Cómo Organizar la Documentación de Pymes y Profesionales

¿Eres emprendedor novato? ¿Estás comenzando a realizar una actividad profesional? Si la respuesta a cualquiera de estas dos preguntas es afirmativa, te aviso de que uno de los retos a los que te va a enfrentar no es nada cool, pero que es muy necesario: organizar la documentación de tu pyme o de tu actividad como profesional autónomo.


Y es que si nunca has trabajado en un departamento de administración o de contabilidad, no has realizado labores de secretariado o nunca has tenido un negocio propio, enfrentarte a todo el papeleo que vas a generar en tu negocio puede ser todo un caos.


Por eso, en este post quiero darte algunos trucos y consejos para salir airoso del trance organizativo documental de tu negocio. No es divertido, pero sí es muy útil, así que toma nota...

Qué documentación vas a tener que organizar y archivar


Según la forma jurídica y la actividad, habrá algunos de estos documentos que no serán aplicables en tu caso, así que quédate con los que procedan.


Documentación societaria

• Escrituras de constitución
• Escrituras de compraventa de acciones
• Escrituras de ampliación de capital
• Escrituras de cambio de objeto social
• Escrituras de cambio de domicilio
• Poderes notariales
• Libro Registro de Socios y Acciones Nominativas
• Libro de Actas
• Pactos entre socios 
• Documentación en materia de Prevención de Blanqueo de Capitales

Documentación contable

• Facturas emitidas
• Facturas recibidas
• Extractos bancarios
• Justificantes bancarios
• Extractos de otros medios de cobros y pagos
• Hojas de caja
• Registro de efectos comerciales o letras de cambio
• Registro de cheques y pagarés
• Registro de recibos bancarios
• Libro de Inventario y Cuentas Anuales
• Libro Diario
• Balances
• Pérdidas y Ganancias

Documentación fiscal

• IVA (trimestral, 303)
• Resumen IVA (anual, 390)
• IVA, operaciones con terceros (anual, 347)
• IRPF (trimestral. 111)
• Resumen IRPF (anual, 190)
• Impuesto sobre Sociedades (anual, 200 y 206)
• Pagos a cuenta Impuesto Sociedades (3 pagos del 1 al 20 de abril, octubre y diciembre, 202)
• Declaraciones censales (036 y 037)
• Otras declaraciones fiscales
• Impuestos municipales
• Impuestos sobre vehículos de tracción mecánica
• Impuestos especiales
• Correspondencia con la Hacienda estatal, autonómica y municipal

Documentación laboral

• Contratos
• Nóminas
• Seguros sociales mensuales (TC-1 y TC-2)
• Alta en la Seguridad Social (modelo TA-0521 en el caso de los autónomos).
• Declaración IRPF y situación familiar de cada trabajador
• Reconocimientos y controles médicos
• Calendario laboral
• Documentos de entrega de EPI (equipo de protección individual), si procede
• Documentos de entrga de información de seguridad, si procede
• Documento de aceptación de las normas laborales de la empresa
• Contratos de confidencialidad
• Planes de seguridad
• Documentación de la empresa encargada de la prevención, si es externa
• Documentación de la empresa encargada de vigilancia de la salud
• Calendarios de prevención
• Planes de formación
• Normativa interna de la empresa

Documentación comercial

• Presupuestos para clientes
• Presupuestos para proveedores
• Pedidos de los clientes
• Pedidos a los proveedores
• Contratos de prestación de servicios
• Contratos de recepción de servicios
• Albaranes
• Correspondencia

Otros archivos

• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
• Licencias
• Permisos
• Seguros
• Registro de Marcas y Nombres Comerciales
• Patentes
• Etc. 

Cuánto tiempo conservarla


Según el tipo de información tendrás que guardarla desde los 4 años hasta toda la vida de la sociedad, en caso de que tu negocio tenga esa forma jurídica:

• La documentación societaria ha de ser guardada durante toda la vida de la sociedad. Los Libros de Inventario y Cuentas Anuales deben guardarse al menos 6 años desde el último registro que se haya consignado en los Libros. 

• La información de tipo contable debe archivarse durante al menos 6 años, aunque convendría que fuese durante 10, porque puede exigírtela el Servicio Español de Blanqueo de Capitales si te hace una investigación. 

• La documentación fiscal debe conservarse al menos durante un período de 4 años, aunque conviene, como en el caso de la contable, guardarla durante 10 años por si hubiese una investigación de Blanqueo de Capitales.

• La documentación de tipo laboral  en general tienes que guardarla al menos 3 años, salvo la relativa a Prevención de Riesgos Laborales y Seguridad Social, que tendrás que conservar durante 5.

• La documentación de tipo comercial debes conservarla durante 6 años. La excepción serían los albaranes de los que, si tienes ya la factura, puedes deshacerte de ellos; aunque también puedes conservarlos grapados a la factura hasta que las destruyas pasado el período de conservación.

  

Cómo procesar los documentos


Lo ideal es que según lleguen facturas, contratos, pedidos y otros documentos, los dejes en una caja o bandeja habilitada para cada tipo de documentación.


Cada cierto tiempo, deberías revisar, seleccionar, darle solución o derivarlos al responsable o departamento correspondiente en caso de ser preciso, digitalizar y archivar esos documentos. Lo que no es nada recomendable es dejar los documentos en cualquier sitio, porque luego te será más difícil localizarlos, recopilarlos y procesarlos. 

Formas de conservar la documentación de tu negocio o actividad 


Hay dos formatos que podrás utilizar para guardar la documentación:

• Papel
• Formato electrónico

 
Habrá documentos que tendrás que conservar en papel, sí o sí, como las escrituras de constitución de las sociedades. Pero siempre que te sea posible, te recomiendo que digitalices toda la documentación (tanto la recibida como la emitida). De esa forma ahorrarás espacio, evitarás desperdiciar papel, podrás localizar cada documento de una manera más rápida (incluso desde fuera de la oficina si la tienes en la nube), agilizarás la tarea de compartir los documentos (con clientes, proveedores y con tu gestoría), evitarás que muchos documentos se degraden con el paso del tiempo (como el papel térmico, por ejemplo).


Eso sí, si quieres que el documento digitalizado tenga valor legal ante cualquier organismo oficial, tendrás que recurrir a una herramienta de digitalización certificada. Este tipo de herramientas, debe estar homologado por la Administración u organismo de carácter oficial correspondiente. Por ejemplo si quieres digitalizar facturas de forma certificada para la la AEAT, tendrás que emplear un software que cumpla los estándares tributarios. De esa forma te evitarás tener que guardarlas en papel. O si se trata de documentos legales habrá que cumplir la normativa que proceda en ese caso. 

Cada cuánto debo procesar la documentación


Según llegue la documentación deberías valorar si es urgente o no lo es, antes de dejarlos en la bandeja o caja que hayas destinado para contenerlos hasta que la proceses. Me explico, échale un vistazo superficial, por si fuese una comunicación administrativa que requiera contestación en un plazo concreto, si se trata de correspondencia importante que necesite una respuesta rápida, si es un requerimiento de pago, etc. 


La frecuencia a la hora de archivar los documentos dependerá del volumen que maneje tu empresa. Si gestionas poca documentación, con que lo hagas cada 15 días o incluso cada mes, es más que suficiente. Si el volumen es medio, puedes hacerlo una vez a la semana. Si la cantidad es muy grande, deberías revisar y procesar la documentación varias veces a la semana.


Cómo archivar la documentación


Algunos consejos a la hora de archivar son:

• Es importante que destines un espacio adecuado para albergar el archivo, que sea seguro y accesible, tanto en formato físico como electrónico. 

• Si vas a archivar en papel, tendrás que emplear el soporte más apropiado para el tipo de documentos de los que se trate. Lo ideal es tener un archivador para la información más reciente y una caja para archivar el ejercicio una vez finalizado.  

• En el caso de los archivadores, procura contar con bolsas de plástico, separadores y etiquetas para poder identificar y guardar la documentación. 

• Para otro tipo de formatos, como los planos y documentos en formatos grandes, tendrás que recurrir a tubos y otros tipos de soportes. 

• Recuerda que la documentación debe estar accesible para cualquier persona que deba consultarla, no sólo para ti. 

• Si no eres tú quien suele llevar el archivo y vas a sacar o añadir algún documento, comunícaselo y sigue el sistema que siga esa persona para organizarlo (alfabético, fechas...). 

• Si llevas la documentación de varias empresas, procura tener carpetas y cajas diferenciadas para cada sociedad. Es decir, no tengas un archivo contable único, con la información de ambas empresas en él, tanto si está mezclada como si está separada. 

• En caso de que los archivadores contengan datos personales sensibles y confidenciales, deberán estar guardados bajo llave y con el acceso restringido. 

• Estos consejos son aplicables cuando se trata del archivo electrónico, la única diferencia en es que en lugar de archivadores y cajas, tendrás carpetas y ficheros. 

• Si se trata del archivo electrónico, es fundamental tener al menos una copia de seguridad, preferentemente en un servidor o hosting externo. 

• Cuando se trate de datos personales, es fundamental que estén protegidos convenientemente y que cumpla la normativa de la RGPD.

La importancia de contar con una buena gestoría


Incluso aunque la contabilidad de tu empresa o actividad profesional sea sencilla y quieras llevarla tú, es fundamental que contrates a una gestoría que supervise esa contabilidad, que te presente los impuestos y que te pueda asesorar en el terreno laboral.


Forma de remisión de la documentación a la gestoría


Mi consejo es que nunca le entregues la documentación original a tu gestoría. Es mucho más cómodo, rápido y seguro hacerlo en formato electrónico. Para eso tendrás que digitalizar todo aquello que tengas en papel, pero te merecerá la pena el trabajo que conlleva.


Esa forma de remisión tiene muchas ventajas: te servirá de copia de seguridad de lo enviado, reducirás la pérdida de documentos por ambas partes y evitarás que la gestoría (si no es muy profesional) tome tus facturas simplificadas y las canjee para ponerlas a nombre de otros clientes (doy fe de que las hay), sin informarte de ello ni pedirte permiso. 


Periodicidad de entrega a la gestoría


En los primeros días de los meses en los que se presenta la documentación fiscal (IRPF e IVA)  del trimestre que corresponda (abril, julio, octubre y enero). Recuerda que los impuestos del primer trimestre se presentan hasta el 20 de abril, los del segundo hasta el 20 de julio, los del tercero hasta el día 20 de octubre y los del cuarto y último trimestre se presentan hasta el 31 de enero.
Una vez al mes si tu empresa o actividad profesional tiene mucho movimiento.


Recuerda que cuanto antes entregues la documentación a tu gestoría, antes te podrá informar del importe que vas a tener que pagar a Hacienda y podrás tomar las medidas necesarias según te convenga, como el aplazamiento en caso de que tengas problemas de tesorería.

Y una vez que la documentación haya cumplido el plazo de conservación...


Debes destruirla siempre, y debes hacerlo de una forma adecuada. Tirarla a la basura en una bolsa es una mala idea, porque puedes ponérselo en bandeja a los delincuentes que busquen datos, tanto tuyos como de tus contactos, para cometer delitos como la suplantación de identidad. Por no hablar de las multas y sanciones que pueden ponerte por no custodiar convenientemente los datos de tus clientes, proveedores y contactos. 


Como ves, es la organización de la documentación no es un tema muy divertido, pero fundamental para tu negocio. 




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¿Dominas Tu Web?

Hace unos días te ofrecimos un post escrito por el  Director Técnico de 1 de N Tecnologías de la Información, Manuel Martínez, acerca de los dominios en Internet, orientado a emprendedores que quieren poner en marcha un sitio web para dar a conocer su actividad. 


Y, aunque el tema es realmente interesante, necesitaba más información para estar realmente completo: el control de tu página web y todo lo que conlleva.


Sigue leyendo, porque te interesa...

¿Dominas Tu Web?
Por Manuel Martínez


Ultimamente he tenido contacto con varias personas, autónomos y PYMEs, que ha hecho pensar sobre como estamos acercando nuestros negocios a Internet.


Estamos hartos de oírlo: “en Internet hay que estar”. Y es cierto, pero también hay que saber cómo estar. La mayor parte de los negocios, incluso en empresas tecnológicas, no tienen el conocimiento ni el personal especializado para llevar la presencia digital de la compañía, por ello suelen contratar a empresas especializadas para que les pongan en la red. Y aquí comienza el problema, ya que al calor de este negocio floreciente, aparecen algunas setas venenosas que se aprovechan de los bienintencionados clientes.


Voy a comentar algunos detalles que deberías tener en cuenta a la hora de contratar tu presencia en Internet


Si te estas planteando registrar un nombre de dominio, ten cuidado donde compruebas la disponibilidad del mismo, hazlo en un sitio de confianza y con una buena reputación, no serías el primero que tras consultar un nombre, se encuentra que lo ha registrado otro y te lo vende a precio de oro. No es una practica generalizada, pero no está de más estar sobre aviso.


Si decides contratar el servicio a una empresa externa, para que te haga la web, ten claras tus necesidades: si necesitas correo, web, ftp, seo, sem, community manager, blog, tienda on-line, …. la lista de servicios ofrecidos es muy amplia y no todo el mundo necesita todo. Es importante que entiendas los servicios que te ofrecen y los beneficios que van a aportar a tu negocio.


Como empresa prestadora de servicios informáticos, un problema que me he encontrado con clientes recién llegados -en más casos de los que me gustaría- es que cuando una empresa te hace la web, el dominio lo registra a su nombre y no se preocupa de transferirte la titularidad. Esto no tiene mayor importancia para el funcionamiento de tu web, el problema aparece cuando quieres cambiar de proveedor y te encuentras que te tienen secuestrado tu dominio; llegando a presionar con ello para forzar contratos mas caros. El dueño del dominio es él, y una vez finalizado el contrato que os vincula, depende de su buena voluntad el que tú sigas teniendo correo electrónico y/o web, ya que como titular del dominio puede controlar el acceso estos servicios.


Para garantizarte que eres el titular, pídele un certificado de titularidad del nombre de dominio que genera la entidad gestora del TLD. Y asegúrate de que la dirección del contacto administrativo sea controlada por ti, ya que cualquier cambio sobre el dominio te será notificado y se requerirá tu autorización.


Una vez que el dominio es tuyo, lo siguiente a tener en cuenta es el servicio de hosting que te ofrecen. No es raro encontrar que en la factura aparece el concepto alojamiento web sin mayor explicación. Esta falta de concreción en el servicio se presta a abusos, ya que puedes encontrarte compartiendo recursos con otros 1.000 (o más) clientes, lo que no es malo de por sí, sólo si te cobran como si estuvieses solo.


Piensa en ti, comprarte un ordenador es caro. Si lo compras entre varios compañeros de piso te sale más barato. Pues en Internet pasa lo mismo, compartir equipos para hospedar web hace que el coste sea bajo (y esto es una de las claves del éxito de la misma).


Para una web personal de una o dos páginas y una cuenta de correo para intercambiar mensajes de texto y poco más, tener un servicio compartido con otros 1.000 usuarios por poquito precio está bien. Si resulta que tienes 1.000 cuentas de correo moviendo mensajes con adjuntos de 100MB y además la página web tiene el portal de acceso de los 900 comerciales de tu empresa, probablemente no deberías compartir con nadie el servicio.


Por ello pide que te especifiquen los recursos asignados a ti, tanto a nivel de CPU, memoria y almacenamiento. Esto te permitirá comparar en igualdad de condiciones con otros proveedores y poder reclamar en caso de detectar que no estas recibiendo lo que has pagado. No es el primero al que le dicen que su web va lenta porque no tiene espacio y tiene que ampliar (y pagar) para que le vaya mejor, y cuando lo compruebas ves que no está usando ni la mitad de los recursos que le prometían.


Otro detalle a tener en cuenta cuando estás utilizando un hosting compartido es que compartes todo, entre ellos la IP, que no sabes qué es, pues básicamente es el identificador del ordenador que da el servicio. Y te preguntarás que tiene eso que ver contigo. Pues aunque no lo creas, mucho; ya que compartir IP significa compartir reputación. Y cualquier restricción que puedan asociar a la IP por un abuso (quizás otra persona que comparte hosting contigo tiene un virus y está llenando de SPAM Internet). te afectará de pleno: que a veces tus correos no lleguen al destinatario, que Google penalice a tu web o no puedas acceder a algún servicio por culpa de un tercero. Por ello, te recomiendo que si tienes algo más que un juguete en Internet contrates una IP fija exclusiva para ti, no es muy cara y te garantiza que no tendrás problemas de esa clase.


Hay mas cosas a tener en cuenta, pero creo que ya te he calentado demasiado la cabeza por hoy. Después de leer esto: ¿dominas tu web?


Espero que te haya sido de utilidad a la hora de contratar el hosting de tu página web con más seguridad.





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Dominios en Internet: ¿Como te llamas?

Hoy en Todos Somos Clientes te traemos un post sobre los dominios en Internet que te interesa si estás pensando en poner en marcha una web para tu actividad profesional o tu empresa. Está firmado por Manuel Martínez, Director Técnico de 1 de N Tecnologías de la Información, que de esto sabe un rato. No te lo pierdas.

Dominios en Internet: ¿Cómo te llamas?
Por Manuel Martínez


Estamos hartos de oírlo, “en Internet hay que estar”. Y es cierto, pero también hay que saber cómo estar.


Me imagino que todos hemos dedicado un tiempo más o menos largo a elegir el nombre de nuestra empresa, que suene bien, que no se parezca al nombre de otra (o sí); pero no todo el mundo tiene el mismo cuidado cuando se acerca a Internet.


Cuando una empresa o profesional quiere tener presencia en Internet, básicamente se materializa por dos vías, la página web y el correo electrónico. Hay más, pero no todos quieren o pueden desarrollarlas y esa es otra historia que contaremos en otro momento.


Para ambos casos, en primer lugar debes elegir tu “nombre” en la Red.


El nombre por el que te van conocer, por el que van a contactar contigo. Es tu “nombre de dominio”. A poco que interacciones con el mundo, estarás familiarizado con ellos, en la TV, en las vallas publicitarias, mires donde mires los ves: “google.com”, “trivago.es”, “aeat.es” (seguro que este te suena, Hacienda somos todos, ya sabes...).


El nombre de dominio está formado por dos partes, una parte que eliges tú libremente y otra que tienes que elegir entre las distintas opciones posibles. Vamos a analizar cada parte:


Plantéate que nombre eliges. Obviamente tiene que estar relacionado con el nombre de tu negocio, de tu producto estrella o algo que la gente asocie a ti; pero sobre todo, tiene que ser un nombre “fácil”. Fácil de recordar, fácil de dictar... en resumen: “fácil”. ¿Tu teclearías en tu móvil la dirección: http://esteeselnombredemiempresaqueestanlargoquenorecuerdoniyocomoseescribe.com sin coacción? Pues eso…

La elección del dominio es tan importante como la de la marca

También debes valorar el hecho de que el dominio es tan importante como la marca o el nombre comercial, puesto que te identifica, tanto para bien como para mal.


Los nombres de dominio no pueden tener espacios, puntos o guiones bajos. Debes tener en cuenta algunos detalles más, como evitar los guiones, ya que son fuente de conflicto cuando dictas tu dirección. También deberías evitar usar acentos, y si lo haces, deberías elegir ambos dominios; con y sin acentos, sino perderás muchísimas visitas, correos, etc. ¿Cuántas veces has escrito tú una url con acentos?


Otro punto a tener en cuenta es si te interesa adquirir nombres que sean variaciones del elegido, todos hemos tecleado mal una dirección web y hemos terminado en páginas que no esperamos. Lo normal es que no sea necesario, pero si tienes un nombre propenso a confusión, plantéatelo, o mejor, replantéate el nombre que has elegido y busca uno que no genere dichos conflictos.


Una vez has elegido el nombre adecuado, tienes que plantearte qué TLD (Top-Level Domain) vas a utilizar: .es,  .com,  .net...  Hay muchos donde elegir. Antes solo eran geográficos (asociados a países) y genéricos, pero ahora ya han aparecido otros muchos asociados a organizaciones, ciudades, etc.


Cada TLD tiene su gestión y registro delegado en una organización distinta y tiene unas reglas de funcionamiento distintas. Los .com se recomienda que sea para negocios. Los .net para temas relacionados con la Red. Los .org para entes sin ánimo de lucro. Los geográficos dependen de cada país y con unas reglas distintas, en algunos casos tiene que ser empresa establecida en el país, en otros casos las empresas tienen prioridad y te pueden quitar tu dominio si una empresa lo reclama, etc. Además cada entidad tiene potestad para establecer precios, por lo que hay dominios muy baratos y otros caríiiiisimos.


Tienes que elegir cuidadosamente cuál (o cuáles) eliges, ya que no puedes tener todos (te saldría por un ojo de la cara, si no imposible). En general, basta con que adquieras el genérico de tu país o el .com y si quieres ser un poco más lanzado, ambos. Deberás valorar que tu nombre con otro TLD podrá ser adquirido por otras personas (incluso tu competencia), si no lo está ya, por lo que no es una decisión baladí.


En este punto tienes el nombre completo de tu dominio, ya puedes “nacer” en el mundo cibernético.


¿Necesitas buscar tu dominio?




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Qué es y Por Qué Es Importante Contar con un Manual de Identidad Corporativa

Cuando una marca comienza a tener visibilidad y “vida propia”, muchas veces escapa a nuestro control, ya que será utilizada por otras empresas o personas en sus publicaciones, webs, soportes publicitarios, etc. Es entonces cuando se necesita una guía que indique cómo se debe usar tu marca.


Fabiana Estévez se dedica desde hace muchos años al diseño gráfico y publicitario y nos cuenta un poco más sobre la importancia de contar con un manual de este tipo. 


Si te tomas en serio el desarrollo de tu imagen visual corporativa, y eres consciente de que esta debe ser percibida de manera sólida en todos los soportes que la contengan, entonces no puedes pasar por alto el desarrollo del Manual, que describa la manera correcta en que la marca debe reproducirse cada vez que se vaya a utilizar.


QUÉ ES UN MANUAL DE IDENTIDAD


Es una guía o manual de referencia, que marca las pautas a seguir en el momento de reproducir la imagen corporativa o logotipo de una empresa, de un producto, servicio o institución.


No es un elemento imprescindible como tal, pero sí sumamente recomendable si quieres que tu marca no aparezca desvirtuada y muestre SIEMPRE un diseño gráfico homogéneo y unificado cada vez que se utilice. Y esto sí es imprescindible.


Un manual establece las puntos a seguir en la utilización del logotipo en diferentes soportes externos e internos, offline y online, de la compañía.


¿QUÉ DEBE CONTENER TODO MANUAL DE IDENTIDAD CORPORATIVA?
 

En el Manual deben estar contenidos todos los elementos gráficos que componen la marca, así como aquellos que la complementen. A saber:

• Presentación del logotipo o marca. Aquí se hará una breve descripción de lo que el logo representa y los valores que comunica.

• Pautas de construcción del logotipo. Generalmente esto se muestra con la grilla constructiva que subyace detrás de un buen diseño gráfico.

• Área de protección del logo. O sea, los espacios mínimos que deben conservarse diáfanos alrededor del logotipo cuando este se usa acompañado de imágenes y textos. Esto garantiza la correcta visualización de la marca.

• Colores corporativos. Los colores utilizados según la normativa Pantone y su descomposición en colores para cuatricromía y para web. Detalles imprescindibles tanto para la imprenta, como para el diseñador web que utilizará el logo.

• Aplicaciones cromáticas. Debe especificarse sobre qué fondos cromáticos puede utilizarse el logotipo, así como sus versiones en monocromía (a una sola tinta).

• Tipografía Corporativa. Por tipografía se entiende el tipo de letra que se debe utilizar, en la composición de textos y titulares, tanto en gráfica, como en web.

• Usos incorrectos. En todo manual que se precie, debe contemplarse una sección donde se especifiquen ejemplos de mala utilización del logotipo, tanto por la errónea aplicación de sus colores, de sus tipografías, distorsiones de la marca, etc.

• Papelería comercial. Las tarjetas personales, los sobres, facturas, carpetas, y todo aquel material que la empresa necesitar utilizar cotidianamente de forma interna y de cara al público.

Estos son los principales aspectos que deben contemplarse al desarrollar un Manual de Imagen Corporativa. Aunque hay empresas u organismos que a veces nos requieren incluir muchos más.


DESVENTAJAS DE NO CONTAR CON UN MANUAL DE MARCA

• El mensaje que la empresa quiera transmitir a su clientes se verá debilitado, y por ende, la marca irá perdiendo el lugar y prestigio que ocupaba en las mentes de sus clientes.

• Un mal uso del mensaje visual puede generar confusión y mala imagen empresarial de cara al público, provocando efectos contraproducentes a corto plazo.

• Pérdida de tiempo y dinero, al tener que estar controlando o corrigiendo la aplicación de la marca, cada vez que esta es utilizada erróneamente.

Es bien sabido que la Identidad Corporativa de una organización tiene una influencia decisiva en la forma en cómo el público la percibe. Por lo tanto contar con una buena normativa desde el principio, ahorrará recursos y muchos dolores de cabeza en el futuro.

Cómo Cuidar Tu Reputación Online (II)

¡Qué pronto pasa una semana! Parece que fue ayer cuando publiqué la primera parte de este post: Cómo Cuidar Tu Identidad Digital y Tu Reputación Online (I).


Hoy te traigo la segunda parte del artículo, que espero que te sea útil e interesante.


Vamos a ello...

Los contenidos


Piensa dos veces antes de escribir cualquier contenido en Internet. Repasa y comprueba si ese texto transmite realmente el mensaje que quieres transmitir. Valora el tono y la forma de expresarlo. 


Contrasta tu información antes de colocarla en la Red, porque luego es difícil dar marcha atrás. Cuando compartas contenidos y noticias, averigua sin son fiables o son fakes. Cada uno de estos contenidos inexactos mancha tu reputación on-line, haciéndote cada vez menos fiable de cara a los demás. 


No copies contenidos, sé original. Si quieres vender tu imagen, personal o profesional, debes partir de vender la tuya, no la de otro. Las copias te desprestigian y pueden llegar a costarte muy caras, no sólo por las consecuencias profesionales, también por las multas e indemnizaciones que te pueden exigir.


Educación, ante todo...


Si tienes que participar o comentar, hazlo de forma elegante. Se trata de aportar, aunque sea una crítica. Sé constructivo y positivo en tus aportaciones. 


Atribuye la autoría o las fuentes, cuando sea necesario. Es algo que se agradece y que da una imagen profesional y madura.


Da las gracias por los comentarios y por los contenidos compartidos, siempre que puedas. Es una forma de demostrar educación y profesionalidad.  


Discúlpate cuando sea preciso. Si has cometido un error, reconócelo y pide perdón. Eso no te hace parecer más débil, sino más sabio.


Trata de evitar los temas sensibles, no porque no puedas expresarte con libertad, sino porque es contraproducente para tu imagen digital. Si no hablarías de ciertos asuntos con el presidente de tu empresa o con tu vecino del 5ª, quizás tampoco deberías hacerlo en Internet, salvo en plataformas centradas en esos temas o que te interese cultivar una imagen provocadora. La política, el fútbol, la religión o el sexo, son temas delicados y que suelen sacar la parte más radical de nuestra personalidad; tanto del que expresa su opinión como del que la recibe. 


Ten cuidado con la ironía y el humor duro, porque no se suelen entender a distancia, incluso utilizando emoticones. Es muy fácil malinterpretar lo que estamos expresando sin la ayuda de los gestos y el tono de voz. Sólo hay que ver la cantidad de mensajes en redes sociales que se han convertido en meteduras de pata épicas por este motivo, con o sin razón.  


Cuida tu ortografía. Escribir de forma descuidada, le quita puntos a tu imagen y a tu reputación en la Red. Todo cuenta, hasta las cosas que pueden parecer más nimias. 


¡Ah! Y no aproveches cualquier plataforma para venderte, así, sin más. Utilizar los comentarios en blogs y foros para colocar de clavo tu empresa o tus productos es una muestra de falta de educación (y de profesionalidad). Si ves necesario promocionarte, al menos hazlo de una forma elegante y da algo a cambio: un comentario, un enlace (del otro, no tuyo), comparte algún contenido de la otra parte...


Cada crisis es una oportunidad


Gestiona bien las crisis. Si has tenido un desliz, tu empresa está pasando un mal momento o te has encontrado un malvado troll empeñado en fastidiarte la existencia, trata de controlar la situación de la mejor forma posible. Para ello, no te lo tomes como algo personal, sé sincero, toma la educación y el respeto por bandera, no te dejes avasallar, pide perdón si es necesario y toma medidas correctoras lo antes posible. Por cierto, medidas correctoras no significa borrar el mensaje incómodo o bloquear al usuario, salvo que sea estrictamente necesario.


Maneja adecuadamente las críticas. Aunque a nadie nos guste que nos critiquen, es cierto que en cada comentario negativo, suele haber una valiosa enseñanza. Por ello es necesario manejarlas y responderlas con serenidad, sin entrar en discusiones e insultos. Si la crítica es cierta, da las gracias e intenta mejorar; si no lo es, plantéate el porqué real de ese desagrado y explícale al otro tus razones. 


La competencia


Fíjate en tu competencia, en qué hace bien y en qué hace mal. Busca ser el mejor en tu sector y encuentra lo que te diferencia de los demás. No quieras ser uno más, porque esos puestos están todos ocupados...


Valora si ese profesional o esa empresa a los que ves ahora como competencia, pueden acabar convirtiéndose en colaboradores. Piensa en qué forma podríais poner en común vuestros conocimientos y experiencia para trabajar en nuevos proyectos. Ya sabes, todos somos clientes...


Espero que este artículo contribuya de forma favorable a mi reputación on-line... ¿tú qué opinas?



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Cómo Cuidar Tu Reputación Online (I)

Seguro que has oído hablar de eso de la identidad digital y la reputación on-line, pero quizás te plantees qué significan realmente esos términos. Porque parece que son muy importantes, aunque a veces no se les tome muy en serio.


Para conocerlos más, quizás habría que comenzar por definirlos. 


Identidad digital


Es el rastro que dejamos cuando navegamos y llevamos a cabo cualquier tipo de actividad en Internet, como individuos o como organizaciones. Con esa exposición en la Red revelamos información de forma voluntaria o involuntaria sobre nosotros: datos, imágenes, comentarios, noticias, etc. 


Y precisamente por el lugar donde se va almacenado inexorablemente esa información, Internet, la identidad se magnifica... para bien y para mal. Para bien, porque permite que las personas puedan expresarse, colaborar y establecer más y mejores relaciones, tanto profesionales como personales. Para mal, porque es más fácil que vean comprometida su privacidad, con todo lo que ello conlleva. 


Reputación on-line


Esa exposición, con sus pros y sus contras, acaban construyendo la reputación on-line, que no es ni más ni menos la percepción que los demás tienen de nosotros, a partir de esos rastros que vamos dejando en la Red. Para resumirlo en pocas palabras, la identidad digital es lo que somos (o lo que pensamos que somos)  y la reputación on-line es lo que los demás creen que somos.


De todo esto se deduce que ambos conceptos son importantes, tanto si somos profesionales como particulares. Lo ideal sería transmitir una identidad digital que se corresponda lo más fielmente posible con la identidad real, de tal modo que seamos nosotros los que controlemos la cantidad y calidad de esa información. Y utilizar esa identidad digital de tal modo que vaya construyendo poco a poco una buena reputación on-line. Ya sabes: "la mujer del César no sólo tiene que ser honrada, también debe parecerlo".


Para conseguirlo, aquí tienes algunos consejos:

En general


Define tus objetivos, tu mensaje y tu estrategia, a partir de los cuales crearás esa identidad digital y esa reputación on-line. Si no cuentas con ellos, darás vueltas sin sentido, como un pollo sin cabeza. Enfócate y utiliza toda tu energía para conseguir esos objetivos.


Es un trabajo de fondo, por lo que no debes buscar resultados rápidos. Los atajos no suelen ser buenos, y en este caso más aún. Se trata construir (con esfuerzo y tiempo), no de conseguir un producto barato y prefabricado. 


Se constante en tu proyección en Internet. Alimenta tu identidad y reputación de forma periódica, manteniendo tu presencia viva en el mundo on-line; no la descuides. Las lagunas de actividad crean desconfianza y merman el interés por ti y por lo que haces. 


Y tú, ¿quién eres?

Si tienes o quieres tener algún tipo de actividad profesional, ten en cuenta que es difícil separar esa faceta de la personal. Es decir, cada comentario, foto o noticia que compartas, aunque sea como particular, formará parte indivisible de tu perfil laboral. Piensa que los que buscamos información profesional de alguien en Internet, nos acabamos topando también con esa información personal. Incluso si utilizas la opción de privacidad en algunas redes o grupos, esos datos pueden acabar siendo públicos en algún momento (brechas de seguridad, ataques, etc.)


Procura que tu identidad digital sea lo más parecida posible a tu identidad real. La mayor parte de las relaciones que iniciarás en la Red, sobre todo si lo haces como organización o como profesional, tienen como finalidad tener una continuación en la vida real (visitar a clientes, solicitar un puesto de trabajo, etc.), por lo que es necesario que exista coherencia entre ambas. Puedes engañarte a ti mismo en Internet, pero no engañarás a los demás en la vida real, no al menos durante mucho tiempo.


Controla tú la información que emites, no al contrario. No facilites todo tipo de datos, sin ton ni son, en Internet. Antes de regalarlos, valora el coste en privacidad y en seguridad que puede suponerte a corto y largo plazo. Y esto es importante, tanto a nivel profesional como personal. Ahora todos acabamos googleando a clientes, proveedores o candidatos a un puesto de trabajo; por no hablar de amigos, vecinos y conocidos. Antes de facilitar un dato sensible, piensa si querrías que lo supiese tu proveedor... o tu suegra.


Los contactos
 

Contacta con personas que realmente te interesen. Internet puede ser un cruel ladrón de tiempo, así que utiliza tus preciosos minutos sólo en personas y compañías que te aporten algo y a las que puedas aportar tú. 


Si te dedicas a una actividad profesional, procura establecer contacto con personas relevantes en tu sector y con influencers. No sólo te podrán dar aportar conocimientos y experiencias valiosas, además te pueden servir como plataforma.


Elige cuidadosamente a tus contactos. Si quieres una reputación on-line de calidad, ten en cuenta que ésta también se construye a través de los contactos. Es lo de siempre: calidad en lugar de cantidad.


Y hablando de contactar, facilita que las personas que te busquen puedan localizarte: e-mail, formulario de contacto, teléfono, etc. Valora en cada caso cuál de estas vías te interesa, para que estés localizable sin comprometer demasiado tu privacidad. Cuando no hay forma de localizar a alguien (hablando del terreno profesional), se crea desconcierto y desconfianza.


Cómo venderte

Cuida tus perfiles en redes sociales y procura que tengan coherencia entre sí, enviando el mismo tipo de mensaje (aunque adaptado a cada red) y manteniendo una misma imagen de marca (personal o empresarial). Y mantenlos actualizados.


Busca las RR.SS. y plataformas idóneas para ti y para tu actividad. No todas te ayudarán a conseguir tus objetivos, ni tienes porqué estar en todas ellas. 


Recuerda que los responsables de RR.HH. ya usan las redes sociales y el rastro en Internet para investigar a los candidatos o para monitorizar a los empleados. Así que no publiques nada, público o privado, que no puedan ver tu madre o tu jefe.


Comparte tus conocimientos, ideas y experiencias y valores. Y que te conozcan por ello. Utiliza el gran escaparate que es la Red para venderte lo mejor posible, ya seas empresa, profesional o particular. 


Sé sincero, pero sin pasarte. Esto quiere decir que debes ir con la verdad por delante, pero sin utilizarla como arma arrojadiza contra los demás.


Sé honesto y transmite con cada palabra, cada comentario y cada aportación tu honradez y tu rectitud. Y, ojo, eso no significa ser rancio o aburrido, sino de fiar.


No hables sólo de ti, comparte información también de los demás. Tu reputación on-line no se basa en el monólogo, sino en el diálogo.  


No critiques de forma destructiva a nadie. Ya sabes que hablar mal de alguien dice más del que critica, que del criticado. 


Demuestra humildad, sin necesidad de quitarte méritos. Y no estoy hablando de falsa modestia, sino de transmitir que valoras y respetas a los demás, sus conocimientos y opiniones, tanto como lo haces contigo mismo.


Escucha, escucha y escucha; como en el mundo off-line. Empápate de los mensajes de los demás, antes de expresar los tuyos. Aprenderás más, conocerás a tus contactos (o a tu competencia) y te permitirá hablar con más autoridad y acierto de cada tema. 


Y como este tema da para mucho, lo siento, he vuelto a caer en mi tendencia a los post dobles (hacía mucho que no tenía una recaída), así que lo dejo aquí. Pero no te pierdas el siguiente post en el que te hablaré de los contenidos, los modales y el manejo de las crisis y de la competencia.


Nos vemos, no faltes...



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