Qué Es el Recordatorio de Pago y Por Qué es Tan Útil

Si llevas a cabo una actividad profesional o tienes un pequeño negocio, es probable que uno los problemas a los que te enfrentes es el de los cobros. Por una parte, puede que tengas cierto pudor a la hora de reclamar lo que te deben tus clientes, quizás porque en nuestra sociedad no siempre ha estado bien visto hablar de dinero o porque experimentes el "síndrome del impostor". Por la otra, la sobrecarga de trabajo y una cierta desorganización administrativa, puede que impida que lleves un control exhaustivo de los pagos pendientes. Y qué decir de los olvidadizos y morosos profesionales con los que en ocasiones te verás las caras tarde o temprano.

 

Para ayudarte con esta dificultad, que no es menor, hay una herramientas verdaderamente útil: el recordatorio de pago. Si quieres saber en qué consiste, cómo redactar uno y cuándo enviarlo, te invito a que sigas leyendo.

 

 

 

Qué es

 

▣ Es un mensaje que se envía a un cliente para recordarle que debe realizar un pago cuyo vencimiento está próximo. También se pueden utilizar si la deuda ya ha vencido y el pago no se ha realizado. 

 

▣ Se suelen enviar por correo electrónico, SMS, mensajes instantáneos o llamadas automatizadas, incluso todavía hay quien utiliza cartas en papel y remitidas por correo postal. 

 

Ventajas

 

▣ El proveedor puede disminuir la tasa de retrasos en los cobros y/o de la morosidad, lo que mejorará su flujo de casa, reducirá el trabajo administrativo (control de facturas vencidas y reclamación de los pagos) y mejorará la relación con sus clientes.

 

▣ El cliente puede planificar el pago con margen y evitar retrasos que pueden enrarecer la relación comercial, generar gastos y degradar su imagen, ya se trate de un particular o de una empresa. 

 

 

Inconvenientes

 

▣ Si la secuencia no está bien planificada, si la frecuencia es excesiva, si es muy invasivo o si el lenguaje no es el adecuado, puede resultar contraproducente.  

 

Cómo redactarlo 

 

▣ El lenguaje debe ser claro y comprensible, evitando expresiones muy técnicas. 

 

▣ Identifica a tu empresa, para que el cliente sepa quién se dirige a él.

 

▣ Explica el motivo de la comunicación.

 

▣ Detalla cuál es el importe de la deuda, el número de la factura, la fecha de pago...

 

▣ Puedes incluir las formas de pago, aunque estén también presentes en la factura. Es una forma de facilitarle al cliente que cumpla con su compromiso.

 

 

Cuándo enviarlo

 

▣ Ten en cuenta que este tipo de comunicaciones pueden enviarse de forma automática utilizando cualquiera de las herramientas disponibles, o tener una estrategia y planificación previa y remitirlo de forma manual. Aunque esta última opción requiere de tiempo de preparación y disciplina para su ejecución, tenlo en cuenta.  

 

▣ La primera comunicación debería enviarse unos días antes de que se cumpla el plazo para el pago. Mi consejo es hacerlo con una antelación de 7 días, para darle tiempo al cliente para que pueda planificarlo. Lo ideal es que el tono sea amistoso y cordial. 

 

▣ Puedes enviar otra notificación justo el día de vencimiento.

 

▣ Si el cliente no paga en plazo, puedes esperar un tiempo prudencial para remitir una nueva comunicación recordándole que tiene una deuda impagada.

 

▣ En caso de que siga sin abonar la factura pendiente, puedes enviar nuevas comunicaciones de forma periódica. La frecuencia y cantidad dependerá de la política de tu empresa y del perfil de cliente en cuestión. No es lo mismo un cliente cumplidor que de forma puntual se retrasa en el pago y otra muy diferente el que nunca paga en plazo. Mi consejo es que no sean más de 2 notificaciones, porque si son más puede verse como un acoso.

 

▣ Valora si una vez que el cliente se ha retrasado en el pago, en lugar de una comunicación escrita, es mas conveniente hacer una llamada a la persona adecuada.  

 

▣ En caso de que el cliente siga sin abonar lo que debe, puede que tengas que tomar decisiones más drásticas, por lo que tendrás que ponerlo en su conocimiento, informando también de las consecuencias que tendrá.  

 

¿Ya utilizabas esta herramienta para controlar los cobros a tus clientes? ¿Recibes este tipo de comunicaciones tus proveedores? 

 

 

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La primera vez que apareció el post Qué Es el Recordatorio de Pago y Por Qué es Tan Útil fue en el blog de Todos Somos Clientes.  

 

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Como Aplicar Intereses de Demora a una Factura

Más de la mitad de las facturas no se paga a tiempo en España. Y no hablo de los plazos de pago establecidos por contrato entre las partes, sino por la demora en el pago una vez llegado el vencimiento. Lo habitual es que se retrasen al menos un mes, lo que supone un problema para los acreedores, en muchos casos grave.

 

Si tienes un negocio, seguro que sabes de qué hablo, porque lo habrás sufrido más de una vez. Y es frustrante, no sólo porque no te pagan lo que te deben, sino por la actitud que muestran algunos morosos. En mi caso, he tenido que escuchar cosas como: "Pareces nueva, esto es lo normal es los negocios" o "¿Pero ya os habéis gastado el dinero de la última factura que os pagamos". En el primer caso, llevaban un retraso de 3 meses desde el vencimiento. En el segundo, además de ser una grosería inaceptable en un director financiero de una mediana empresa, la última factura (y la penúltima) también tenían un retraso de meses. 

 

Las consecuencias de un retraso en el pago pueden ser demoledoras, sobre todo en el caso de pequeñas empresas: problemas de liquidez, costes de los productos o servicios que se adelantan sin contrapartida, IVA que se abona a Hacienda si haber cobrado, necesidad de financiación... Y si las facturas pendientes de cobro son muchas, en muchos casos se pone en riesgo la viabilidad de la empresa. Como para tomarlo a broma.  

 

No te puedo ayudar a la hora de adelantar los cobros, ojalá me fuese posible hacerlo. Pero sí que puedo compartir contigo una forma de paliarlo: los intereses de demora cuando se retrasa el pago de una factura. 

 

 

 

Cuándo se pueden reclamar los intereses de demora

 

▣ Cuando el acreedor ha cumplido todas sus obligaciones contractuales y legales.

 

▣ Cuando no haya recibido a tiempo el importe que debe el cliente, siempre que éste no pueda probar que no es responsable del retraso en el pago. 

 

A qué cantidad se aplican

 

▣ Si el cliente no ha pagado ninguna cantidad, al importe completo que debe.

 

▣ En caso de que se haya establecido un calendario de pagos (primer pago por adelantado y/o distintos hitos), a las cantidades vencidas y que todavía no haya satisfecho.  

 

Cuándo se puede reclamar

 

▣ Desde el mismo momento en que la deuda haya vencido y el cliente no haya pagado, incurre en mora y está obligado a pagar los correspondientes intereses, sin que el proveedor esté obligado a avisar previamente del vencimiento ni a reclamar el pago. 

 

 

 

Cuánto cobrar

 

▣ Lo que se haya pactado en el contrato

 

▣ El tipo legal de interés de demora, si no se ha pactado otra cosa en el contrato. 

 

La fórmula es muy sencilla:

 

(Cantidad adeudada) x (días de retraso en el pago/365) x (tipo de interés de demora).

 

• La cantidad es lo que te debe el cliente. 

• Los días de retraso serán los que van desde que ha vencido la deuda hasta que cobras, dividido por los 365 días que tiene un año. 

• El tipo de interés será el que se obtiene de sumar el tipo de interés que ha aplicado del Banco Central Europeo a la operación de financiación más reciente más un 8%. Si quieres consultar el tipo de interés por demora puedes consultar las tablas del Banco de España.

 

▣ Además de este interés de demora, puedes reclamar los gastos ocasionados por la gestión de la deuda (gastos postales, burofaxes...), siempre que estén debidamente acreditados.

 

▣ Y puedes añadir una indemnización fija de 40 euros a todo lo anterior. Esto se suma a la deuda principal, sin necesidad de petición expresa.

 

 

Cómo especificarlos

 

▣ En el caso de la aplicación del tipo legal, no es necesario pactar previamente su aplicación.

 

▣ Si se desean aplicar otras condiciones específicas o tipo de interés de demora, deberán aparecer en el presupuesto o el contrato.  

 

Cómo reclamar si no paga

 

▣ Si el cliente no paga, puedes iniciar un procedimiento monitorio (para deudas de menor cuantía) para reclamar el pago pendientes, que es más fácil y rápido de lo que parece.

 

▣ Y, finalmente, puedes iniciar un proceso judicial, que es más complejo, largo y caro que el monitorio, pero más eficaz en ciertos casos.  

 

Los plazos

 

▣ Las facturas se deben emitir en los 15 días siguientes de la recepción de los bienes o pa prestación del servicio.  

 

▣ Si no se hubiese fijado una fecha o plazo de pago en el contrato, el plazo para pagar una factura será por defecto de 30 días naturales, a contar desde la fecha de recepción de los productos o de la prestación de los servicios, incluso si la factura se ha recibido con anterioridad.

 

▣ Las partes pueden pactar un plazo mayor a estos 30 días, extendiéndose a los 60 días naturales como máximo.

 

En cualquier caso, deben ser tu experiencia y sentido común los que dicten con qué clientes aplicarlo, cómo y cuándo hacerlo. 

 

 

Información de interés:

Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (última actualización 01/10/2014) 

Código de Comercio 

 

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