Qué Es el Recordatorio de Pago y Por Qué es Tan Útil

Si llevas a cabo una actividad profesional o tienes un pequeño negocio, es probable que uno los problemas a los que te enfrentes es el de los cobros. Por una parte, puede que tengas cierto pudor a la hora de reclamar lo que te deben tus clientes, quizás porque en nuestra sociedad no siempre ha estado bien visto hablar de dinero o porque experimentes el "síndrome del impostor". Por la otra, la sobrecarga de trabajo y una cierta desorganización administrativa, puede que impida que lleves un control exhaustivo de los pagos pendientes. Y qué decir de los olvidadizos y morosos profesionales con los que en ocasiones te verás las caras tarde o temprano.

 

Para ayudarte con esta dificultad, que no es menor, hay una herramientas verdaderamente útil: el recordatorio de pago. Si quieres saber en qué consiste, cómo redactar uno y cuándo enviarlo, te invito a que sigas leyendo.

 

 

 

Qué es

 

▣ Es un mensaje que se envía a un cliente para recordarle que debe realizar un pago cuyo vencimiento está próximo. También se pueden utilizar si la deuda ya ha vencido y el pago no se ha realizado. 

 

▣ Se suelen enviar por correo electrónico, SMS, mensajes instantáneos o llamadas automatizadas, incluso todavía hay quien utiliza cartas en papel y remitidas por correo postal. 

 

Ventajas

 

▣ El proveedor puede disminuir la tasa de retrasos en los cobros y/o de la morosidad, lo que mejorará su flujo de casa, reducirá el trabajo administrativo (control de facturas vencidas y reclamación de los pagos) y mejorará la relación con sus clientes.

 

▣ El cliente puede planificar el pago con margen y evitar retrasos que pueden enrarecer la relación comercial, generar gastos y degradar su imagen, ya se trate de un particular o de una empresa. 

 

 

Inconvenientes

 

▣ Si la secuencia no está bien planificada, si la frecuencia es excesiva, si es muy invasivo o si el lenguaje no es el adecuado, puede resultar contraproducente.  

 

Cómo redactarlo 

 

▣ El lenguaje debe ser claro y comprensible, evitando expresiones muy técnicas. 

 

▣ Identifica a tu empresa, para que el cliente sepa quién se dirige a él.

 

▣ Explica el motivo de la comunicación.

 

▣ Detalla cuál es el importe de la deuda, el número de la factura, la fecha de pago...

 

▣ Puedes incluir las formas de pago, aunque estén también presentes en la factura. Es una forma de facilitarle al cliente que cumpla con su compromiso.

 

 

Cuándo enviarlo

 

▣ Ten en cuenta que este tipo de comunicaciones pueden enviarse de forma automática utilizando cualquiera de las herramientas disponibles, o tener una estrategia y planificación previa y remitirlo de forma manual. Aunque esta última opción requiere de tiempo de preparación y disciplina para su ejecución, tenlo en cuenta.  

 

▣ La primera comunicación debería enviarse unos días antes de que se cumpla el plazo para el pago. Mi consejo es hacerlo con una antelación de 7 días, para darle tiempo al cliente para que pueda planificarlo. Lo ideal es que el tono sea amistoso y cordial. 

 

▣ Puedes enviar otra notificación justo el día de vencimiento.

 

▣ Si el cliente no paga en plazo, puedes esperar un tiempo prudencial para remitir una nueva comunicación recordándole que tiene una deuda impagada.

 

▣ En caso de que siga sin abonar la factura pendiente, puedes enviar nuevas comunicaciones de forma periódica. La frecuencia y cantidad dependerá de la política de tu empresa y del perfil de cliente en cuestión. No es lo mismo un cliente cumplidor que de forma puntual se retrasa en el pago y otra muy diferente el que nunca paga en plazo. Mi consejo es que no sean más de 2 notificaciones, porque si son más puede verse como un acoso.

 

▣ Valora si una vez que el cliente se ha retrasado en el pago, en lugar de una comunicación escrita, es mas conveniente hacer una llamada a la persona adecuada.  

 

▣ En caso de que el cliente siga sin abonar lo que debe, puede que tengas que tomar decisiones más drásticas, por lo que tendrás que ponerlo en su conocimiento, informando también de las consecuencias que tendrá.  

 

¿Ya utilizabas esta herramienta para controlar los cobros a tus clientes? ¿Recibes este tipo de comunicaciones tus proveedores? 

 

 

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Factoring: Todo lo que Debe Saber una Pyme

Para muchas empresas, sobre todo micropymes y pymes, uno de los grandes problemas es el circulante a corto plazo, por lo que se suele recurrir a la financiación. Si eres emprendedor o tienes un negocio pequeño te habrás visto en la tesitura de tener muchas facturas pendiente de cobro, con plazos más o menos largos, pero no tener liquidez para afrontar tus obligaciones inmediatas. Es decir, tienes ingresos potenciales, pero no tienes dinero en el banco.


Una forma de financiarlo es el factoring, también llamado factoraje. El factoring lo proporciona un banco, una caja de ahorros o un establecimiento financiero de crédito (E.F.C.). También hay plataformas de financiación colectiva (crowdlending) que ofrecen factoraje y anticipo de facturas. 


Si quieres saber más acerca de esta forma de financiación, sigue leyendo... 

Factoring


El factoring es la cesión de un crédito por parte de una empresa a una entidad financiera para que le adelante su importe, a cambio de unos intereses y unas comisiones. La entidad financiera en este caso se denomina factor, de ahí viene el término factoring.


Este mecanismo financiero incluye una serie de servicios que apoyan las operaciones como el asesoramiento, información sobre la solvencia de los deudores y la gestión del cobro, lo que le aporta un valor añadido.


Quién es quién en el factoring


Cedente. Es quien tiene facturas pendientes de cobro y que cede los derechos sobre ellas a un tercero.

Factor. Es la entidad financiera o plataforma de crowdlending que recibe y acepta la cesión de los derechos de cobro.

Deudor. Es el cliente que está obligado al pago de las facturas del cedente y que se ha originado por una venta de productos o prestación de servicios.


Tipos


Con recurso


La empresa que cede el crédito responde en caso de que el deudor no pague la factura o el derecho de cobro cedido a la entidad financiera.


Aunque la entidad se encargará de las acciones extrajudiciales y judiciales para cobrar, en caso de que no se pueda, devolverá la factura al cedente y exigirá la cantidad adelantada. 


Esta opción es la más habitual en el caso de empresas pequeñas o con una clasificación crediticia mediana.


Sin recurso


Es justo lo contrario del tipo anterior. La entidad financiera se hace cargo del impago del deudor.


Esta fórmula lleva aparejados intereses y comisiones más elevados que en el caso anterior. 


Este tipo de factoring es el que suele ofrecerse a empresas grandes y con una clasificación crediticia excelente. 


Con notificación


La empresa cedente o entidad financiera a la que la empresa le ha cedido la factura o el derecho de cobro, notifican la cesión al deudor. De ese modo, este último queda obligado a pagar lo adeudado directamente a la entidad financiera (según las condiciones pactadas), no a la empresa cedente del crédito.


Sin notificación


Ni el cedente ni la entidad financiera comunican al deudor la existencia del factoring, por lo que éste pagará directamente a la empresa y ésta a la entidad.


Nacional


Tanto los cedentes como los deudores residen en España.


Internacional


En caso de que el cedente reside en España y el deudor en otro país, se denominará "import". Y si es al contrario, será "export".  


Globalidad


En ciertos casos, la entidad puede requerir que la empresa ceda la facturación total de uno, varios o incluso todos los deudores que tenga. Esta fórmula figurará en el contrato como "con globalidad". Si no exige que toda o una parte de los derechos de los deudores se cedan obligatoriamente, se denominará "sin globalidad".


De agencia


Puede ocurrir que la empresa que cede los créditos actúa en nombre de la entidad financiera como agente, de tal forma que cobra de los deudores las facturas o derechos de cobro directamente y luego transfiere los fondos a la entidad. Este tipo de factoring se puede aplicar a cualquiera de las opciones anteriores.


Anticipo de facturas


No es propiamente un factoring, sino una línea de financiación en la que la empresa cede únicamente las facturas que desea financiar. Suele ser factoraje sin notificación, por lo que el deudor paga la factura a la empresa, siempre en una cuenta de la entidad. Los intereses y comisiones los cobrará la entidad previamente al adelanto de la factura. 

Ventajas

• Es una manera de tener liquidez de manera inmediata en tu empresa sin tener que recurrir a créditos y préstamos.

• Convertirás operaciones a crédito con tus clientes en cobros al contado.

• No se considera un préstamo, sino un intercambio de derechos de cobro entre empresa y entidad de crédito, por lo que no te impedirá pedir un préstamo más adelante en caso de que lo necesites al no afectar a tu CIRBE.

• No tendrás que ocuparte de las gestiones para cobrar las facturas.

• Al asesorarte en cuanto a la fiabilidad del cliente, reducirás la morosidad.

• Los gastos financieros son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades.

• Te ayudará a planificar mejor tu tesorería.

• Te facilitará el control contable de tu cartera de facturas.

Inconvenientes

• Este instrumento de financiación tiene un coste, puesto que te aplicarán intereses (cerca del 2-3% del total cedido) y comisiones.

• Los intereses se calculan en función del plazo de vencimiento, por lo que cuanto más largo sea éste, más te costará el factoring.

• También influirá en el coste del factoraje el rating de tu cliente. 

• En algunos casos te cobrarán gastos de estudio e incluso te obligarán a contratar un seguro.

• La entidad establecerá un límite global de financiación tanto para el cedente como para los deudores. 

• Si tu cliente no paga en plazo, puedes encontrarte con gastos añadidos si la modalidad es "con recurso".

• Algunos clientes pueden percibir de forma errónea el hecho de que cobre las facturas otro que no seas tú, pensando que quizás te han intervenido y tu empresa no es fiable.

• Habrá clientes a los que no les gustará demasiado que tengas contratado un factoring, porque en caso de que tengan que aplazar o atrasar el pago, contigo pueden negociarlo, con la entidad les será mucho más difícil.

Qué pedirle al factoraje


A la hora de escoger el mejor factoring para tu empresa debes tener en cuenta lo siguiente:

• Que la entidad que te lo proporciona sea solvente y fiable.

• Que la forma de contratación sea sencilla y rápida.

• Que te ofrezcan flexibilidad a la hora de contratar.

• Que las condiciones sean claras y transparentes.

• Que las comisiones e intereses te resulten ventajosos.

Espero que esta información te sea útil si necesitas recurrir al factoring para financiar tu empresa.




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Cómo Evitar los Impagos en Tu Negocio

Los impagos y los retrasos a la hora de abonar las facturas por parte de los clientes son uno de los peores lastres para autónomos y pymes. Todos los hemos sufrido en alguna ocasión, y los volveremos a padecer si no tomamos medidas para protegernos.


Y no es un asunto menor, no. La morosidad es un gravísimo problema para profesionales y pequeños empresarios, porque llega a poner en riesgo el negocio. Si los clientes adeudan una cantidad considerable de dinero al autónomo o a la empresa, acabarán teniendo serios problemas de liquidez. Este desfase de liquidez y tesorería acaba asfixiándoles, impidiéndoles cumplir con sus pagos o llevándoles a pedir créditos que irán mermando su capacidad de maniobra.


Es un tema serio, como puedes comprobar, pero hay muchos clientes que son profesionales de la morosidad. De hecho, se vanaglorian de cuánto han dejado a deber a una empresa o del tiempo que llevan reteniendo un pago a un proveedor, que en muchos casos llegan a superar los 12 meses.


Por mucha Ley Antimorosidad que haya, lo cierto es que se siguen retrasando los pagos más allá de los consabidos 60 días para la empresa privada y de 30 para las Administraciones Públicas, mucho más allá. Para que puedas protegerte de la morosidad, o al menos intentarlo, quiero compartir contigo algunos consejos que espero que te sean útiles. 

No te fíes de las apariencias


Tendemos a asociar a las empresas más grandes, con mejores instalaciones o a clientes con mejor apariencia a fiabilidad y solidez; y a las empresas más modestas y a los clientes menos aparentes con una menor seriedad y capacidad de pago... pero no siempre es así. Estate atento a los posibles impagos siempre, independientemente de las apariencias, y te evitarás disgustos.


Cuidado con las empresas más recientes


Las sociedades de reciente constitución son interesantes, pero debes tener en cuenta que una buena cantidad de ellas no supera los 3-4 años de antigüedad. Eso implica que debes estar especialmente vigilante con su historial de pagos. Si las operaciones que realizas con ellos son de una cuantía importante, te aconsejo que antes de trabajar con ellos, pidas un informe comercial. 


Y también es interesante que estés atento a su comportamiento en los pagos. Si de repente comienzan a retrasarse, si quieren renegociar plazos o condiciones o cambian bruscamente su forma de actual, desconfía.


La información es poder


Los informes comerciales son una buena herramienta para evitar los impagos. Estos informes los proporcionan empresas externas y pueden ser básicos o muy completos: confirmarte si la empresa existe, si está inscrita en el Registro Mercantil, si ha presentado sus cuentas anuales, su capital social, sus socios, si tiene deudas con Hacienda o la Seguridad Social, suu solvencia, su liquidez, su capacidad de pago, etc. Evidentemente estos informes tienen un precio, por lo que únicamente te interesarán si la operación que vas a llevar a cabo con el cliente lo justifica económicamente.


También es importante que crees a nivel interno una base de datos de tus clientes para ir elaborando un historial que refleje su comportamiento a lo largo del tiempo, eso te permitirá ir regulando cuánto crédito le puedes otorgar y las condiciones que te te interesa ofrecerle.


Establece un límite de riesgo


Es importante que concedas a cada cliente un límite de riesgo comercial, teniendo en cuenta su antigüedad y su historial. Eso significa que cada uno de ellos tendrá una capacidad para recibir tus productos o servicios a crédito.

Documenta todas las operaciones


Contrato, factura, albaranes, justificantes de envío y cualquier documento que justifique la operación y la conformidad del cliente. Tampoco está de más guardar los correos electrónicos relacionados. Las palabras de las lleva el viento.


Informa de las condiciones de pago


Comunica claramente a tu cliente cuáles son las condiciones de pago, siempre por escrito, aunque también se las comentes en persona o por teléfono cuando cierres la venta.


Recuerda los vencimientos a tu cliente


Una forma de que a tu cliente no se le olvide el pago, es avisarle del vencimiento de sus deudas. Para que no lo considere una grosería, lo mejor es utilizar un sistema automatizado. Es una forma menos impersonal que una llamada o un mensaje directo, por lo que se percibe como menos agresivo. Puedes utilizar un mensaje automatizado por SMS, WhatsApp o correo electrónico, entre otras fórmulas.


Emite y envía las facturas a tiempo


Para que tu cliente te pague... primero tienen que tener la factura delante. Si tú te retrasas en su envío, es probable que también se retrase él a la hora de pagarte.

También es importante conviene que sepas cuándo paga tu cliente. Hay grandes empresas (y también pequeñas, no nos vamos a engañar) que tienen fechas fijas en las que abonan las facturas, por ejemplo, las hay que tienen a bien pagar los días 10 de cada mes. Esto no debería ser óbice para pagar en plazo, pero se hace, así que para que esto no sea un problema para ti, factura teniendo en cuenta esta particularidad para que su fecha de pago coincida con la que a ti te interesa.


Vigila los vencimientos


Es fundamental controlar los vencimientos de los pagos, para reclamarlos si estos no se satisfacen. Cuanto más tiempo pase desde que haya pasado la fecha del vencimiento, más difícil será cobrar la factura pendiente. Por no hablar de que el cliente puede ir acumulando facturas que tampoco se abonen, lo que puede convertirse en una verdadera pesadilla para una pequeña empresa.

Pide que te paguen por adelantado


Tanto en el caso de nuevos clientes como de aquellos que hayan comenzado a retrasarse en el pago, conviene cobrar una parte del proyecto o de la mercancía por adelantado; incluso el total de la factura según el caso. Y si el proyecto se va a dilatar en el tiempo, puedes ir cobrando el resto según se vayan alcanzando objetivos. Esto debe figurar en el contrato que firmes con el cliente.


Aplica recargos si se producen retrasos


Muchas empresas pequeñas son muy tolerantes con los retrasos en los pagos, sobre todo si el cliente es una gran empresa, lo que puede hacer un roto importante en su liquidez. Una forma de evitarlo es añadir un recargo cuando se alarguen los plazos de pago. Por supuesto, para que tenga efecto, tendrás que reflejarlo en el contrato.

Se insistente


Para cobrar, hay que insistir, aunque a ninguno nos agrade reclamar los pagos a los clientes. En muchos casos se evita molestar al moroso, por miedo a no cobrar nunca o a perderle como cliente. 


Aunque es preciso pensar que si la factura no se ha pagado todavía, hay muchas posibilidades de que si no se recuerda al cliente la deuda constantemente, el cobro se retrase todavía más o que incluso no se llegue a producir nunca. 


Y, por otra parte, un cliente que no paga, no es rentable, por lo que hay que valorar si no es mejor perderle.


Recurre a los seguros de crédito


Si facturas grandes cantidades, los seguros de crédito son una forma de protegerte ante los retrasos e impagos. Estos seguros ofrecen información económica de los clientes, se encargan de los recobros si fuese necesario e indemnizan si finalmente no se cobra lo debido. Eso sí, valora si el coste de compensa en relación a los ingresos.

Pide ayuda


Hay empresas que se encargan de gestionar los cobros y de protegerte de los impagos. Tú generas la factura, mientras que la compañía informa al cliente de que será la encargada de gestionar el cobro, así como de recordarle el vencimiento. El concurso de un tercero suele persuadir con más fuerza al cliente para cumplir con los pagos. Si tu volumen de negocio lo justifica, quizás sea una buena idea que contrates este servicio para evitarte problemas.


Contrata a una empresa de cobro de deudas


Es una forma de cobrar las cantidades que te adeuden los clientes, una vez que han fallado el resto de estrategias. Te aconsejo que consultes las condiciones de varias, para encontrar la que mejor te convenga. Y, por supuesto, deben ser eficaces, pero moviéndose siempre en un marco legal. 


Espero que no tengas que enfrentarte a ningún moroso en tu actividad profesional y que todos tus clientes sean siempre excelentes pagadores, pero, por si acaso, siempre puedes recurrir a estos consejos.




Información de interés:

Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. 


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