jueves, 31 de octubre de 2013

La Importancia del Protocolo en la Empresa

apreton de manos
Cada vez hay más emprendedores y eso es una buena señal. Pero, que seamos muchos, no garantiza que la mayoría seamos expertos en protocolo empresarial (ni siquiera neófitos). Bastante tenemos con aprender a marchas forzadas cosas tales como la mejor forma de conseguir una subvención sin perecer en el intento, presentar una plan de empresa ganador o reducir costes de forma radical sin reducir la calidad de nuestros productos.


Pero el protocolo empresarial es importante en el desempeño de nuestra actividad, aunque no lo creamos. A la hora de establecer relaciones comerciales con clientes y proveedores, tanto nacionales como extranjeros, es necesario conocer los códigos de comportamiento en el mundo empresarial. De ello depende muchas veces que nos elijan a nosotros en lugar de a otro que ofrece los mismos productos o servicios y en las mismas condiciones. Por no hablar de que el protocolo en el mundo de los negocios también forma parte de la atención y orientación al cliente.


jefe y secretariaEl protocolo empresarial es una de esas disciplinas que antes se conocían y se respetaban en la mayor parte de las empresas, era algo que nadie se cuestionaba. Jefazos, jefes, jefecillos, secretarias o administrativos de cualquier empresa, manejaban esas normas con la misma soltura con la que se tomaban un café en la maquina: sabían cuál era la jerarquía, quien saludaba a quién, cómo se recibía en un despacho, quién entraba primero en un ascensor... La democratización de la empresa (emprendedores, autónomos, micropymes, etc.) ha hecho pensar, erróneamente según mi criterio, que el protocolo empresarial no iba con ellos, que eso era cosa de los peces gordos.


baraja
Protocolo: jugar todos con la misma baraja
Pues no, el protocolo aplicado a la empresa es para todos. Es una forma de conducirse en las relaciones internas o externas dentro de la empresa que ayudan a que todos juguemos con la misma baraja. Y, como todos los pequeños, de una forma o de otra, acabamos (o queremos acabar) teniendo relación con esos peces gordos, debemos saber cómo y cuándo aplicar esas normas de cortesía.


De hecho, saber cuáles son las normas generales de protocolo empresarial, nos darán una idea bastante clara, por ejemplo, del aprecio que nos tiene un cliente, la consideración que le merecemos a ese proveedor que tanto nos interesa o, incluso, si el director del banco tiene querencia a concedernos ese crédito que tanto deseamos para poner en marcha nuestro proyecto.


El protocolo es un lenguaje y, si no lo conocemos, no sabremos interpretar qué nos está diciendo el otro ni podremos transmitir lo que queremos. Una gran cantidad de malentendidos en el mundo empresarial parten precisamente de esta incomprensión.


ejecutivaPor ejemplo, te ayudará a entender algunas situaciones y a actuar en consecuencia; situaciones como las que siguen: 1) Si alguien no se levanta de la mesa para saludarnos cuando entramos en el despacho, pongamos por caso, deberás interpretar que es un maleducado (una información valiosa de por sí) y que, probablemente, no le interesas en absoluto (más valiosa aún) 2) Si vas a entrar en un ascensor con una persona con mayor rango en el organigrama empresarial, él entrará el último, así que no debes cederle el paso; el de mayor rango es el que más tarde entra y más pronto sale del cubículo, porque es el que menos debe permanecer allí (por comodidad y por seguridad) 3) Si contratas a una secretaria profesional, no esperará que le cedas el paso cada vez que coincidís en una puerta, porque sería poco operativo andar con cortesías sociales en el ambiente laboral 4) Si llamas señorita a la directora del banco, porque parece jovencita, lo más probable es que ya tengas un punto negativo, porque en el mundo empresarial todas las mujeres son señoras, independientemente de su edad o estado civil.


Si bien es cierto que, cuando haya cierta confianza y otros casos muy concretos, las relaciones son y deben ser mucho más fluidas y relajadas. Precisamente el conocimiento del protocolo empresarial te dirá cuándo y con quién aplicar un estilo más relajado, sin miedo a equivocarte.


grupo intercambiando saludosTambién me gustaría dejar claro que, cuando hablo de mayor rango, no quiere decir que la otra persona sea más válida o mejor que otra de menor rango, simplemente ocupa un lugar más elevado en un organigrama jerárquico; cuestión de orden. Esto es como dejar el asiento libre a una señora mayor en el metro, puede ser que la persona no lo merezca o tú estés más cansado o enfermo, pero se hace para demostrar un respeto; no hacia esa persona en concreto, si no a todas las personas de más edad y a la sociedad en la figura de esa anciana anónima.


Por todo esto, te recomiendo que busques información acerca del protocolo empresarial, que leas todos los libros que tu tiempo te permita y que recibas cursos sobre el tema (también los hay online e, incluso, gratuitos). Comprobarás que no es tiempo perdido. Y, por supuesto, también te invito a que leas los artículos que iré incluyendo en el blog.


Aquí tienes algunos libros sobre el tema:

  • "Protocolo y comunicación en la empresa". Carmen Cuadrado Esclápez
  • "Manual básico de protocolo empresarial y social". María del Carmen Martínez Guillén
  • "Guía de estilo, protocolo y etiqueta en la empresa". Pilar Benito Sacristán
  • "El protocolo y la empresa". Montse Solé
  
Y también algunos enlaces que te pueden interesar:


Comunicación global, imagen y protocolo 
Revista Protocolo.com
Galicia Protocolo

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