Si llevas a cabo una actividad profesional o tienes un pequeño negocio, es probable que uno los problemas a los que te enfrentes es el de los cobros. Por una parte, puede que tengas cierto pudor a la hora de reclamar lo que te deben tus clientes, quizás porque en nuestra sociedad no siempre ha estado bien visto hablar de dinero o porque experimentes el "síndrome del impostor". Por la otra, la sobrecarga de trabajo y una cierta desorganización administrativa, puede que impida que lleves un control exhaustivo de los pagos pendientes. Y qué decir de los olvidadizos y morosos profesionales con los que en ocasiones te verás las caras tarde o temprano.
Para ayudarte con esta dificultad, que no es menor, hay una herramientas verdaderamente útil: el recordatorio de pago. Si quieres saber en qué consiste, cómo redactar uno y cuándo enviarlo, te invito a que sigas leyendo.
Qué es
▣ Es un mensaje que se envía a un cliente para recordarle que debe realizar un pago cuyo vencimiento está próximo. También se pueden utilizar si la deuda ya ha vencido y el pago no se ha realizado.
▣ Se suelen enviar por correo electrónico, SMS, mensajes instantáneos o llamadas automatizadas, incluso todavía hay quien utiliza cartas en papel y remitidas por correo postal.
Ventajas
▣ El proveedor puede disminuir la tasa de retrasos en los cobros y/o de la morosidad, lo que mejorará su flujo de casa, reducirá el trabajo administrativo (control de facturas vencidas y reclamación de los pagos) y mejorará la relación con sus clientes.
▣ El cliente puede planificar el pago con margen y evitar retrasos que pueden enrarecer la relación comercial, generar gastos y degradar su imagen, ya se trate de un particular o de una empresa.
Inconvenientes
▣ Si la secuencia no está bien planificada, si la frecuencia es excesiva, si es muy invasivo o si el lenguaje no es el adecuado, puede resultar contraproducente.
Cómo redactarlo
▣ El lenguaje debe ser claro y comprensible, evitando expresiones muy técnicas.
▣ Identifica a tu empresa, para que el cliente sepa quién se dirige a él.
▣ Explica el motivo de la comunicación.
▣ Detalla cuál es el importe de la deuda, el número de la factura, la fecha de pago...
▣ Puedes incluir las formas de pago, aunque estén también presentes en la factura. Es una forma de facilitarle al cliente que cumpla con su compromiso.
Cuándo enviarlo
▣ Ten en cuenta que este tipo de comunicaciones pueden enviarse de forma automática utilizando cualquiera de las herramientas disponibles, o tener una estrategia y planificación previa y remitirlo de forma manual. Aunque esta última opción requiere de tiempo de preparación y disciplina para su ejecución, tenlo en cuenta.
▣ La primera comunicación debería enviarse unos días antes de que se cumpla el plazo para el pago. Mi consejo es hacerlo con una antelación de 7 días, para darle tiempo al cliente para que pueda planificarlo. Lo ideal es que el tono sea amistoso y cordial.
▣ Puedes enviar otra notificación justo el día de vencimiento.
▣ Si el cliente no paga en plazo, puedes esperar un tiempo prudencial para remitir una nueva comunicación recordándole que tiene una deuda impagada.
▣ En caso de que siga sin abonar la factura pendiente, puedes enviar nuevas comunicaciones de forma periódica. La frecuencia y cantidad dependerá de la política de tu empresa y del perfil de cliente en cuestión. No es lo mismo un cliente cumplidor que de forma puntual se retrasa en el pago y otra muy diferente el que nunca paga en plazo. Mi consejo es que no sean más de 2 notificaciones, porque si son más puede verse como un acoso.
▣ Valora si una vez que el cliente se ha retrasado en el pago, en lugar de una comunicación escrita, es mas conveniente hacer una llamada a la persona adecuada.
▣ En caso de que el cliente siga sin abonar lo que debe, puede que tengas que tomar decisiones más drásticas, por lo que tendrás que ponerlo en su conocimiento, informando también de las consecuencias que tendrá.
¿Ya utilizabas esta herramienta para controlar los cobros a tus clientes? ¿Recibes este tipo de comunicaciones tus proveedores?
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La primera vez que apareció el post Qué Es el Recordatorio de Pago y Por Qué es Tan Útil fue en el blog de Todos Somos Clientes.
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