¿Para Quién Escribes Tus E-Mails?

Hace muchos años, cuando trabajaba como secretaria de dirección, me inculcaron una premisa a la hora de redactar una carta: que pudiese leerla cualquiera, incluso si no era su destinatario.


Eso implicaba que la redacción, la ortografía, las formas y el contenido debía ser para todos los públicos. Nada de confianzas excesivas, expresiones vulgares o información sensible.


La explicación tenía su lógica impecable: en una empresa, entonces y ahora, cualquier directivo o trabajador puede ser auditado o despedido sin previo aviso y, en ese caso, su correspondencia (al menos la archivada en su despacho) quedaría expuesta a otros ojos que son los suyos. Por no hablar de otras mirada indiscretas, que pueden ocurrir en cualquier empresa. Y no estoy hablando de espionaje al estilo Mission Impossible, sino de compañeros o superiores con ganas de Saber y Ganar.


Y esto, a pesar de ser algo que me enseñaron hace tiempo, está de plena vigencia. Y no sólo con la correspondencia en papel, que cada vez es más escasa, sino que también afecta a los correos electrónicos. Y mucho.

 
En los e-mails esta prudencia es mucho más importante que en la correspondencia off-line, porque tiene más frentes que convierten al mensaje en visible por otros que no son su destinatario.


Para minimizar los datos inapropiados de los correos electrónicos, aquí tienes algunos consejos.

El contenido


Evita insultar o poner en evidencia a alguien a través de un correo electrónico. Primero, porque no es de buen gusto. Segundo, porque nunca sabes dónde terminará ese e-mail. Puedes equivocarte de destinatario (incluso enviárselo al objeto de tus iras por error), la otra persona puede comentarlo o reenviarlo, puede quedar abierto en tu ordenador y verlo cualquiera. Un horror de consecuencias imprevisibles. 


Si la información que vas a transmitir es delicada o confidencial, te recomiendo otro tipo de vía para hacer llegar ese mensaje a su destinatario. Valora si no será más adecuado hacerla llegar en persona o por teléfono. 


Ten cautela con el humor y la ironía. Son excelentes recursos, pero no se entienden tan bien por escrito como en persona. Siempre en pequeñas dosis y con elegancia.


Antes de enviar, piensa que en muchas ocasiones ese correo debe ser reenviado o mostrado a otra persona, por necesidades del trabajo. Valora qué pensarías tú si leyeses tu propio correo siendo otra persona. Vamos, redacta los correos como si los fuese a leer tu madre o, mejor aún, tu cuñado. 


Lee y relee el mensaje antes de enviarlo. De hecho, el mejor consejo es no enviar un e-mail importante en caliente. Cambiar de actividad y repasarlo pasadas unas horas puede ser una medida para no cometer errores, ni en la redacción ni en el destinatario. Y si es realmente vital para ti, pide a otra persona de tu confianza que lo lea. Dos pares de ojos ven más que uno.


El formato


Utiliza una ortografía, gramática y puntuación impecables.


Evita las jergas y las abreviaturas y las palabras malsonantes. El lenguaje tipo WhatsApp o SMS no tiene lugar en un e-mail. Y te aseguro que se usa, incluso para solicitar un puesto de trabajo , doy fe. 


Incluso aunque el destinatario sea alguien con el que tienes mucha confianza, no te excedas con un lenguaje demasiado coloquial o las palabras malsonantes.


Mantén un formato lógico en los correos, en el que incluyas: saludo, cuerpo y cierre. No prescindas del saludo y del cierre, salvo que ya hayas intercambiado varios e-mails en un corto período de tiempo y sobre el mismo asunto. 


Termina siempre con una firma con nombre y tus datos profesionales. No sólo es más formal, además así te harás responsable de lo que escribas.


El destinatario


Cerciórate de lo que envías y a quién se lo envías, porque en algunos casos sólo te supondrá una cara colorada, pero en otros te puede costar un disgusto: sanciones, pérdida de clientes, un despido, etc. 


Ten precaución a la hora de introducir el destinatario, porque ya sabes que la libreta de direcciones de tu programa de correo te puede jugar una mala pasada. La única solución: ir con cuidado.


Ojo con las listas de distribución, porque las carga el diablo. Son la forma más fácil de enviar información por error a personas a las que no te conviene que les llegue. Y eso sin contar con los problemas que puedes tener con la Agencia Española de Protección de Datos. 


Maneja con propiedad los Para / Cc / Cco. El "Para:" es para el destinatario real de tu e-mail, del que quieres una respuesta o una acción. El "Cc:" es para informar del contenido del mensaje a un tercero, pero del que no necesitas una respuesta". Y el "Cco:" es para otra persona a la que quieres informar del contenido del mensaje, pero sin que se enteren los demás. Son buenas herramientas para controlar a los destinatarios de tus e-mails y de la respuesta que quieres de cada uno.   


Si te equivocas de destinatario 


Pide disculpas siempre por el error.


Si el error ha sido de grandes proporciones, valora si la mejor opción es que las disculpas las pida el máximo responsable del departamento o de la empresa, según el caso. 


Si es el receptor equivocado del mensaje el que te informa de que se lo has enviado por error, dale las gracias por la información. 


Asume las consecuencias del tu equivocación si es que las ha habido. Por ejemplo, si le dado un descuento que reservas para tus clientes premium a uno nuevo, la mejor reacción es conservarle ese descuento. Él no tiene la culpa de tu error y quedarás muy mal si luego recoges velas. Además, eso te servirá de castigo para que no vuelvas a meter la pata...


Para terminar te dejo un chiste clásico al respecto:


"Un matrimonio decidió ir a pasar unas vacaciones en una playa del Caribe, en el mismo hotel donde pasaron la Luna de Miel 20 años atrás, pero por problemas de trabajo, la mujer no pudo viajar con su marido, quedando en ir para allá unos días más tarde.

Cuando el hombre llegó a su destino y se alojó en el hotel, vio con que en la habitación había un ordenador con conexión a Internet a disposición de los huéspedes. Entonces decidió enviar un e-mail a su mujer,  pero se equivocó y sin darse cuenta lo envió a otra dirección.

El e-mail lo recibió por error una desconsolada viuda que acababa de llegar del funeral de su marido y que, al leer su correo electrónico, se desmayó instantáneamente. El hijo de la viuda al entrar en la habitación, encontró a su madre en el suelo sin conocimiento, a los pies del ordenador, en cuya pantalla se podía leer:

"Querida esposa: He llegado bien. Probablemente te sorprenda recibir noticias mías por esta vía, pero ahora tienen ordenadores aquí y te permiten enviarle mensajes a tus seres queridos. Acabo de llegar y he comprobado que todo está preparado para cuando llegues este próximo viernes. Tengo muchas ganas de verte y espero que tu viaje sea tan tranquilo y agradable como ha sido el mío.

P.D.: No traigas mucha ropa. ¡Aquí hace un calor infernal!"


:D



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¿Tienen carta blanca las empresas sobre el correo corporativo de los trabajadores?
¿Puede la empresa examinar mi e-mail? 
¿El jefe puede leer los correos electrónicos de los trabajadores? 
Cuidado con qué y a quién envías un adjunto
LEY ORGÁNICA 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal
Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economía Sostenible /Disposición final quincuagésima sexta. Modificación de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal

Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSICE).

 

No Leer Te Puede Salir Muy Caro

Hace ya un par de años os hablé de la importancia de leer cuidadosamente los contratos antes de firmarlos en el post Contratos: Leer Dos Veces y Firmar Una y también en Letra Muy, Muy Pequeña: Cuando el Contrato No es Legible Y hoy, para ilustrar la importancia de cerciorarnos de qué es realmente lo que nos ponen delante para que lo firmemos y a qué nos comprometemos con ello, os traigo dos ejemplos que han llegado hace muy poco a mi buzón.


Os pongo en antecedentes:


Hace unas semanas solicité el registro de una marca comercial  en la Oficina Española de Patentes y Marcas para una de nuestras líneas de negocio. Esta petición también implica el pago de unas tasas que, por supuesto, se abonaron al presentar los impresos oficiales de solicitud.


Esta petición implica que, cuando se acepta y se publica en el boletín de la OEPM, la marca (o nombre comercial) queda registrada y protegida en las condiciones que se solicitan (clase, ámbito de aplicación, etc.) y por un plazo determinado. Y no hace falta pagar nada más una vez satisfechas las tasas correspondientes, al menos hasta que no se produce algún cambio o ampliación; o hasta que no vence el plazo por el que la marca está registrada y es necesaria una renovación.

 
Pues bien, hace pocos días me llegaron dos cartas en las que me pedían el pago de unas cantidades desorbitadas por la marca comercial que había solicitado y que nada tenían que ver con las tasas que ya había pagado (131,22 € formalizada por vía electrónica, algo más si se hace presencial). 

 

Autor de esta estupenda foto "El engaño" : Miguel Ángel Pelegrí

Lo primero que suele ocurrir cuando llegan estas comunicaciones es asustarse y pensar que, los 815,00€ que pedían en la primera carta y 970,00 € en la segunda, no eran precisamente un gasto que viene bien hacer así, sin previo aviso. 

 
Pero, y siempre hay un pero, cuando se leen cuidadosamente las comunicaciones comienzan a aparecer ciertas pistas de que se trata de todo un timo:

• Las cartas vienen de la República Checa (Ejemplo 1) y de Eslovaquia (Ejemplo 2). Algo que lleva a pensar que no tiene nada que ver con la Oficina Española de Patentes y Marcas, que es donde se realizó la solicitud.

• Que la redacción y ortografía de una de las cartas (Ejemplo 1) es algo más que curiosa. Si se tratase de una comunicación oficial se habría traducido convenientemente.

• Que en una de ellas (Ejemplo 1), en las condiciones generales, se habla de que el contrato habla de que la jurisdicción aplicable será la de la República Checa. ¿Qué hace la República Checa en este asunto, cuando la marca se ha registrado a nivel nacional?

• Y, lo peor de todo, viene al pie de ambas cartas, donde en una letra pequeña y como de pasada, se indica que el registro donde aparecerá la marca es privado, que no tiene nada que ver con organismos oficiales ni con órganos estatales de ningún tipo, ni aquí ni en la República Checa, y que no hay obligación alguna de pagar nada.

Realmente lo que ofrecen es la inclusión de la marca (que aún está pendiente de la comunicación del registro oficial y la publicación en el boletín de la OEPM) en unos directorios privados que gestionan empresas checas (y que no son muy conocidos, dicho sea de paso), durante un año y por unas cantidades absolutamente vergonzosas. No hay nada oficial, sólo se trata de inserciones publicitarias, puras y duras.


¿Qué ocurre con estas comunicaciones, que no dejan de ser contratos? Pues que los que no leen cuidadosamente las comunicaciones y las condiciones o que no están muy avezados en esto del registro de marcas, pagan por algo que no les va a servir de nada. Y es mucho dinero para pagar por nada, ¿no os parece? Y, aviso a quienes vayan a registrar su nombre o marca comercial: estas cartas llegan siempre que se hace una solicitud. Llevo ya 6 marcas en los últimos años y han aparecido puntualmente en mi buzón cada vez que he solicitado una.


Como podéis ver, no leer con detenimiento un contrato del tipo que sea, puede salir muy caro; en sentido figurado y literal, sólo tenéis que echarle un vistazo a los ejemplos que os he mostrado.


A continuación podéis visualizar ambas cartas. Se han tachado todos los datos personales a fin de mantener la privacidad de ambas partes:


Ejemplo 1


Os dejo el anverso y el reverso de la carta. En este último se incluye unas condiciones generales. 
 

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Ejemplo 2

En este caso la carta sólo incluía esta información, sin condiciones generales como la anterior. 

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Una Carta Comercial no es un Texto Web

Este post surge de la cantidad de cartas comerciales que recibo últimamente y que adoptan el mismo estilo que tienen algunas páginas web de mala calidad.


No se si os habéis fijado, pero hay empresas que envían cartas con un mensaje confuso, sin márgenes, sin un estilo definido, con varios tipos y tamaños de letra en el mismo texto, con todo tipo de colores... como os decía, como una mala web. Por supuesto, ofrecen una pésima imagen de la empresa que las remite y suelen acabar en la letra "P" del archivo vertical: la papelera. 


Hay quien entiende que las técnicas SEO para posicionar una página web se pueden utilizar al diestro y siniestro en una carta comercial, deben pensar que con ellas posicionarán mejor la carta... en la "P" del archivo, claro ;) Y no, no es así. Evidentemente, todos recibimos multitud de correspondencia, lo que hace necesario llamar la atención del destinatario; pero no así. Debemos captar el interés de quién recibe nuestro mensaje por el contenido, por la presentación, por la brevedad y por la calidad. Creedme, según lo que se ve actualmente, una carta bien escrita y perfectamente presentada llama la atención, vaya que si la llama.

 
Durante varios años he sido secretaria de dirección y también he impartido formación sobre este tema, así que es un tema que me interesa especialmente. Soy especialmente consciente de la importancia de la carta comercial como medio de transmitir tanto el mensaje que se quiere transmitir como la imagen de la compañía. 


Para redactar y presentar una carta comercial correctamente y que no parezca un texto para una mala web, aquí tenéis unos cuantos consejos útiles y fáciles de llevar a la práctica:

• Recordad: una carta no es un contenido web, es una comunicación comercial sujeta a ciertas reglas.

• Antes de escribir, ordenad vuestras ideas y definid el mensaje central, lo que queréis decir, a partir de ahí debéis construir la carta.

• Importante: la carta comercial debe tener las cuatro partes indispensables: saludo, cuerpo, cierre y despedida. 

• La ortografía y la redacción deben ser excelentes. Si no se os da muy bien, siempre están los correctores ortográficos, manuales de estilo y diccionarios que prestan una ayuda inestimable.

• El tipo de letra debe ser único y, a ser posible, el mismo en todas las comunicaciones comerciales de la empresa. En algunos casos, se pueden usar dos si se considera estrictamente necesario para destacar o diferenciar alguna parte del mensaje.

• El tamaño de la letra debe ser el mismo en la fecha, saludo, cuerpo, cierre, despedida y antefirma. Sólo debería variar, si lo hace, en los datos del remitente o del destinatario y en las referencias o asunto.

• El color de la letra debe ser el mismo para toda la redacción. El color se debe dejar únicamente para el diseño del material corporativo. Un exceso de color en una carta comercial despista la atención del mensaje y da imagen de una empresa infantil y poco seria.

• Las negrillas, subrayados y cursivas se deben usar únicamente para señalar partes de texto muy concretas y sólo cuando sea adecuado. Si se abusa de estos recursos, cuya misión es llamar la atención sobre algo en concreto, se consigue el efecto contrario porque el destinatario no sabe qué es lo importante y lo que no.

• Es necesario respetar unos márgenes mínimos en todo el documento. Una referencia sería un mínimo de 2,5 cm. para todos los márgenes en vertical y horizontal, a partir de ahí, la legibilidad, la armonía y el gusto personal son los que mandan.

• También es importante separar los párrafos con un espacio suficiente para facilitar la lectura de la carta. Si se utilizan sangrías, el espacio puede ser menor; si se utiliza el estilo bloque (todo el texto alineado a la izquierda), es más conveniente usar espacios más amplios entre párrafos.

• Se debe emplear un estilo coherente aunque no tengamos conocimientos administrativos o de secretariado, es decir, si empleamos sangría en un párrafo, debemos utilizarlo en el siguiente. Si justificamos una parte de la carta, debemos hacerlo con el resto. 

• El papel debe ser de una calidad media-alta. Ya no se envían tantas cartas, así que no escatiméis en papel. Si os supone un gasto muy elevado, es mejor enviar un email (ojo, siempre respetando la LOPD y la LSSI y evitando el spam).

• Otro punto importante a tener en cuenta es la calidad de impresión. Debe ser de una calidad buena que facilite la lectura y que ofrezca un buen aspecto. Si la tinta se está acabando en nuestra impresora, lo mejor es cambiar el cartucho para este tipo de comunicaciones externas y acabar el anterior para textos internos o borradores.

• Por supuesto una carta bien redactada debe incluir alguna palabra o expresión clave, marcada por el objetivo de la misma... pero una o dos veces, no quince, en negrilla y con letra extragrande. Como ya he dicho, aquí no hace falta hacer SEO. 

Os agradezco vuestro tiempo y aprovecho para enviaros un cordial saludo,


:)