Las palabras se las lleva el viento. Seguro que alguna vez has escuchado o dicho esta frase. Y a pesar del poder de la expresión oral, que es innegable, lo cierto es que en ciertas ocasiones es necesario utilizar la palabra escrita para transmitir un mensaje.
Y, sí, ya sé que es más fácil hacer una llamada o tener una charla informal que escribir un email, enviar un mensaje instantáneo o incluso enviar eso que ya es una rareza: una carta. Pero créeme, en muchos casos tiene muchas más ventajas.
Precisamente por ello en este post quiero compartir contigo algunos motivos para dejar por escrito aquello realmente importante.
▣ Te ayudará a pensar antes de hablar, algo que es más difícil de lograr con la comunicación oral, especialmente en determinadas situaciones. Te pongo algunos ejemplos: cuando cuentas con poco tiempo para hablar, si hay urgencia a la hora de comunicar algo, cuando te interrumpen constantemente o si la conversación es tensa.
▣ Te permitirá estructurar mejor el mensaje, de modo que podrás transmitirlo de un modo más certero.
▣ Evitarás que se te olviden datos importantes, algo muy frecuente en la comunicación oral.
▣ También evitarás malos entendidos y manipulación del mensaje, puesto que eres tú quien eliges la información, las palabras, el tono y el objetivo.
▣ Podrás escribirlo y revisarlo más tarde en frío, algo muy recomendable cuando lo que quieres transmitir es importe o delicado, también si se trata una reclamación o un asunto enojoso. Esto te evitará más de un disgusto.
▣ Te servirá de recordatorio permanente de aquello que has querido transmitir al receptor.
▣ Tendrás una prueba del mensaje que has enviado en caso de que haya algún conflicto.
▣ Si has tenido una conversación en persona o por teléfono y la información es importante, te recomiendo que redactes una comunicación por escrito (email, mensaje instantáneo...) resumiendo lo que hayáis hablado para que quede constancia de ello y que os sirva de recordatorio a ambos.
▣ Ofrecerás una imagen más profesional y competente a tus clientes, proveedores, colegas y superiores.
Dejar lo realmente importante por escrito es siempre una buena idea.
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La primera vez que apareció el post Motivos para Dejar por Escrito lo Importante fue en el blog de Todos Somos Clientes.
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