su teléfono.
Puedes utilizar el formato del proveedor de correo, que suele consistir en que el receptor marque la opción correspondiente.
También puedes incluir la opción de confirmación de lectura que el proveedor del servicio de correo electrónico incluye entre sus opciones. Esto no les gusta a todos los receptores, a unos porque se les olvida y a otros porque prefieren que no tengas constancia de que han leído tu mensaje.
Otra opción, la mejor desde mi punto de vista, es solicitar que el receptor te envíe un correo electrónico de vuelta confirmando la recepción del mensaje.
Utilízalo para confirmar las condiciones o cambios que puedan existir en la propuesta o la información que se envíe. También para que el receptor valore la información que le has enviado o que te consulte sus dudas.
Modelos
Ejemplo 1
Acuse de recibo de documentación / mercancía
(Nombre de la empresa / departamento / persona que remite)
(Dirección de la empresa o persona emisora)
(CIF de la empresa o persona emisora)
(Nombre de la empresa /departamento / persona que recibe)
(Dirección de la empresa receptora)
(CIF de la empresa o persona receptora)
(Fecha de envío)
Acuso recibo de (descripción de los documentos o bienes detallada y precisa).
Entregado por: Recibido por:
(Nombre, apellidos) (Nombre, apellidos, CIF)
(Firma y sello si corresponde) (Firma y sello si corresponde)
(Fecha y hora de la recepción)
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Ejemplo 2
D./Dª (nombre y apellidos de la persona que recibe), con CIF/NIF/NIE (nº de identificación), acuso recibo de lo siguiente: (descripción detallada de lo enviado) en la dirección (dirección postal del receptor), el día (fecha) a las (hora de entrega), remitido por (empresa / departamento / persona que envía los documentos o bienes).
Entregado por: Recibido por:
(Nombre, apellidos) (Nombre, apellidos, CIF)
(Firma y sello si corresponde) (Firma y sello si corresponde)
(Fecha y hora de la recepción)
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Ejemplo 3
Estimado: (nombre de quien envía el email)
A finales de la semana pasada le envié el presupuesto que nos solicitó. Puesto que le urgía tenerlo en su poder lo antes posible, quería confirmar que lo ha recibido.
También me pongo a su disposición en caso de que requiera más información o le haya surgido alguna duda.
Muchas gracias por confiar en nuestra empresa y en nuestros productos.
Un saludo,
(Empresa, nombre y cargo de quien envía el correo)
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Ejemplo 4
Estimado (nombre de quien envía el email):
Muchas gracias por hacerme llegar el presupuesto que les solicité el pasado lunes.
Procedo a revisar su propuesta para ofrecerle una respuesta lo antes posible, puesto que, como ya le comenté, necesitamos comenzar el proyecto con cierta premura.
Si le parece bien, compartiré con nuestro Director técnico el presupuesto, por lo que es posible que se ponga en contacto con usted para consultarle dudas o para que le amplíe la información recogida en el presupuesto.
Un saludo,
(Nombre, apellidos y cargo de quien recibe)
Espero que este post te haya resultado útil. ¿Me lo confirmas?
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La primera vez que apareció el post Qué Es un Acuse de Recibo y para qué Sirve fue en el blog de Todos Somos Clientes.
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