Así Puedes Ejercer Tu Derecho al Olvido en Internet

Seguro que has oído hablar del derecho al olvido en Internet. Incluso puede que conozcas los antiguos derechos ARCO, que son los que se tenían a la hora de acceder, rectificar, cancelar u oponerse al tratamiento de los datos personales. A esos derecho se les suman ahora el de limitación y portabilidad, mientras que el de cancelación se renombre como supresión o derecho al olvido con la entrada en vigor de la RGPD.


Y probablemente alguna vez hayas pensado en ejercer esos derechos, sobre todo el de supresión de tus datos personales por parte de alguna empresa u organismo, o hasta te habría gustado que desapareciesen de Internet. Pero... ¿has pasado de pensarlo a hacerlo?


Si has sentido esa necesidad de que tus datos desaparezcan, pero no has sabido cómo hacerlo, sigue leyendo y encontrarás la información básica para poder pasar a la acción.


Los usuarios, tanto si se trata de personas físicas o jurídicas, tenemos derecho a la supresión de nuestros datos y de información que nos concierne y que está recogido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos Personales (y al olvido en su artículo 29.4) y que se ver reforzado con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en su artículo 17.


El derecho de supresión o al olvido nos permite solicitar que se borren nuestros datos personales almacenados por las compañías. Pero, cuidado, el mero hecho de requerir esa supresión no implica que las empresas tenga que hacerlo de forma obligatoria, porque hay condiciones en las que deben hacerlo y otras en las que pueden negarse.

 
Casos en los que deben borrar tus datos


Los casos en los que el responsable del tratamiento de datos debe suprimirlos si así lo solicitas son:


▣ Si el usuario retira el consentimiento.


▣ Cuando el usuario se oponga al tratamiento de sus datos y no prevalezca el interés legítimo de la compañía que los trata sobre ellos.


▣ Si la compañía que recaba y trata los datos lo ha hecho de forma ilícita.


▣ En caso de que los datos se hayan recogido al ofrecer servicios de la sociedad de la información a un menor. En general se considera menor a los usuarios con menos de 16 años, aunque permite que los Estados miembros bajen esa edad, aunque nunca estará por debajo de los 13 años.


▣ Cuando la empresa ya no los necesite más para el fin para el que los ha recopilado.


▣ Para cumplir una obligación legal establecida en el Derecho de la Unión o de los Estados miembros que se aplique al responsable del tratamiento.

En estos casos el responsable del tratamiento deberá suprimir los datos con la mayor diligencia posible de sus bases de datos. Y si ha hecho públicos esos datos, tendrá que procurar por todos los medios a su alcance eliminar los enlaces a esos datos personales, así como las posibles copias o réplicas de los mismos.


El responsable del tratamiento tendrá también que notificar la supresión de sus datos a todos los destinatarios a los que se hayan comunicado los datos, salvo que sea imposible hacerlo o que el esfuerzo sea desproporcionado.


Cuando pueden negarse a eliminarlos


También hay casos en los que el responsable del tratamiento puede negarse legítimamente a suprimir tus datos ante tu requerimiento. Estos son:


▣ Si el tratamiento de los datos es necesario para cumplir una obligación legal impuesta por el Derecho de la Unión o de los Estados miembros, también cuando sean imprescindibles para cumplir una misión de interés público.


▣ Cuando se requiera para formular, ejercer y defender reclamaciones legales.


▣ Si esos datos están protegidos por el derecho a la libertad de expresión e información.


▣ En caso de que se usen para fines de salud y de interés público.


▣ Para fines de archivo de interés público, estadísticos y para investigación histórica o científica.


▣ Este derecho puedes ejercerlo ante la compañía que ha recabado y tratado tus datos personales y también ante los buscadores.

Cómo ejercer el derecho de supresión ante los responsables del tratamiento de los datos


▣ Puedes solicitarlo directamente ante el responsable del tratamiento de tus datos, ya sea una empresa, profesional u organismo público, siguiendo las instrucciones que te faciliten. La Agencia Española de Protección de Datos  (AEPD) pone a tu disposición un modelo para ejercer el derecho de supresión de tus datos personales.


▣ Encontrarás la información acerca del responsable del tratamiento de los datos (o deberías encontrarlo) en el Aviso legal y la Política de privacidad de los sitios web.


▣ Tendrás que aportar la fotocopia de tu DNI o documento equivalente que acredite tu identidad. Si actúas en representación legal de otra persona, por ejemplo de un hijo menor, tendrás que enviar también el DNI de tu representado y el documento acreditativo para actuar en su nombre. Puede parecer paradójico que te pidan más información, el DNI en este caso, para borrar tus datos personales, pero es imprescindible que pruebes tu identidad para ello. Piensa que es una forma de protegerte, puesto que si no se hiciese así, cualquiera podría borrar tus datos de cualquier empresa u organismo en tu nombre para causarte un perjuicio.


▣ En caso de que la empresa u organismo no te responda o se niegue a ello, puedes reclamar ante la AEPD, aportando alguna prueba de ello.


Cómo ejercer el derecho de al olvido ante los buscadores de Internet


Lo primero que debes tener en cuenta es que cualquiera de nosotros puede ejercer su derecho de supresión de sus datos personales aplicados a los buscadores de Internet, cuando no esa información no sea pertinente, cuando esté obsoleta o cuando no tenga relevancia o interés público. Este derecho afecta a todo tipo de publicaciones, incluso a las que eran legítimas en origen o las que están amparadas por la libertad de expresión en información o boletines y publicaciones oficiales.


También debes tener presente que si ejerces tu derecho al olvido ante un buscador, no implica que la información desaparecerá de las bases de datos de la empresa que haya tratado tus datos. Es decir, si una compañía ha publicado un enlace en Internet a un documento en el que aparecen tus datos, puedes pedir que si alguien introduce tus datos en el buscador, no aparezca ese documento; pero si alguien pide ese documento por otros términos de búsqueda sí podrá acceder a él.

Los pasos que debes seguir son:


▣ Si quieres que tus datos desaparezcan de la fuente original, tendrás que dirigirte al responsable del tratamiento para que lo suprima si eso es posible, puesto que si se cumplen algunas de las condiciones (como las que te he comentado antes) pueden negarse a eliminar esa información. Imagina que tus datos aparecen en un boletín oficial, porque te han adjudicado una subvención, y tú quieres que desaparezcan. Evidentemente no van a eliminarlos del boletín, puesto que es información legítima y que debe hacerse pública (para eso están estas publicaciones), pero sí que puedes pedir que si alguien introduce tus datos en un buscador, no aparezca el enlace a ese boletín, permitiéndote cierto anonimato.


▣ No tienes que ejercer tu derecho de supresión primero ante el responsable del tratamiento de los datos o a quien los haya publicado, así que puedes dirigirte directamente al buscador para proteger tu privacidad.


▣ Para ejercer tu derecho puedes utilizar los formularios que los buscadores mayoritarios como Google, Yahoo o Bing ponen a disposición de los usuario. Si tus datos aparecen en varios buscadores, tendrás que dirigirte a todos ellos.


▣ Tendrás que acreditar que tú eres el interesado o su representante legal y que esa publicación afecta a tu privacidad. Y debes exponerlo de forma muy concreta, incluyendo la URL sobre la que quieres actuar.


La legislación exige que, en caso de que tengas derecho a la supresión, tus datos no sean visibles en el buscador (recuerda, sólo las URL de las que hayas informado) en un plazo de entre 10 y 30 días, aunque suelen ser más rápidos y ese enlace ya no será visible cuando se introduzcan tus datos al hacer la búsqueda.


Si el buscador no te ofrece una respuesta satisfactoria puedes reclamar ante la AEPD, solicitando que se inicie el procedimiento que se llama Tutela de derechos, para que sea la propia Agencia la que intervenga en el caso.


Espero haberte sido de ayuda en caso de que quieras ejercer tu derecho al olvido.




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¿Es Conveniente Compartir las Fotos de los Hijos en RRSS?

Una gran cantidad de padres publica fotos de sus retoños en redes sociales, incluso las comparte de forma indiscriminada en grupos de WhatsApp. Y no hablo de colgar la foto del primer día de colegio o del disfraz del festival de fin de curso, sino a subir el día a día del peque...desde la primera ecografía del bebé.


El que más y el que menos quiere presumir de sus chiquitines en Internet, algo totalmente comprensible. Pero también es necesario preguntarse si es seguro y responsable hacerlo. Y más aún, si es algo que conviene (y agrada) al niño.


Personalmente, no soy partidaria de que se suban fotos de los niños a la Red, sobre todo cuando se hace sin sentido común.


A continuación quiero compartir información sobre la legislación, derechos del menor y consecuencias de publicar las fotos de los niños en las redes sociales y que quizás te haga reflexionar antes de compartir la próxima foto de tus peques.

Normas y Leyes


Los niños tienen derecho al honor, a la intimidad y a su propia imagen, aunque sus custodios (hasta los 14 años) sean sus padres. Hay varias normas y leyes que amparan este derecho:

• La Constitución recoge en su artículo 18 el derecho del ciudadano a su honor, su intimidad personal y familiar y a la propia imagen, incluso la limitación del uso de la informática para mantener ese derecho.

• La imagen, tanto de mayores como de menores de edad, es un dato de carácter personal que está protegido por la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) en su artículo 3, puesto que se trata de información concerniente a personas identificadas o identificables.

• Por otra parte, la imagen también está protegida por la Ley Orgánica 1/1982 de Protección Civil del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la Propia Imagen, en la que se establece que el derecho a la propia imagen es un hecho irrenunciable, inalienable e imprescriptible, al igual que el que afecta al honor y a la intimidad personal y familiar.

• Incluso la Ley Orgánica 1/1996, de 15 de enero, de Protección Jurídica del Menor, de Modificación del Código Civil y de la Ley de Enjuiciamiento Civil dice que los padres o tutores legales deben respetar el derecho al honor, a la intimidad y a la propia imagen del menor frente al ataque de terceros.

Motivos por los que no compartir la imagen de tus hijos en RRSS


Algunas de las razones por las que no deberías compartir las imágenes de tus hijos menores en Internet son:

• Ten en cuenta que la única imagen que no se puede hackear y que no se puede utilizar con fines delictivos o malintencionados es la que no se sube a la Red. La seguridad total en Internet no existe, por lo que es necesario ser muy precavido con los datos personales, especialmente cuando se trata de menores.

• Los niños tienen derecho a su intimidad y a que no se publicite su imagen y sus vivencias. A nadie más que a la familia y las personas más cercanas les debe interesar si han dejado el pañal, si han comenzado a comer solos, si han ganado un campeonato de natación o malas notas o si han sufrido su primer desengaño amoroso. Esta sobreexposición innecesaria puede suponer un problema para su autoestima o en sus relaciones con sus compañeros (bullying, acoso...). Por no hablar de que es información que puede servirle a los delincuentes que pretendan abusar de los niños.

• Hay que tener presente que las imágenes que subas hoy a Internet estarán ahí (casi) para siempre, y puede que en un futuro supongan un lastre para su imagen personal. Pregúntate qué les parecerá ese álbum y biografía digital que está a la vista de cualquiera cuando tu hijo o hija vaya a la universidad o esté buscando trabajo.

• La política de la mayoría de las redes sociales en cuanto a las imágenes, suele implicar que se les concede el permiso (casi sin restricciones) para utilizar las fotos y vídeos (propiedad intelectual) mientras que no los elimines o cierres tu cuenta. Y, ojo, incluso si eliminas las foto o losl vídeos, pero se han compartido con un tercero, seguirán pudiendo utilizar el material.

• En el caso de que en la foto que subes a Internet haya otros niños, debes tener en cuenta que también entra en juego su derecho a la privacidad, por lo que debes pedir permiso expreso y por escrito a los padres de todos ellos antes. Si no lo haces, puedes encontrarte con un verdadero problema. Y, por cierto, este permiso es revocable en cualquier momento, por lo que si te dicen que debes eliminar la foto en cuestión más adelante, tendrás que hacerlo sin rechistar.

• Los mayores de 14 años pueden consentir en el tratamiento de sus datos personales, sin autorización de los padres, salvo que la Ley exija la asistencia de los titulares de la patria potestad o tutela. Aunque en el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) que entrará en vigor el 25 de mayo de 2018 se dice que la edad para otorgar el consentimiento será de 16 años, también se permite que los países miembros decidan la edad (nunca inferior a los 13 años), y por lo que parece la Agencia de Protección de Datos quiere mantenerla en los 14 años.

• A la hora de colgar una foto de un menor de 14 años en Internet, debe contarse con el consentimiento de los dos progenitores, independientemente de la relación que haya entre ellos (divorcio, separación...). Si hay discrepancia incluso se deberá llegar a solicitar autorización judicial.

Consejos para mantener la privacidad


Si quieres mantener la privacidad de los niños en la Red, aquí tienes algunos consejos:

• Respeta siempre la voluntad del niño a la hora de compartir su imagen. Consúltales si les parece bien que subas una determinada imagen a las redes sociales. Si te dicen que no o piensas que asienten sólo para contentarte, no subas la foto o el vídeo.

• Lee detenidamente las condiciones de uso y privacidad de las redes sociales. Y léete todo el condicionado, para saber los permisos que otorgas y qué supondrá que subas fotos, vídeos e información personal.

• Configura la privacidad de tus perfiles para que sólo las personas de confianza tengan acceso a las imágenes de tus hijos.

• Protege tus cuentas con contraseñas fuertes, así se lo pondrás difícil a los ciberdelincuentes.

• Si vas a compartir fotos de tus hijos, hazlo por correo electrónico, en lugar de redes sociales o aplicaciones de mensajería instantánea.

• No crees perfiles para tus hijos menores de 14 años (ni les permitas crearlos) y no les etiquetes.

• Procura controlar el uso que otros hagan de la imagen de tus hijos. Revisa la página del colegio o la guardería, los perfiles de amigos y familiares, etc. Si consideras que no están haciendo un uso correcto de sus fotos o sus datos, pídeles que los retiren inmediatamente.

• Enseña a tus hijos a utilizar las redes sociales de forma responsable, informándoles de los peligros reales a los que estarán expuestos.

Por favor, antes de subir la foto, el nombre, la edad o las vivencias de tus hijos o de otros menores a cualquier red social o grupo de mensajería instantánea, piénsalo detenidamente.




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Destruir Documentos Te Conviene

Permíteme unas preguntas: ¿qué haces con los documentos que ya no te sirven? ¿los tiras a la basura tal cual? ¿los rompes en unos cuantos trozos y los llevas al contenedor?


Seguro que cuando llevas el papel y el cartón para reciclar ves extractos del banco, comprobantes de tarjetas de crédito, facturas, balances... y la mayoría perfectamente legibles. Y algo tan aparentemente inocente puede suponer un verdadero peligro, tanto para las empresas como para las personas físicas. Un peligro que sólo se puede evitar de una manera: destruyendo de forma definitiva los documentos que contengan información sensible. 


A continuación encontrarás información acerca de la destrucción de documentos que deberías conocer, así que te invito a que sigas leyendo...

Motivos por los que destruir documentos


Porque es una obligación legal


En la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) se indica claramente la obligación de que los datos de carácter personal deben destruirse o devolverse al responsable del tratamiento de esos datos una vez que finalice la relación contractual. Y, ojo, que las multas pueden llegar a los 600.000 €.


Por no hablar de que en muchos ayuntamientos han puesto en funcionamiento un dispositivo de control de reciclaje. Si alguien ha sacado papeles o cartones de los contenedores y los ha dejado tirados por el suelo, y entre ellos hay datos personales tuyos (adhesivos con nombre y dirección, facturas, albaranes...), te pueden poner una multa cortesía de tu municipio, aunque tú hayas reciclado de forma responsable. Ya sabes que hay grupos organizados que sacan papel y cartón de los contenedores para venderlo al peso o robar identidades.


Porque es una garantía de seguridad


Tanto si tienes una empresa como si eres profesional o particular, debes ser consciente de que tus datos son muy valiosos, especialmente para los delincuentes.


Facturas, informes, extractos del banco, planos, CV, fotocopias del DNI... todos estos documentos pueden acarrearte problemas si caen en malas manos: espionaje industrial, robo de clientes, solicitudes falsas de préstamos y tarjetas, suplantación de identidad, etc.


Por responsabilidad medioambiental


Si te preocupas tú mismo de destruir los documentos, lo más probable es que deposites los residuos en el contenedor de reciclaje de papel, puesto que el hecho de deshacerte de los documentos de forma correcta implica responsabilidad.


Por otra parte, si contratas a una empresa de destrucción, reciclarán los restos del papel como parte de su labor.


Documentos de los que deshacerse

• Los que hayan prescrito.

• Los que hayan quedado obsoletos.

• Los que haya generado una empresa tras cesar en su actividad.

• Los que haya que desechar por falta de espacio y que sean innecesarios.

Durante cuánto tiempo conservar documentos

 
Antes de destruir cualquier documento es muy importante cerciorarse de que no nos lo pueden requerir en un futuro, especialmente los mercantiles, fiscales y relacionados con la Seguridad Social. Por eso es conveniente conocer los plazos de los más habituales:

• Los documentos notariales deben conservarse siempre.

• Las altas y modificaciones censales, los Libros de Visitas de la Seguridad Social y las actas de inspección deben guardarse mientras la empresa tenga actividad.

• Las cuentas anuales (firmadas) y los contratos y documentos a largo plazo, deberían conservarse siempre, puesto que puede ser necesario consultarlos en cualquier momento, incluso si han pasado muchos años.

• Los libros contables, la correspondencia, documentación y justificantes derivados de la actividad comercial, deben conservarse durante 6 años a contar desde el último asiento registrado en los libros de contabilidad. En cualquier caso los libros contables oficiales y los registros contables convendría conservarlos más allá de los 6 años, por si hubiese que realizar alguna consulta.

• Las declaraciones la renta y resto de impuesto se deben conservar 4 años, aunque es importante comprobar que no se ha realizado ninguna acción, recurso o reclamación, puesto que interrumpen el plazo. También hay que conservar las facturas y justificantes relativos a las declaraciones e impuestos durante el mismo plazo. En el caso de las empresas, no habría que preocuparse de más, puesto que la obligación mercantil de conservar todos los documentos relativos a la actividad durante 6 años cubre el plazo que impone Hacienda.

• En el caso de que hayan existido deducciones o pérdidas fiscales, la Agencia Tributaria puede hacer revisiones y comprobaciones en un plazo de 10 años desde el ejercicio en que se hayan aplicado, así que es necesario guardar los justificantes, las cuentas anuales y el Impuesto Sobre Sociedades.

• En el caso de las amortizaciones de inmovilizado, la documentación debe mantenerse disponible mientras se practiquen amortizaciones a lo largo de su vida útil.

Ante la duda, te recomiendo que consultes con tu gestoría, con la Agencia Tributaria o con la Seguridad Social. Te evitarás disgustos.

Cómo se deben destruir los documentos


La LOPD obliga a que la información con datos personales y/o sensibles sea destruida definitivamente, y tu propia seguridad y la de tu empresa también deberías hacerlo. Para deshacerte definitivamente de la documentación confidencial, no puedes simplemente tirarla a la basura, aunque esta sea la opción más cómoda. 

Los métodos correctos son:


La trituradora o destructora


Es una máquina que reduce cada documento a tiras o partículas. Es una opción perfecta para la destrucción de una cantidad moderada de hojas, puesto que la actividad requiere un cierto tiempo. 


Te recomiendo que escojas la trituradora dependiendo de la frecuencia de uso y del tipo de la información que manejes. Si sólo destruyes unas pocas facturas y extractos bancarios, con un modelo sencillo es más que suficiente. Si debes deshacerte de mucha documentación y de carácter marcadamente confidencial o con datos personales de nivel de seguridad alto, lo más aconsejable sería un modelo grande y con un potencial de destrucción importante. Un consejo plus: si eliges una que destruya sin necesidad de quitar las grapas, te quitarás un trabajo de lo más engorroso de encima.


Si tienes una destructora sencilla y, por lo que sea, necesitas asegurarte de que la información no puede ser recuperada, puedes colocar las tiras de papel en un barreño y mojarlas con agua hirviendo. Déjalas reposar, escúrrelas bien y bájalas al contenedor de papel. El agua caliente reducirá el papel y la tinta a una masa de la que nadie podrá sacar ni un dato. 

Incineración


Es una opción de lo más expeditiva, aunque tiene algunos peros. Necesitas un lugar adecuado para proceder a la incineración, y no siempre se puede conseguir. Además, es algo potencialmente peligroso, porque existe el peligro de quemaduras o de incendio.


Si puedes disponer de un pequeño incinerador, un horno de leña o realizas quemas controladas por tu actividad, quizás sea un método que puedas emplear, aunque siempre con las debidas precauciones y asegurándote de que la documentación queda totalmente destruida. 


Contratación de una empresa especializada


En caso de que tengas una gran cantidad de documentos, que sean confidenciales, que tengan un nivel de seguridad alto o necesites un certificado de destrucción de los mismos, te conviene contratar a una empresa especializada en destrucción de papel, porque el coste (no demasiado elevado), supera con creces los beneficios. 


Estas empresas se acercan a tu empresa o domicilio y recogen la documentación y la colocan en un contenedor de seguridad para llevarla a la planta de destrucción. En algunos casos, si la cantidad es moderada, incluso acuden con unos pequeños camiones en los que se procede a la destrucción in situ.   


Si vas a contratar a una de estas empresas es importante que cumplan la legalidad vigente, que haya un contrato por escrito, en el que figuren los procedimientos que se llevarán a cabo y los compromisos de la empresa; evitando a las empresas que subcontratan a otras para la destrucción. También debería estar presente un responsable de la información durante el proceso de destrucción. Y, por supuesto, se debe exigir un certificado en el que se acredite que la fecha, el lugar y la forma en la que la documentación ha sido destruida. 


Espero haberte convencido de la importancia de destruir definitivamente la información en papel que contenga datos personales o sensibles.





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Cuánto Cuesta Realmente Poner en Marcha una Sociedad Limitada

Si estás pensando en emprender, puede que te plantees recurrir a la forma jurídica más habitual en España, que es la sociedad limitada.


Aunque, antes de elegir el tipo de sociedad que más te interesa, también deberías tener en cuenta los gastos que supone ponerla en marcha y mantenerla. Esto es importante para que puedas establecer un plan de negocio viable y sostenible en el tiempo.


A continuación encontrarás algunos de los gastos más comunes a la hora de poner en marcha una S.L.

La constitución de la sociedad


Lo primero que tendrás que hacer es reunir el capital social que deberá ser de un mínimo de 3.012 €. Este capital puede ser en dinero o en bienes. Este capital realmente no es un gasto, sino una inversión, puesto estará totalmente disponible una vez constituida la sociedad. 

Se abre una cuenta corriente a nombre de la sociedad en constitución y se ingresa el capital que quedará bloqueado hasta que se constituya legalmente. Una vez que se acredita que ya está constituida, el banco procede a desbloquear ese dinero, que ya queda disponible para que la empresa lo utilice libremente en lo que necesite. Existe una fórmula que permite no desembolsar esos 3.102 € a la constitución de la sociedad, que se llama Sociedad Limitada de Fundación Sucesiva, aunque no es una opción muy recomendable, puesto que los deberes, responsabilidades y garantías que requieren son mayores y no compensan en absoluto. 


Además del capital, por lo tanto, habrá que tener en cuenta los gastos de apertura y mantenimiento de la cuenta bancaria y de la expedición del certificado que acredita que se ha desembolsado el capital. Mi consejo es que antes de contratarla, mires condiciones en diferentes entidades, porque pueden suponer una cantidad apreciable al cabo del ejercicio.


Deberás conseguir una denominación social que se solicita en el Registro Mercantil Central, o más bien un certificado que acredita que no hay ninguna otra sociedad con la misma denominación o similar a la que quieres darle a tu empresa. En el RMC tendrás que pagar un arancel por el trámite que ronda los 14 €, al que tendrás que añadirle unos gastos de envío, salvo que vayas a recoger el certificado en persona al propio Registro y te ahorres ese extra. El Notario también puede realizar el trámite, aunque te cobrará una cantidad algo más elevada que si te encargas tú mismo.


Una vez que tengas realizados estos dos pasos, tendrás que pedir cita al Notario para otorgar la escritura de constitución de la sociedad. Los aranceles que te cobrará el notario dependerán del capital social y de cómo sea de extensa la escritura, pero como referencia pueden oscilar entre los 235 y los 500 €. Aunque puede parecer más barato conseguir que la escritura sea más breve y no incluir muchos conceptos, quizás sea mejor que tú y tus socios estudiéis detenidamente las condiciones que queréis que aparezcan recogidas en ella y no tener que volver varias veces al notario para hacer distintas ampliaciones y modificaciones. Así os evitaréis pasar por el Notario más veces de las necesarias y pagar nuevas escrituras.


El registro


Posteriormente a la firma de la escritura de constitución, hay que inscribirla en el Registro Mercantil. Aunque esta inscripción es totalmente voluntaria, el no hacerlo implicará que se considerará a la sociedad como sociedad civil o colectiva, no limitada, por mucho que así figure en las escrituras. Y esto quiere decir que los socios responden a las deudas que pueda contraer la misma con su propio patrimonio.


La inscripción en el Registro Mercantil dependerá de las condiciones particulares de la empresa y de si serán necesarias inscripciones adicionales, aunque el precio oscilará entre los 150 y los 300 €. Lo que sí te aviso es que tendrás que hacer una provisión de fondos cuando lleves la escritura para su inscripción. Si finalmente el importe es menor, te reembolsarán lo que sobre. Si es mayor, tendrás que pagar la diferencia. En Madrid esta provisión es de 200 €, por si te sirve de referencia.


Hablando del Registro Mercantil, ten previsto un gasto de 50 € anuales para legalizar los libros de contabilidad, actas y socios, además de unos 80 € por la presentación de cuentas anuales; independientemente de lo que te cobre la gestoría por la gestión de todo ello.


Hacienda


Tendrás que dar de alta a la empresa en el IAE (Impuesto de Actividades Económicas), aunque estarás exento de pagar el impuesto durante los dos primeros períodos impositivos a contar desde el inicio de la actividad en territorio español. Para comunicar estas actividades que vas a desarrollar, te servirá con presentar la declaración censal con los modelos 036 ó 037, indicando los epígrafes del IAE en que darás de alta a la empresa.


Y también tendrás que pagar el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, a través del modelo 600 y que supone un 1% del total nominal de capital social de la sociedad.


Por supuesto, tendrás que presentar las distintas declaraciones trimestrales y anuales a Hacienda, te salgan a pagar o sean a compensar. El no presentar estas declaraciones obligatorias te puede suponer una multa, incluso aunque no tengas que pagar. 


La Seguridad Social


Otro trámite imprescindible será dar de alta a la sociedad en Seguridad Social y solicitar un Código de Cuentas de Cotización. Por suerte, este trámite no tiene coste, aunque es obligatorio. Si durante un tiempo no tienes contratados trabajadores en Régimen General, tendrás que volver a pedir otro código cuando lo necesites. Y si tienes becarios, tendrás que solicitar un código diferente para ellos.


Eso sí, si tienes trabajadores contratados tendrás que pagar los seguros sociales de cada uno de ellos puntualmente.


Si tú o alguno de los socios tiene más de un 50% de las acciones, tendréis que daros de alta en autónomos de forma obligatoria, lo que os supondrás unos 320 € mensuales, salvo que os podáis acoger a las reducciones o tarifa plana que hay disponibles. Esta obligación de darse de alta en el RETA también aplica cuando en un núcleo familiar se acumula más del 50% de las acciones de la empresa, siempre que los miembros convivan bajo el mismo techo y les unan vínculos familiares hasta el segundo grado.


La marca comercial


Otro paso que no debes olvidar y que tiene un coste es registrar tu marca o nombre comercial en la Oficina Española de Patentes y Marcas. Esto puede parecer algo superfluo, pero puede evitarte más de un disgusto una vez que tu negocio comience a funcionar. Piensa en lo que cuesta elegir un nombre, buscar un dominio en Internet, crear toda la imagen corporativa... y que luego llegue alguien y reclame los derechos sobre ese nombre porque lo ha registrado y tu no. Esto te supondrás unos 150 € si lo haces a nivel nacional y cerca de los 1.000 si lo registras a nivel europeo. Si esto te lo gestiona una empresa especializada en Patentes y Marcas, los gastos se disparan.


Certificado digital


Al tener una sociedad, tendrás que tener un certificado digital de manera obligatoria, puesto que las comunicaciones con Hacienda ya sólo se hacen a través de la Dirección Electrónica Habilitada, a la que sólo podrás acceder si tienes el correspondiente certificado. 


Si el certificado se expide para administradores únicos o solidarios cobrarán 24 € más ÏVA, por la expedición del certificado y la consulta al Registro para comprobar la capacidad y vigencia del cargo del interesado. Si se trata de representantes de la sociedad que no estén inscritos en el Registro Mercantil, cobrarán 14 € más IVA.


Gestoría


Otro gasto que debes tener en cuenta es el que supone la gestoría, que será de entre 90 y 200 € mensuales para la sociedad y una cantidad menor o similar para el autónomo societario. Además, tendrás que añadir los gastos por nóminas y otros trámites que no estén recogidos entre los servicios habituales recogidos en el contrato de prestación de servicios que firmes con la gestoría. 


Aunque puede parecer un gasto elevado, ten en cuenta que la mayoría de nosotros no tenemos la formación necesaria para llevar la parte contable, fiscal y laboral, además de no conocer todas las modificaciones y actualizaciones que suelen experimentar estos temas cada poco tiempo. Eso sí, cerciórate de que tratas con profesionales que gestionen tus asuntos de forma profesional y transparente.


Licencias


Si la empresa va a contar con local propio, tendrás que añadirle las licencias y permisos que se apliquen según la actividad que realices y el lugar municipio en el que esté situado el negocio. Consulta previamente qué te supondrá, porque puede ser un buen pellizco a tu presupuesto.


Seguros


También debes contar con los seguros necesarios para el desarrollo de tu actividad, que dependerá de cuál sea ésta, de los riesgos, tipo de local, número de trabajadores, etc. 


Prevención de Riesgos


Y si tienes un local con trabajadores, también deberás cumplir con la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Normalmente supone contratar a una empresa que te lo gestione, aunque tú o algún miembro de la sociedad podéis realizar los cursos correspondientes y encargaros de ello sin externalizarlo. Eso sí, como en cualquier tipo de labor no productiva que no externalices, debes tener presente si el tiempo y esfuerzo que tendrás que dedicar compensa el dinero que (supuestamente) ahorrarás. 


El precio de este servicio variará según el tipo de empresa y el número de empleados que tenga.


Ley de Protección de Datos

Tampoco se te debe olvidar que debes cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Para hacerlo puedes contratar a una empresa especializada o llevarlo dentro de la propia empresa, aunque te aviso que esta última opción supone formación, tiempo y esfuerzo que tendrás que restarle a tus actividades productivas.


Vehículos


Si la empresa va a tener vehículo (o vehículos) habrá que contar con el precio de adquisición, renting o leasing. También el Impuesto sobre Vehículos de Tracción Mecánica y el Seguro Obligatorio, que variará según el tipo de transporte y el lugar municipio donde se registre. 


Y aquí no se contemplan los gatos derivados de salarios, suministros, diseño web, SEO, compra de material de oficina, etc. Como puedes comprobar, los 3.012 € que pondrás como capital social no serán suficientes siquiera para la puesta en marcha de la sociedad, por lo que deberías tener prevista financiación propia o ajena para cubrir el comienzo de tu proyecto.






Información de interés:

Ley General Tributaria
Ley del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados 
Ley de Prevención de Riesgos Laborales
Ley Orgánica de Proteccion de Datos de Carácter Personal 
Novedades sobre los Certificados Digitales de la FNMT-RC 
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La primera vez que apareció el post Cuánto Cuesta Realmente Poner en Marcha una Sociedad Limitada fue en el blog de Todos Somos Clientes.  



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