Cómo Organizar un Evento para Tu Pyme

La organización de eventos se suele asociar sólo a las grandes compañías, aunque las pequeñas y medianas empresas también pueden beneficiarse de ellos. 


Las pymes pueden utilizar los eventos para mejorar la comunicación con sus empleados, para obtener más visibilidad para su marca o sus productos o para captar o fidelizar clientes, entre otros fines. Estas acciones serán más o menos complejas (y costosas), según las necesidades y posibilidades de cada empresa, por lo que es importante valorarlas antes de decir un no rotundo. 


Por eso, a continuación quiero darte unos consejos para que sepas cómo organizar un evento exitoso en tu pequeña o mediana empresa. 

Decide si lo que realmente necesitas es organizar un evento. Pongamos que deseas captar clientes para tu pyme, pregúntate si la mejor manera de hacerlo en tu caso es un evento. Según las circunstancias del mercado, de tu tipo de negocio, de tu público objetivo o de tus posibilidades económicas, puede que te interese más realizar otro tipo de acciones.  


Ten claro el objetivo del evento. Organizar un evento por el mero hecho de organizar algo, es un sinsentido, y muy caro. Decide qué es lo que quieres lograr: captar o fidelizar clientes, obtener más visibilidad, mejorar tu imagen de marca... Y, ojo, los objetivos deben ser medibles, tanto de forma cualitativa como cuantitativa. 


Elige el tipo de evento que necesitas. Una vez que tengas claro los objetivos, podrás decidir qué evento te conviene más para lograrlos. El abanico es amplísimo: actividades de team building, cursos de formación, presentaciones de productos, exposiciones, comidas o cenas, actos deportivos...

Decide a quién invitarás. Define el público objetivo de tu evento y, a partir de ahí, comienza a elaborar tu lista de asistentes: generalista, clientes VIP, personal interno... Ten presente que debes saber cuál es tu público para adaptar el mensaje a él.


Clasifica a los invitados. Dentro del listado debes distinguir a los asistentes a los que te interesa ofrecer una atención y detalles especiales. Aunque el trato debe ser excepcional para todo el público, lo cierto es que cuando se trata de clientes importantes o contactos que te pueden interesar en el futuro, es necesario mejorarlo aún más.


Márcate un presupuesto. Y síguelo al pie de la letra. Si te dejas llevar, el evento pueden convertirse en una verdadera ruina para tu negocio. Ten en cuenta que un evento exitoso no depende del dinero que gastes, sino de una buena planificación. 


Valora cuál será el posible retorno. Es fundamental que sepas si el evento te reportará un retorno a corto, medio o largo plazo. Y no siempre tiene que ser económico, o al menos no directamente. Pon en la balanza si el esfuerzo y el dinero invertido te van a merecer la pena.


Busca patrocinadores. Te pueden ayudar a abaratar costes a la hora de organizar tu evento. Es importante recoger ese patrocinio en un documento escrito que firméis ambas partes. Es importante que el patrocinador tenga una imagen intachable y que sea coherente con la actividad que realizas.


Elige la fecha y la hora adecuadas. Evita las fechas que coincidan con puentes, vacaciones o eventos populares, como partidos de fútbol que generen mucha expectación. En cuanto a la hora, también debe permitir que asista la mayor parte de los invitados. Si hay bastantes asistentes que acudirán desde otros países, ten presente también sus fiestas locales.

Prepara un plan de marketing. Define cómo promocionarás el evento: folletos, invitaciones, anuncios en distintos medios, promoción en redes sociales, etc. 


Anúncialo con antelación suficiente. Es  importante que los asistentes puedan tener tiempo suficiente para organizar su agenda para acudir a tu evento. Hace unos días, por ejemplo, recibí una invitación para asistir a un desfile de moda... ¡con menos de 24 horas de antelación! Evidentemente no asistí, puesto que me era imposible, aunque tampoco habría acudido si hubiese tenido tiempo libre, ya que es una falta de respeto. Y tampoco debes anunciarlo con demasiada anticipación, porque los invitados pueden olvidarlo o acepta otro compromiso posterior y que les parezca más atractivo.


Crea expectación para que al público le apetezca asistir. Haz que tu evento parezca atrayente, entretenido o misterioso. Que el invitado no lo perciba como otro compromiso más al que le da pereza asistir.


Utiliza las redes sociales para difundir el evento. Enviar una bonita invitación por correo postal es una buena idea, pero las redes sociales son un medio más cercano e inmediato para darle visibilidad a tu evento... y más barato.


Ten en cuenta la logística. Analiza lo que vas a necesitar: el lugar de celebración, la iluminación, el sonido, la decoración, el catering, el parking, la seguridad, el personal que atenderá el evento, el transporte, el alojamiento, etc. 

Planifica el evento y plásmalo por escrito. De ese modo podrás tener claro el plan de trabajo y el timing, no sólo tú, también tu equipo y tus proveedores.


Elige a los proveedores con cuidado. Lo ideal es que pidas presupuesto a varios proveedores para escoger el que te ofrezca una buena relación calidad-precio-servicio. Te aconsejo que no derroches, pero que tampoco escatimes. Si derrochas, la economía de tu empresa se resentirá; además de que muchos clientes pueden percibir un alarde de gasto como algo negativo, puesto que pueden pensar que ese dispendio lo están pagando ellos con un sobrecoste. Si escatimas, tu reputación se verá dañada


Ten especial cuidado a la hora de escoger el catering. En el mundo de la organización de eventos hay un dicho: tú organiza lo que quieras, pero lo importante es el canapé. Al final, los asistentes pueden estar encantados con el espacio que has escogido, con la iluminación, con el sonido, con los ponentes, con la animación... pero como el cóctel sea escaso y de mala calidad, su percepción final del evento es que ha sido mediocre.

Ten previsto un plan "B". A la hora de organizar un evento pueden surgir (y surgen) multitud de imprevistos, por lo que es necesario tenerlos en cuenta y buscarles una alternativa en caso de que sucedan. Por ejemplo, si vas a ofrecer un cóctel para tus clientes en un jardín, ten prevista una alternativa para celebrarlo en caso de que llueva.


Dedica tiempo a las comprobaciones previas. El día del evento es importante que tú y tu equipo verifiquéis que todo se desarrolla como debe y que los proveedores están realizando su trabajo correctamente. Cada integrante del equipo debe conocer sus tareas y seguir el plan de trabajo establecido.


Haz un seguimiento posterior del evento. Analiza el impacto que has obtenido, documenta el evento, coméntalo en redes sociales, agradece a los invitados su asistencia y envíales la información que hayas documentado (resúmenes, fotos, informes...). 


Pide ayuda profesional. En caso de que no cuentes con tiempo o capacidad para organizar el evento, te aconsejo que recurras a una empresa profesional de eventos que te ayude con ello. 


¿Te animas a organizar un evento para tu empresa?






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La primera vez que apareció el post Cómo Organizar un Evento para Tu Pyme fue en el blog de Todos Somos Clientes.



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