miércoles, 7 de junio de 2017

Destruir Documentos Te Conviene

Permíteme unas preguntas: ¿qué haces con los documentos que ya no te sirven? ¿los tiras a la basura tal cual? ¿los rompes en unos cuantos trozos y los llevas al contenedor?


Seguro que cuando llevas el papel y el cartón para reciclar ves extractos del banco, comprobantes de tarjetas de crédito, facturas, balances... y la mayoría perfectamente legibles. Y algo tan aparentemente inocente puede suponer un verdadero peligro, tanto para las empresas como para las personas físicas. Un peligro que sólo se puede evitar de una manera: destruyendo de forma definitiva los documentos que contengan información sensible. 


A continuación encontrarás información acerca de la destrucción de documentos que deberías conocer, así que te invito a que sigas leyendo...


Destruir documentos de conviene


Motivos por los que destruir documentos


Porque es una obligación legal


En la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) se indica claramente la obligación de que los datos de carácter personal deben destruirse o devolverse al responsable del tratamiento de esos datos una vez que finalice la relación contractual. Y, ojo, que las multas pueden llegar a los 600.000 €.


Por no hablar de que en muchos ayuntamientos han puesto en funcionamiento un dispositivo de control de reciclaje. Si alguien ha sacado papeles o cartones de los contenedores y los ha dejado tirados por el suelo, y entre ellos hay datos personales tuyos (adhesivos con nombre y dirección, facturas, albaranes...), te pueden poner una multa cortesía de tu municipio, aunque tú hayas reciclado de forma responsable. Ya sabes que hay grupos organizados que sacan papel y cartón de los contenedores para venderlo al peso o robar identidades.


Porque es una garantía de seguridad


Tanto si tienes una empresa como si eres profesional o particular, debes ser consciente de que tus datos son muy valiosos, especialmente para los delincuentes.


Facturas, informes, extractos del banco, planos, CV, fotocopias del DNI... todos estos documentos pueden acarrearte problemas si caen en malas manos: espionaje industrial, robo de clientes, solicitudes falsas de préstamos y tarjetas, suplantación de identidad, etc.


Por responsabilidad medioambiental


Si te preocupas tú mismo de destruir los documentos, lo más probable es que deposites los residuos en el contenedor de reciclaje de papel, puesto que el hecho de deshacerte de los documentos de forma correcta implica responsabilidad.


Por otra parte, si contratas a una empresa de destrucción, reciclarán los restos del papel como parte de su labor.


Documentos de los que deshacerse


  • Los que hayan prescrito.

  • Los que hayan quedado obsoletos.

  • Los que haya generado una empresa tras cesar en su actividad.

  • Los que haya que desechar por falta de espacio y que sean innecesarios.


Archivadores


Durante cuánto tiempo conservar documentos

 
Antes de destruir cualquier documento es muy importante cerciorarse de que no nos lo pueden requerir en un futuro, especialmente los mercantiles, fiscales y relacionados con la Seguridad Social. Por eso es conveniente conocer los plazos de los más habituales:


  • Los documentos notariales deben conservarse siempre.

  • Las altas y modificaciones censales, los Libros de Visitas de la Seguridad Social y las actas de inspección deben guardarse mientras la empresa tenga actividad.

  • Las cuentas anuales (firmadas) y los contratos y documentos a largo plazo, deberían conservarse siempre, puesto que puede ser necesario consultarlos en cualquier momento, incluso si han pasado muchos años.

  • Los libros contables, la correspondencia, documentación y justificantes derivados de la actividad comercial, deben conservarse durante 6 años a contar desde el último asiento registrado en los libros de contabilidad. En cualquier caso los libros contables oficiales y los registros contables convendría conservarlos más allá de los 6 años, por si hubiese que realizar alguna consulta.

  • Las declaraciones la renta y resto de impuesto se deben conservar 4 años, aunque es importante comprobar que no se ha realizado ninguna acción, recurso o reclamación, puesto que interrumpen el plazo. También hay que conservar las facturas y justificantes relativos a las declaraciones e impuestos durante el mismo plazo. En el caso de las empresas, no habría que preocuparse de más, puesto que la obligación mercantil de conservar todos los documentos relativos a la actividad durante 6 años cubre el plazo que impone Hacienda.

  • En el caso de que hayan existido deducciones o pérdidas fiscales, la Agencia Tributaria puede hacer revisiones y comprobaciones en un plazo de 10 años desde el ejercicio en que se hayan aplicado, así que es necesario guardar los justificantes, las cuentas anuales y el Impuesto Sobre Sociedades.

  • En el caso de las amortizaciones de inmovilizado, la documentación debe mantenerse disponible mientras se practiquen amortizaciones a lo largo de su vida útil.


Ante la duda, te recomiendo que consultes con tu gestoría, con la Agencia Tributaria o con la Seguridad Social. Te evitarás disgustos.


Cómo se deben destruir los documentos


La LOPD obliga a que la información con datos personales y/o sensibles sea destruida definitivamente, y tu propia seguridad y la de tu empresa también deberías hacerlo. Para deshacerte definitivamente de la documentación confidencial, no puedes simplemente tirarla a la basura, aunque esta sea la opción más cómoda. 


Papel arrugado


Los métodos correctos son:


La trituradora o destructora


Es una máquina que reduce cada documento a tiras o partículas. Es una opción perfecta para la destrucción de una cantidad moderada de hojas, puesto que la actividad requiere un cierto tiempo. 


Te recomiendo que escojas la trituradora dependiendo de la frecuencia de uso y del tipo de la información que manejes. Si sólo destruyes unas pocas facturas y extractos bancarios, con un modelo sencillo es más que suficiente. Si debes deshacerte de mucha documentación y de carácter marcadamente confidencial o con datos personales de nivel de seguridad alto, lo más aconsejable sería un modelo grande y con un potencial de destrucción importante. Un consejo plus: si eliges una que destruya sin necesidad de quitar las grapas, te quitarás un trabajo de lo más engorroso de encima.


Si tienes una destructora sencilla y, por lo que sea, necesitas asegurarte de que la información no puede ser recuperada, puedes colocar las tiras de papel en un barreño y mojarlas con agua hirviendo. Déjalas reposar, escúrrelas bien y bájalas al contenedor de papel. El agua caliente reducirá el papel y la tinta a una masa de la que nadie podrá sacar ni un dato. 


Papel destruido en tiras


Incineración


Es una opción de lo más expeditiva, aunque tiene algunos peros. Necesitas un lugar adecuado para proceder a la incineración, y no siempre se puede conseguir. Además, es algo potencialmente peligroso, porque existe el peligro de quemaduras o de incendio.


Si puedes disponer de un pequeño incinerador, un horno de leña o realizas quemas controladas por tu actividad, quizás sea un método que puedas emplear, aunque siempre con las debidas precauciones y asegurándote de que la documentación queda totalmente destruida. 


Contratación de una empresa especializada


En caso de que tengas una gran cantidad de documentos, que sean confidenciales, que tengan un nivel de seguridad alto o necesites un certificado de destrucción de los mismos, te conviene contratar a una empresa especializada en destrucción de papel, porque el coste (no demasiado elevado), supera con creces los beneficios. 


Estas empresas se acercan a tu empresa o domicilio y recogen la documentación y la colocan en un contenedor de seguridad para llevarla a la planta de destrucción. En algunos casos, si la cantidad es moderada, incluso acuden con unos pequeños camiones en los que se procede a la destrucción in situ.   


Si vas a contratar a una de estas empresas es importante que cumplan la legalidad vigente, que haya un contrato por escrito, en el que figuren los procedimientos que se llevarán a cabo y los compromisos de la empresa; evitando a las empresas que subcontratan a otras para la destrucción. También debería estar presente un responsable de la información durante el proceso de destrucción. Y, por supuesto, se debe exigir un certificado en el que se acredite que la fecha, el lugar y la forma en la que la documentación ha sido destruida. 


Espero haberte convencido de la importancia de destruir definitivamente la información en papel que contenga datos personales o sensibles.





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La primera vez que apareció el post Destruir Documentos Te Conviene fue en el blog de Todos Somos Clientes.


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