¿Para Quién Escribes Tus E-Mails?

Hace muchos años, cuando trabajaba como secretaria de dirección, me inculcaron una premisa a la hora de redactar una carta: que pudiese leerla cualquiera, incluso si no era su destinatario.


Eso implicaba que la redacción, la ortografía, las formas y el contenido debía ser para todos los públicos. Nada de confianzas excesivas, expresiones vulgares o información sensible.


La explicación tenía su lógica impecable: en una empresa, entonces y ahora, cualquier directivo o trabajador puede ser auditado o despedido sin previo aviso y, en ese caso, su correspondencia (al menos la archivada en su despacho) quedaría expuesta a otros ojos que son los suyos. Por no hablar de otras mirada indiscretas, que pueden ocurrir en cualquier empresa. Y no estoy hablando de espionaje al estilo Mission Impossible, sino de compañeros o superiores con ganas de Saber y Ganar.


Y esto, a pesar de ser algo que me enseñaron hace tiempo, está de plena vigencia. Y no sólo con la correspondencia en papel, que cada vez es más escasa, sino que también afecta a los correos electrónicos. Y mucho.

 
En los e-mails esta prudencia es mucho más importante que en la correspondencia off-line, porque tiene más frentes que convierten al mensaje en visible por otros que no son su destinatario.


Para minimizar los datos inapropiados de los correos electrónicos, aquí tienes algunos consejos.

El contenido


Evita insultar o poner en evidencia a alguien a través de un correo electrónico. Primero, porque no es de buen gusto. Segundo, porque nunca sabes dónde terminará ese e-mail. Puedes equivocarte de destinatario (incluso enviárselo al objeto de tus iras por error), la otra persona puede comentarlo o reenviarlo, puede quedar abierto en tu ordenador y verlo cualquiera. Un horror de consecuencias imprevisibles. 


Si la información que vas a transmitir es delicada o confidencial, te recomiendo otro tipo de vía para hacer llegar ese mensaje a su destinatario. Valora si no será más adecuado hacerla llegar en persona o por teléfono. 


Ten cautela con el humor y la ironía. Son excelentes recursos, pero no se entienden tan bien por escrito como en persona. Siempre en pequeñas dosis y con elegancia.


Antes de enviar, piensa que en muchas ocasiones ese correo debe ser reenviado o mostrado a otra persona, por necesidades del trabajo. Valora qué pensarías tú si leyeses tu propio correo siendo otra persona. Vamos, redacta los correos como si los fuese a leer tu madre o, mejor aún, tu cuñado. 


Lee y relee el mensaje antes de enviarlo. De hecho, el mejor consejo es no enviar un e-mail importante en caliente. Cambiar de actividad y repasarlo pasadas unas horas puede ser una medida para no cometer errores, ni en la redacción ni en el destinatario. Y si es realmente vital para ti, pide a otra persona de tu confianza que lo lea. Dos pares de ojos ven más que uno.


El formato


Utiliza una ortografía, gramática y puntuación impecables.


Evita las jergas y las abreviaturas y las palabras malsonantes. El lenguaje tipo WhatsApp o SMS no tiene lugar en un e-mail. Y te aseguro que se usa, incluso para solicitar un puesto de trabajo , doy fe. 


Incluso aunque el destinatario sea alguien con el que tienes mucha confianza, no te excedas con un lenguaje demasiado coloquial o las palabras malsonantes.


Mantén un formato lógico en los correos, en el que incluyas: saludo, cuerpo y cierre. No prescindas del saludo y del cierre, salvo que ya hayas intercambiado varios e-mails en un corto período de tiempo y sobre el mismo asunto. 


Termina siempre con una firma con nombre y tus datos profesionales. No sólo es más formal, además así te harás responsable de lo que escribas.


El destinatario


Cerciórate de lo que envías y a quién se lo envías, porque en algunos casos sólo te supondrá una cara colorada, pero en otros te puede costar un disgusto: sanciones, pérdida de clientes, un despido, etc. 


Ten precaución a la hora de introducir el destinatario, porque ya sabes que la libreta de direcciones de tu programa de correo te puede jugar una mala pasada. La única solución: ir con cuidado.


Ojo con las listas de distribución, porque las carga el diablo. Son la forma más fácil de enviar información por error a personas a las que no te conviene que les llegue. Y eso sin contar con los problemas que puedes tener con la Agencia Española de Protección de Datos. 


Maneja con propiedad los Para / Cc / Cco. El "Para:" es para el destinatario real de tu e-mail, del que quieres una respuesta o una acción. El "Cc:" es para informar del contenido del mensaje a un tercero, pero del que no necesitas una respuesta". Y el "Cco:" es para otra persona a la que quieres informar del contenido del mensaje, pero sin que se enteren los demás. Son buenas herramientas para controlar a los destinatarios de tus e-mails y de la respuesta que quieres de cada uno.   


Si te equivocas de destinatario 


Pide disculpas siempre por el error.


Si el error ha sido de grandes proporciones, valora si la mejor opción es que las disculpas las pida el máximo responsable del departamento o de la empresa, según el caso. 


Si es el receptor equivocado del mensaje el que te informa de que se lo has enviado por error, dale las gracias por la información. 


Asume las consecuencias del tu equivocación si es que las ha habido. Por ejemplo, si le dado un descuento que reservas para tus clientes premium a uno nuevo, la mejor reacción es conservarle ese descuento. Él no tiene la culpa de tu error y quedarás muy mal si luego recoges velas. Además, eso te servirá de castigo para que no vuelvas a meter la pata...


Para terminar te dejo un chiste clásico al respecto:


"Un matrimonio decidió ir a pasar unas vacaciones en una playa del Caribe, en el mismo hotel donde pasaron la Luna de Miel 20 años atrás, pero por problemas de trabajo, la mujer no pudo viajar con su marido, quedando en ir para allá unos días más tarde.

Cuando el hombre llegó a su destino y se alojó en el hotel, vio con que en la habitación había un ordenador con conexión a Internet a disposición de los huéspedes. Entonces decidió enviar un e-mail a su mujer,  pero se equivocó y sin darse cuenta lo envió a otra dirección.

El e-mail lo recibió por error una desconsolada viuda que acababa de llegar del funeral de su marido y que, al leer su correo electrónico, se desmayó instantáneamente. El hijo de la viuda al entrar en la habitación, encontró a su madre en el suelo sin conocimiento, a los pies del ordenador, en cuya pantalla se podía leer:

"Querida esposa: He llegado bien. Probablemente te sorprenda recibir noticias mías por esta vía, pero ahora tienen ordenadores aquí y te permiten enviarle mensajes a tus seres queridos. Acabo de llegar y he comprobado que todo está preparado para cuando llegues este próximo viernes. Tengo muchas ganas de verte y espero que tu viaje sea tan tranquilo y agradable como ha sido el mío.

P.D.: No traigas mucha ropa. ¡Aquí hace un calor infernal!"


:D



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Cuidado con qué y a quién envías un adjunto
LEY ORGÁNICA 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal
Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economía Sostenible /Disposición final quincuagésima sexta. Modificación de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal

Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSICE).

 

Los DM en Twitter para Vender: Campo Minado

Sólo tienes que echarle un ojo a diario a tu buzón de Twitter para darte cuenta de la cantidad de mensajes directos inútiles y molestos recibes. DM en los que te venden y te piden sin sonrojo... y sin que conozcas apenas al emisor. 


No tienes más que esperar cuando haces un follow a alguna persona o empresa que te ha parecido interesante, en apenas 30 seg. ya tienes un mensaje directo automático en el que te ofrecen sus productos o servicios o te piden una suscripción o que les sigas en otra red social. 


Y eso es un gran error, porque la imagen personal y/o de marca se ve dañada con cada uno de esos DM automáticos.


Los motivos son los siguientes:

• Es la antítesis de la personalización de la comunicación. Recibir un mensaje automático (o que lo parezca) es algo que ya no se perdona fácilmente. Los usuarios cada vez exigimos una mayor y mejor personalización en los mensajes que recibimos y tendemos a ignorar los que nos envían a granel. En las redes sociales (y en la vida offline) es importante que la comunicación se lleve a cabo entre personas, o sea, yo soy un emisor humano que te dirijo un mensaje a ti, que también lo eres. Pero parece que hay quien no se ha dado cuenta aún...

• Genera un hastío profundo en el receptor del DM. De hecho, hay algunos que lo que consiguen es un unfollow de forma inmediata. Los usuarios de RR.SS. estamos hartos de este tipo de agresiones, porque este mismo modus operandi lo puedes encontrar en cualquier red social todos los días. ¿O no has sido víctima de los spammers compulsivos en Linkedin, por ejemplo?

• Provoca rechazo inmediato en quien lo recibe. A la mayoría, los vendemotos y vendeburras nos hacen ponernos a la defensiva, porque detrás de alguien que sólo te quiere vender algo, incluso sin haberse preocupado de establecer un mínimo contacto, siempre hay alguien que busca engañarte porque piensa que, por defecto, eres tonto. Ya sabes, lo de los leones contra las gacelas...

• Y qué decir de los que piden, piden y piden: "sígueme en", "regístrate en", "apúntate a", "visítame en"... Es el equivalente a que te presenten a alguien y te pida prestados 50 € sin haber conversado contigo ni 5 minutos.

• Pero el colmo de los colmos es el que te envía un DM como estos que te he comentado... ¡y ni siquiera te sigue! Vamos a ver, me quiere vender, quiere mi Me gusta en FB, insiste en que me suscriba a tu blog... ¿y no tiene ni siquiera la decencia de seguirme a través de la red social desde la que me acosa con sus mensajes y peticiones? ¡Ja, ja, ja! Ese personaje/marca acaba en mi lista negra, te lo aseguro.  

• Este tipo de mensajes directos denotan una cierta falta de formación a nivel profesional y una carencia grave de buenos modales. Y esto, créeme, siempre funciona en contra de su imagen personal y de marca. 

Lo que no se debería hacer nunca...

 

• Por otra parte, los DM de personas a las que apenas conocemos pueden ser una fuente de serios problemas: phishing, malware, etc. Por defecto te recomiendo que no abras nada sospechoso de quien te envía un mensaje directo sin que le conozcas, sobre todo cuando te lleva a un enlace que te pide datos personales y contraseñas.

Pero esto no significa que no debas utilizar los mensajes directos de Twitter, claro que no, son una buena herramienta para comunicarse. Mi consejo es que emplees los DM para fines como estos:

• Para saludar o presentarse, sin más interés que ese. Y presentarse no es una excusa para empezar a vender en el primer mensaje. Tú saluda y luego ya tendrás tiempo de estrechar lazos y ofrecer tus productos o servicios.

Lo que sí hacer con los DM en Twitter...

 

• Para comentar algo importante o divertido con un follower (o grupo) en concreto. Eso mejora mucho nuestra imagen frente a ellos.

• Para agradecer algo a ese usuario, sobre todo si no se va a entender si se hace de forma pública. Hay gracias que saben mejor cuando se dan en privado.

• Para criticar (siempre de forma constructiva, please). Como norma general, mi consejo es que las hagas en privado. Si no te responden o no recibes una contestación satisfactoria tras un DM, entonces quizás puedas dar un paso más y hacerlo de forma pública. Siempre con educación. En cualquier caso, piensa que las críticas aceradas y los insultos dañan más la reputación de quien los profiere que de quien los recibe.

• Facilitar datos e información que no es oportuno incluir en el timeline. La dirección de e-mail, por ejemplo.

• Para dar contenidos útiles a determinados seguidores, como un valor añadido y una muestra de tu expertise. Ojo, si brindas información a tus followers ésta debe ser interesante, comprensible y práctica para ellos. 

DM... vintage :D

• Para ofrecer descuentos y promociones dirigidas especialmente a ciertos usuarios. Cerciórate de que perciben que ese cupón o ese descuento es un detalle que tienes con ellos precisamente por eso, por ser ellos.

• Cuando se quieren hacer propuestas laborales o responder a ellas.

• En conversaciones largas que puedan saturar el timeline y que puedan terminar resultando cargantes o incomprensibles para quien no esté involucrado en el tema.

• Para mantener un contacto periódico más estrecho y personal con ciertos followers. En este caso, el mensaje siempre debe estar personalizado al máximo. 

¿Cuál es tu experiencia en Twitter con este tipo de mensajes? Cuenta, cuenta...




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¿Muletillas?, No Gracias

¿Usas muletillas para "apoyarte"?

Las muletillas son un defecto del que no nos libramos casi nadie. En algunos casos llegan a ser una seña de identidad casi inseparable de quien la utiliza pero, en la mayoría de las ocasiones, llegan a ser sumamente molestas y crean ruido en el mensaje que se quiere transmitir. Quién no ha ido haciendo recuento de "vales", "ya te digos" u "oseas" mientras hablaba con alguien y ha dejado de prestar atención lo que decía, porque era más acuciante saber cómo iba a terminar el marcador de muletillas que escuchar su discurso. 


Conozcamos un poco más el curioso mundo de los latiguillos, sus causas y cómo evitarlos.


Causas


Las causas de estos automatismos verbales son muy variadas y pueden darse de forma simultánea:

• Falta de vocabulario.

• Desconocimiento del tema a tratar.

• Hábitos adquiridos, muchas veces a nuestro pesar (no hay más que ver los "te das cuen" o los "si hay que ir se va..." que nos han contagiado).

• Nerviosismo.

• Falta de seguridad y autoestima.

• Timidez. 

• Falta de concentración.

• Fatiga.

¿Cómo evitar entonces esos latiguillos?

 

La "muletillofilia" puede crearte una mala imagen profesional

1.- Como si de una enfermedad se tratase, la muletillofilia hay que diagnosticarla primero y tratarla después. Es importante que detectes cuáles son tus latiguillos personales, así te pondrás poner manos a la obra para eliminarlos o atenuarlos. Si no sabes bien cuáles son tus tics verbales, no seas tímido y pregúntale a los demás. 

2.- Otro de los consejos habituales es que te grabes, aunque es un método que no siempre se puede poner en práctica: falta de logística, de oportunidad...

3.- Ensaya. Te permitirá preparar el discurso (incluso los imprevistos) y te aportará un plus extra de seguridad. 

4.- Evita los nervios. Algunos trucos: visualízate hablando de forma clara y sin bordones, llega con tiempo al lugar donde vas a hablar, prepara el material que vayas a necesitar cuidadosamente y con antelación, haz unas cuantas respiraciones profundas antes de comenzar tu discurso, bebe unos cuantos sorbos de agua para que no se te seque la boca, etc.

5.- Piensa antes de hablar, es la mejor manera de evitar los ripios.

6.- Presta atención a lo que dices, no hables por hablar.

7.- Busca la máxima precisión en el lenguaje, así evitarás las vaguedades y las abstracciones, que llevan irremisiblemente al uso de muletillas. Esta precisión se nutre de tres fuentes principales: la primera, el consejo anterior, porque pensar dos veces (o más) antes de expresarnos nos ayuda a ser más exactos en el lenguaje; la segunda es leer mucho; la tercera es escuchar con atención a los demás para aprender todo lo que podamos.

8.- Utiliza el diccionario de términos y de sinónimos con frecuencia, eso enriquecerá tu vocabulario. Y te ayudará con eso de la precisión.

9.- Procura hablar más despacio, así te dará tiempo a pensar y a buscar los términos exactos que describen tu mensaje.

Cambia tu "bastón" por silencios

10.- Cambia las muletillas por silencios. No sólo te ayudarán a eliminar los latiguillos, además mejorarán tu capacidad de comunicación. El silencio sirve para enfatizar, puntuar, crear expectación...

11.- Si no sabes qué decir, confiésalo; es mejor que reconozcas que no sabes qué decir o cómo expresarlo y evitar un rosario de estribillos.

12.- Si no conoces en profundidad el tema del que vas a hablar, lo más seguro es que dudes y saques todo tu arsenal de tics verbales, así que prepáratelo a conciencia. Te dará más seguridad a la hora de hablar y el discurso fluirá sin complicaciones.


Pero también tienen su cara buena...

 
Las muletillasTambién pueden ser positivas, siempre que se utilicen voluntariamente para comprobar el feedback de nuestro mensaje, para mantener el interés o para buscar una cierta complicidad con nuestro auditorio.

 
Y, por supuesto, cuando también las utilizamos con mesura (y consciencia) para construir nuestra identidad como comunicadores.

 
Una recopilación curiosa

 
Aquí tienes una muestra de algunas de las cantinelas más comunes:

 
¿vale? ¿me entiendes? ¿me explico? ¿no? ¿sí? ¿viste? ¿ves? ¿verdad? ¿está claro? ¿sabes lo que te quiero decir? Ok, pues, pues sí, puesto que, entonces, ya que, es decir, así que, bueno, por supuesto, esto, éste, o sea, digo yo, digamos, ya te digo, dicho lo cual, claro, básicamente, literalmente, naturalmente, francamente, sinceramente, claramente, como tú sabes, eh, ah, mmm...

 
¿Cuál es la tuya?

 
Para finalizar, te dejo un enlace a un vídeo genial sobre las muletillas de Camera Café. Que lo disfrutes.

Si no puedes visualizar el vídeo, por favor pincha en este enlace. (4:30)

Al Tercer Timbrazo...

Hay empresas que gastan sumas astronómicas en campañas de marketing y comunicación en las que presentan a su marca como el paradigma de la rapidez y la eficacia... y luego tardan lo indecible en responder a una simple llamada telefónica.


¿Cómo vamos a creer en su diligencia, si no son capaces siquiera de atender nuestra llamada en un tiempo razonable?


¿Alguna vez habéis llamado a una puerta y han tardado una eternidad hasta que os han abierto? Todos conocemos esa sensación embarazosa que nos deja el ánimo de un perrillo abandonado. Pues quien espera (y desespera) a que atendamos el teléfono, lo percibe de la misma forma.


Es muy importante responder la llamada al segundo o tercer timbrazo para demostrar al cliente:

• Que nos importa. 

• Que nuestra empresa tiene una buena organización en cuanto a recursos y a personal. 

• Que es una muestra palpable de la diligencia y eficacia con la que responderemos a sus necesidades. 

• Que no terminará hablando con un molesto contestador automático. 

• Que nuestra empresa sigue en funcionamiento y no ha cerrado sus puertas.

El mensaje que se transmite cuando se contesta en un plazo razonable es: "estamos deseando atenderte, porque nos importas y porque sabemos cómo hacerlo". Y, algo tan sencillo, es parte de los cimientos de una buena imagen de marca (o personal). Uno de esos detalles que crean confianza.


Para conseguir esa celeridad en la respuesta, se pueden tomar unas sencillas medidas:

• Si la empresa tiene capacidad para hacerlo, lo mejor es contratar una recepcionista que se encargue de responder al teléfono y transferir las llamadas. Y, por supuesto, que esté formada para que conteste con rapidez y profesionalidad.

• Si la empresa no tiene capacidad económica para contratar a alguien que se encargue del teléfono, sería conveniente que los trabajadores estuviesen concienciados (y formados) de que el teléfono se debe atender inmediatamente, sin echar balones fuera para que la llamada la recoja otro. Se pueden establecer turnos para responder, por ejemplo.

• Otra opción, si no hay recepcionista, es hacerse con una centralita que pueda distribuir las llamadas con celeridad, así el cliente no tendrá que esperar a que alguien tenga tiempo (o ganas) de responder a su llamada. Y, claro, cuando las llamadas lleguen a su destino, el receptor deberá actuar correctamente y atender al cliente antes del tercer timbrazo.

• También es útil desviar llamadas a otro teléfono, si no vamos a estar en nuestro puesto de trabajo, así podremos dar respuesta a los clientes con prontitud.

Eso sí, tampoco hay que responder al primer timbrazo, puesto que el cliente podría pensar que estamos de brazos cruzados esperando que suene el teléfono, como si fuésemos una adolescente esperando la llamada de su primer noviete; algo que podría interpretar como una falta de trabajo o de clientes.

Caso de Mala Atención: Usted No Me Ha Entendido...

El otro día me llamaron de una operadora telefónica (la de color naranja que tiene tarifas con nombre de animalitos), algo habitual, puesto que recibo sus amables llamadas puntualmente de lunes a viernes. 


Pues bien, el también amable operador que me llamó para ofrecerme fibra óptica, me bombardeó sin piedad con su oferta sin apenas respirar (qué pulmones, debe ser campeón de apnea en sus ratos libres) y con un acento cerradísimo que aún estoy por identificar.


Cuando conseguí encontrar un resquicio en su verborrea, aproveché para comentarle que no me interesaba porque no era factible poner fibra óptica en mi domicilio (no hay posibilidad física de hacerlo sin tener que hacer una obra importante). Ya lo intentó instalar la compañía de color azul y verde en dos ocasiones y no pudo, así que no creo que la compañía naranja lo pueda conseguir, ni poniendo al delfín, a la ballena y al canguro juntos a trabajar ;)


Nada más decirle eso, el amabilísimo y competente operador me espetó, así, sin anestesia un: "oiga, oiga, que no me ha entendido nada de lo que le he dicho"... ¿Que no le he entendido? ¿No será más bien que no se ha explicado?


Y, ¿por qué no se ha explicado? Es bien sencillo, porque no se ha preocupado de escuchar antes de hablar. Si en lugar de haber soltado una tremenda parrafada, se hubiese preocupado de comunicar; yo, su cliente, le habría comprendido perfectamente.


Para conseguirlo, sólo habría tenido que:

• Emitir su mensaje de forma breve y clara, identificando claramente el producto que se va a vender. Si según descuelgan el teléfono, se habla sin parar y con el piloto automático, el cliente ya está perdido definitivamente; ya nos ha puesto la etiqueta de televendemotos y no va a escuchar nada de lo que le decimos. Quizás nos oiga, pero de escucharnos... nada de nada.

 

• Cuidar la dicción y la velocidad de emisión del mensaje, especialmente si a pesar de emplear el mismo idioma que el interlocutor pero se tienen dificultades con los giros, la sintaxis o la pronunciación. Lo importante no es saber hablar un idioma, es saber comunicarse a través de él.

 

• Preocuparse de conocer los posibles problemas relacionados con el producto o servicio y, por supuesto, también sus posibles soluciones para poder rebatir adecuadamente las objeciones del cliente.

 

• Escuchar al cliente de forma activa, para detectar esas posibles objeciones y sus necesidades reales. Esto debe ser como una conquista amorosa, nada de un aquí te pillo aquí te mato; esa técnica no sirve en la vida real y mucho menos en el telemarketing. Debe ser una conversación, no un monólogo que termina con una compra por lo buenísimos que somos soltando discursos.

El cliente no necesita un orador, necesita un comunicador

Es  importante recordar que la responsabilidad de la comunicación es nuestra, no de quien nos escucha. No debemos ser grandes oradores, debemos ser grandes comunicadores. Y para conseguirlo sólo nos hace falta: conocimientos, escucha activa, empatía, proactividad, capacidad de síntesis y de análisis, humildad y sentido del humor.


Por cierto, al final creí entender que sí podrían haber instalado lo que me ofrecían, porque la fibra llegaba hasta la entrada y luego se habría podido utilizar un cable de cobre de los ya existentes. Claro que, desde el "es que no me ha entendido", decidí que no iba a trabajar con esa empresa y, menos aún, con ese operador. Bye bye delfines, ballenas y canguros...


Espero haberme explicado correctamente... :)

 
Os dejo un vídeo ilustrativo acerca de cómo un cliente no entiende al teleoperador, porque éste no se quiere hacer entender y evita escuchar al cliente de forma voluntaria. En este caso, no se trata de falta de aptitud y actitud, si no que se busca cometer una auténtica estafa. Aviso a navegantes: si tenéis un mal día o estáis enfadados, os aconsejo que no lo veáis, porque es indignante.

Si no podéis visualizar el vídeo correctamente, pinchad en este enlace.

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Linkedin: Networking vs Spam

Realmente estoy harta de los spammers, especialmente cuando usan redes sociales como Linkedin. Y estoy harta, porque este tipo de elementos utilizan una red que promueve el networking profesional de forma legítima y honesta para venderte motos... cuando ni siquiera tienes carnet. Linkedin es una estupenda red de networking, no una plataforma gratuita de spam.


 Y estos vendeburras se pueden catalogar de tres maneras:

Los de la técnica del: "barato, barato".

• Los que contactan contigo para colocarte productos y servicios para los que claramente no eres su target, algo que habrían comprobado si hubiesen dedicado un instante a revisar tu perfil. Esta categoría se reconoce fácilmente porque, apenas has terminado de pulsar en aceptar su invitación, cuando tienes uno (o varios) correos que lo mismo te venden ropa interior de perlé que un súper-negocio al más puro estilo estafa piramidal (vamos, uno de éstos me intentaron colar el otro día, sin ir más lejos).

• Los que entran en grupos para introducir sus productos y servicios a troche y moche, metiéndolos con calzador en debates que han iniciado otros. O, peor aún, camuflándolos como un debate nuevo cuando realmente es una promoción propia, sin ningún valor añadido para el grupo.

• Los que, habiendo perdido toda vergüenza, spammean de forma indiscriminada por todo Linkedin, sin ni siquiera molestarse en camuflarse lo más mínimo. Todavía recuerdo a un gran profesional que vendía naranjas a domicilio en todo tipo de grupos, llego a ser tan pertinaz, que casi llegue a odiar a ese inocente y sabroso cítrico.

• Los que piden recomendaciones, muchas veces sin haber trabajado jamás contigo (y algunos sin ni siquiera conocerte en persona). Y, precisamente, son este tipo de pedigüeños a los que no recomendarías ni bajo coacción.... curioso, muy curioso.

Y este tipo de actitudes son sólo un reflejo de lo que, por desgracia, aún sigue en activo en el mundo empresarial:

• Profesionales poco formados en general y menos aún en RR.SS. y su código de conducta. Algo impensable a estas alturas del partido.

• Comerciales de la vieja escuela, de esos que se jactan de haberse hecho a sí mismos y que no se han molestado en formarse jamás. Y, lo peor de todo, es que aplican sus técnicas desfasadas al mundo online donde aún quedan más patentes su carencias de formación, de ética y de profesionalidad.

• Sinvergüenzas varios que se esconden detrás de una plataforma seria para hacer spam de forma indiscriminada. A estos señores les vienen muy bien las RR.SS., porque no tienen que preocuparse por la LSSI o la LOPD y que, además, se ahorran tiempo y dinero al no tener que trabajarse una buena base de datos y una segmentación cuidadosa. Total, se lo envían a todo el que se les pone por delante y, oye, alguien picará.

Y para no caer en este tipo de prácticas: 

• Busca y acepta contactos únicamente de personas y sectores que sean de tu interés.
  

Busca siempre tu target

• Estudia cuidadosamente los perfiles de las personas con las que quieres estar en contacto, tanto si tú eres el solicitante como el solicitado.

• Si tú eres el que inicia el contacto, procura presentarte y agradecer que te incorporen a su red de contactos. Y, presentarte, no significa vender según te acepten, tenlo presente. Esto es como un cortejo amoroso, nada de ¿en tu casa o en la mía? según te conoces; conversación, cena, cine, baile, bombones y flores antes de entrar en harina.

• Aporta siempre antes de pedir. ¿Te fiarías de alguien que te pide dinero nada más conocerte? Y aquí aportar significa participar en grupos que te sean afines y hacer comentarios acertados, compartir información útil con los demás, interesarte realmente por tus contactos, seguir a otros, etc. Do ut des.

• Si tu contacto y tú ya habéis establecido un contacto más o menos sólido y crees que es el momento de ofrecer tus productos o servicios, hazlo de tal manera que le pueda interesar a tu interlocutor: investiga cuáles son sus necesidades y cuáles de tus productos le pueden interesar, personaliza la información...

• Si tienes capacidad para ofertar productos o servicios distintos con cierta frecuencia, pide permiso para enviar newsletters a la persona contactada. Si realmente tienes algo que le interese, estará encantado de recibir información periódica. Si no, ¿para qué vas a molestarle?

• No pidas recomendaciones, especialmente si nunca has trabajado con la otra persona. Las recomendaciones son para garantizar a quien te vaya a contratar que eres un buen profesional, si te las empiezan a dar sin ganártelas, terminarán por no servir para nada. Y eso perjudica a la comunidad en general.

• Y, ante todo, respeto, educación y sentido común. No hagas a los demás lo que no te gustaría que hiciesen contigo.

Es importante no empañar este tipo de herramientas con comportamientos abusivos. porque así seguirán siendo beneficiosas para todos.

La Importancia del Protocolo en la Empresa

Cada vez hay más emprendedores y eso es una buena señal. Pero, que seamos muchos, no garantiza que la mayoría seamos expertos en protocolo empresarial (ni siquiera neófitos). Bastante tenemos con aprender a marchas forzadas cosas tales como la mejor forma de conseguir una subvención sin perecer en el intento, presentar una plan de empresa ganador o reducir costes de forma radical sin reducir la calidad de nuestros productos.

Pero el protocolo empresarial es importante en el desempeño de nuestra actividad, aunque no lo creamos. A la hora de establecer relaciones comerciales con clientes y proveedores, tanto nacionales como extranjeros, es necesario conocer los códigos de comportamiento en el mundo empresarial. De ello depende muchas veces que nos elijan a nosotros en lugar de a otro que ofrece los mismos productos o servicios y en las mismas condiciones. Por no hablar de que el protocolo en el mundo de los negocios también forma parte de la atención y orientación al cliente.

El protocolo empresarial es una de esas disciplinas que antes se conocían y se respetaban en la mayor parte de las empresas, era algo que nadie se cuestionaba. Jefazos, jefes, jefecillos, secretarias o administrativos de cualquier empresa, manejaban esas normas con la misma soltura con la que se tomaban un café en la maquina: sabían cuál era la jerarquía, quien saludaba a quién, cómo se recibía en un despacho, quién entraba primero en un ascensor... La democratización de la empresa (emprendedores, autónomos, micropymes, etc.) ha hecho pensar, erróneamente según mi criterio, que el protocolo empresarial no iba con ellos, que eso era cosa de los peces gordos.

Protocolo: jugar todos con la misma baraja

Pues no, el protocolo aplicado a la empresa es para todos. Es una forma de conducirse en las relaciones internas o externas dentro de la empresa que ayudan a que todos juguemos con la misma baraja. Y, como todos los pequeños, de una forma o de otra, acabamos (o queremos acabar) teniendo relación con esos peces gordos, debemos saber cómo y cuándo aplicar esas normas de cortesía.

De hecho, saber cuáles son las normas generales de protocolo empresarial, nos darán una idea bastante clara, por ejemplo, del aprecio que nos tiene un cliente, la consideración que le merecemos a ese proveedor que tanto nos interesa o, incluso, si el director del banco tiene querencia a concedernos ese crédito que tanto deseamos para poner en marcha nuestro proyecto.

El protocolo es un lenguaje y, si no lo conocemos, no sabremos interpretar qué nos está diciendo el otro ni podremos transmitir lo que queremos. Una gran cantidad de malentendidos en el mundo empresarial parten precisamente de esta incomprensión.

Por ejemplo, te ayudará a entender algunas situaciones y a actuar en consecuencia; situaciones como las que siguen: 1) Si alguien no se levanta de la mesa para saludarnos cuando entramos en el despacho, pongamos por caso, deberás interpretar que es un maleducado (una información valiosa de por sí) y que, probablemente, no le interesas en absoluto (más valiosa aún) 2) Si vas a entrar en un ascensor con una persona con mayor rango en el organigrama empresarial, él entrará el último, así que no debes cederle el paso; el de mayor rango es el que más tarde entra y más pronto sale del cubículo, porque es el que menos debe permanecer allí (por comodidad y por seguridad) 3) Si contratas a una secretaria profesional, no esperará que le cedas el paso cada vez que coincidís en una puerta, porque sería poco operativo andar con cortesías sociales en el ambiente laboral 4) Si llamas señorita a la directora del banco, porque parece jovencita, lo más probable es que ya tengas un punto negativo, porque en el mundo empresarial todas las mujeres son señoras, independientemente de su edad o estado civil.

Si bien es cierto que, cuando haya cierta confianza y otros casos muy concretos, las relaciones son y deben ser mucho más fluidas y relajadas. Precisamente el conocimiento del protocolo empresarial te dirá cuándo y con quién aplicar un estilo más relajado, sin miedo a equivocarte.

También me gustaría dejar claro que, cuando hablo de mayor rango, no quiere decir que la otra persona sea más válida o mejor que otra de menor rango, simplemente ocupa un lugar más elevado en un organigrama jerárquico; cuestión de orden. Esto es como dejar el asiento libre a una señora mayor en el metro, puede ser que la persona no lo merezca o tú estés más cansado o enfermo, pero se hace para demostrar un respeto; no hacia esa persona en concreto, si no a todas las personas de más edad y a la sociedad en la figura de esa anciana anónima.

Por todo esto, te recomiendo que busques información acerca del protocolo empresarial, que leas todos los libros que tu tiempo te permita y que recibas cursos sobre el tema (también los hay online e, incluso, gratuitos). Comprobarás que no es tiempo perdido. Y, por supuesto, también te invito a que leas los artículos que iré incluyendo en el blog.

Aquí tienes algunos libros sobre el tema:

• "Protocolo y comunicación en la empresa". Carmen Cuadrado Esclápez

• "Manual básico de protocolo empresarial y social". María del Carmen Martínez Guillén

• "Guía de estilo, protocolo y etiqueta en la empresa". Pilar Benito Sacristán

• "El protocolo y la empresa". Montse Solé

  
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