Alertas Rojas en una Oferta de Empleo que No Debes Pasar por Alto

No te voy a desvelar un secreto si te digo que el mercado laboral está complicado, sobre todo en según qué tipo de sectores. Mucha demanda y poca oferta, ya sabes. 

 

Esta situación lleva a la mayor parte de las personas que están buscando un trabajo a aceptar las ofertas de trabajo que les ponen por delante sí o sí. Y sé que cuando se tiene que pagar la hipoteca o el alquiler, se tiene que comer y pagar las facturas no hay más remedio que bailar con la más fea sin es necesario.

Pero aceptar cualquier empleo puede ser una trampa para ti, desde el punto de vista económico, profesional e incluso personal. Un salario o prestaciones que ni siquiera permiten cubrir tus necesidades más básicas, una empresa poco fiable que se retrasa a la hora de pagar las nóminas (o que incluso deja de abonarte algunas o te las recorta sin motivo), unas condiciones y ambiente de trabajo nefastos, unos objetivos a cumplir que llevan a enfermarte, unos horarios laborales inhumanos, un trabajo que supondrá un bache en tu trayectoria profesional difícil de superar más adelante, la imposibilidad de conciliar tu vida familiar o tus estudios... son motivos más que suficientes para que te plantees si aceptar o no aceptar el puesto que te ofrecen. 

En este post quiero compartir contigo algunas cuestiones fundamentales que debes tener en cuenta antes de aceptar una oferta de empleo.

 

Sigue tu instinto

 

▣ Sigue los dictados de tu instinto. Si la propia oferta de empleo no te general confianza, si en la entrevista de trabajo ha hecho saltar tus alarmas sin saber bien por qué... probablemente no te convenga ni el trabajo ni la empresa. 

 

El salario

 

▣ El salario no está ajustado objetivamente ni a tu formación, ni a tu experiencia ni al trabajo que tienes que realizar. Ya sé que hay que poner un plato de comida en la mesa y pagar las facturas, pero si el tiempo y el esfuerzo que tienes que realizar, ni siquiera te permite cubrir tus necesidades más básicas, probablemente sería mejor que rechazases el puesto. 

 

▣ Por supuesto, cada persona debe valorar la nómina que le ofrecen, pero es necesario ser realista y estar muy bien informado. Eso significa que debes conocer qué puedes ofrecer verdaderamente a la empresa, no lo que te ha hecho creer tu amorosa madre o la propia sociedad del "yo puedo" o "porque yo lo valgo" como mantras. Si apenas se ha logrado el graduado escolar, se tiene el consabido nivel de inglés medio (ya sabes a qué me refiero, al menos si hablamos de España) y únicamente se ha trabajado embolsando la compra el mes de Navidad en un hipermercado los dos últimos años, no se puede aspirar a dirigir el departamento financiero de una multinacional, por mucho que se quiera. Y si el salario medio para el puesto al que se aspira (y para el que se encaja justito en el perfil) está en 20.000 euros anuales, no se puede pretender que el futuro empleador pague 50.000 euros.  

▣ Si el sueldo no es atractivo, pero razonable para tus necesidades, puede que te interese aceptar el puesto, pero seguir buscando un trabajo que realmente sí cumpla tus expectativas, o adquirir formación suficiente si es lo que te hace falta para lograrlo. 

 

 

La conciliación

 

▣ Si para ti la conciliación de la vida familiar o social es fundamental, puede que lo que te ofrece la empresa para la que apliques no sea la adecuada. 

 

▣ Quizás tengas hijos pequeños y que el horario o las vacaciones no te permita atenderlos debidamente, incluso aunque hagas malabarismos con tu pareja, y qué decir si eres padre o madre soltero.

 

▣ También puede que estés estudiando y no te sea posible compatibilizar el empleo que te ofrecen con tu formación. 

 

▣ Si el trabajo te interesa realmente, en cuanto a funciones y salario, te recomiendo que intentes llegar a un acuerdo en cuanto a horarios y condiciones. En caso de que estén abiertos a ceder en todo o en parte, la empresa probablemente te interese. En primer lugar son flexibles y comprensivos. Y en segundo lugar, también les interesas tú a ellos, porque se plantean modificar sus condiciones para contar contigo.  

No te ayudará en tu trayectoria profesional

▣ Si te has marcado unas metas profesionales y el puesto al que aspiras no va a contribuir a que las cumplas, todo lo contrario, puede convertirse en un lastre que te aparte (casi) definitivamente de la trayectoria que buscas, quizás sea mejor que lo rechaces.

 

 

No hay perspectivas de crecimiento o de mejoras

 

▣ En algunas empresas no hay posibilidades de que crezcas como profesional o que lo hagas tan a largo plazo que no te compense.  

▣ También puede que las condiciones que te ofrezcan en un primer momento no sean las mejores (horario, turnos, salario, vacaciones, viajes de negocios, trabajo presencial cuando se busca teletrabajo o viceversa...), pero que te podrían interesar si hay posibilidades de cambiarlas a corto o medio plazo. Si ves que son inamovibles, plantéate si quieres embarcarte en un trabajo así. 

Tu labor y competencias no están bien definidas

▣ Si la empresa insiste en no entrar en detalles en cuanto a cuáles serán tus tareas y responsabilidades, probablemente debas pedir más información antes de firmar el contrato, o directamente rechazar el puesto. 

 

▣ También deberías desconfiar si en la oferta que has visto por escrito (en un portal de empleo, por ejemplo), no coincide con lo que luego te dicen en persona o lo que aparece en el contrato que de ponen delante. Imagina una oferta en la que te dicen que el trabajo se realizará de lunes a domingo, con un descanso de 2 días, y a ti no te encaja demasiado, porque quieres tener los fines de semana libres. En la entrevista te aseguran que eso es una condición que se indica por defecto, pero que en tu caso no debes preocuparte, porque trabajarás de lunes a viernes. Pues bien, mi consejo es que no aceptes, porque es probable que termines trabajando una buena parte de fines de semana.  

Son muy vagos en cuanto al salario

▣ Si no terminan de informarte claramente del salario y complementos que percibirás, a pesar de tus requerimientos, desconfía. Una cosa es que no te informen del sueldo en la oferta escrita, y otra muy diferente es que no te digan qué contrapartida económica tendrán tus servicios una vez que llega la entrevista personal.

 

No te gusta el trabajo que debes realizar

 

▣ Si las tareas que debes acometer no son de tu agrado, quizás debas plantearte si te conviene aceptar realizarlas 8 horas al día durante una semana laboral de 5 días. Aunque el sueldo te ayude a pagar las facturas, puede que te interese buscar otras opciones, o al menos comenzar a prepararte para optar a otro puesto en un futuro. 

Discrepas de la misión y visión de la empresa

▣ Si tus creencias, ideas, valores e intereses no se alinean con los de la empresa, quizás debas declinar la oferta de trabajo. En algunos puntos se puede llegar a un punto medio, pero si las discrepancias entre la compañía y tú son muy grandes, es mejor que optes por ser fiel a ti mismo y no aceptar. 

▣ Te pongo un ejemplo. Te ofrecen un puesto de comercial en una aseguradora y la política de la empresa es captar la mayor cantidad de clientes a toda costa, pero sin facilitarles toda la información, vendiéndoles pólizas que no son adecuadas para ellos (pero que sí son muy rentables), que tienen una coberturas poco claras y una respuesta ante los siniestros bastante deficiente. Si eres una persona para la que la honestidad, el respeto hacia ti mismo y hacia los demás y la transparencia son parte fundamental de ti, el hecho de trabajar para una compañía así puede suponerte un tormento diario.

Hay una excesiva rotación de personal

▣ Cuando en una empresa hay un gran número de empleados que se contratan y otro mayor que se van por su cuenta (o incluso que son despedidos), puede que no cuide a su personal. Quizás no seleccionen a las personas adecuadas para el puesto, que los salarios y condiciones sean deficientes, que haya un mal ambiente laboral, que los objetivos que se piden a los trabajadores sean poco o nada realistas... 

▣ Aunque hay sectores y trabajos que tienen una rotación grande por definición, es importante prestar atención a este punto. 

Eres o has sido cliente de la empresa y no estás satisfecho

▣ Si has tenido relación con la compañía anteriormente como cliente y el servicio y trato recibidos no han sido satisfactorios, es probable que no sea el mejor lugar para trabajar. Puede que el sueldo, las condiciones o las exigencias para los empleados sean pésimas, lo que termina redundando en una mala atención. También puede ser que la calidad de productos o servicios sean malas (o muy malas), lo que finalmente termina por afectar a los trabajadores, puesto que su poco respeto por la compañía y las quejas de los clientes pueden ser un peso difícil de soportar.

A la hora de cubrir un puesto de trabajo, la empresa no es la única que decide, tú también puedes y debes hacerlo.

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Cómo Hacer Frente al Mobbing

El mobbing o acoso laboral es algo que un porcentaje de los trabajadores ha experimentado o sufrirá en algún momento a lo largo de su vida profesional. Esa cantidad de trabajadores acosados se estima que es un 8%, lo que no es una cifra desdeñable.

 

Reconozco que yo lo he sufrido cuando era (mucho) más joven, y fue sumamente desagradable. Que desdeñen tu experiencia y formación y antepongan a otra persona menos capaz, por miedo a que le quites el puesto a tu superior es algo muy injusto. Eso unido al desprecio, a los pequeños detalles humillantes y a la intención manifiesta de incomodarte día tras día, crea una situación realmente insostenible para cualquiera. Evidentemente, con la madurez, el conocimiento y la preparación de la que dispongo ahora, no habría consentido ese mobbing.

 

Si crees que tú o alguien de tu entorno estáis experimentando algo así, sigue leyendo y encontrarás información acerca de qué es el mobbing o acoso laboral, cómo enfrentarlo y qué esperar cuando se denuncia.

Qué es

 

▣ No sólo es una situación desagradable o injusta para quien la padece, además es ilegal, por muy frecuente que sea.

 

▣ Se trata de acciones (incluso de omisiones) y que tienen como finalidad hostigar, acosar, molestar, intimidar, humillar, amenazar o incluso agredir de forma continuada y sistemática a quien sufre mobbing. Es necesario que no se trate de un caso aislado para ser considerado acoso laboral.

 

▣ Puede traducirse en palabras hostiles, gestos humillantes, comportamientos desagradables, tonos de voz inapropiados o incluso agresiones físicas. En todo caso, el acoso no suele dejar rastro, porque las acciones tienden a ser sutiles.

 

▣ La OIT (Organización Internacional del Trabajo) ha llegado a determinar que es una forma de vulneración de los Derechos Humanos.

 

▣ Puede constituir un delito regulado por el Código Penal en su artículo 173.

 

▣ Se considera un riesgo para la salud.

 

Quién lo ejerce sobre el trabajador

 

▣ Puede provenir de superiores jerárquicos (descendente), pero también de iguales en rango (horizontal) e incluso de subordinados (ascendente). 

 

▣ En el caso del acoso horizontal y ascendente, la finalidad es que el acosado abandone su puesto para que éste sea ocupado por el acosador, para evitar que se compare el rendimiento de trabajo entre iguales o para deshacerse de un supervisor estricto o molesto. 

 

▣ Si hablamos de mobbing descendente, la finalidad del acoso por parte del empresario o del superior es que el empleado se vaya por su propia voluntad o que el estrés le lleve a cometer un error que justifique el despido, evitándose el pago de una indemnización. También puede ocurrir que el superior quiera eliminar a una posible amenaza para su puesto de trabajo.

Qué consecuencias tiene

 

▣ Atenta contra la autoestima de la persona.

 

▣ El trabajador llega a sentirse culpable por el acoso.

 

▣ El rendimiento del trabajador se ve mermado.

 

▣ Suelen provocar daños psicológicos o incluso enfermedades físicas.

 

▣ Puede conducir a la incapacidad permanente por el deterioro de la salud física y mental.

 

▣ Implica que se tengan que pedir bajas laborales frecuentes.

 

▣ En los casos más graves puede conducir al suicidio.

 

Cómo actuar

 

▣ Comienza a recabar pruebas desde el mismo inicio del acoso.

 

▣ Recopila toda la información posible que apoye tu caso: correos electrónicos, documentos, mensajes de WhatsApp, actas de reuniones, mensajes de voz, fotografías, testimonios de testigos... 

 

▣ Guarda especialmente los documentos que incluyan amenazas, comentarios negativos constantes y no justificados, encomienda de tareas degradantes o humillantes, sobrecarga de trabajo injustificada y premeditada, correos que nunca reciben respuesta, la no inclusión en las listas de distribución de mensajes del departamento que indiquen claramente que se le está ninguneando...

 

▣ En ciertos casos se han aceptado grabaciones como pruebas de acoso, incluso aunque se hayan conseguido sin autorización del interlocutor o de los participantes. Eso sí, ten en cuenta que puede que no se admita en tu caso particular.

 

▣ Obtén informes médicos que acrediten que estás sufriendo las consecuencias físicas y psicológicas del acoso.

 

▣ Pero ten claro que no todas las pruebas que hayas recopilado podrán ser presentadas en caso de que recurras a la vía legal, porque puede que no sea admisible ante un tribunal. En cualquier caso, sí es una forma de probar tu caso si optas por otro camino. En cualquier caso, tú guarda todas las pruebas por si acaso.

 

▣ En muchos casos las bajas laborales encadenadas y alguna otra prueba añadida pueden ser suficientes para que los abogados puedan negociar una solución con la empresa. 

 

▣ Se debe denunciar el hecho por escrito ante la empresa, con acuse de recibo por parte de un representante (imprescindible). 

 

▣ No tienes que informar a la empresa de que has recopilado información, de hecho, en ciertos casos el factor sorpresa puede beneficiarte en caso de que lleguéis a juicio.    

 

▣ Puedes ponerlo en conocimiento de tu representarte sindical o al Comité de Seguridad y Salud de tu empresa. No es obligatorio, pero es un buen primer paso. 

 

▣ En algunos casos los convenios colectivos tienen protocolos de actuación en estos casos y que se ponen en marcha cuando se comunican. 

 

▣ Se debe acudir al médico para tratar los problemas psicológicos y físicos.  

 

▣ Si el tema no se soluciona de forma amistosa y limpia (o incluso entonces), te aconsejo que busques un buen abogado que te asesore.

 

▣ Ten en cuenta que en muchos casos es mejor perder el trabajo que la salud.

 

 

A quién y cómo denunciar


Denuncia a la empresa

 

▣ A la empresa la puedes denunciar por las siguientes vías:

 

• Vía administrativa (Inspección de trabajo).

 

• Juzgado de lo social (demanda): cuando el acoso haya producido una enfermedad laboral o que le haya incapacitado para trabajar. 
  

 

• Vía penal, en caso de que la empresa esté informada del caso de mobbing, pero no haya tomado medidas.
  

 

• Vía contencioso-administrativa: cuando el acosado es un funcionario y el acosador es un superior o un compañero.
  

 

▣ El empresario es el principal responsable, por lo que tiene que actuar ante la situación, si no lo hace se considerará que hay incumplido de forma grave sus obligaciones.

 

▣ La empresa puede ser sancionada incluso si no se han probado los hechos, pero no ha realizado una evaluación de los riesgos psicosociales de sus trabajadores. 

 

▣ Ten presente que puedes solicitar a la empresa la extinción de tu contrato laboral por mobbing, exigiendo una indemnización, por supuesto. Al fin y al cabo, este caso podría asimilarse a las mismas compensaciones que en un despido improcedente.

 

Al acosador

 

▣ A la persona directamente responsable del acoso puedes denunciarla por dos vías:

• Vía civil

• Vía penal, en caso de amenazas, humillaciones o agresiones graves.

 

A ambos

 

▣ Podrás denunciar tanto a la persona que te acosa como al empresario amparándote en la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social. 

Qué puedes esperar

 

▣ Si se demuestra el mobbing, se puede llegar a la extinción del contrato por despido improcedente y que el afectado obtenga una indemnización por los daños y perjuicios ocasionados, además de la correspondiente al despido.

 

▣ Y, en cualquier caso, puedes llegar a soluciones de compromiso entre ambas partes si negocias con la empresa (y ésta tiene voluntad de hacerlo, claro).

 

Espero que esta información te sea útil, aunque preferiría que nunca te haga falta recurrir a ella.

 

Información de interés:

Estatuto de los Trabajadores



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Qué Supone el Teletrabajo para el Empleado

 

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Qué Supone el Teletrabajo para el Empleado

El teletrabajo, que hace poco tiempo era minoritario en España, se ha convertido una modalidad laboral mucho más frecuente. Lo ha hecho por obligación, porque la Crisis del COVID-19 ha abocado a las empresas y a los trabajadores a adoptarla (cuando es materialmente posible, claro) si es que quieren que su actividad productiva no cese. Y probablemente la posterior crisis económica también convierta el trabajo a distancia en algo habitual.


Es lamentable que tenga que ser una situación límite la que nos lleve a ver el teletrabajo como algo natural y beneficioso tanto para empleados como para empresarios. Los costes se reducen, se aumenta la eficiencia, los trabajadores pueden conciliar mejor su vida familiar y laboral...


Por eso quiero hablarte hoy de esta modalidad laboral, pero no sobre sus ventajas, inconvenientes o sobre cómo llevarlo a cabo de forma óptima. En este caso prefiero contarte lo que significa el teletrabajo y qué derechos y obligaciones tienes como trabajador.

Definición del teletrabajo o trabajo a distancia


El Estatuto de los Trabajadores lo define así en su artículo 13:


Trabajo a distancia

1. Tendrá la consideración de trabajo a distancia aquel en que la prestación de la actividad laboral se realice de manera preponderante en el domicilio del trabajador o en el lugar libremente elegido por este, de modo alternativo a su desarrollo presencial en el centro de trabajo de la empresa.

2. El acuerdo por el que se establezca el trabajo a distancia se formalizará por escrito. Tanto si el acuerdo se estableciera en el contrato inicial como si fuera posterior, le serán de aplicación las reglas contenidas en el artículo 8.4 para la copia básica del contrato de trabajo.

3. Los trabajadores a distancia tendrán los mismos derechos que los que prestan sus servicios en el centro de trabajo de la empresa, salvo aquellos que sean inherentes a la realización de la prestación laboral en el mismo de manera presencial. En especial, el trabajador a distancia tendrá derecho a percibir, como mínimo, la retribución total establecida conforme a su grupo profesional y funciones.

El empresario deberá establecer los medios necesarios para asegurar el acceso efectivo de estos trabajadores a la formación profesional para el empleo, a fin de favorecer su promoción profesional. Asimismo, a fin de posibilitar la movilidad y promoción, deberá informar a los trabajadores a distancia de la existencia de puestos de trabajo vacantes para su desarrollo presencial en sus centros de trabajo.

4. Los trabajadores a distancia tienen derecho a una adecuada protección en materia de seguridad y salud resultando de aplicación, en todo caso, lo establecido en la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, y su normativa de desarrollo.

5. Los trabajadores a distancia podrán ejercer los derechos de representación colectiva conforme a lo previsto en esta ley. A estos efectos dichos trabajadores deberán estar adscritos a un centro de trabajo concreto de la empresa.


El Acuerdo Marco Europeo sobre Teletrabajo de 16 de julio de 2002 afirma lo siguiente: 


"Se define el teletrabajo como una forma de organización y/o de realización del trabajo utilizando las tecnologías de la información, en el marco de un contrato o de una relación laboral, en la que un trabajo, que también habría podido realizarse en los locales del empresario, se ejecuta habitualmente fuera de esos locales. Habida cuenta de que el teletrabajo cubre una amplia gama de situaciones, los interlocutores sociales han elegido esa definición, que permite abarcar distintas formas de trabajo regular".

Qué implica


▣ Que teletrabajar implica eso, un trabajo. Por eso hay que considerarlo del mismo modo que se llevase a cabo en las instalaciones de la empresa, cumpliendo la función encomendada y los objetivos que se le requieran.


▣ Que el trabajo a distancia o teletrabajo implica que la mayor parte de la actividad laboral se lleva a cabo en el domicilio del trabajador o el lugar que éste elija para ello.


▣ Que es voluntario tanto para el trabajador como para la empresa, por lo que no puede ser impuesto de forma unilateral por ninguno de ellos.


▣ Que el teletrabajo puede figurar en la oferta de empleo directamente o ser propuesto por las partes más adelante.


▣ Que las condiciones y términos de su ejercicio se pactan en la negociación colectiva.


▣ Que lo puede solicitar el trabajador que tenga hijos menores de 12 años. En este caso, si la empresa no niega, tendrá que argumentar los motivos para hacerlo.

▣ Que el trabajador puede solicitar el cambio a modalidad de trabajo a distancia para poder ejercer su derecho a la conciliación de la vida familiar y laboral en los términos que prevea su convenio colectivo. Si el convenio no lo menciona, el cambio al teletrabajo tendrá que surgir de un pactos entre las dos partes.


▣ Que si un empleado ha solicitado trabajar a distancia y se le ha concedido, puede pedir el regreso a la modalidad presencial en el centro de trabajo cuando haya motivos que lo justifiquen o cuando finalice el período que hayan acordado el trabajador y la empresa.


▣ Que esta forma de trabajo debe formalizarse por escrito. Si es el primer contrato, figurará en las cláusulas, si es posterior también debe quedar definido por escrito en un anexo.


▣ Que en el contrato debe aparecer el convenio que se aplica, el trabajo que se debe llevar a cabo, las condiciones para realizarlo, los requerimientos técnicos, el proceso de trabajo, el departamento y superiores...

▣ Que el trabajador que realiza su labor a distancia tiene los mismos derechos que si prestase sus servicios en el centro de trabajo, menos los que son aplicables de forma específica cuando se realizan labores presenciales.


▣ Que el teletrabajador tiene derecho a la protección de seguridad y salud adecuada. 


▣ Que el salario tiene que ser el mismo o mayor que la que se establece para el grupo profesional y funciones que realiza.


▣ Que el teletrabajador también está sujeto al registro horario, lo mismo que en el caso de los trabajadores que prestan sus servicios en el centro de trabajo. Es decir, que las horas trabajadas en el domicilio computan igual que si se llevasen a cabo en las instalaciones de la empresa. Aunque esta forma de trabajo tiene algunas particularidades. Imagina un trabajador que en el centro de trabajo tuviese una jornada de 8 horas, pero que desarrolla su función a distancia. Algunos días puede que trabaje 9 horas y otra la compense realizando una jornada de 7 horas. Lo lógico es que se considere el cómputo de horas de forma mensual, más que diario, de forma que el día que trabajase más tiempo, no se considerarían horas extras, siempre que ese registro mensual no se excediese. Pero, en cualquier caso, el empresario debería establecer unas pautas para que no se superen los límites de jornada laboral y se respeten los descansos. También puede ser que el trabajo esté fuertemente monitorizado por la compañía, de tal forma que comience a contar el tiempo que el teletrabajador está conectado, y que le desconecta automáticamente cuando se completa el tiempo diario de trabajo establecido por contrato. 


▣ Que tiene derecho a las vacaciones que le correspondan según su convenio y su contrato.


▣ Que si va a tomar un permiso o va a disfrutar de un día (o días) de libre disposición tiene que comunicárselo a la empresa.


▣ Que se sigue teniendo derecho a las acciones formativas que la empresa pueda emprender y que sean adecuadas para el trabajador, por lo que no se le puede discriminar por el hecho de llevar a cabo sus funciones en su domicilio.


▣ Que el trabajador a distancia también tiene derecho a representación colectiva siempre que esté adscrito al un centro de trabajo concreto, y acorde siempre al Estatuto de los Trabajadores.


▣ Que el empresario debe respetar la vida privada del trabajador.


▣ Que el empresario puede instalar un sistema de vigilancia y monitorización, pero debe ser adecuado y proporciona al tipo de trabajo y los objetivos que se buscan, y únicamente aplicarse mientras está trabajando. El empleado siempre debe ser informado de esos sistemas y medidas de monitorización. Y estas medidas nunca podrán vulnerar la inviolabilidad e intimidad de su domicilio.


▣ Que el lugar en el que lleve a cabo su labor debe contar con unas condiciones mínimas de ventilación, iluminación y seguridad, tanto para él como para los equipos que emplee. El empresario incluso podría, con el consentimiento expreso del empleado, inspeccionar el espacio de forma periódica para cerciorarse de que es apto y seguro. 

▣ Que los equipamientos necesarios, salvo que se pacte lo contrario, deberían ser responsabilidad del empresario (entrega, instalación y mantenimiento).


▣ Que el empresario, también salvo que se llegue a otro acuerdo, será el que afronte los costes derivados del trabajo a distancia (telecomunicaciones, apoyo técnico...).


▣ Que el pago de otros costes como la electricidad, el gas, el agua, el teléfono, la calefacción y otros similares, seguro de vivienda y continente (sobre todo en el caso de los equipos informáticos) será definido en el contrato. Puede ser por cuenta del empresario o del trabajador, según se pacte.


▣ Que el único coste que no puede recaer sobre el trabajador es el derivado de la obligación de adoptar las medidas requeridas en cuestión de riesgos laborales, que siempre será por cuenta de la empresa.


▣ Que el trabajador debe aceptar las condiciones que le imponga la empresa en cuanto a medidas de seguridad y confidencialidad de información, datos y documentos que maneje.


El trabajo a distancia es una modalidad laboral muy interesante para empleados y empresarios, que muchos autónomos llevan poniendo en práctica desde hace mucho tiempo. Y es que, aunque muchos empresarios todavía no se habían dado cuenta, el teletrabajo hace justicia al famoso bolero "La barca" que dice eso de: "Dicen que la distancia es el olvido, pero yo no concibo esa razón...".




Información de interés:

De forma general:

Ley 3/2012, de 6 de julio, de medidas urgentes para la reforma del mercado laboral 

Real Decreto-ley 6/2019, de 1 de marzo, de medidas urgentes para garantía de la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación 

Real  Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo

Directiva 90/270/CEE del consejo, de 29 de mayo de 1990, referente a las disposiciones mínimas de seguridad y de salud relativas al trabajo con equipos que incluyen pantallas de visualización (quinta Directiva específica con arreglo al apartado 1 del artículo 16 de la Directiva 89/391/CEE) 

Durante la Crisis del COVID-19:

Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19

Real Decreto-ley 10/2020, de 29 de marzo, por el que se regula un permiso retribuido recuperable para las personas trabajadoras por cuenta ajena que no presten servicios esenciales, con el fin de reducir la movilidad de la población en el contexto de la lucha contra el COVID-19


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Cómo Organizar la Documentación de Pymes y Profesionales

¿Eres emprendedor novato? ¿Estás comenzando a realizar una actividad profesional? Si la respuesta a cualquiera de estas dos preguntas es afirmativa, te aviso de que uno de los retos a los que te va a enfrentar no es nada cool, pero que es muy necesario: organizar la documentación de tu pyme o de tu actividad como profesional autónomo.


Y es que si nunca has trabajado en un departamento de administración o de contabilidad, no has realizado labores de secretariado o nunca has tenido un negocio propio, enfrentarte a todo el papeleo que vas a generar en tu negocio puede ser todo un caos.


Por eso, en este post quiero darte algunos trucos y consejos para salir airoso del trance organizativo documental de tu negocio. No es divertido, pero sí es muy útil, así que toma nota...

Qué documentación vas a tener que organizar y archivar


Según la forma jurídica y la actividad, habrá algunos de estos documentos que no serán aplicables en tu caso, así que quédate con los que procedan.


Documentación societaria

• Escrituras de constitución
• Escrituras de compraventa de acciones
• Escrituras de ampliación de capital
• Escrituras de cambio de objeto social
• Escrituras de cambio de domicilio
• Poderes notariales
• Libro Registro de Socios y Acciones Nominativas
• Libro de Actas
• Pactos entre socios 
• Documentación en materia de Prevención de Blanqueo de Capitales

Documentación contable

• Facturas emitidas
• Facturas recibidas
• Extractos bancarios
• Justificantes bancarios
• Extractos de otros medios de cobros y pagos
• Hojas de caja
• Registro de efectos comerciales o letras de cambio
• Registro de cheques y pagarés
• Registro de recibos bancarios
• Libro de Inventario y Cuentas Anuales
• Libro Diario
• Balances
• Pérdidas y Ganancias

Documentación fiscal

• IVA (trimestral, 303)
• Resumen IVA (anual, 390)
• IVA, operaciones con terceros (anual, 347)
• IRPF (trimestral. 111)
• Resumen IRPF (anual, 190)
• Impuesto sobre Sociedades (anual, 200 y 206)
• Pagos a cuenta Impuesto Sociedades (3 pagos del 1 al 20 de abril, octubre y diciembre, 202)
• Declaraciones censales (036 y 037)
• Otras declaraciones fiscales
• Impuestos municipales
• Impuestos sobre vehículos de tracción mecánica
• Impuestos especiales
• Correspondencia con la Hacienda estatal, autonómica y municipal

Documentación laboral

• Contratos
• Nóminas
• Seguros sociales mensuales (TC-1 y TC-2)
• Alta en la Seguridad Social (modelo TA-0521 en el caso de los autónomos).
• Declaración IRPF y situación familiar de cada trabajador
• Reconocimientos y controles médicos
• Calendario laboral
• Documentos de entrega de EPI (equipo de protección individual), si procede
• Documentos de entrga de información de seguridad, si procede
• Documento de aceptación de las normas laborales de la empresa
• Contratos de confidencialidad
• Planes de seguridad
• Documentación de la empresa encargada de la prevención, si es externa
• Documentación de la empresa encargada de vigilancia de la salud
• Calendarios de prevención
• Planes de formación
• Normativa interna de la empresa

Documentación comercial

• Presupuestos para clientes
• Presupuestos para proveedores
• Pedidos de los clientes
• Pedidos a los proveedores
• Contratos de prestación de servicios
• Contratos de recepción de servicios
• Albaranes
• Correspondencia

Otros archivos

• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
• Licencias
• Permisos
• Seguros
• Registro de Marcas y Nombres Comerciales
• Patentes
• Etc. 

Cuánto tiempo conservarla


Según el tipo de información tendrás que guardarla desde los 4 años hasta toda la vida de la sociedad, en caso de que tu negocio tenga esa forma jurídica:

• La documentación societaria ha de ser guardada durante toda la vida de la sociedad. Los Libros de Inventario y Cuentas Anuales deben guardarse al menos 6 años desde el último registro que se haya consignado en los Libros. 

• La información de tipo contable debe archivarse durante al menos 6 años, aunque convendría que fuese durante 10, porque puede exigírtela el Servicio Español de Blanqueo de Capitales si te hace una investigación. 

• La documentación fiscal debe conservarse al menos durante un período de 4 años, aunque conviene, como en el caso de la contable, guardarla durante 10 años por si hubiese una investigación de Blanqueo de Capitales.

• La documentación de tipo laboral  en general tienes que guardarla al menos 3 años, salvo la relativa a Prevención de Riesgos Laborales y Seguridad Social, que tendrás que conservar durante 5.

• La documentación de tipo comercial debes conservarla durante 6 años. La excepción serían los albaranes de los que, si tienes ya la factura, puedes deshacerte de ellos; aunque también puedes conservarlos grapados a la factura hasta que las destruyas pasado el período de conservación.

  

Cómo procesar los documentos


Lo ideal es que según lleguen facturas, contratos, pedidos y otros documentos, los dejes en una caja o bandeja habilitada para cada tipo de documentación.


Cada cierto tiempo, deberías revisar, seleccionar, darle solución o derivarlos al responsable o departamento correspondiente en caso de ser preciso, digitalizar y archivar esos documentos. Lo que no es nada recomendable es dejar los documentos en cualquier sitio, porque luego te será más difícil localizarlos, recopilarlos y procesarlos. 

Formas de conservar la documentación de tu negocio o actividad 


Hay dos formatos que podrás utilizar para guardar la documentación:

• Papel
• Formato electrónico

 
Habrá documentos que tendrás que conservar en papel, sí o sí, como las escrituras de constitución de las sociedades. Pero siempre que te sea posible, te recomiendo que digitalices toda la documentación (tanto la recibida como la emitida). De esa forma ahorrarás espacio, evitarás desperdiciar papel, podrás localizar cada documento de una manera más rápida (incluso desde fuera de la oficina si la tienes en la nube), agilizarás la tarea de compartir los documentos (con clientes, proveedores y con tu gestoría), evitarás que muchos documentos se degraden con el paso del tiempo (como el papel térmico, por ejemplo).


Eso sí, si quieres que el documento digitalizado tenga valor legal ante cualquier organismo oficial, tendrás que recurrir a una herramienta de digitalización certificada. Este tipo de herramientas, debe estar homologado por la Administración u organismo de carácter oficial correspondiente. Por ejemplo si quieres digitalizar facturas de forma certificada para la la AEAT, tendrás que emplear un software que cumpla los estándares tributarios. De esa forma te evitarás tener que guardarlas en papel. O si se trata de documentos legales habrá que cumplir la normativa que proceda en ese caso. 

Cada cuánto debo procesar la documentación


Según llegue la documentación deberías valorar si es urgente o no lo es, antes de dejarlos en la bandeja o caja que hayas destinado para contenerlos hasta que la proceses. Me explico, échale un vistazo superficial, por si fuese una comunicación administrativa que requiera contestación en un plazo concreto, si se trata de correspondencia importante que necesite una respuesta rápida, si es un requerimiento de pago, etc. 


La frecuencia a la hora de archivar los documentos dependerá del volumen que maneje tu empresa. Si gestionas poca documentación, con que lo hagas cada 15 días o incluso cada mes, es más que suficiente. Si el volumen es medio, puedes hacerlo una vez a la semana. Si la cantidad es muy grande, deberías revisar y procesar la documentación varias veces a la semana.


Cómo archivar la documentación


Algunos consejos a la hora de archivar son:

• Es importante que destines un espacio adecuado para albergar el archivo, que sea seguro y accesible, tanto en formato físico como electrónico. 

• Si vas a archivar en papel, tendrás que emplear el soporte más apropiado para el tipo de documentos de los que se trate. Lo ideal es tener un archivador para la información más reciente y una caja para archivar el ejercicio una vez finalizado.  

• En el caso de los archivadores, procura contar con bolsas de plástico, separadores y etiquetas para poder identificar y guardar la documentación. 

• Para otro tipo de formatos, como los planos y documentos en formatos grandes, tendrás que recurrir a tubos y otros tipos de soportes. 

• Recuerda que la documentación debe estar accesible para cualquier persona que deba consultarla, no sólo para ti. 

• Si no eres tú quien suele llevar el archivo y vas a sacar o añadir algún documento, comunícaselo y sigue el sistema que siga esa persona para organizarlo (alfabético, fechas...). 

• Si llevas la documentación de varias empresas, procura tener carpetas y cajas diferenciadas para cada sociedad. Es decir, no tengas un archivo contable único, con la información de ambas empresas en él, tanto si está mezclada como si está separada. 

• En caso de que los archivadores contengan datos personales sensibles y confidenciales, deberán estar guardados bajo llave y con el acceso restringido. 

• Estos consejos son aplicables cuando se trata del archivo electrónico, la única diferencia en es que en lugar de archivadores y cajas, tendrás carpetas y ficheros. 

• Si se trata del archivo electrónico, es fundamental tener al menos una copia de seguridad, preferentemente en un servidor o hosting externo. 

• Cuando se trate de datos personales, es fundamental que estén protegidos convenientemente y que cumpla la normativa de la RGPD.

La importancia de contar con una buena gestoría


Incluso aunque la contabilidad de tu empresa o actividad profesional sea sencilla y quieras llevarla tú, es fundamental que contrates a una gestoría que supervise esa contabilidad, que te presente los impuestos y que te pueda asesorar en el terreno laboral.


Forma de remisión de la documentación a la gestoría


Mi consejo es que nunca le entregues la documentación original a tu gestoría. Es mucho más cómodo, rápido y seguro hacerlo en formato electrónico. Para eso tendrás que digitalizar todo aquello que tengas en papel, pero te merecerá la pena el trabajo que conlleva.


Esa forma de remisión tiene muchas ventajas: te servirá de copia de seguridad de lo enviado, reducirás la pérdida de documentos por ambas partes y evitarás que la gestoría (si no es muy profesional) tome tus facturas simplificadas y las canjee para ponerlas a nombre de otros clientes (doy fe de que las hay), sin informarte de ello ni pedirte permiso. 


Periodicidad de entrega a la gestoría


En los primeros días de los meses en los que se presenta la documentación fiscal (IRPF e IVA)  del trimestre que corresponda (abril, julio, octubre y enero). Recuerda que los impuestos del primer trimestre se presentan hasta el 20 de abril, los del segundo hasta el 20 de julio, los del tercero hasta el día 20 de octubre y los del cuarto y último trimestre se presentan hasta el 31 de enero.
Una vez al mes si tu empresa o actividad profesional tiene mucho movimiento.


Recuerda que cuanto antes entregues la documentación a tu gestoría, antes te podrá informar del importe que vas a tener que pagar a Hacienda y podrás tomar las medidas necesarias según te convenga, como el aplazamiento en caso de que tengas problemas de tesorería.

Y una vez que la documentación haya cumplido el plazo de conservación...


Debes destruirla siempre, y debes hacerlo de una forma adecuada. Tirarla a la basura en una bolsa es una mala idea, porque puedes ponérselo en bandeja a los delincuentes que busquen datos, tanto tuyos como de tus contactos, para cometer delitos como la suplantación de identidad. Por no hablar de las multas y sanciones que pueden ponerte por no custodiar convenientemente los datos de tus clientes, proveedores y contactos. 


Como ves, es la organización de la documentación no es un tema muy divertido, pero fundamental para tu negocio. 




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La primera vez que apareció el post Cómo Organizar la Documentación de Pymes y Profesionales fue en el blog de Todos Somos Clientes



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