Así Puedes Ejercer Tu Derecho al Olvido en Internet

Seguro que has oído hablar del derecho al olvido en Internet. Incluso puede que conozcas los antiguos derechos ARCO, que son los que se tenían a la hora de acceder, rectificar, cancelar u oponerse al tratamiento de los datos personales. A esos derecho se les suman ahora el de limitación y portabilidad, mientras que el de cancelación se renombre como supresión o derecho al olvido con la entrada en vigor de la RGPD.


Y probablemente alguna vez hayas pensado en ejercer esos derechos, sobre todo el de supresión de tus datos personales por parte de alguna empresa u organismo, o hasta te habría gustado que desapareciesen de Internet. Pero... ¿has pasado de pensarlo a hacerlo?


Si has sentido esa necesidad de que tus datos desaparezcan, pero no has sabido cómo hacerlo, sigue leyendo y encontrarás la información básica para poder pasar a la acción.


Los usuarios, tanto si se trata de personas físicas o jurídicas, tenemos derecho a la supresión de nuestros datos y de información que nos concierne y que está recogido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos Personales (y al olvido en su artículo 29.4) y que se ver reforzado con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en su artículo 17.


El derecho de supresión o al olvido nos permite solicitar que se borren nuestros datos personales almacenados por las compañías. Pero, cuidado, el mero hecho de requerir esa supresión no implica que las empresas tenga que hacerlo de forma obligatoria, porque hay condiciones en las que deben hacerlo y otras en las que pueden negarse.

 
Casos en los que deben borrar tus datos


Los casos en los que el responsable del tratamiento de datos debe suprimirlos si así lo solicitas son:


▣ Si el usuario retira el consentimiento.


▣ Cuando el usuario se oponga al tratamiento de sus datos y no prevalezca el interés legítimo de la compañía que los trata sobre ellos.


▣ Si la compañía que recaba y trata los datos lo ha hecho de forma ilícita.


▣ En caso de que los datos se hayan recogido al ofrecer servicios de la sociedad de la información a un menor. En general se considera menor a los usuarios con menos de 16 años, aunque permite que los Estados miembros bajen esa edad, aunque nunca estará por debajo de los 13 años.


▣ Cuando la empresa ya no los necesite más para el fin para el que los ha recopilado.


▣ Para cumplir una obligación legal establecida en el Derecho de la Unión o de los Estados miembros que se aplique al responsable del tratamiento.

En estos casos el responsable del tratamiento deberá suprimir los datos con la mayor diligencia posible de sus bases de datos. Y si ha hecho públicos esos datos, tendrá que procurar por todos los medios a su alcance eliminar los enlaces a esos datos personales, así como las posibles copias o réplicas de los mismos.


El responsable del tratamiento tendrá también que notificar la supresión de sus datos a todos los destinatarios a los que se hayan comunicado los datos, salvo que sea imposible hacerlo o que el esfuerzo sea desproporcionado.


Cuando pueden negarse a eliminarlos


También hay casos en los que el responsable del tratamiento puede negarse legítimamente a suprimir tus datos ante tu requerimiento. Estos son:


▣ Si el tratamiento de los datos es necesario para cumplir una obligación legal impuesta por el Derecho de la Unión o de los Estados miembros, también cuando sean imprescindibles para cumplir una misión de interés público.


▣ Cuando se requiera para formular, ejercer y defender reclamaciones legales.


▣ Si esos datos están protegidos por el derecho a la libertad de expresión e información.


▣ En caso de que se usen para fines de salud y de interés público.


▣ Para fines de archivo de interés público, estadísticos y para investigación histórica o científica.


▣ Este derecho puedes ejercerlo ante la compañía que ha recabado y tratado tus datos personales y también ante los buscadores.

Cómo ejercer el derecho de supresión ante los responsables del tratamiento de los datos


▣ Puedes solicitarlo directamente ante el responsable del tratamiento de tus datos, ya sea una empresa, profesional u organismo público, siguiendo las instrucciones que te faciliten. La Agencia Española de Protección de Datos  (AEPD) pone a tu disposición un modelo para ejercer el derecho de supresión de tus datos personales.


▣ Encontrarás la información acerca del responsable del tratamiento de los datos (o deberías encontrarlo) en el Aviso legal y la Política de privacidad de los sitios web.


▣ Tendrás que aportar la fotocopia de tu DNI o documento equivalente que acredite tu identidad. Si actúas en representación legal de otra persona, por ejemplo de un hijo menor, tendrás que enviar también el DNI de tu representado y el documento acreditativo para actuar en su nombre. Puede parecer paradójico que te pidan más información, el DNI en este caso, para borrar tus datos personales, pero es imprescindible que pruebes tu identidad para ello. Piensa que es una forma de protegerte, puesto que si no se hiciese así, cualquiera podría borrar tus datos de cualquier empresa u organismo en tu nombre para causarte un perjuicio.


▣ En caso de que la empresa u organismo no te responda o se niegue a ello, puedes reclamar ante la AEPD, aportando alguna prueba de ello.


Cómo ejercer el derecho de al olvido ante los buscadores de Internet


Lo primero que debes tener en cuenta es que cualquiera de nosotros puede ejercer su derecho de supresión de sus datos personales aplicados a los buscadores de Internet, cuando no esa información no sea pertinente, cuando esté obsoleta o cuando no tenga relevancia o interés público. Este derecho afecta a todo tipo de publicaciones, incluso a las que eran legítimas en origen o las que están amparadas por la libertad de expresión en información o boletines y publicaciones oficiales.


También debes tener presente que si ejerces tu derecho al olvido ante un buscador, no implica que la información desaparecerá de las bases de datos de la empresa que haya tratado tus datos. Es decir, si una compañía ha publicado un enlace en Internet a un documento en el que aparecen tus datos, puedes pedir que si alguien introduce tus datos en el buscador, no aparezca ese documento; pero si alguien pide ese documento por otros términos de búsqueda sí podrá acceder a él.

Los pasos que debes seguir son:


▣ Si quieres que tus datos desaparezcan de la fuente original, tendrás que dirigirte al responsable del tratamiento para que lo suprima si eso es posible, puesto que si se cumplen algunas de las condiciones (como las que te he comentado antes) pueden negarse a eliminar esa información. Imagina que tus datos aparecen en un boletín oficial, porque te han adjudicado una subvención, y tú quieres que desaparezcan. Evidentemente no van a eliminarlos del boletín, puesto que es información legítima y que debe hacerse pública (para eso están estas publicaciones), pero sí que puedes pedir que si alguien introduce tus datos en un buscador, no aparezca el enlace a ese boletín, permitiéndote cierto anonimato.


▣ No tienes que ejercer tu derecho de supresión primero ante el responsable del tratamiento de los datos o a quien los haya publicado, así que puedes dirigirte directamente al buscador para proteger tu privacidad.


▣ Para ejercer tu derecho puedes utilizar los formularios que los buscadores mayoritarios como Google, Yahoo o Bing ponen a disposición de los usuario. Si tus datos aparecen en varios buscadores, tendrás que dirigirte a todos ellos.


▣ Tendrás que acreditar que tú eres el interesado o su representante legal y que esa publicación afecta a tu privacidad. Y debes exponerlo de forma muy concreta, incluyendo la URL sobre la que quieres actuar.


La legislación exige que, en caso de que tengas derecho a la supresión, tus datos no sean visibles en el buscador (recuerda, sólo las URL de las que hayas informado) en un plazo de entre 10 y 30 días, aunque suelen ser más rápidos y ese enlace ya no será visible cuando se introduzcan tus datos al hacer la búsqueda.


Si el buscador no te ofrece una respuesta satisfactoria puedes reclamar ante la AEPD, solicitando que se inicie el procedimiento que se llama Tutela de derechos, para que sea la propia Agencia la que intervenga en el caso.


Espero haberte sido de ayuda en caso de que quieras ejercer tu derecho al olvido.




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Las Cámaras de Videovigilancia en las Comunidades de Vecinos

¿Hay cámaras de videovigilancia en tu comunidad de vecinos? Probablemente la respuesta sea sí, porque cada vez se instalan en más fincas, puesto que la necesidad de seguridad es cada vez mayor. 


Aunque sigue habiendo vecinos que son reacios a estos dispositivos, porque creen (erróneamente) que todo el mundo va a poder ver cuándo entran, cuándo salen y con quién; lo que está claro es que su instalación es disuasoria ante los delitos y el gamberrismo. 


Y lo sé por experiencia. Recuerdo que en la finca en la que vivía hace años,  se comenzaron a realizar actividades ilícitas, incómodas y peligrosas para todos los propietarios. A pesar de la reticencia de algunos vecinos, al final se pusieron varias cámaras en las zonas comunes... y al poco tiempo estas actividades comenzaron a disminuir, hasta que llegaron a cesar totalmente. 


Por si quieres saber más acerca del tema, te comento algunos datos generales que pueden convencerte de la importancia de poner un sistema de videovigilancia... o te pueden servir para convencer a una comunidad reacia.

Finalidad


La instalación de cámaras de videovigilancia tiene distintas finalidades, que dependerán de las necesidades de cada comunidad.

• Robo. Aunque las cámaras de videovigilancia no evitan per sé los robos, es cierto que funcionan muy bien como elemento disuasorio, especialmente si se trata de delincuentes comunes o de oportunidad. Algunos delitos de los que disuaden las cámaras: atracos en zonas comunes; robos en vehículos, trasteros o almacenes; incluso los hechos menores como la sustracción de la decoración y el mobiliario, en los buzones o la ropa tendida en las azoteas.

• Vandalismo. En algunas comunidades se experimentan actos vandálicos y gamberrismo de todo tipo que pueden llegar a desaparecer con vigilancia. En las zonas comunes se evitan: daños en los porteros automáticos, puertas de acceso, ascensores, jardines, extintores, mobiliario... En las zonas privadas, pueden acabar el vandalismo en las puertas de acceso a las viviendas, en ventanas, en trasteros...

• Actividades ilícitas. En ciertas comunidades de propietarios hay actividades ilegales o insalubres que, aunque puede que no disuadan totalmente a los infractores, sí que pueden convertirse en una incomodidad. Y, por supuesto, también pueden servir como prueba en caso de que se actúe contra ellos. Algunas de estas actividades: venta de estupefacientes en pisos, consumo de drogas y alcohol en las zonas comunes, prostitución, etc.

• Comportamientos incívicos. Sin llegar al delito o al vandalismo, lo cierto es que en algunas fincas pueden existir acciones poco cívicas que suelen cesar automáticamente con las instalación de cámara. Desde evitar que haya vecinos que dejan basura en las zonas comunes hasta los que permiten que la mascota orine en el portal o el garaje.

• Accidentes y siniestros. En caso de que ocurra algún accidente o siniestro en la comunidad, las imágenes captadas por las cámaras pueden servir para investigar el hecho o como prueba en caso necesario. 

Beneficios


Las cámaras proporcionan beneficios a las comunidades, y todos ellos son interesantes:

• Son una herramienta disuasoria para delincuentes, vándalos y vecinos incívicos. Aunque no sean capaces de evitar el hecho en sí, puesto que no se complementan con acciones de seguridad activa (guardia de seguridad que acuda a detener al delincuente, por ejemplo), lo cierto es que se lo ponen difícil.

• Su presencia aporta tranquilidad y seguridad a los vecinos. El mero hecho de saber que la cámara está ahí, aporta psicológicamente una sensación de seguridad, algo que todos agradecemos siempre. 

• Mejoran la convivencia. Al disuadir de comportamientos incívicos entre los propios vecinos, la convivencia es más fácil, puesto que no se producen hechos sobre los que disputar. 

• Permiten que la comunidad pueda ahorrar. Si se evitan los actos vandálicos o las reclamaciones improcedentes por accidente, se reduce el importe de las reparaciones o indemnizaciones en gran medida.

Requisitos


A la hora de instalar un sistema de videovigilancia, debes tener en cuenta que hay que cumplir algunos requisitos: 

• Para que una comunidad de vecinos pueda instalar un sistema de cámaras de videovigilancia, es imprescindible que la propuesta sea aprobada en junta por 3/5 de los propietarios.

• Antes de que las cámaras comiencen a grabar, es imprescindible que la comunidad dé de alta el fichero correspondiente para la videovigilancia en la Agencia Española de Protección de Datos, AEPD. Esto es aplicable únicamente para las imágenes que se graben, las que únicamente se reproduzcan o emitan en tiempo real no requieren inscribirlas como fichero. 

• La comunidad debería recoger el hecho de la grabación de las cámaras de videovigilancia en el Documento de Seguridad, incluyendo los equipos y medidas de seguridad que se empleen. 

• Se debe cumplir con del deber de información, por lo se debe tener disponible la Cláusula Informativa que se prevé en el artículo 3, apartado B, Instrucción 1/2006, de 8 de noviembre de la AEPD. Esta Cláusula debe poderse entregar en papel o el formato electrónico a petición de los interesados. 

• Para cumplir con el deber de información hay que tener carteles informativos en los que se indique claramente que hay cámaras de videovigilancia grabando y quién es el responsable del fichero. Estos carteles deben estar situados en lugar visible y puedes descargártelos de la AEPD o adquirirlos en cualquier establecimiento que comercialice elementos de señalización. 

• También es conveniente tener a disposición de los usuarios para ejercer los derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación u oposición) sobre sus datos personales.

• La consulta y extracción de las imágenes sólo podrá hacerla la persona o personas acreditadas para hacerlo, que generalmente suele ser el presidente, vicepresidente y/o administrador de fincas. Estos deben tener usuario y contraseña y cada uno de los autorizados al acceso deberían tenerlos diferentes. Lo recomendable es que el acceso sólo se facilite al responsable del tratamiento de los datos. 

• Si el sistema utiliza Internet para transmitir las imágenes, es imprescindible que garantice la seguridad de la comunicación y que impida el acceso no autorizado de un tercero.  

• Las imágenes grabadas sólo se pueden conservar durante 30 días, luego deben ser borradas automáticamente. 

• El sistema de grabación debe estar protegido para evitar el acceso no autorizado al mismo o el robo.

• Las cámaras instaladas deben estar fuera del alcance de la mano y, según el caso, tener protección antivandálica.  

• El uso de las cámaras debe ser siempre proporcional y justificado. Si la vigilancia se puede realizar sin necesidad de cámaras, se debe prescindir de ellas. También deben utilizarse de tal modo que se mantenga la privacidad de los vecinos y de los viandantes, en el caso de las cámaras que puedan grabar el exterior. 

• Las cámaras no deberían grabar la calle ni los coches aparcados en las aceras. En el caso de que a la hora de grabar la puerta de acceso sea imposible no tomar alguna imagen, se colocará la cámara de tal forma que no se distingan claramente a los viandantes o las matrículas de los vehículos estacionados. 

Qué tipo de cámaras instalar


Si estás pensando en poner cámaras en tu comunidad, aquí tienes algunas recomendaciones a tener en cuenta antes de decidirse por unas u otras:

• Para elegir el sistema de videovigilancia, es importante tener en cuenta las necesidades de la comunidad. Habrá que tener en cuenta la superficie a cubrir, el número de puertas de acceso, la luz que tengan las zonas a grabar (tanto de día como de noche), etc. 

• La recomendación general es que las cámaras puedan guardar las imágenes al menos 15 días. Para ahorrar espacio de grabación y evitar que se reescriba sobre otras imágenes, conviene que los sistemas funcionen con detectores de presencia, especialmente en comunidades y espacios pequeños. 

• Si la zona en la que se graba tiene poca luz en algún momento del día, es recomendable que la cámara tenga visión infrarroja. 

• Para que la cámara sea realmente útil, es importante que ofrezca una buena calidad de imagen. 

• Es importante que el sistema de grabación esté alojado en una zona de acceso restringido y que se encuentre en una caja de seguridad, con llave. 

• En caso de que haya riesgo de que las cámaras sean sustraídas o dañadas, tendrán que ser antivandálicas. 

• Es imprescindible que el sistema disponga de alimentación continuada, incluso aunque haya un corte de luz;:por eso es conveniente tener una UPS que la garantice.

• El sistema de consulta y extracción de imágenes debe ser seguro, ágil y con un interfaz que facilite la tarea a los responsables. 

• Las cámaras deben tener un servicio de mantenimiento que garantice su buen funcionamiento y actualización. También es importante que haya notificaciones al responsable en caso de malfuncionamiento, cortes de luz, etc.  

En caso de que necesites instalar cámaras en tu finca, nuestros partners de As de Guía Ingeniería te asesorarán acerca del sistema que más te conviene, tanto para las necesidades de tu comunidad como de su bolsillo. 


Espero que esta información te haya resultado útil... y segura. 




Información de interés:

Guía general de videovigilancia - AEPD
Fichas prácticas de videovigilancia: cámaras en comunidades de propietarios


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Renting Tecnológico: Te Interesa



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¿Para Quién Escribes Tus E-Mails?

Hace muchos años, cuando trabajaba como secretaria de dirección, me inculcaron una premisa a la hora de redactar una carta: que pudiese leerla cualquiera, incluso si no era su destinatario.


Eso implicaba que la redacción, la ortografía, las formas y el contenido debía ser para todos los públicos. Nada de confianzas excesivas, expresiones vulgares o información sensible.


La explicación tenía su lógica impecable: en una empresa, entonces y ahora, cualquier directivo o trabajador puede ser auditado o despedido sin previo aviso y, en ese caso, su correspondencia (al menos la archivada en su despacho) quedaría expuesta a otros ojos que son los suyos. Por no hablar de otras mirada indiscretas, que pueden ocurrir en cualquier empresa. Y no estoy hablando de espionaje al estilo Mission Impossible, sino de compañeros o superiores con ganas de Saber y Ganar.


Y esto, a pesar de ser algo que me enseñaron hace tiempo, está de plena vigencia. Y no sólo con la correspondencia en papel, que cada vez es más escasa, sino que también afecta a los correos electrónicos. Y mucho.

 
En los e-mails esta prudencia es mucho más importante que en la correspondencia off-line, porque tiene más frentes que convierten al mensaje en visible por otros que no son su destinatario.


Para minimizar los datos inapropiados de los correos electrónicos, aquí tienes algunos consejos.

El contenido


Evita insultar o poner en evidencia a alguien a través de un correo electrónico. Primero, porque no es de buen gusto. Segundo, porque nunca sabes dónde terminará ese e-mail. Puedes equivocarte de destinatario (incluso enviárselo al objeto de tus iras por error), la otra persona puede comentarlo o reenviarlo, puede quedar abierto en tu ordenador y verlo cualquiera. Un horror de consecuencias imprevisibles. 


Si la información que vas a transmitir es delicada o confidencial, te recomiendo otro tipo de vía para hacer llegar ese mensaje a su destinatario. Valora si no será más adecuado hacerla llegar en persona o por teléfono. 


Ten cautela con el humor y la ironía. Son excelentes recursos, pero no se entienden tan bien por escrito como en persona. Siempre en pequeñas dosis y con elegancia.


Antes de enviar, piensa que en muchas ocasiones ese correo debe ser reenviado o mostrado a otra persona, por necesidades del trabajo. Valora qué pensarías tú si leyeses tu propio correo siendo otra persona. Vamos, redacta los correos como si los fuese a leer tu madre o, mejor aún, tu cuñado. 


Lee y relee el mensaje antes de enviarlo. De hecho, el mejor consejo es no enviar un e-mail importante en caliente. Cambiar de actividad y repasarlo pasadas unas horas puede ser una medida para no cometer errores, ni en la redacción ni en el destinatario. Y si es realmente vital para ti, pide a otra persona de tu confianza que lo lea. Dos pares de ojos ven más que uno.


El formato


Utiliza una ortografía, gramática y puntuación impecables.


Evita las jergas y las abreviaturas y las palabras malsonantes. El lenguaje tipo WhatsApp o SMS no tiene lugar en un e-mail. Y te aseguro que se usa, incluso para solicitar un puesto de trabajo , doy fe. 


Incluso aunque el destinatario sea alguien con el que tienes mucha confianza, no te excedas con un lenguaje demasiado coloquial o las palabras malsonantes.


Mantén un formato lógico en los correos, en el que incluyas: saludo, cuerpo y cierre. No prescindas del saludo y del cierre, salvo que ya hayas intercambiado varios e-mails en un corto período de tiempo y sobre el mismo asunto. 


Termina siempre con una firma con nombre y tus datos profesionales. No sólo es más formal, además así te harás responsable de lo que escribas.


El destinatario


Cerciórate de lo que envías y a quién se lo envías, porque en algunos casos sólo te supondrá una cara colorada, pero en otros te puede costar un disgusto: sanciones, pérdida de clientes, un despido, etc. 


Ten precaución a la hora de introducir el destinatario, porque ya sabes que la libreta de direcciones de tu programa de correo te puede jugar una mala pasada. La única solución: ir con cuidado.


Ojo con las listas de distribución, porque las carga el diablo. Son la forma más fácil de enviar información por error a personas a las que no te conviene que les llegue. Y eso sin contar con los problemas que puedes tener con la Agencia Española de Protección de Datos. 


Maneja con propiedad los Para / Cc / Cco. El "Para:" es para el destinatario real de tu e-mail, del que quieres una respuesta o una acción. El "Cc:" es para informar del contenido del mensaje a un tercero, pero del que no necesitas una respuesta". Y el "Cco:" es para otra persona a la que quieres informar del contenido del mensaje, pero sin que se enteren los demás. Son buenas herramientas para controlar a los destinatarios de tus e-mails y de la respuesta que quieres de cada uno.   


Si te equivocas de destinatario 


Pide disculpas siempre por el error.


Si el error ha sido de grandes proporciones, valora si la mejor opción es que las disculpas las pida el máximo responsable del departamento o de la empresa, según el caso. 


Si es el receptor equivocado del mensaje el que te informa de que se lo has enviado por error, dale las gracias por la información. 


Asume las consecuencias del tu equivocación si es que las ha habido. Por ejemplo, si le dado un descuento que reservas para tus clientes premium a uno nuevo, la mejor reacción es conservarle ese descuento. Él no tiene la culpa de tu error y quedarás muy mal si luego recoges velas. Además, eso te servirá de castigo para que no vuelvas a meter la pata...


Para terminar te dejo un chiste clásico al respecto:


"Un matrimonio decidió ir a pasar unas vacaciones en una playa del Caribe, en el mismo hotel donde pasaron la Luna de Miel 20 años atrás, pero por problemas de trabajo, la mujer no pudo viajar con su marido, quedando en ir para allá unos días más tarde.

Cuando el hombre llegó a su destino y se alojó en el hotel, vio con que en la habitación había un ordenador con conexión a Internet a disposición de los huéspedes. Entonces decidió enviar un e-mail a su mujer,  pero se equivocó y sin darse cuenta lo envió a otra dirección.

El e-mail lo recibió por error una desconsolada viuda que acababa de llegar del funeral de su marido y que, al leer su correo electrónico, se desmayó instantáneamente. El hijo de la viuda al entrar en la habitación, encontró a su madre en el suelo sin conocimiento, a los pies del ordenador, en cuya pantalla se podía leer:

"Querida esposa: He llegado bien. Probablemente te sorprenda recibir noticias mías por esta vía, pero ahora tienen ordenadores aquí y te permiten enviarle mensajes a tus seres queridos. Acabo de llegar y he comprobado que todo está preparado para cuando llegues este próximo viernes. Tengo muchas ganas de verte y espero que tu viaje sea tan tranquilo y agradable como ha sido el mío.

P.D.: No traigas mucha ropa. ¡Aquí hace un calor infernal!"


:D



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¿El jefe puede leer los correos electrónicos de los trabajadores? 
Cuidado con qué y a quién envías un adjunto
LEY ORGÁNICA 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal
Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economía Sostenible /Disposición final quincuagésima sexta. Modificación de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal

Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSICE).

 

Cómo Inscribir Ficheros en la Agencia de Protección de Datos

En otros post te he hablado de la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal) y la necesidad de que empresas y profesionales la cumplamos de forma escrupulosa; no sólo por las posibles sanciones, también porque es una muestra de responsabilidad y respeto hacia nuestros clientes y sus datos.


Una de las formas de cumplir con la LOPD es inscribir los ficheros en los que recogemos los datos de los clientes en la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos). Esos ficheros son, por así decirlo, las "carpetas" donde vas a ir almacenando un determinado tipo de información. Deberán estar identificados con ciertos datos: nombre del responsable del fichero, nombre, finalidad, tipo de datos, si se ceden y a quién, etc. 


Al inscribir estos archivos en la AEPD, decimos a los clientes y a la Administración que recogemos datos, cuáles son, para qué y los identificamos de una forma física. Es una forma de responsabilizarnos realmente de esa información que recogemos, utilizamos y custodiamos.


Recuerda que, si tienes una empresa o eres un profesional y recopilas cualquier tipo de datos, deberás inscribir en la Agencia de Protección de Datos los ficheros en los que los almacenes. El que seas autónomo no te exime de esta obligación. Y datos personales son los nombres, los apellidos, los DNI, los teléfonos, los e-mails... ¿a que todo esto lo pides y lo guardas todos los días en tu trabajo, seas sociedad o trabajador por cuenta propia? 


Y lo mejor de todo es que la inscripción es sencilla y gratis, así que no tienes ninguna excusa para no cumplir con la ley. 


Puedes hacerlo de forma presencial, por internet o con certificado electrónico. Sólo tienes que rellenar el formulario NOTA. 


Este formulario, si tienes certificado, podrás tramitarlo directamente ante la AEPD. Si no lo tienes, puedes enviar la notificación a través de internet y, posteriormente, remitir el formulario a la Agencia; también puedes imprimir el formulario y presentarlo en papel (directamente en la AEPD o oficinas de registro). Incluso puedes presentarlo en formato XML.


A continuación te detallo cómo hacerlo:


1.- Primero deberás obtener el formulario NOTA. Para hacerlo, deberás entrar en la opción correspondiente al tipo de fichero, bien sea de titularidad pública o titularidad privada. Dando por hecho que tus ficheros pertenecen a una empresa privada o a un autónomo, te dejo el enlace correspondiente:


https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/inscripcion_ficheros/Notificaciones_tele/obtencion_formulario/common/pdfs/Titularidad_Privada.pdf


En este caso vamos a crear un alta, aunque a través de este formulario también puedes modificar o eliminar dichos ficheros. 

2.- Una vez hecha el alta, podrás elegir entre un modelo de declaración normal o tipo. Los modelos tipo son unos ya previamente establecidos, para determinado tipo de ficheros que por su incidencia o especialización (Comunidades de Propietarios, Clientes y proveedores, RR.HH.-Nóminas, Pacientes, etc.), requieren de una estandarización. Los que se denominan como normales, son los que tú puedes ir diseñando (dentro de un orden) a tu medida.

3.- Como unos de los más frecuentes son los de clientes y proveedores, va a ser el que utilice en este ejemplo. Te aconsejo que los utilices; así te complicarás menos. 

4.- Una vez identificado el tipo de modelo, deberás elegir qué tipo de presentación: con certificado electrónico, internet o en papel (presencial). Una vez marcada la opción, deberás pinchar en el botón de cumplimentar.

5.- Ahora ya puedes comenzar a cumplimentar los datos del fichero propiamente dichos. Te pedirán información acerca del responsable del fichero, dónde se ejercerán los derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición), quién se encargará del tratamiento, etc. 

6.- Después de estos datos, tendrás que indicar el nombre del fichero, su descripción y finalidades. 

7.- Seguidamente deberás consignar de dónde proceden los datos y los colectivos o interesados implicados. 

8.- Algo que tendrás que indicar también es si recogerás datos especialmente protegidos: ideología, religión, etc. Y, por supuesto, también tendrás que marcar la información identificativa de los interesados que vas a recopilar (DNI, dirección, nombre, apellidos, imagen, etc.).

9.- Y si los recoges, deberás consignar otros datos tipificados, como los datos académicos, las características personales, etc.

10.- Algo muy importante también es que especifiques si el tratamiento de los datos recogidos en el fichero será automatizado, manual o mixto (una mezcla de los anteriores, lo más frecuente); así como el nivel de seguridad de las medidas que se aplicarán para la custodia y mantenimiento de la información. 

Si muchas de las cosas que estoy mencionando (tratamiento de los datos, nivel de seguridad, etc.), te suena a chino, probablemente sea porque no has establecido un procedimiento para cumplir con la LOPD y no has elaborado un documento de seguridad que lo refleje, así que ponte a ello sin falta.


11.- Si vas a ceder datos a terceros, también deberás declararlo. Piensa que si realizas operaciones comerciales, es casi seguro que compartirás esa información con bancos, con la Agencia Tributaria o a la Seguridad Social, así que deberás consignarlo.

12.- Y, por último, deberás validar el formulario. Con esta opción se te indicarán los posibles errores. Una vez que la validación sea correcta, te aconsejo que primero lo guardes. Luego sólo tendrás que elegir si lo quieres imprimir (para la presentación presencial o para enviarlo por correo si se ha elegido la opción de presentación por internet) o si prefieres enviarlo directamente con el certificado electrónico. 

Las primeras inscripciones te llevarán un rato, no por complicadas, sino por laboriosas; pero con la práctica lo harás casi con los ojos cerrados. 


Una vez que el formulario le llegue a la AEPD y lo aprueben, te enviarán un documento donde te dirán con qué número se ha registrado cada fichero. 


Una vez finalizado el proceso, si algún cliente desea saber si has inscrito determinados ficheros en la Agencia, podrá hacerlo en su buscador. 


¿A que tampoco cuesta tanto cumplir con la ley?




Información de interés:

Inscripción de Ficheros. Agencia Española de Protección de Datos
Guía para confeccionar el Documento de Seguridad. Agencia Española de Protección de Datos
Obligaciones de los Responsables de los Ficheros. Agencia Española de Protección de Datos
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal


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Aunque parezca mentira, hoy me ha vuelto a llegar un email marketing no deseado y, además, con la lista de distribución visible con más de 90 direcciones. Y eso que mi dirección de correo estaba en la lista que sólo incluía los nombres que comenzaban por "A"...


Algo tan sencillo y tan conocido como utilizar las Bcc/Cco (blind carbon copy/con copia oculta) o el truquillo de enviarse el correo a uno mismo en abierto y en formato copia oculta al resto de la lista, parece que no ha calado en todas las empresas, incluidas algunas de tamaño mediano y grande (¡¡¡!!!). 

Pues bien, no respetar la privacidad de los integrantes de la lista está vulnerando el derecho que tenemos los ciudadanos a la protección de nuestros datos personales que recoge la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos). Y, por supuesto, el correo electrónico es un dato de carácter personal, por lo que no debemos dejarlo visible para el resto de los receptores de la lista de distribución. Por no hablar de que, además, estamos haciendo pública una relación de una determinada persona con nuestra empresa o entidad o como consumidora de un determinado producto o servicio. 


Y esto sirve para envíos realizados por la propia empresa, por encargo a terceros o por parte de un empleado de la empresa (con o sin autorización)  a clientes y contactos, aunque sea una simple felicitación navideña.


Cuando se trata de este tipo de envíos desde el ámbito profesional a una persona física, la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) considera que se incumple el artículo 10 de la LOPD: 


Deber de guardar secreto
 
El artículo 10 de la Ley Orgánica 15/1999, exige a quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos, en el amplio sentido en que lo define el artículo 3,c), a guardar secreto profesional sobre los datos, subsistiendo la obligación aún después de finalizar su relación con el responsable del fichero.

 

Artículo 10. Deber de secreto

'El responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero o, en su caso, con el responsable del mismo.'

El incumplimiento del deber de secreto puede ser constitutivo de una sanción leve, en los términos del artículo 44.2.e), o de infracción grave de acuerdo con lo previsto en el artículo 44.3.g) en virtud del cual, 'La vulneración del deber de guardar secreto sobre los datos de carácter personal incorporados a ficheros que contengan datos relativos a la comisión de infracciones administrativas o penales, Hacienda Pública, servicios financieros, prestación de servicios de solvencia patrimonial y crédito, así como aquellos otros ficheros que contengan un conjunto de datos de carácter personal suficientes para obtener una evaluación de la personalidad del individuo.'

La vulneración del deber de guardar secreto sobre los datos de carácter personal especialmente protegidos a que hacen referencia los apartados 2 y 3 del artículo 7, así como de aquellos que hayan sido recabados para fines policiales sin consentimiento de las personas afectadas, puede ser constitutivo de una sanción muy grave en los términos del artículo 44.4.g) de la Ley Orgánica 15/1999. 

Y las sanciones por este motivo son realmente jugosas: de 900 a 40.000 € si se considera una infracción leve y de 40.001 a 300.000 € si se considera grave. Vamos, cantidades inapreciables ;)

Es importante que todos nos concienciemos de la necesidad de respetar los datos personales de nuestros clientes por varios motivos:

• Porque estamos sujetos a la LOPD, nos guste o no, por el mero hecho de ejercer una actividad en la que estamos recabando, custodiando y tratando datos de otras personas.

• Porque es una muestra de respeto hacia nuestros clientes y su privacidad. Lo de no hacer a los demás lo que no nos gusta que hagan con nosotros...

• Porque es una forma de mostrar nuestra profesionalidad y honorabilidad.

• Porque las sanciones pueden ocasionar serias dificultades económicas a nuestra empresa.

• Porque es una forma de luchar contra el spam, algo que nos beneficia a todos.

Ya es hora de acabar con estas actitudes catetas de la cultura del pelotazo y de la-ley-es-para-que-la-respeten-sólo-los tontos. Cumplamos con nuestras obligaciones, hagamos las cosas bien y produzcamos con conciencia, ya no hay otra forma de hacerlo.




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LEY ORGÁNICA 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economía Sostenible /Disposición final quincuagésima sexta. Modificación de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSICE).