Qué Es el Recordatorio de Pago y Por Qué es Tan Útil

Si llevas a cabo una actividad profesional o tienes un pequeño negocio, es probable que uno los problemas a los que te enfrentes es el de los cobros. Por una parte, puede que tengas cierto pudor a la hora de reclamar lo que te deben tus clientes, quizás porque en nuestra sociedad no siempre ha estado bien visto hablar de dinero o porque experimentes el "síndrome del impostor". Por la otra, la sobrecarga de trabajo y una cierta desorganización administrativa, puede que impida que lleves un control exhaustivo de los pagos pendientes. Y qué decir de los olvidadizos y morosos profesionales con los que en ocasiones te verás las caras tarde o temprano.

 

Para ayudarte con esta dificultad, que no es menor, hay una herramientas verdaderamente útil: el recordatorio de pago. Si quieres saber en qué consiste, cómo redactar uno y cuándo enviarlo, te invito a que sigas leyendo.

 

 

 

Qué es

 

▣ Es un mensaje que se envía a un cliente para recordarle que debe realizar un pago cuyo vencimiento está próximo. También se pueden utilizar si la deuda ya ha vencido y el pago no se ha realizado. 

 

▣ Se suelen enviar por correo electrónico, SMS, mensajes instantáneos o llamadas automatizadas, incluso todavía hay quien utiliza cartas en papel y remitidas por correo postal. 

 

Ventajas

 

▣ El proveedor puede disminuir la tasa de retrasos en los cobros y/o de la morosidad, lo que mejorará su flujo de casa, reducirá el trabajo administrativo (control de facturas vencidas y reclamación de los pagos) y mejorará la relación con sus clientes.

 

▣ El cliente puede planificar el pago con margen y evitar retrasos que pueden enrarecer la relación comercial, generar gastos y degradar su imagen, ya se trate de un particular o de una empresa. 

 

 

Inconvenientes

 

▣ Si la secuencia no está bien planificada, si la frecuencia es excesiva, si es muy invasivo o si el lenguaje no es el adecuado, puede resultar contraproducente.  

 

Cómo redactarlo 

 

▣ El lenguaje debe ser claro y comprensible, evitando expresiones muy técnicas. 

 

▣ Identifica a tu empresa, para que el cliente sepa quién se dirige a él.

 

▣ Explica el motivo de la comunicación.

 

▣ Detalla cuál es el importe de la deuda, el número de la factura, la fecha de pago...

 

▣ Puedes incluir las formas de pago, aunque estén también presentes en la factura. Es una forma de facilitarle al cliente que cumpla con su compromiso.

 

 

Cuándo enviarlo

 

▣ Ten en cuenta que este tipo de comunicaciones pueden enviarse de forma automática utilizando cualquiera de las herramientas disponibles, o tener una estrategia y planificación previa y remitirlo de forma manual. Aunque esta última opción requiere de tiempo de preparación y disciplina para su ejecución, tenlo en cuenta.  

 

▣ La primera comunicación debería enviarse unos días antes de que se cumpla el plazo para el pago. Mi consejo es hacerlo con una antelación de 7 días, para darle tiempo al cliente para que pueda planificarlo. Lo ideal es que el tono sea amistoso y cordial. 

 

▣ Puedes enviar otra notificación justo el día de vencimiento.

 

▣ Si el cliente no paga en plazo, puedes esperar un tiempo prudencial para remitir una nueva comunicación recordándole que tiene una deuda impagada.

 

▣ En caso de que siga sin abonar la factura pendiente, puedes enviar nuevas comunicaciones de forma periódica. La frecuencia y cantidad dependerá de la política de tu empresa y del perfil de cliente en cuestión. No es lo mismo un cliente cumplidor que de forma puntual se retrasa en el pago y otra muy diferente el que nunca paga en plazo. Mi consejo es que no sean más de 2 notificaciones, porque si son más puede verse como un acoso.

 

▣ Valora si una vez que el cliente se ha retrasado en el pago, en lugar de una comunicación escrita, es mas conveniente hacer una llamada a la persona adecuada.  

 

▣ En caso de que el cliente siga sin abonar lo que debe, puede que tengas que tomar decisiones más drásticas, por lo que tendrás que ponerlo en su conocimiento, informando también de las consecuencias que tendrá.  

 

¿Ya utilizabas esta herramienta para controlar los cobros a tus clientes? ¿Recibes este tipo de comunicaciones tus proveedores? 

 

 

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La primera vez que apareció el post Qué Es el Recordatorio de Pago y Por Qué es Tan Útil fue en el blog de Todos Somos Clientes.  

 

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Cómo Redactar una Carta de Renuncia Voluntaria

La carta de renuncia es un documento imprescindible si te decides a abandonar tu puesto de trabajo, independientemente del motivo por el que lo haces.

 

Despedirse de una forma adecuada es más importante de lo que la mayoría piensa. Si vas a buscar empleo en otra empresa, es probable que pidan referencias tuyas. Y, como se suele decir, la vida da muchas vueltas y puedes reencontrarte con antiguos jefes y compañeros, por lo que conviene abandonar cualquier trabajo de una forma cordial en la medida de lo posible.

 

En este post encontrarás algunos consejos para redactar una carta de renuncia de forma eficaz y adecuada.

 

 

Antes de nada

 

▣ Ten en cuenta que de forma general hay un plazo de 15 días de preaviso para dejar un puesto de trabajo, aunque deberás revisar tu contrato de trabajo o el convenio colectivo que te corresponde.

 

▣ Recoja o no recoja tu convenio la necesidad de preaviso, lo cierto es que avisar con antelación de que vas a dejar el trabajo es una cortesía que conviene tener con la empresa (y con los compañeros, que también se verán afectados por tu marcha). Este período dependería del tiempo que llevas en la empresa, que oscilará entre los 15 y los 60 días. Si llevas menos de 6 meses, lo lógico sería avisar con 15 días, por ejemplo. Y si has estado en el puesto más de 2-3 años, quizás sería adecuado dar un plazo de 2 meses.

 

▣ También puedes despedirte sin preaviso, aunque no es lo más recomendable, porque puede tener consecuencias (penalización económica en el finiquito). En todo caso, siempre es aconsejable entregar una carta de renuncia.

La redacción

▣ Antes de redactar la carta, párate a reflexionar un tiempo, porque renunciar a un trabajo es una decisión importante. Piensa en qué quieres transmitir y cómo pretendes llevarlo a la práctica. 

 

▣ La carta de renuncia debe ser breve, incluyendo una serie de datos fundamentales, pero sin aportar información innecesaria. 

 

▣ Utiliza un tono formal, incluso aunque en la empresa o en el departamento el trato sea muy familiar y distendido. Es una carta que se conserva en el archivo y que puede llegar a manos de otra persona diferente a la que has dirigido la carta. Por ejemplo, se la puedes dirigir a tu jefe directo y acabar en la mesa del despacho del director de recursos humanos. 

 

▣ Al final de este texto, justo después del apartado de posts relacionados, encontrarás un enlace a nuestra página de modelos en la que te podrás descargar los correspondientes a cartas de renuncia voluntaria.

 

Siempre dos copias

 

▣ Recuerda que debes redactar dos copias de la carta, una para la empresa y otra para ti. Pide que te la firmen y/o sellen, y te pongan la fecha de recepción cuando la entregues.

 

A quién se dirige

 

▣ Normalmente se debe dirigir al director de recursos humanos o al director general de la empresa, aunque también puedes remitírsela a tu jefe directo o al de tu departamento. Todo dependerá de cuál es la operativa interna de la compañía.  

Cómo se envía

 

▣ Lo ideal es entregarla en mano, aunque también puedes enviarla por correo electrónico o incluso correo postal o burofax.

 

 

▣ Si vas a enviarla por correo postal, hazlo por un medio en el que quede constancia del envío y la entrega. Si hay un período de preaviso, es recomendable cerciorarse de cuándo se mandó y cuándo se recibió. 

Qué debe incluir

• Tus datos personales.
  

• Datos del destinatario de la comunicación.

• La fecha en la que escribes la carta de renuncia.
  

• Una fórmula de saludo.
  

• Un párrafo en el que indiques el motivo de la misiva: tu intención de renunciar al puesto.
  

• La descripción del puesto que ocupas.
  

•  La fecha en la que causarás baja de forma efectiva.
  

• También sería conveniente añadir otro párrafo en el que te pongas a disposición de la empresa para formar e informar a la persona que ocupe tu puesto, así como tu intención de finalizar o dejar encauzados todos los proyectos que de los que estés encargándote hasta el momento. Esto, evidentemente, únicamente debes incluirlo si estás en disposición de hacerlo, porque no siempre será posible.
  

• Finaliza agradeciendo a la empresa el que te hayan permitido formar parte de su plantilla, así como la experiencia y conocimiento que has obtenido gracias al equipo y a la compañía, y cualquier otro motivo por el que quieras expresar gratitud y reconocimiento. 
  

• Una fórmula de despedida.
  

• Tu nombre y apellidos, tu número de identificación y tu firma manuscrita.
  

Qué deberías evitar

 

▣ Mencionar tu futuro puesto de trabajo, especialmente si te vas a la competencia. Si vas a emprender tu propio negocio o vas a cambiar por completo de profesión, quizás sí que puedas referirte a ello someramente, porque así comprenderán mejor tu renuncia y, quién sabe, quizás la empresa termine siendo un futuro cliente. 

 

 

▣ Si no vas a poder finalizar los proyectos que tienes comenzados (o no quieres hacerlo) o si no vas a formar a quien te sustituya, no lo indiques, porque la imagen con la que despedirás es de alguien mentiroso y poco colaborador.

 

▣ Si te vas por desavenencias o problemas laborales serios, mi consejo es que pienses muy bien qué escribirás en el apartado de agradecimiento, porque debe sonar lo más sincero posible. Si te marchas por este tipo de motivos, mi consejo es que agradezcas de forma breve e impersonal tu paso por la empresa.

 

¿Te han sido útiles estos consejos? ¿Te gustaría aportar alguno más?

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