Motivos para Dejar por Escrito lo Importante

Las palabras se las lleva el viento. Seguro que alguna vez has escuchado o dicho esta frase. Y a pesar del poder de la expresión oral, que es innegable, lo cierto es que en ciertas ocasiones es necesario utilizar la palabra escrita para transmitir un mensaje.

 

Y, sí, ya sé que es más fácil hacer una llamada o tener una charla informal que escribir un email, enviar un mensaje instantáneo o incluso enviar eso que ya es una rareza: una carta. Pero créeme, en muchos casos tiene muchas más ventajas.

 

Precisamente por ello en este post quiero compartir contigo algunos motivos para dejar por escrito aquello realmente importante. 

 

 

▣ Te ayudará a pensar antes de hablar, algo que es más difícil de lograr con la comunicación oral, especialmente en determinadas situaciones. Te pongo algunos ejemplos: cuando cuentas con poco tiempo para hablar, si hay urgencia a la hora de comunicar algo, cuando te interrumpen constantemente o si la conversación es tensa.

 

▣ Te permitirá estructurar mejor el mensaje, de modo que podrás transmitirlo de un modo más certero. 

 

▣ Evitarás que se te olviden datos importantes, algo muy frecuente en la comunicación oral.

 

 

▣ También evitarás malos entendidos y manipulación del mensaje, puesto que eres tú quien eliges la información, las palabras, el tono y el objetivo. 

 

▣ Podrás escribirlo y revisarlo más tarde en frío, algo muy recomendable cuando lo que quieres transmitir es importe o delicado, también si se trata una reclamación o un asunto enojoso. Esto te evitará más de un disgusto.  

 

▣ Te servirá de recordatorio permanente de aquello que has querido transmitir al receptor.  

 

▣ Tendrás una prueba del mensaje que has enviado en caso de que haya algún conflicto. 

 

▣ Si has tenido una conversación en persona o por teléfono y la información es importante, te recomiendo que redactes una comunicación por escrito (email, mensaje instantáneo...) resumiendo lo que hayáis hablado para que quede constancia de ello y que os sirva de recordatorio a ambos.  

 

 

▣ Ofrecerás una imagen más profesional y competente a tus clientes, proveedores, colegas y superiores.  

 

Dejar lo realmente importante por escrito es siempre una buena idea. 

 

 

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Cómo Dejar de Interrumpir a los Demás y Cómo Evitar que lo Hagan Contigo

¿Interrumpes a los demás cuando hablan? ¿Lo hacen habitualmente contigo? Y es que cortar a alguien mientras está interviniendo o incluso hablar por encima de sus palabras es algo bastante frecuente. Lo puedes comprobar en cualquier encuentro familiar, en una charla con amigos o en una reunión de trabajo. Incluso es habitual en programas de televisión, tertulias radiofónicas o incluso en la política.

Aunque es sorprendente que sea una práctica tan corriente, cuando es sumamente irritante y dificulta en gran medida la comunicación. Y cualquiera lo ha hecho alguna vez (en mi caso más de lo que me gustaría) o lo ha sufrido en carne propia.

Para intentar evitar esto en la medida de lo posible, quiero compartir algunos consejos para dejar de interrumpir a los demás y también cómo evitar que lo hagan contigo. 

Motivos por los que dejar de interrumpir

 

Interrumpir a los demás cuando están hablando es un mal hábito que es conveniente abandonar lo antes posible, porque las consecuencias negativas que conlleva son muchas.

 

▣ Es una falta de respeto hacia las otras personas. 

 

▣ Es una importante barrera para la comunicación .

 

▣ Afecta negativamente a la imagen personal y profesional. 

 

▣ Se pierde la autoridad y la credibilidad ante los demás.  

 

▣ Impide que las relaciones sean saludables y consistentes.

Qué medidas tomar para dejar este mal hábito

 

▣ Analiza el motivo por el que sueles interrumpir. ¿Consideras que los otros saben menos que tú o que suelen estar equivocados? ¿Tu estilo de comunicación es agresivo? ¿Eres impaciente? ¿Hay temas que te apasionan y de los que no puedes evitar opinar? ¿Lo haces únicamente con ciertas personas o en circunstancias concretas?

 

▣ Haz memoria y recuerda cómo te has sentido cuando otras personas te han interrumpido mientras estabas hablando.

 

▣ Intenta ponerte en el lugar de cualquiera de tus interlocutores cuando has tomado la palabra sin miramientos antes de que terminasen de expresarse.

 

▣ Puedes utilizar un objeto, una palabra o una imagen mental que te ayuden a recordar que debes respetar el turno de palabra de los demás. Cualquier de ellos pueden funcionarte como aviso para que te contengas antes de hablar. 

 

▣ Si lo consideras necesario, pide ayuda a personas de tu confianza para que te ayuden a dejar de interrumpir. Pueden indicarte (de forma amable y discreta) cuándo lo estás haciendo y a averiguar los motivos que te llevan a ello. 

 

▣ Acostúmbrate a escuchar activamente al otro, en lugar de estar pendiente de compartir lo que piensas o lo que sabes. Si dejas de escuchar, puede que cuando intervengas puede que ya no seas oportuno, que no aportes nada o incluso que metas la pata. Por no hablar de que al no prestar atención, probablemente te pasen desapercibidas las señales no verbales de cuándo va a terminar la otra persona y cuándo vas a poder tomar la palabra sin interrumpir.

 

▣ Toma notas mientras la otra persona habla, de esa forma podrás fijar mejor lo que está diciendo y podrás organizar mejor los argumentos e ideas para tu intervención. Lo ideal es hacerlo con papel y bolígrafo. Si vas a utilizar el smartphone, la tablet o el portátil para tomar notas, avísaselo a la otra persona para que no tenga la sensación de que estás navegando o enviando mensajes mientras habla.

 

▣ La próxima vez que estés manteniendo una conversación y tengas la necesidad imperiosa de intervenir mientras que otro está hablando, haz una pausa consciente para dejar que termine y luego exponer tu opinión o tus ideas. 

 

▣ Cuando hagas esa pausa, procura respirar profundamente, pero con la boca cerrada, para evitar la tentación de hablar. También puedes morderte la lengua (ligeramente, por favor) o ponerte un dedo sobre los labios, de ese modo "cerrarás" tu boca hasta que llegue tu turno.  

 

▣ Hablando de pausas, haz una de unos poco segundos cuando tu interlocutor termine antes de tomar la palabra. Además de mostrar consideración hacia el otro, te permitirá reflexionar sobre lo que ha dicho y organizar tu mensaje.

 

▣ Puedes hacer una señal (levantar la mano o un dedo o un gesto similar) al otro para indicar que cuanto termine quieres intervenir. Esto es especialmente útil cuando el interlocutor es muy locuaz.  

 

▣ No confundas las palabras que funcionan como feedback que muestran que estás atendiendo a lo que dice el otro con interrupciones. Decir "claro", "desde luego", "entiendo", "¿no me digas?", "¿en serio?", "vaya", "ya" son una manera de mostrarle al interlocutor que estás prestándole atención.  

▣ En caso de que te des cuenta de que has interrumpido a otra persona mientras hablaba, discúlpate de forma sincera.

Y cómo conseguir que no te interrumpan a ti

▣ Algunas frases que pueden ayudarte:

• Cuando termines me gustaría aportar algo.
• ¿Has terminado o quieres añadir algo más?
• ¿Puedo decir algo?
• ¿Te importa si añado algo?
• ¿Puedo intervenir?
• Perdona, pero ¿podrías repetir o que has dicho?
• Discúlpame, pero ¿podrías repetir eso? No te he escuchado bien.
• Discúlpame por interrumpir, pero tengo una cita a la que acudir y llego tarde. ¿Seguimos hablando en otro momento? 

 

▣ No reacciones con la primera interrupción. Deja que la conversación siga su curso. Si te cortan más de 2 ó 3, actúa, porque es un patrón, no un desliz. 

 

▣ A partir de ese momento, señala claramente cada interrupción de forma asertiva, indicando cómo te hace sentir cada uno de esos cortes. Algunas frases que puedes utilizar: "disculpa, pero ¿me puedes dejar que termine lo que estoy exponiendo antes de hablar", "¿me permites que acabe de hablar, por favor?", "si no te importa, quiero terminar de dar mi opinión/ argumento antes de que respondas".

 

▣ Utiliza un gesto de tu mano o de un dedo para parar a aquel que suele quitarte la palabra justo cuando veas que va a comenzar a hablar. 

 

▣ Cuando converses con este tipo de personas procura transmitir seguridad, confianza y autoridad, tanto con tus palabras como con tu lenguaje no verbal. Evita las frases largas y los circunloquios. 

 

▣ Evita contraatacar con sus mismas armas, porque no te servirá de nada. Lo único que conseguirás es que no exista conversación, sino dos monólogos simultáneos. 

¿Te ha resultado interesante esta información? ¿Crees que puede ayudarte a mejorar la forma en la que te comunicas con los demás?

 

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Ventajas del Silencio y cómo Ponerlo en Práctica

 

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Ventajas del Silencio y cómo Ponerlo en Práctica

El psicólogo Albert Mehrabian estableció a finales de los años 60 sus famosos porcentajes de impacto de un mensaje, que seguro que has leído en alguna ocasión, o en muchas. Ni más ni menos afirmaba que un 55% de la comunicación tiene que ver con el lenguaje gestual, un 38% con el lenguaje vocal (entonación, tono, proyección de la voz, matices en el discurso...) y un 7% es puramente verbal. 

 

En la comunicación cara a cara, podemos considerar que una porción de ese porcentaje de lenguaje vocal formaría parte del lenguaje verbal, por lo que el porcentaje de impacto en ese caso sería de un 65% de comunicación no verbal y un 35% verbal. 

 

Y el silencio formaría parte de la comunicación no verbal, puesto que sirve de apoyo para lo que se transmite más allá de las palabras. Y de la verbal, puesto que es imprescindible para la propia estructura del lenguaje. 

 

Si es así... ¿por qué insistimos en hablar y hablar sin parar? ¿Por qué no aprovechamos todos los beneficios que nos aporta el cerrar la boca de vez en cuando? Y me refiero a todos los ámbitos, tanto al personal como al profesional. 

 

Y es que vivimos en un mundo ruidoso, muy ruidoso, en el que todo el mundo emite mensajes, independientemente de que realmente tengan algo que decir. No hay más que encender la TV, poner la radio o conectarse a la miríada de podcasts que hay colgados en Internet, en lo que se opina y se dogmatiza sobre todo.

 

En este post quiero hablarte de las ventajas del silencio y de cómo ponerlo en práctica en las relaciones familiares, sociales y profesionales.

Ventajas del silencio

 

▣ Te permitirá reflexionar sobre el asunto del que las otras personas están hablando.

 

▣ Podrás aprender de los demás. Eso no implica que tengas que estar de acuerdo con todo lo que dicen Incluso cuando se discrepa de las ideas e información que aportan los otros, también se aprende, quizás incluso más todavía. Si estás pensando únicamente en tu réplica mientras la otra persona habla, ¿cómo podrás escuchar lo que está diciendo? ¿Y cómo rebatir algo a lo que no has prestado atención?

 

▣ Evitarás demostrar ignorancia, porque cuando se quiere hablar y hablar, es fácil opinar o aportar información que no es veraz o no está contrastada suficientemente. 

 

▣ No te arrepentirás después de hablar, porque cuando se parlotea sin parar, es fácil decir lo que no se debe o lo que no es cierto. La costumbre de rellenar cualquier momento con palabras es muy peligrosa.

 

▣ Si eres capaz de administrar sabiamente el silencio, cuando hables te prestarán más atención y respetarán más tus palabras. 

 

▣ En el caso de los silencios dentro de tu propio discurso podrás controlar el impacto de tu mensaje en el interlocutor, haciendo hincapié en los puntos sobre los que quieres centrar el interés, dándole tiempo a la otra persona a que reflexione o reaccione... 

Cómo practicarlo

 

▣ Considera el silencio como una herramienta para comunicarte mejor, no le tengas miedo. Para ello debe ser un silencio consciente.

 

▣ Recuerda que el silencio también comunica, por lo que debes utilizarlo siempre en tu propio beneficio. Si no lo haces parecerás huraño, inseguro o alguien que simplemente no tiene nada que aportar u opinar.

 

▣ Calla con discreción antes de mentir o de hacer una promesa que no puedes cumplir.  

▣ Emplea el silencio para practicar una escucha activa. Presta toda tu atención a lo que dice el otro, tanto con sus palabras como con sus gestos. También es fundamental evitar distracciones, prejuzgar y estar preparando lo que vamos a responder a continuación.

 

▣ Dirige tu mirada a la persona (o personas) mientras que estés en silencio, porque si no haces transmitirás la impresión de estar distraído o que no te interesa quien tienes delante. 

 

▣ Utiliza el lenguaje no verbal para darle significado a tu silencio. Puedes invitar con los ojos al otro para que continúe o para que amplíe lo que está afirmando, mueve la cabeza para demostrar tu acuerdo (o tu desacuerdo), si te han ofendido pide con tus gestos que te pidan disculpas, sonríe, muestra interés con tu postura corporal (échate hacia delante, no cruces brazos ni piernas...), etc. 

 

▣ Haz un silencio si quieres que tu interlocutor perciba la importancia de lo que has dicho o de lo que vas a decir a continuación. 

 

 

▣ Utiliza un pequeño silencio si quieres que la otra persona (o un auditorio completo) retenga el mensaje que has querido transmitir. 

 

▣ También es una manera de que un mensaje que apela a las emociones cale más en la persona que lo escucha. 

 

▣ Si ves que tu interlocutor se despista, cállate unos instantes, suele ser suficiente para recuperar su atención. 

 

▣ El silencio también sirve para que la otra persona se calle y permita que intervengas. Esto no funciona con todo el mundo, pero para que lo haga en mayor medida, debes apoyarlo con lenguaje no verbal. 

 

▣ También te servirá para que tu interlocutor haga preguntas, después de que hayas facilitado información o hayas expresado una idea. Si no callas, no preguntarán. 

 

▣ Y, por supuesto, un silencio a tiempo puede evitar muchas discusiones innecesarias. 

 

Y lo que no hacer...

 

▣  Para finalizar, me gustaría hablarte de lo que no se debe hacer con el silencio, y esto es emplearlo de forma negativa. Porque todos sabemos que se puede usar para mostrar desinterés o desprecio, para castigar a nuestro interlocutor o para no tener que abordar determinados temas que nos resultan incómodos. 

¡Chiss! ¿Lo oyes? Es algo atronador: el silencio.

 

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