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miércoles, 29 de enero de 2020

Cómo Deshacerte de un Mal Cliente

Aunque la creencia popular dice que cualquier cliente es bienvenido, lo cierto es que no es así. Porque los malos clientes ponen en peligro a tu negocio, créeme. No son rentables a  nivel económico, y tampoco lo son para la imagen de tu marca ni para la tuya como profesional. Y qué decir de tu paciencia o de tu autoestima, o de la de tu equipo.


A continuación quiero compartir contigo una clasificación que te permita identificar a los malos clientes, cómo actuar ante ellos y algunas justificaciones y excusas para deshacerte de ellos con estilo


Cómo deshacerte de un mal cliente


Tipos de malos clientes


Si pagan tarde, estarán poniendo en riesgo la viabilidad de tu empresa o de tu actividad. Aunque finalmente lo hagan, habrán dañado el flujo de efectivo, lo que tendrá consecuencias negativas o incluso fatales si supone una parte importante de tu facturación.


Y si buscan excusas para no pagar, a pesar de haber hecho el trabajo, ya ni te cuento lo que puede conllevar para el futuro de tu negocio.


También son sumamente perjudiciales los clientes que regatean constantemente los precios. Te supondrán un extra de estrés y de tiempo, porque las negociaciones serán largas y tediosas, incluso en algunas ocasiones humillantes para ti. Y, por supuesto, acabarán por afectarte económicamente, porque terminarás vendiendo productos o prestando servicios por precios inferiores a los que te son rentables; incluso puede que te cuesten dinero.


Otro tipo de cliente nefasto es el aprovechado, el de los "pues ya que estamos...", que son los que exigen trabajos o productos fuera de presupuesto y que dan por hecho que tú debes brindarles sí o sí. De hecho, este tipo de perfil suelen amenazarte con dejarte o con dar malas referencias tuyas si no lo haces de buena gana.


Los clientes que requieren demasiado tiempo y atención sin justificación alguna son también un mal activo para ti y tu negocio. Te supondrán una carga extra de trabajo y te robarán tiempo y energía para dedicárselo a tus buenos clientes.


Los que no escuchan tus consejos profesionales pueden llegar a constituir un verdadero problema. Si hacen lo que quieren, a pesar de tus recomendaciones, y al final no obtienen el resultado que desean o que era el esperable, probablemente te culparán a ti del desastre... y lo compartirán con otros.


Los clientes que exigen sin medida también son poco deseables, porque mermarán tu energía, tu tiempo, tu paciencia y tu autoestima. Los hay que nunca estarán satisfechos con la atención que les prestas, por lo que nunca hablarán bien de ti ni te harán sentir apreciado. 


Mesa de reuniones con un cartel que dice "Goodbye friends"


Cómo actuar ante un mal cliente


Elige bien a tus clientes. Aunque todos queremos cuantos más mejor, lo cierto es que es mejor centrarse en la calidad que en la cantidad de los mismos. 


Céntrate en tus intereses. Si tienes un cliente que te está causando problemas reales y graves, más allá de los roces que se pueden producir en una relación comercial, debes protegerte a ti y a tus intereses ante todo.


Antes de desprenderte de un cliente, revisa el contrato que os une. Es importante. Si incumples alguna cláusula, puede tener repercusiones económicas o incluso legales para ti. Y también puede que ese mismo contrato te dé la excusa perfecta para decir adiós.


Valora las consecuencias. Tanto las económicas como las de imagen de tu negocio o de ti como profesional. Y en algunos casos, tendrás que analizar si puede haber algún tipo de venganza por su parte, como denuncias o comentarios negativos.


Sé profesional. A la hora de deshacerte de un cliente, no debes olvidar las buenas maneras. Procura despedirle sin hacerlo una cuestión personal, sino profesional.


Mantente firme y no entres al trapo si el cliente te insulta o hace comentarios desconsiderados o hirientes.  


Recuerda la vida da muchas vueltas y puedes volver a encontrarte a esa persona más adelante.


Si tienes un proyecto en curso, sería conveniente que lo terminases antes de dar por rotas vuestras relaciones. Dejar a un cliente con un trabajo a medio hacer no es el mejor cierre, aunque hay ocasiones es las que es casi cuestión de supervivencia. Si debes dejarlo sin terminar, al menos búscale a alguien que pueda hacerlo por ti.


A la hora de comunicarle el cese de vuestra relación comercial, es importante que quede por escrito, pero también que lo hagas en persona o al menos por teléfono. Si escribes un correo electrónico o una carta, no te olvides de realizar una visita o una llamada para confirmarlo. 


Explica claramente lo que va a ocurrir a partir de la ruptura: qué trabajos vas a cerrar, cuáles no, a quién puede recurrir, qué pagos quedan pendientes...


Da una justificación. Aunque no necesitas hacerlo, es conveniente, tanto si te ciñes a la verdad como si la endulzas. Es una forma de que el cliente pueda cerrar la relación comercial con claridad.


Envía al cliente a la competencia. Por una parte, el cliente del que te quieres deshacer lo verá como una muestra de profesionalidad y de deferencia hacia él, lo que desactivará (al menos en cierta medida) su enfado hacia tu abandono. Y, por otra, le endosará un cliente problemático a la competencia, algo de lo que no deberías alegrarte... o sí.


Mujer tapándose la cara con una manopla en la que está tejida la palabra "Bye"


Excusas y justificaciones para decir adiós 


Algunas de las excusas y justificaciones que puedes darles a tus malos clientes para deshacerte de ellos son:


"Se están produciendo cambios en la dirección estratégica de tu negocio".


"No encajamos bien el uno con el otro".


"Tenemos diferentes puntos de vista que son irreconciliables". Es importante transmitir esto de forma clara, pero educada.


"Tenemos problemas en la relación". Puedes detallarlo si el problema es concreto y obvio para ambas partes, o de forma más vaga si lo consideras oportuno en el caso específico de ese cliente.


"Existe un conflicto de intereses con otros clientes".


"Vamos a aumentar los precios". Y subirlos de manera efectiva para ese cliente, claro.


¿Has tenido que deshacerte de algún mal cliente? ¿Te resultó fácil hacerlo? ¿O quizás no lo has hecho y lo sufres todavía? Si es así, espero que estos consejos te ayuden a decirle bye-bye con estilo?



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La primera vez que apareció el post Cómo Deshacerte de un Mal Cliente fue en el post de Todos Somos Clientes. 


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miércoles, 28 de noviembre de 2018

Seguros de Responsabilidad Civil para Autónomos

¿Eres autónomo o profesional? ¿Te has planteado contratar un seguro de responsabilidad civil? Si no tienes muy claro qué es y si te conviene, sigue leyendo, porque en este post encontrarás información básica sobre este tipo de protección.


La responsabilidad civil (RC) podría definirse como los daños materiales o personales que pueda causar alguien a un tercero, tanto por negligencia, acción u omisión, y que debe reparar. En el caso de los autónomos, profesionales y pymes estos daños serían los ocasionados en el ejercicio de su actividad profesional o empresarial o por el mero hecho de ser propietario de un bien. 


El concepto de RC está recogido en el Código Civil, en su artículo 1902, que hace referencia a las obligaciones que nacen de culpa o negligencia, y que dice textualmente:


"El que por acción u omisión causa daño a otro, interviniendo culpa o negligencia, está obligado a reparar el daño causado".


Ante esa obligación de reparar los daños materiales o personales podemos responder de dos formas diferentes: con el propio patrimonio o contratando un seguro de responsabilidad civil que los cubra. Y, claro, responder con tus propios bienes no es algo que nos agrade a ninguno, por lo que a primera vista tener un producto que cubra esas posibles indemnizaciones parece algo interesante. 


Seguros de responsabilidad civil para autónomos


Ventajas


Los pros principales que tiene la contratación de un seguro de RC son:


Te defiende frente a accidentes, a errores profesionales, a actos cometidos por trabajadores poco fieles, etc.


Protege el patrimonio del autónomo o de la pyme, puesto que en caso de no tener seguro ambos tendrán que responder con ese patrimonio ante los daños que hayas podido causar a terceros al desarrollar la actividad. Y ten presente que si la indemnización es cuantiosa, tendrás que hacerle frente con tu patrimonio actual... y con el futuro.


Te ofrece protección ante demandas y reclamaciones.


Transmite profesionalidad y seriedad a los clientes.


Te permite trabajar con la Administración o con grandes empresas que lo requieren de forma obligatoria para contratar.


Los autónomos pueden deducirse el seguro de responsabilidad civil, puesto que es un gasto derivado de la actividad profesional. 


Inconvenientes


Y en cuanto a los contras de este tipo de protección:


Tendrás que estudiar cuidadosamente las propuestas de las diferentes aseguradoras hasta encontrar el seguro que más te conviene.


Es un producto que puede tener franquicia, por lo que ciertas indemnizaciones, si son pequeñas, saldrán de tu bolsillo. 


Calculadora


Puede que haya exclusiones que sean un inconveniente para ti.


Tiene un coste anual, que según la actividad y los riesgos puede ser elevado.


Tipos


Los dos tipos principales de seguro de RC que puedes encontrar son:


Responsabilidad civil general. Cubre los daños a terceros, tanto materiales como físicos, producidos durante el desarrollo de la actividad. Es el que se puede aplicar de manera general a cualquier negocio, por ejemplo, si en una librería una estantería está mal asegurada y se le cae a un cliente al intentar acceder a un libro. O si una empresa de catering sirve alimentos para un comedor de empresa y uno de los platos provoca intoxicación a varios empleados. Incluso si en un supermercado se ha fregado el suelo y no se ha señalizado que hay riesgo de caída y un cliente resbala y se lesiona.


Responsabilidad civil profesional. Es similar al caso anterior, se cubren los daños materiales y personales que se produzcan durante el desarrollo de la actividad de un profesional, derivados de errores, negligencias y omisiones. Las dos diferencias con el general son las siguientes:


  • Se suele exigir que el profesional cuente con una titulación y unos requisitos concretos para poder llevarla a cabo su labor; como médicos, fisioterapeutas, abogados, jueces, fiscales, asesores fiscales, administradores de fincas, detectives privados, agentes de la propiedad industrial, etc. 

  • El seguro cubre también los perjuicios económicos que puedan producirse en el patrimonio de un tercero.


En cualquier caso puedes complementarlos con otros seguros, para complementar las coberturas.


Cómo elegirlo


Las aseguradoras tienen distintas pólizas de responsabilidad civil según la actividad que se desarrolle.


Pide precios y condiciones a varias aseguradoras y escoge el que sea más interesante para ti.


Estudiando un contrato


Ten en cuenta que el precio de la póliza variará según la actividad y las coberturas y condiciones que elijas. 


Ten claro cuál es la cobertura que más te conviene según el tipo de actividad que realizas y los importes a los que tendrías que hacer frente en caso de que sucediese un accidente o cometieses un error. Ten en cuenta que cuanto mayor sea esa cantidad (cobertura) con la que indemnizarían al tercero damnificado en caso de causarle daños, mayor será la cuota que tendrás que pagar por el seguro de RC.


Consulta antes de firmar si el seguro tiene franquicias, porque en muchos casos las tienen. Dependiendo del tipo de indemnizaciones más frecuentes a las que tengas que hacer frente, puede que no te compense. Valora la cuota anual, las coberturas, las condiciones y valora si la franquicia que te imponen te interesa. Si es muy elevada, te aconsejo que consultes otras opciones.


Infórmate acerca de las exclusiones que afectan a tu actividad y a tus circunstancias. 


Dos personas hablando ante un contrato


Ojo, que la cobertura refleja el límite máximo que pagará la aseguradora por daños producidos durante el período cubierto (generalmente un año). De forma que si tienes varios siniestros durante ese período y las indemnizaciones son cuantiosas para cada uno de ellos, puedes encontrarte con que superas el límite y la póliza deja de cubrirte, momento a partir del cual comenzarás a pagarla de tu bolsillo. Así que no pagues de más, pero no te quedes corto a la hora de contratar la cobertura.


El seguro de responsabilidad por definición no es obligatorio para los autónomos, aunque sí lo será en caso de determinadas actividades y circunstancias; incluso según la comunidad autónoma en la que desarrolles tu trabajo. En el caso de las actividades que tienen que ver con la industria, con la sanidad y con las actividades cuyos errores puedan causar perjuicios económicos (asesores fiscales, abogados, notarios...), sí es necesario contar con un seguro de RC. Ante la duda, consulta con un experto o con tu colegio profesional.


Si tienes un local abierto al público, tanto si tienes trabajadores como si no los tienes, debes tener de forma obligatoria un seguro de RC; de hecho, si no lo tienes no conseguirás la licencia de apertura.


Si cuentas con un local y un stock importante, quizás te convenga contratar un seguro multirriesgo o de comercio, para que te cubra el local, los productos, incluso otros conceptos como las averías, los incendios o la pérdida de beneficios. 


Manos protegiendo


Tu seguro de responsabilidad civil debería cubrir conceptos como la realización de las actividades relacionadas con tu profesión o con tu negocio (incluso las que se lleven a cabo fuera de tus instalaciones); los daños que pueda causar la maquinaria al realizar el trabajo habitual, el almacenaje y transporte de las mercancías objeto del desarrollo de las labores comerciales o industriales; la actuación de los empleados (si los tuvieses) al desempeñar su trabajo; la defensa ante reclamaciones, demandas y gastos judiciales, la responsabilidad civil patronal (si tienes asalariados) ante accidentes laborales; responsabilidad civil locativa, que cubre los daños causados en tus instalaciones o locales si estás alquilado; responsabilidad civil inmobiliaria, que cubre los daños que puedan provocarse en tus instalaciones si eres propietario; la cobertura de productos o de los trabajos una vez que estén finalizados o entregados.


Otras coberturas interesantes son las que protegen frente a daños preexistentes, pérdida de documentos, sanciones leves ante infracciones de protección de datos, inhabilitación profesional, reclamaciones por uso indebido de propiedad industrial o intelectual, etc.


¿Te animas a contratar un seguro de responsabilidad civil o prefieres arriesgarte?





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miércoles, 12 de septiembre de 2018

Cómo Organizar la Documentación de Pymes y Profesionales

¿Eres emprendedor novato? ¿Estás comenzando a realizar una actividad profesional? Si la respuesta a cualquiera de estas dos preguntas es afirmativa, te aviso de que uno de los retos a los que te va a enfrentar no es nada cool, pero que es muy necesario: organizar la documentación de tu pyme o de tu actividad como profesional autónomo.


Y es que si nunca has trabajado en un departamento de administración o de contabilidad, no has realizado labores de secretariado o nunca has tenido un negocio propio, enfrentarte a todo el papeleo que vas a generar en tu negocio puede ser todo un caos.


Por eso, en este post quiero darte algunos trucos y consejos para salir airoso del trance organizativo documental de tu negocio. No es divertido, pero sí es muy útil, así que toma nota...


Cómo organizar la documentación de pymes y profesionales


Qué documentación vas a tener que organizar y archivar


Según la forma jurídica y la actividad, habrá algunos de estos documentos que no serán aplicables en tu caso, así que quédate con los que procedan.


Documentación societaria


  • Escrituras de constitución
  • Escrituras de compraventa de acciones
  • Escrituras de ampliación de capital
  • Escrituras de cambio de objeto social
  • Escrituras de cambio de domicilio
  • Poderes notariales
  • Libro Registro de Socios y Acciones Nominativas
  • Libro de Actas
  • Pactos entre socios 
  • Documentación en materia de Prevención de Blanqueo de Capitales


Documentación contable


  • Facturas emitidas
  • Facturas recibidas
  • Extractos bancarios
  • Justificantes bancarios
  • Extractos de otros medios de cobros y pagos
  • Hojas de caja
  • Registro de efectos comerciales o letras de cambio
  • Registro de cheques y pagarés
  • Registro de recibos bancarios
  • Libro de Inventario y Cuentas Anuales
  • Libro Diario
  • Balances
  • Pérdidas y Ganancias


Documentación fiscal


  • IVA (trimestral, 303)
  • Resumen IVA (anual, 390)
  • IVA, operaciones con terceros (anual, 347)
  • IRPF (trimestral. 111)
  • Resumen IRPF (anual, 190)
  • Impuesto sobre Sociedades (anual, 200 y 206)
  • Pagos a cuenta Impuesto Sociedades (3 pagos del 1 al 20 de abril, octubre y diciembre, 202)
  • Declaraciones censales (036 y 037)
  • Otras declaraciones fiscales
  • Impuestos municipales
  • Impuestos sobre vehículos de tracción mecánica
  • Impuestos especiales
  • Correspondencia con la Hacienda estatal, autonómica y municipal


Archivadores


Documentación laboral


  • Contratos
  • Nóminas
  • Seguros sociales mensuales (TC-1 y TC-2)
  • Alta en la Seguridad Social (modelo TA-0521 en el caso de los autónomos).
  • Declaración IRPF y situación familiar de cada trabajador
  • Reconocimientos y controles médicos
  • Calendario laboral
  • Documentos de entrega de EPI (equipo de protección individual), si procede
  • Documentos de entrga de información de seguridad, si procede
  • Documento de aceptación de las normas laborales de la empresa
  • Contratos de confidencialidad
  • Planes de seguridad
  • Documentación de la empresa encargada de la prevención, si es externa
  • Documentación de la empresa encargada de vigilancia de la salud
  • Calendarios de prevención
  • Planes de formación
  • Normativa interna de la empresa


Documentación comercial


  • Presupuestos para clientes
  • Presupuestos para proveedores
  • Pedidos de los clientes
  • Pedidos a los proveedores
  • Contratos de prestación de servicios
  • Contratos de recepción de servicios
  • Albaranes
  • Correspondencia


Otros archivos


  • Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
  • Licencias
  • Permisos
  • Seguros
  • Registro de Marcas y Nombres Comerciales
  • Patentes
  • Etc. 


Cuánto tiempo conservarla


Según el tipo de información tendrás que guardarla desde los 4 años hasta toda la vida de la sociedad, en caso de que tu negocio tenga esa forma jurídica:


  • La documentación societaria ha de ser guardada durante toda la vida de la sociedad. Los Libros de Inventario y Cuentas Anuales deben guardarse al menos 6 años desde el último registro que se haya consignado en los Libros. 

  • La información de tipo contable debe archivarse durante al menos 6 años, aunque convendría que fuese durante 10, porque puede exigírtela el Servicio Español de Blanqueo de Capitales si te hace una investigación. 

  • La documentación fiscal debe conservarse al menos durante un período de 4 años, aunque conviene, como en el caso de la contable, guardarla durante 10 años por si hubiese una investigación de Blanqueo de Capitales.

  • La documentación de tipo laboral  en general tienes que guardarla al menos 3 años, salvo la relativa a Prevención de Riesgos Laborales y Seguridad Social, que tendrás que conservar durante 5.

  • La documentación de tipo comercial debes conservarla durante 6 años. La excepción serían los albaranes de los que, si tienes ya la factura, puedes deshacerte de ellos; aunque también puedes conservarlos grapados a la factura hasta que las destruyas pasado el período de conservación.
  

Archivo


Cómo procesar los documentos


Lo ideal es que según lleguen facturas, contratos, pedidos y otros documentos, los dejes en una caja o bandeja habilitada para cada tipo de documentación.


Cada cierto tiempo, deberías revisar, seleccionar, darle solución o derivarlos al responsable o departamento correspondiente en caso de ser preciso, digitalizar y archivar esos documentos. Lo que no es nada recomendable es dejar los documentos en cualquier sitio, porque luego te será más difícil localizarlos, recopilarlos y procesarlos. 


Despacho profesional


Formas de conservar la documentación de tu negocio o actividad 


Hay dos formatos que podrás utilizar para guardar la documentación:


  • Papel
  • Formato electrónico

 
Habrá documentos que tendrás que conservar en papel, sí o sí, como las escrituras de constitución de las sociedades. Pero siempre que te sea posible, te recomiendo que digitalices toda la documentación (tanto la recibida como la emitida). De esa forma ahorrarás espacio, evitarás desperdiciar papel, podrás localizar cada documento de una manera más rápida (incluso desde fuera de la oficina si la tienes en la nube), agilizarás la tarea de compartir los documentos (con clientes, proveedores y con tu gestoría), evitarás que muchos documentos se degraden con el paso del tiempo (como el papel térmico, por ejemplo).


Eso sí, si quieres que el documento digitalizado tenga valor legal ante cualquier organismo oficial, tendrás que recurrir a una herramienta de digitalización certificada. Este tipo de herramientas, debe estar homologado por la Administración u organismo de carácter oficial correspondiente. Por ejemplo si quieres digitalizar facturas de forma certificada para la la AEAT, tendrás que emplear un software que cumpla los estándares tributarios. De esa forma te evitarás tener que guardarlas en papel. O si se trata de documentos legales habrá que cumplir la normativa que proceda en ese caso. 


Ordenador portátil


Cada cuánto debo procesar la documentación


Según llegue la documentación deberías valorar si es urgente o no lo es, antes de dejarlos en la bandeja o caja que hayas destinado para contenerlos hasta que la proceses. Me explico, échale un vistazo superficial, por si fuese una comunicación administrativa que requiera contestación en un plazo concreto, si se trata de correspondencia importante que necesite una respuesta rápida, si es un requerimiento de pago, etc. 


La frecuencia a la hora de archivar los documentos dependerá del volumen que maneje tu empresa. Si gestionas poca documentación, con que lo hagas cada 15 días o incluso cada mes, es más que suficiente. Si el volumen es medio, puedes hacerlo una vez a la semana. Si la cantidad es muy grande, deberías revisar y procesar la documentación varias veces a la semana.


Cómo archivar la documentación


Algunos consejos a la hora de archivar son:


  • Es importante que destines un espacio adecuado para albergar el archivo, que sea seguro y accesible, tanto en formato físico como electrónico. 

  • Si vas a archivar en papel, tendrás que emplear el soporte más apropiado para el tipo de documentos de los que se trate. Lo ideal es tener un archivador para la información más reciente y una caja para archivar el ejercicio una vez finalizado.  

  • En el caso de los archivadores, procura contar con bolsas de plástico, separadores y etiquetas para poder identificar y guardar la documentación. 

  • Para otro tipo de formatos, como los planos y documentos en formatos grandes, tendrás que recurrir a tubos y otros tipos de soportes. 

  • Recuerda que la documentación debe estar accesible para cualquier persona que deba consultarla, no sólo para ti. 

  • Si no eres tú quien suele llevar el archivo y vas a sacar o añadir algún documento, comunícaselo y sigue el sistema que siga esa persona para organizarlo (alfabético, fechas...). 

  • Si llevas la documentación de varias empresas, procura tener carpetas y cajas diferenciadas para cada sociedad. Es decir, no tengas un archivo contable único, con la información de ambas empresas en él, tanto si está mezclada como si está separada. 

  • En caso de que los archivadores contengan datos personales sensibles y confidenciales, deberán estar guardados bajo llave y con el acceso restringido. 

  • Estos consejos son aplicables cuando se trata del archivo electrónico, la única diferencia en es que en lugar de archivadores y cajas, tendrás carpetas y ficheros. 

  • Si se trata del archivo electrónico, es fundamental tener al menos una copia de seguridad, preferentemente en un servidor o hosting externo. 

  • Cuando se trate de datos personales, es fundamental que estén protegidos convenientemente y que cumpla la normativa de la RGPD.


Archivo


La importancia de contar con una buena gestoría


Incluso aunque la contabilidad de tu empresa o actividad profesional sea sencilla y quieras llevarla tú, es fundamental que contrates a una gestoría que supervise esa contabilidad, que te presente los impuestos y que te pueda asesorar en el terreno laboral.


Forma de remisión de la documentación a la gestoría


Mi consejo es que nunca le entregues la documentación original a tu gestoría. Es mucho más cómodo, rápido y seguro hacerlo en formato electrónico. Para eso tendrás que digitalizar todo aquello que tengas en papel, pero te merecerá la pena el trabajo que conlleva.


Esa forma de remisión tiene muchas ventajas: te servirá de copia de seguridad de lo enviado, reducirás la pérdida de documentos por ambas partes y evitarás que la gestoría (si no es muy profesional) tome tus facturas simplificadas y las canjee para ponerlas a nombre de otros clientes (doy fe de que las hay), sin informarte de ello ni pedirte permiso. 


Periodicidad de entrega a la gestoría


En los primeros días de los meses en los que se presenta la documentación fiscal (IRPF e IVA)  del trimestre que corresponda (abril, julio, octubre y enero). Recuerda que los impuestos del primer trimestre se presentan hasta el 20 de abril, los del segundo hasta el 20 de julio, los del tercero hasta el día 20 de octubre y los del cuarto y último trimestre se presentan hasta el 31 de enero.
Una vez al mes si tu empresa o actividad profesional tiene mucho movimiento.


Recuerda que cuanto antes entregues la documentación a tu gestoría, antes te podrá informar del importe que vas a tener que pagar a Hacienda y podrás tomar las medidas necesarias según te convenga, como el aplazamiento en caso de que tengas problemas de tesorería.


Calendario


Y una vez que la documentación haya cumplido el plazo de conservación...


Debes destruirla siempre, y debes hacerlo de una forma adecuada. Tirarla a la basura en una bolsa es una mala idea, porque puedes ponérselo en bandeja a los delincuentes que busquen datos, tanto tuyos como de tus contactos, para cometer delitos como la suplantación de identidad. Por no hablar de las multas y sanciones que pueden ponerte por no custodiar convenientemente los datos de tus clientes, proveedores y contactos. 


Como ves, es la organización de la documentación no es un tema muy divertido, pero fundamental para tu negocio. 




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