El Presupuesto: un Documento Imprescindible

Hoy quiero hablarte del presupuesto, pero no del que es una herramienta para conocer y manejar los ingresos y gastos en un período, sino del documento de oferta comercial.

 

El presupuesto comercial es muy útil tanto para el proveedor como para el cliente. 

Para el primero es una manera de formalizar la oferta, lo que es un primer paso para que el cliente pueda aceptar su servicio o su producto. Todo lo demás son palabras que se lleva el viento. También es la forma en la que el profesional o el empresario puede valorar realmente su trabajo, teniendo en cuenta todos los factores: materiales, mano de obra, tiempo, otros gastos...

Para el segundo es una oferta valorada y definida por el empresario o profesional, lo que le aporta información y seguridad. 

 

 

Qué es

 

▣ Es un documento escrito que entrega un profesional o una empresa a un potencial cliente/consumidor, por el que se compromete a prestar un servicio y/o entregar un bien en unas determinadas condiciones y por un precio estipulado previamente.

¿A quién afecta?

▣ El presupuesto obliga al profesional o a la empresa, no así al cliente. El documento que sí es vinculante para ambas partes es el contrato. 

 

 

¿Es obligatorio?

 

▣ Únicamente en algunas actividades, como en el caso de los servicios de reparación de electrodomésticos y electrónica, los talleres de reparación de vehículos o las reformas de viviendas. 

 

▣ En cualquier caso, si eres el cliente o consumidor, te recomiendo que solicites siempre un presupuesto antes de contratar un servicio o un producto. De hecho, lo ideal es pedir más de uno y poder comparar entre ellos.

¿Puede renunciar el cliente/consumidor al presupuesto?

▣ Sí, pero debe hacerlo por escrito, de forma expresa y clara. Lo que no puede hacer el prestador del servicio es exigir al cliente la renuncia previa. 

¿Cuál es la legislación?

▣ A los presupuestos les afecta la Ley de Defensa de los Consumidores y Usuarios, concretamente lo que recoge en su artículo 60 sobre la Información previa al contrato. 

 

▣ También están sujetos a lo que se indica en la Ley 17/2009, de 23 de noviembre, sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio, en su artículo 22.

▣ También pueden afectarle normativas autonómicas, por lo que conviene consultarlas según el caso.

 

Qué debe incluir

 

▣ Para que un presupuesto tenga validez hay una serie de datos que se deben incluir.

 

• Nombre y apellidos o razón social.
• Domicilio.
• NIF del titular de la actividad, ya sea un profesional o una empresa.
• Descripción del servicio o del bien.
• Fecha del comienzo de la prestación del servicio.
• Fecha del final del mismo.
• Importe total del servicio, pero desglosado por partidas.
• Los impuestos y bases aplicables. 
• Forma de pago (y plazos).
  
• Fecha del presupuesto.
• Validez.
• Firma del prestador de la actividad y del receptor del presupuesto. 

 

 

¿Pueden cobrar por elaborar un presupuesto?

 

▣ No es lo habitual, aunque en ciertos sectores sí que pueden cobrarte una cantidad por entregarte un presupuesto. Al fin y al cabo al profesional o al empresario la confección de este tipo de documentos les supone un tiempo y un coste por el que tienen derecho a percibir una compensación. Por ello sí que conviene que consultes antes de solicitarlo. 

 

▣ Eso sí, únicamente pueden cobrarte por ello si te han informado y lo has aceptado previamente. Y nunca te podrán cobrar si aceptas el presupuesto y realizan el trabajo. 

Como has podido comprobar, el presupuesto es un documento comercial muy útil. No dejes de confeccionarlo cuando un cliente te lo pida, ni dejes de solicitarlo antes de contratar un servicio o de adquirir bienes.

 

¿No sabes cómo comenzar a redactar un documento? Pues no dejes de pasar por la pestaña de modelos de documentos de nuestro blog.  

 

Post relacionados:

Miniguía del Contrato de Compraventa 

Qué Es una Factura Proforma y para qué Sirve 

Cómo Emitir una Factura

 

La primera vez que apareció el post El Presupuesto: un Documento Imprescindible fue en el blog de Todos Somos Clientes

El presupuesto: un documento imprescindible by 1 de N Tecnologías de la información - Arancha Moreno is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 4.0 Internacional License.

Errores Frecuentes con la Hoja de Reclamaciones

Como consumidores podemos solicitar la hoja de reclamaciones cuando un producto o un servicio no han sido los esperados, cuando se ha han vulnerado nuestros derechos o se han cometido irregularidades. Y a pesar de ser un derecho (y un deber), no lo ejercemos con la frecuencia que sería necesaria. Nos da pereza, nos da apuro, nos impone o pensamos que no va a servir para nada. Y, efectivamente, no sirve para nada... si no utilizamos esta herramienta para reclamar por lo que está mal hecho.


Pero sí que funciona, créeme. Quizás no veas lo que ocurre tras una reclamación, pero al menos se investiga y queda constancia de ella, lo que ya es un gran paso.


Aunque para que funcione es fundamental utilizar la hoja de reclamaciones de forma correcta y sin cometer errores, la mayoría de ellos de lo más frecuente. Si quieres saber cuáles son estos errores y cómo solucionarlos, sigue leyendo...

Mejor llegar a un acuerdo


Lo ideal es intentar llegar a un acuerdo con el responsable del negocio para no tener que recurrir a la hoja de reclamaciones, porque es más rápido y menos incómodo para ambas partes. Si no llegas a una entente cordiale, por supuesto, pide la hoja de reclamaciones.


No reclamar


Pensar que presentar la hoja de reclamaciones no vale de nada y que es una forma de perder el tiempo, es un error.


En muchos casos, tendrás la posibilidad de que te devuelvan el importe o al menos una parte, incluso puede que tengas derecho a indemnización (si recurres después al Arbitraje o los tribunales), algo que no obtendrás si no reclamas.


En los que no tengas derecho a devolución del importe, el hecho de señalar una deficiencia en el producto o el servicio ante la Administración ya es motivo suficiente para reclamar, puesto que si no se comunica, nadie le exigirá al establecimiento o al profesional que subsane su error o que cumpla sus obligaciones. Así que, por ti o por otros consumidores, presenta la hoja de reclamaciones cuando sea necesario.

 Hacer caso de las excusas habituales:

• Acabamos de abrir y todavía no las tenemos. Los profesionales y establecimientos deben contar con ellas antes de abrir al público. Puedes solicitarlas a través de Internet (con certificado digital) o de manera presencial en las Oficinas de Asistencia de Registro (tanto de CC. AA. como de la Administración General del Estado), en Oficinas de Atención al Ciudadano, en Oficinas de Correos y en cualquier otra que tenga habilitada la normativa en materia de consumo de tu Comunidad autónoma. En este caso tendrás que recogerlas en papel, en formato triplicado y autocopiativo. Y para mayor comodidad, puedes descargarte directamente el impreso en formato electrónico en los portales de algunas de las Comunidades autónomas. 

• No tengo atribuciones para darle la hoja de reclamaciones y el responsable no está. La normativa no exige que quien deba hacen entrega de la hoja de reclamaciones a aquella persona que lo requiera sea un gerente o el propietario, cualquiera que trabaje en el establecimiento tiene la responsabilidad de proporcionarla, así que la excusa no es válida.

• No estamos obligados a entregarla. Como norma general, todos los profesionales y establecimientos, tanto físicos como on-line, tienen la obligación de tener hojas de reclamaciones a disposición de sus clientes. Las excepciones son las profesiones colegiadas (abogados, médicos, arquitectos..) y los servicios públicos que estén sujetos a una normativa específica en cuanto a reclamaciones.

• Como tengo una tienda on-line no tengo obligación de tener hoja de reclamaciones. Pues te digan lo que te digan, los negocios de ecommerce también deben tener hojas de reclamaciones a disposición de sus clientes e indicarlo en su web. En caso de que no te la faciliten, puedes descargártela en la Dirección General de Consumo de tu Comunidad autónoma. 

• Se nos han terminado. El establecimiento tiene obligación de tener hojas de reclamaciones a disposición de sus clientes, si ven que se les están terminando, pueden solicitar más sin coste adicional.

• Como no has consumido ni has comprado, no tienes derecho a solicitar la hoja de reclamaciones. Pues no, no es así, cualquiera puede pedirla, incluso sin haber adquirido ni consumido nada. 

En cualquier caso, debes saber que no disponer o no entregar la hoja de reclamaciones a un consumidor es una infracción castigada con multa.


Si no te entregan la hoja de reclamaciones oficial cuando la solicites, puedes llamar a la Policía Municipal para que acuda a dar fe de que no te la entregan. Si cuando llegue la Policía insisten en la negativa, puedes acudir a Consumo a poner la reclamación sin necesidad de la hoja, acompañada de la copia del informe o atestado que te entreguen los agentes.


Aceptar los formularios no oficiales


Aceptar la hoja de reclamaciones interna que tienen algunos comercios y profesionales. Este tipo de reclamaciones de régimen interno puede tener dos finalidades, una bienintencionada y otra engañosa. La bienintencionada es tomar nota de deficiencias en los productos o los servicios con la vocación de mejorarlos. Y la más habitual, la engañosa, que es que el cliente rellene un formulario que terminará en la basura y que les evita la hoja de reclamaciones válida y que puede tener repercusiones reales ante Consumo y ante el cliente, como indemnizaciones o sanciones. En cualquier caso, hacer pasar un formulario interno como hoja de reclamaciones no es lícito, por lo que no deberías dejarlo pasar. Eso sí, si te ofrecen rellenar la hoja de reclamaciones de la Administración y otra interna, cumplimenta las dos, que no te va a perjudicar.


No cumplimentar la hoja de forma correcta


No rellenar todos los campos de forma clara y concisa, aportando tus datos personales, los del hecho que denuncias y tus intenciones.

No consignar datos importantes porque no se tiene suficiente espacio en el formulario. Puedes añadir tantas páginas en blanco como necesites siempre que lo hagas por triplicado y debidamente numeradas, poniendo en la página principal del autocopiativo que se anexan páginas extras.


No permitir que la persona que te facilita la hoja en establecimiento pueda alegar ni escribir nada en ella. Hay un espacio en el formulario para que sea rellenado por la otra parte con sus datos, su sello y sus alegaciones. Ellos también tienen derecho a defenderse.  


No indicar que quieres que te mantengan informado de la marcha del expediente. Si no has pedido compensación económica y no pides que te tengan al tanto de lo que ocurre con el expediente, no sabrás qué acciones ha realizado la Administración y qué consecuencias ha tenido tu reclamación. Te puedo asegurar por experiencia que, si lo haces, te mantendrán al tanto del expediente y verás para lo que ha servido tu esfuerzo y tu tiempo.


Hablando de dinero


No saber que, en determinados casos, podrás solicitar la devolución del importe del producto o servicio (en todo o en parte), porque debes indicarlo claramente en el formulario.


Pensar que por el mero hecho de reclamar, siempre vas a tener una compensación económica. El trámite que se inicia con la hoja de reclamaciones implica una multa o sanción para el establecimiento, no una indemnización o compensación económica para ti. Si quieres conseguir una indemnización tendrás que recurrir al Sistema de Arbitraje de Consumo o a los tribunales.


Reclamar, pero no pagar. Lamentablemente, por muy injusto que haya sido el establecimiento y lo que quiere cobrar, antes de reclamar debes haber pagado el servicio o el producto, si te lo han entregado o te lo han prestado. Si no lo abonas, no tendrás derecho a reclamar y no tendrás factura de compra como justificante. 

Las copias de la hoja


No quedarte con una copia. Hay vivos en ciertos establecimientos que les dicen a los consumidores que ellos no se tienen que quedar con ninguna copia, porque son los responsables del negocio los que tienen que hacérselos llegar a la Administración, incluso se brindan amablemente a tramitarlo para que el cliente no se tenga que preocupar por nada. Error. Debes quedarte con dos copias, la tuya y la que debes remitir a la Administración; el establecimiento únicamente se quedará con la suya. Cada juego de tres hojas tiene escrita en cada copia el destinario al que va dirigida, así que no hay motivos de confusión.


No remitir la copia de la hoja de reclamaciones a la OMIC correspondiente. Si no le llega el formulario, nunca se tramitará, así que será como si no hubieses hecho nada. En las hojas hay unas instrucciones claras en las que se indica qué tienes que hacer con el documento: dónde remitirlo, cómo hacerlo, etc.


Facturas, contratos y documentación complementaria


No pedir la factura y la copia del contrato antes de reclamar. Si tienes pensado poner una hoja de reclamaciones, pide antes los justificantes de la operación, porque los necesitarás y puede que el establecimiento te los niegue (aunque no puede hacerlo) si vas a protestar oficialmente. 

 
 
No quedarte con los originales de contratos, facturas y recibos. Debes acompañar a la hoja de reclamaciones que envíes a la Administración de todos los documentos que acrediten la operación y los hechos que denuncias, pero deben ser copias, nunca los originales. Puede que estos los necesites más adelante si debes recurrir al Sistema de Arbitraje de Consumo o si decides llegar a los tribunales. Incluso los necesitarás de cara a la Agencia Tributaria si te los solicitan para una inspección.


Hoja de reclamaciones vs Arbitraje de Consumo


Pensar que el hecho de presentar la hoja de reclamaciones impide recurrir al Arbitraje de Consumo, porque no son acciones excluyentes.


¿Pides habitualmente la hoja de reclamaciones cuando el producto o el servicio no es correcto? ¿Has cometido alguno de estos errores en algún momento?




 
Información de interés:

Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de  noviembre, por el que se aprueba el texto refundidio de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias. 
Leyes de protección al consumidor según cada Comunidad Autónoma. 


Post relacionados:

Cómo Hacer una Reclamación de Consumo 
La Hoja de Reclamaciones (I)


La primera vez que apareció el post Errores Frecuentes con la Hoja de Reclamaciones fue en el blog de Todos Somos Clientes.



Errores frecuentes con la hoja de reclamaciones by 1 de N Tecnologías de la Información - Arancha Moreno is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional License.

Cómo Elaborar un Contrato de Arrendamiento de Servicios

Tanto si eres un particular como si eres un profesional autónomo o empresario, debes conocer lo que es un contrato de arrendamiento de servicios, para qué sirve y qué elementos lo componen. 


Y debes conocer este documento, porque es de uso muy común. Desde contratar los servicios de un abogado a título personal, hasta el mantenimiento informático de los equipos de una pyme; cualquier tipo de relación en la que una de las partes se obliga a realizar un trabajo o actividad para la otra, de forma independiente y con un precio determinado, es susceptible de ser formalizada con un contrato de arrendamiento de servicios. 

 
Características

 
El contrato de arrendamiento de servicios es consensual, es decir es eficaz por el mero consentimiento de las partes.

 
Es bilateral, puesto que ambas partes tienen derechos y obligaciones.

 
Es oneroso, ya que la prestación de los servicios tiene una contraprestación, que suele ser económica, aunque puede adoptar otras formas, incluso el intercambio de otros servicios. Lo que no puede ser nunca es gratuito.

 
Es conmutativo, al considerarse que el valor de las dos prestaciones, tanto el servicio como el pago, es equivalente; al menos en teoría.

 
Es temporal, puesto que debe tener un inicio y un final, aunque pueda ser renovado de forma periódica con el consentimiento de las partes. 

 
Es no formal, puesto que se permite libertad en cuanto a la forma que debe adoptar el contrato para tener validez, salvo que ésta no esté ajustada a las leyes vigentes.

 
Quiénes intervienen

 
El arrendador. Es la persona, profesional o empresa que arrienda el servicio. Generalmente suele denominarse con su propio nombre o razón social, también de una forma más genérica puede aparecer como El Cliente en el contrato.

 
El arrendatario. Es el profesional o empresa que presta el servicio al arrendador. Suele aparecer con su propio nombre o razón social, o con la denominación más genérica de La Empresa, El Instalador, etc.

 
Los representantes legales de cualquiera de las dos partes, con su nombre, apellidos y cargo. 

 
Qué debe incluir

 
La identificación de las partes implicadas. Deberán aparecer los nombres y apellidos y/o razón social de ambas partes, así como su NIF o CIF y dirección completa. En caso de las empresas, también deberá aparecer la identificación de la persona o personas que las representen, incluyendo la calidad en la que firman (apoderado, administrador, etc.).

 
El objeto. Con la descripción detallada del servicio que se va a prestar y su finalidad.

 
La duración de la prestación del servicio. En caso de ser prorrogable, debe aparecer también cómo se llevará a cabo y las condiciones en las que serán efectivas las prórrogas.

 
El importe del servicio o remuneración, indicando la condiciones de pago, si están incluidos impuestos y tasas, etc. Es importante especificar la necesidad de revisar el contrato en el caso de que se amplíen o modifiquen los servicios prestados.

 
Garantías. El compromiso de ambas partes de que pueden cumplir las obligaciones recogidas en el contrato, que tienen capacidad para contratar y que no actuarán en contra de los intereses de la otra parte.

 
Cesión del contrato. Es importante reflejar que no se podrán ceder ninguno de los derechos y obligaciones a un tercero, salvo que se autorice expresamente por la otra parte. 

 
Confidencialidad. No está de más que ambas partes se comprometan por escrito a mantener la confidencialidad de la información y datos personales que se compartan con motivo de la prestación del servicio. 

 
Notificaciones. Si las notificaciones o escritos de cualquier tipo deben dirigirse a otro domicilio distinto del que figura en la identificación de las partes, conviene indicarlo.

 
Las condiciones del contrato. En las que aparezcan especificadas todos los derechos y obligaciones de cada una de las partes. Te aconsejo que las numeres y ordenes de forma lógica, así será más fácil identificarlas.

 
Las condiciones de rescisión del contrato. Desde la finalización natural del contrato hasta el incumplimiento de algunas de las condiciones del mismo y sus consecuencias.


Ley y jurisdicción aplicables. Así se definen las leyes que serán aplicables y los tribunales competentes en caso de conflicto. 

 
Firma de las partes. Un contrato sin las firmas correspondientes, no tiene validez ninguna. Ojo con esto, porque en ocasiones nos envían un contrato, lo firmamos nosotros, lo enviamos... pero nunca nos llega de vuelta con la firma de la otra parte, y eso es como si no tuviésemos nada.

 
A tener en cuenta


El contrato de arrendamiento de servicios se rige por el Código Civil, aunque si una de las partes es un consumidor o usuario, habrá que aplicar también la Ley General para la Defensa de Consumidores y Usuarios.

 
Si se trata de un contrato en el que el servicio se presta por cuenta ajena dentro del ámbito de la organización y dirección de otra persona, ya sea física o jurídica, el contrato debería cumplir la legislación laboral (Ver Estatuto de los Trabajadores). Cuidado con este asunto, porque este tipo de contratos requiere otras obligaciones por parte del arrendatario, no sólo con el trabajador que presta sus servicios, también con la Administración.

 
En caso de que el servicio lo preste un profesional, no está de más incluir una cláusula de inexistencia de relación laboral, en la que éste manifieste que presta los servicios con libertad de decisión y que no actúa bajo la dirección y supervisión del arrendatario o cliente.

 
Comprueba que la persona que firma el contrato tiene poder para hacerlo, puesto que en caso de no tenerlo, el contrato no tendrá validez. Si se trata de una empresa, puedes solicitar que te faciliten la escritura notarial en la que se acredite esa capacidad.

 
Aunque el contrato de arrendamiento y prestación de servicios se puede hacer de forma verbal, te recomiendo que siempre se plasme por escrito.

 
El contrato de prestación de servicios no tiene un modelo cerrado, puesto que ambas partes pueden pactar las condiciones, siempre que no sean contrarias a las leyes.

 
Si la descripción del servicio es compleja, conviene añadir un Anexo en el que se describa las características minuciosamente. 


Si ya tienes cierta experiencia a la hora de redactar documentos mercantiles, puedes encargarte tú mismo, aunque te recomiendo que siempre revise el contrato un abogado. El coste no es demasiado elevado y te evitarás muchos disgustos.

 
Recuerda que el contrato debe tener tantas copias como partes implicadas en el contrato. Normalmente sólo necesitarás la del proveedor de servicios y la del cliente.

 
A la hora de firmar, es importante que recoja la firma completa al final del contrato y que se firmen o se haga un visé en todas las páginas del documento. De ese modo, nadie podrá cambiar ninguna de las hojas a posteriori.

 
Modelos

 
Si necesitas una guía para escribir tu contrato de arrendamiento de servicios, a continuación encontrarás algunos enlaces que te pueden interesar. Aunque pertenecen a distintas actividades y tienen diferentes formatos, puedes utilizarlos como base para crear el documento que necesitas:


Modelo de contrato de arrendamiento de servicios 1
Modelo de contrato de arrendamiento de servicios 2
Modelo de contrato de arrendamiento de servicios 3
Modelo de contrato de arrendamiento de servicios 4



 

Post relacionados:

El Contrato de Confidencialidad. ¿Qué Es y para Qué Sirve? 
Contratos: Leer Dos Veces y Firmar Una 
Tú También Puedes Añadir Cláusulas a los Contratos


La primera vez que apareció el post Cómo Elaborar un Contrato de Arrendamiento de Servicios fue en el blog de Todos Somos Clientes.



Cómo elaborar un contrato de arrendamiento de servicios by 1 de N Tecnologías de la Información - Arancha Moreno is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional License.

La Importancia del Agradecimiento a Tus Proveedores

Los proveedores son una parte fundamental de la cadena de valor de nuestra empresa. Si ellos no cumplen con sus compromisos, nosotros tampoco podremos cumplir con nuestros clientes. Y eso es algo realmente grave de cara a nuestra reputación... y nuestros beneficios. 


Y es que los clientes, en muchas ocasiones, nos sentimos en una posición de superioridad respecto al proveedor. Pensamos que tenemos la sartén por el mango y que podemos maltratarle y apretarle las tuercas de forma infinita. Un gran error, sin duda, porque las consecuencias pueden ser nefastas. 


Te pongo un ejemplo: uno de nuestros clientes (por poco tiempo) es la típica empresa mediana española que aún no ha salido de los años ochenta. Pide sin medida, pone dificultades infantiles a la hora de prestarle el servicio, intenta romper las protecciones de las licencias de los programas, engaña, no cumple jamás sus plazos de pago, incluso llega a buscar todo tipo de subterfugios para no pagar sus facturas. Aunque, gracias a nuestro trabajo, sus clientes sí están satisfechos... y a ellos sí que les pagan. De hecho, muchos trabajan con esta empresa, porque el servicio nos lo subcontratan a nosotros (no es por echarnos flores, pero es cierto). 


El resultado de este tipo de actitud empresarial: que dejaremos de trabajar con esta empresa lo antes posible. Y este abandono le provocará, casi con toda seguridad, la espantada de sus clientes al no poderles prestar el servicio que tenían subcontratado con nosotros. Y eso supone una pérdida importante de ingresos para esta empresa y también de prestigio profesional en el sector. 


Pero ser justo y coherente a la hora de pedir y de pagar, no lo es todo a la hora de tratar con los proveedores. También hay algo muy importante y a lo que se presta poca atención: el agradecimiento.


Por supuesto que un suministrador de productos o servicios debe cumplir escrupulosamente con sus compromisos, eso nadie lo pone en duda, pero sí es necesario reconocer y agradecer cuando ese cumplimiento excede lo esperado. 


Otro ejemplo: solemos alojarnos varias veces al año en un hotel en el que el servicio es realmente espectacular. Desde la dirección del hotel hasta el personal de limpieza de las habitaciones, pasando por el servicio de camareros o del spa, son realmente impecables no sólo en su trabajo, también en su trato. Y es algo que no es una casualidad, sino un esfuerzo que se mantiene inalterable a lo largo de los años. Es mucho más de lo que se suele esperar en un hotel.


Precisamente porque es un servicio excelente y porque excede con creces lo que se suele esperar (y encontrar) en un hotel, como clientes siempre procuramos dejar una propina... y una nota de agradecimiento reconociendo un trabajo muy bien hecho. Si cuando tenemos una queja la expresamos, lo mismo deberíamos hacer en sentido contrario. ¿Cómo si no la empresa y los empleados podrán tener feedback de su labor?


Y es que el agradecimiento a los proveedores, cuando realizan un trabajo excelente, tiene una gran cantidad de ventajas. Sigue leyendo y averiguarás cuáles son y cómo ponerlo en práctica...

Ventajas del agradecimiento a los proveedores

• Afianza la relación comercial con el proveedor, haciéndola más sólida y duradera.

• Facilita la comunicación entre ambas partes.

• Favorece el acercamiento profesional y emocional con los interlocutores del proveedor. 

• Genera confianza entre las dos empresas.

• Incrementa la fidelidad del proveedor.

• Coloca a tu empresa en una mejor posición respecto a otros clientes menos agradecidos.

• Señala al proveedor qué comportamientos aprecias de verdad, lo que tendrá como resultado que se enfocará en repetirlos. Y, por el contrario, estará más atento ante las cosas que no te gustan, para evitarlas en lo posible. 

Cómo debe ser el agradecimiento


Sincero 


Si damos las gracias, debe ser con una base sólida. En caso de que simplemente sea adulación, se notará y conseguiremos justo el efecto contrario del que deseamos. 


Oportuno 


Si retrasamos el agradecimiento, perderá (casi) todo su valor. Tanto el reconocimiento, como la queja o el castigo, deben hacerse lo antes posible para tener efecto en quien lo recibe.

Personalizado


Se puede dar las gracias a la empresa como entidad, pero también es conveniente personalizarlo en quiénes han realizado de forma efectiva el trabajo que deseamos agradecer. Según el caso, será un departamento o una persona en concreto.


Específico


Lo ideal es especificar cuál es la razón concreta que motiva el agradecimiento: un buen trato, una resolución satisfactoria de un problema, una mejora en la calidad del producto o de los plazos de entrega... De esa forma transmitimos a nuestro proveedor cuáles son esos puntos fuertes, a fin de que los mantenga, incluso que los refuerce.


Material


Agradecer de palabra está muy bien, pero si hay algún tipo de soporte físico, lo será aún más: una carta, un e-mail, un comentario favorable en redes sociales... ya sabes eso de que las palabras se las lleva el viento. Piensa que ese agradecimiento por escrito podrá tener repercusiones positivas para quiénes lo reciben: reconocimiento de la propia empresa, posibles promociones, aumento de comisiones, etc. Y, por otra parte, a todos nos hace mucha ilusión tener en la mano un papel que alguien se ha molestado en escribir para reconocer nuestro trabajo. 


Hablando de reconocimiento material, aunque normalmente son los proveedores los que nos hacen regalos a los clientes, no está de más tener un detalles con las personas que representan al proveedor y que son los que realmente nos dan ese buen producto o ese buen servicio. Y predico con el ejemplo: en Navidad suelo tener un detalle con las personas que me atienden de forma excelente en los comercios a los que voy habitualmente. Son pequeños regalitos personales, que hago como muestra de mi agradecimiento y respeto por un buen trabajo. 


Todo esto, por supuesto, sólo es válido cuando nos encontramos ante un proveedor que ha realizado un trabajo excepcional, que los hay. Es importante no olvidar eso de que debemos tratar a los demás como queremos que nos traten a nosotros...


¿Te animas ahora a poner en práctica el agradecimiento con tus proveedores?




 
Post relacionados:

¿Aún No Envías Notas de Agradecimiento a Tus Clientes? 
Cuando la Mala Atención es Cosa del Cliente
Hojas de Reclamaciones.... y de Elogios


La primera vez que apareció este post fue en el blog de Todos Somos Clientes.



La importancia del agradecimiento a tus proveedores by 1 de N Tecnologías de la Información - Arancha Moreno is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional License.

El Burofax, una Herramienta Imprescindible

A pesar de lo eficiente que es el envío de un burofax si es necesario acreditar la entrega de una comunicación, todavía hay quien piensa que eso no va con él.


 eso es un error, porque el burofax es un estupenda herramienta, tanto en el caso de las empresas como de los particulares. De hecho, es una forma de comunicación que evita muchos disgustos, puesto que se convierte en una prueba en caso necesario.


¿Cuántas veces nos hemos quejado de que una compañía telefónica no nos hace caso cuando queremos darnos de baja? ¿Quién no le ha dicho por activa y por pasiva a un inquilino que debía abandonar el piso y ha hecho oídos sordos? ¿Cuántas veces es necesario reclamar que nos arreglen el ordenador o que nos lo cambien por otro, después de llevar tres meses muerto de risa en el servicio técnico? ¿En cuántas ocasiones hemos llamado para reclamar el pago de una factura pendiente y han echado balones fuera del tipo "es la primera noticia que tengo" o "yo no sé nada, hablarías con fulanito que está de vacaciones"?


Pues para eso está el burofax, para que nadie se pueda escudar en que no se ha enterado de nuestras peticiones o reclamaciones.


A continuación encontrarás más información acerca de esta forma de enviar tus comunicaciones, que espero que te sea útil.


Ventajas

• El burofax es un documento fehaciente con valor probatorio, puesto que un tercero (autorizado para ello) certifica que el envío se ha realizado. Permite acreditar la persona receptora y el día y hora de entrega, si se contrata el acuse de recibo. Incluso se puede certificar el contenido exacto que se ha enviado, si se contrata ese servicio.

• Por ello, este tipo de comunicación es mucho más fiable que las cartas certificadas, si lo que interesa es acreditar una comunicación en concreto. Una carta certificada sólo garantiza que se ha realizado el envío y, si se contrata con acuse de recibo, también se indica si se ha recepcionado y quién lo ha hecho. Pero no hay posibilidad de probar el contenido que hemos enviado, lo que no lo hace válido en un litigio. 

• Y qué decir de los faxes, e-mails (sin  firmar con certificado digital) o cartas enviadas por correo ordinario, donde no se puede garantizar ni la entrega ni el texto enviado.

• Aunque un burofax se puede rechazar, si se considera que ese rechazo es imputable al destinatario, se considera como entregado a todos los efectos. Algo que conviene, sí o sí, al remitente.

• Es un documento con una entrega muy rápida. Por ejemplo, Correos lo entrega en el mismo día en capitales de provincia y ciudades grandes, si se envía antes de las 13 h. y, al día siguiente, si se hace después de esa hora.

• Antes sólo se podían enviar burofaxes a través de las oficinas de Correos, pero ahora se pueden hacer a través de otros proveedores; entre otros MRW y Notificados.

También con certificado electrónico...

• Puedes optar por el envío en persona en las oficinas de los proveedores o a través de Internet, si tienes certificado digital (que, si no lo tienes, te aconsejo que lo solicites; por tu propia comodidad). Por vía electrónica, además de ser más rápido y cómodo, es más económico.

Inconvenientes

• El precio, que es más elevado que en el caso de las cartas certificadas, los faxes o los e-mails. 

• Para que tenga validez en caso de litigio, deberás contratar el burofax con acuse de recibo y certificado de contenido, lo que incrementa su precio.  
  

• Sólo puedes enviar un máximo de 20 páginas mediante burofax, lo que es un problema si se trata de comunicaciones extensas.

Para qué utilizarlo

Imprescindible si te quieres dar de baja...

• Para darte de baja en servicios como la telefonía, el ADSL, TV de pago, gas, electricidad, etc. En muchos casos, se aprovechan de que la comunicación no es probatoria, para seguirte conservando el alta. Si les envías un burofax, te harán más caso y, si te reclaman cantidades posteriores, siempre podrás probar la fecha real en la que solicitaste la baja en el servicio. Si quieres darte de baja de verdad, es la mejor fórmula.

• Para comunicar finalizaciones de contratos de arrendamiento, prestación de servicios o laborales.

• Para hacer reclamaciones o quejas, en caso de consideremos que un producto o un servicio no es el esperado. Sobre todo si reclamamos la devolución del importe o la sustitución del mismo. 

• Para reclamar cantidades de dinero, especialmente si ya se ha intentado por vías más amistosas y no se ha recibido respuesta.

• Para comunicar cualquier hecho del que queremos que quede constancia de su entrega. 

Como ves, el burofax es una herramienta muy útil. Y, aunque el coste es algo elevado, se compensa con los problemas que evita.