Y no es un asunto menor, no. La morosidad es un gravísimo problema para profesionales y pequeños empresarios, porque llega a poner en riesgo el negocio. Si los clientes adeudan una cantidad considerable de dinero al autónomo o a la empresa, acabarán teniendo serios problemas de liquidez. Este desfase de liquidez y tesorería acaba asfixiándoles, impidiéndoles cumplir con sus pagos o llevándoles a pedir créditos que irán mermando su capacidad de maniobra.
Es un tema serio, como puedes comprobar, pero hay muchos clientes que son profesionales de la morosidad. De hecho, se vanaglorian de cuánto han dejado a deber a una empresa o del tiempo que llevan reteniendo un pago a un proveedor, que en muchos casos llegan a superar los 12 meses.
Por mucha Ley Antimorosidad que haya, lo cierto es que se siguen retrasando los pagos más allá de los consabidos 60 días para la empresa privada y de 30 para las Administraciones Públicas, mucho más allá. Para que puedas protegerte de la morosidad, o al menos intentarlo, quiero compartir contigo algunos consejos que espero que te sean útiles.
No te fíes de las apariencias
Tendemos a asociar a las empresas más grandes, con mejores instalaciones o a clientes con mejor apariencia a fiabilidad y solidez; y a las empresas más modestas y a los clientes menos aparentes con una menor seriedad y capacidad de pago... pero no siempre es así. Estate atento a los posibles impagos siempre, independientemente de las apariencias, y te evitarás disgustos.
Cuidado con las empresas más recientes
Las sociedades de reciente constitución son interesantes, pero debes tener en cuenta que una buena cantidad de ellas no supera los 3-4 años de antigüedad. Eso implica que debes estar especialmente vigilante con su historial de pagos. Si las operaciones que realizas con ellos son de una cuantía importante, te aconsejo que antes de trabajar con ellos, pidas un informe comercial.
Y también es interesante que estés atento a su comportamiento en los pagos. Si de repente comienzan a retrasarse, si quieren renegociar plazos o condiciones o cambian bruscamente su forma de actual, desconfía.
La información es poder
Los informes comerciales son una buena herramienta para evitar los impagos. Estos informes los proporcionan empresas externas y pueden ser básicos o muy completos: confirmarte si la empresa existe, si está inscrita en el Registro Mercantil, si ha presentado sus cuentas anuales, su capital social, sus socios, si tiene deudas con Hacienda o la Seguridad Social, suu solvencia, su liquidez, su capacidad de pago, etc. Evidentemente estos informes tienen un precio, por lo que únicamente te interesarán si la operación que vas a llevar a cabo con el cliente lo justifica económicamente.
También es importante que crees a nivel interno una base de datos de tus clientes para ir elaborando un historial que refleje su comportamiento a lo largo del tiempo, eso te permitirá ir regulando cuánto crédito le puedes otorgar y las condiciones que te te interesa ofrecerle.
Establece un límite de riesgo
Es importante que concedas a cada cliente un límite de riesgo comercial, teniendo en cuenta su antigüedad y su historial. Eso significa que cada uno de ellos tendrá una capacidad para recibir tus productos o servicios a crédito.
Documenta todas las operaciones
Contrato, factura, albaranes, justificantes de envío y cualquier documento que justifique la operación y la conformidad del cliente. Tampoco está de más guardar los correos electrónicos relacionados. Las palabras de las lleva el viento.
Informa de las condiciones de pago
Comunica claramente a tu cliente cuáles son las condiciones de pago, siempre por escrito, aunque también se las comentes en persona o por teléfono cuando cierres la venta.
Recuerda los vencimientos a tu cliente
Una forma de que a tu cliente no se le olvide el pago, es avisarle del vencimiento de sus deudas. Para que no lo considere una grosería, lo mejor es utilizar un sistema automatizado. Es una forma menos impersonal que una llamada o un mensaje directo, por lo que se percibe como menos agresivo. Puedes utilizar un mensaje automatizado por SMS, WhatsApp o correo electrónico, entre otras fórmulas.
Emite y envía las facturas a tiempo
Para que tu cliente te pague... primero tienen que tener la factura delante. Si tú te retrasas en su envío, es probable que también se retrase él a la hora de pagarte.
También es importante conviene que sepas cuándo paga tu cliente. Hay grandes empresas (y también pequeñas, no nos vamos a engañar) que tienen fechas fijas en las que abonan las facturas, por ejemplo, las hay que tienen a bien pagar los días 10 de cada mes. Esto no debería ser óbice para pagar en plazo, pero se hace, así que para que esto no sea un problema para ti, factura teniendo en cuenta esta particularidad para que su fecha de pago coincida con la que a ti te interesa.
Vigila los vencimientos
Es fundamental controlar los vencimientos de los pagos, para reclamarlos si estos no se satisfacen. Cuanto más tiempo pase desde que haya pasado la fecha del vencimiento, más difícil será cobrar la factura pendiente. Por no hablar de que el cliente puede ir acumulando facturas que tampoco se abonen, lo que puede convertirse en una verdadera pesadilla para una pequeña empresa.
Pide que te paguen por adelantado
Tanto en el caso de nuevos clientes como de aquellos que hayan comenzado a retrasarse en el pago, conviene cobrar una parte del proyecto o de la mercancía por adelantado; incluso el total de la factura según el caso. Y si el proyecto se va a dilatar en el tiempo, puedes ir cobrando el resto según se vayan alcanzando objetivos. Esto debe figurar en el contrato que firmes con el cliente.
Aplica recargos si se producen retrasos
Muchas empresas pequeñas son muy tolerantes con los retrasos en los pagos, sobre todo si el cliente es una gran empresa, lo que puede hacer un roto importante en su liquidez. Una forma de evitarlo es añadir un recargo cuando se alarguen los plazos de pago. Por supuesto, para que tenga efecto, tendrás que reflejarlo en el contrato.
Se insistente
Para cobrar, hay que insistir, aunque a ninguno nos agrade reclamar los pagos a los clientes. En muchos casos se evita molestar al moroso, por miedo a no cobrar nunca o a perderle como cliente.
Aunque es preciso pensar que si la factura no se ha pagado todavía, hay muchas posibilidades de que si no se recuerda al cliente la deuda constantemente, el cobro se retrase todavía más o que incluso no se llegue a producir nunca.
Y, por otra parte, un cliente que no paga, no es rentable, por lo que hay que valorar si no es mejor perderle.
Recurre a los seguros de crédito
Si facturas grandes cantidades, los seguros de crédito son una forma de protegerte ante los retrasos e impagos. Estos seguros ofrecen información económica de los clientes, se encargan de los recobros si fuese necesario e indemnizan si finalmente no se cobra lo debido. Eso sí, valora si el coste de compensa en relación a los ingresos.
Pide ayuda
Hay empresas que se encargan de gestionar los cobros y de protegerte de los impagos. Tú generas la factura, mientras que la compañía informa al cliente de que será la encargada de gestionar el cobro, así como de recordarle el vencimiento. El concurso de un tercero suele persuadir con más fuerza al cliente para cumplir con los pagos. Si tu volumen de negocio lo justifica, quizás sea una buena idea que contrates este servicio para evitarte problemas.
Contrata a una empresa de cobro de deudas
Es una forma de cobrar las cantidades que te adeuden los clientes, una vez que han fallado el resto de estrategias. Te aconsejo que consultes las condiciones de varias, para encontrar la que mejor te convenga. Y, por supuesto, deben ser eficaces, pero moviéndose siempre en un marco legal.
Espero que no tengas que enfrentarte a ningún moroso en tu actividad profesional y que todos tus clientes sean siempre excelentes pagadores, pero, por si acaso, siempre puedes recurrir a estos consejos.
Información de interés:
Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.
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La primera vez que apareció el post Cómo Evitar los Impagos en Tu Negocio fue en el blog de Todos Somos Clientes
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