miércoles, 26 de agosto de 2015

¿Para Quién Escribes Tus E-Mails?


Hace muchos años, cuando trabajaba como secretaria de dirección, me inculcaron una premisa a la hora de redactar una carta: que pudiese leerla cualquiera, incluso si no era su destinatario.


Eso implicaba que la redacción, la ortografía, las formas y el contenido debía ser para todos los públicos. Nada de confianzas excesivas, expresiones vulgares o información sensible.


La explicación tenía su lógica impecable: en una empresa, entonces y ahora, cualquier directivo o trabajador puede ser auditado o despedido sin previo aviso y, en ese caso, su correspondencia (al menos la archivada en su despacho) quedaría expuesta a otros ojos que son los suyos. Por no hablar de otras mirada indiscretas, que pueden ocurrir en cualquier empresa. Y no estoy hablando de espionaje al estilo Mission Impossible, sino de compañeros o superiores con ganas de Saber y Ganar.


Y esto, a pesar de ser algo que me enseñaron hace tiempo, está de plena vigencia. Y no sólo con la correspondencia en papel, que cada vez es más escasa, sino que también afecta a los correos electrónicos. Y mucho.

 
En los e-mails esta prudencia es mucho más importante que en la correspondencia off-line, porque tiene más frentes que convierten al mensaje en visible por otros que no son su destinatario.


Para minimizar los datos inapropiados de los correos electrónicos, aquí tienes algunos consejos.


¿Para quién escribes tus e-mails?


El contenido


Evita insultar o poner en evidencia a alguien a través de un correo electrónico. Primero, porque no es de buen gusto. Segundo, porque nunca sabes dónde terminará ese e-mail. Puedes equivocarte de destinatario (incluso enviárselo al objeto de tus iras por error), la otra persona puede comentarlo o reenviarlo, puede quedar abierto en tu ordenador y verlo cualquiera. Un horror de consecuencias imprevisibles. 


Si la información que vas a transmitir es delicada o confidencial, te recomiendo otro tipo de vía para hacer llegar ese mensaje a su destinatario. Valora si no será más adecuado hacerla llegar en persona o por teléfono. 


Correo electrónico y múltiples destinatariosTen cautela con el humor y la ironía. Son excelentes recursos, pero no se entienden tan bien por escrito como en persona. Siempre en pequeñas dosis y con elegancia.


Antes de enviar, piensa que en muchas ocasiones ese correo debe ser reenviado o mostrado a otra persona, por necesidades del trabajo. Valora qué pensarías tú si leyeses tu propio correo siendo otra persona. Vamos, redacta los correos como si los fuese a leer tu madre o, mejor aún, tu cuñado. 


Lee y relee el mensaje antes de enviarlo. De hecho, el mejor consejo es no enviar un e-mail importante en caliente. Cambiar de actividad y repasarlo pasadas unas horas puede ser una medida para no cometer errores, ni en la redacción ni en el destinatario. Y si es realmente vital para ti, pide a otra persona de tu confianza que lo lea. Dos pares de ojos ven más que uno.


El formato


Utiliza una ortografía, gramática y puntuación impecables.


Evita las jergas y las abreviaturas y las palabras malsonantes. El lenguaje tipo WhatsApp o SMS no tiene lugar en un e-mail. Y te aseguro que se usa, incluso para solicitar un puesto de trabajo , doy fe. 


Incluso aunque el destinatario sea alguien con el que tienes mucha confianza, no te excedas con un lenguaje demasiado coloquial o las palabras malsonantes.


Mantén un formato lógico en los correos, en el que incluyas: saludo, cuerpo y cierre. No prescindas del saludo y del cierre, salvo que ya hayas intercambiado varios e-mails en un corto período de tiempo y sobre el mismo asunto. 


Termina siempre con una firma con nombre y tus datos profesionales. No sólo es más formal, además así te harás responsable de lo que escribas.


El destinatario


E-Mail: only for youCerciórate de lo que envías y a quién se lo envías, porque en algunos casos sólo te supondrá una cara colorada, pero en otros te puede costar un disgusto: sanciones, pérdida de clientes, un despido, etc. 


Ten precaución a la hora de introducir el destinatario, porque ya sabes que la libreta de direcciones de tu programa de correo te puede jugar una mala pasada. La única solución: ir con cuidado.


Ojo con las listas de distribución, porque las carga el diablo. Son la forma más fácil de enviar información por error a personas a las que no te conviene que les llegue. Y eso sin contar con los problemas que puedes tener con la Agencia Española de Protección de Datos. 


Maneja con propiedad los Para / Cc / Cco. El "Para:" es para el destinatario real de tu e-mail, del que quieres una respuesta o una acción. El "Cc:" es para informar del contenido del mensaje a un tercero, pero del que no necesitas una respuesta". Y el "Cco:" es para otra persona a la que quieres informar del contenido del mensaje, pero sin que se enteren los demás. Son buenas herramientas para controlar a los destinatarios de tus e-mails y de la respuesta que quieres de cada uno.   


Si te equivocas de destinatario 


Las consecuencias de un error informáticoPide disculpas siempre por el error.


Si el error ha sido de grandes proporciones, valora si la mejor opción es que las disculpas las pida el máximo responsable del departamento o de la empresa, según el caso. 


Si es el receptor equivocado del mensaje el que te informa de que se lo has enviado por error, dale las gracias por la información. 


Asume las consecuencias del tu equivocación si es que las ha habido. Por ejemplo, si le dado un descuento que reservas para tus clientes premium a uno nuevo, la mejor reacción es conservarle ese descuento. Él no tiene la culpa de tu error y quedarás muy mal si luego recoges velas. Además, eso te servirá de castigo para que no vuelvas a meter la pata...


Para terminar te dejo un chiste clásico al respecto:


"Un matrimonio decidió ir a pasar unas vacaciones en una playa del Caribe, en el mismo hotel donde pasaron la Luna de Miel 20 años atrás, pero por problemas de trabajo, la mujer no pudo viajar con su marido, quedando en ir para allá unos días más tarde.

Cuando el hombre llegó a su destino y se alojó en el hotel, vio con que en la habitación había un ordenador con conexión a Internet a disposición de los huéspedes. Entonces decidió enviar un e-mail a su mujer,  pero se equivocó y sin darse cuenta lo envió a otra dirección.

El e-mail lo recibió por error una desconsolada viuda que acababa de llegar del funeral de su marido y que, al leer su correo electrónico, se desmayó instantáneamente. El hijo de la viuda al entrar en la habitación, encontró a su madre en el suelo sin conocimiento, a los pies del ordenador, en cuya pantalla se podía leer:

"Querida esposa: He llegado bien. Probablemente te sorprenda recibir noticias mías por esta vía, pero ahora tienen ordenadores aquí y te permiten enviarle mensajes a tus seres queridos. Acabo de llegar y he comprobado que todo está preparado para cuando llegues este próximo viernes. Tengo muchas ganas de verte y espero que tu viaje sea tan tranquilo y agradable como ha sido el mío.

P.D.: No traigas mucha ropa. ¡Aquí hace un calor infernal!"


:D



Post relacionados:

Una Carta Comercial no es un Texto Web
Netiqueta en el Correo Electrónico (I)
Netiqueta en el Correo Electrónico (II)


Un artículo que no te puedes perder:

Hacer un Arrola


Información de interés:

Las empresas que pueden leer tu correo (es legal y lo has aprobado)
¿Tienen carta blanca las empresas sobre el correo corporativo de los trabajadores?
¿Puede la empresa examinar mi e-mail? 
¿El jefe puede leer los correos electrónicos de los trabajadores? 
Cuidado con qué y a quién envías un adjunto
LEY ORGÁNICA 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal
Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economía Sostenible /Disposición final quincuagésima sexta. Modificación de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal
 

No hay comentarios:

Publicar un comentario

Estamos encantados de que nos dejes tus aportaciones, porque tu opinión es importante para nosotros. Sólo te pedimos que, por favor, no publiques links ni contenidos publicitarios de ningún tipo, porque estos no serán publicados. Si deseas anunciarte, contacta con nosotros previamente. Gracias.

¿Ya nos sigues por correo electrónico?