Ventajas y Desventajas de los Mensajes de Voz

Creo que hay dos tipos de personas: a las que les entusiasman los mensajes de voz y las que los aborrecen (como yo). Ahora hablando en serio, lo cierto es que los mensajes de voz son realmente binarios. Tienen defensores y detractores. Pueden considerarse anticuados o de lo más actual. Y tienen ventajas e inconvenientes.

 

Y precisamente de las ventajas e inconvenientes de los mensajes de voz quiero hablarte en este post.

 

 

 

Empezamos...

 

Qué son

 

▣ Este tipo de mensajes te permiten dejar una nota de voz a alguien en su línea fija, móvil o en una aplicación de mensajería instantánea. 

 

▣ En los dos primeros casos, el mensaje se deja porque la otra persona no está físicamente cerca del terminal, está comunicando, ha apagado el móvil o no tiene cobertura. En el tercero, el mensaje de voz sustituiría al mensaje de texto.

 

Ventajas

 

▣ Se envían más rápido que los mensajes de texto o los correos electrónicos y no necesitan que el emisor toque el teclado. Esto último es decisivo para muchas personas, que odian escribir en el minúsculo teclado de un terminal móvil o que no son muy rápidas con ello. 

 

▣ El que los recibe también puede escucharlos sin necesidad de estar prestándole demasiada atención a una pantalla.

 

▣ Hay quien piensa que este tipo de mensajes son más humanos, más cercanos a la comunicación personal. Por otra parte, permiten utilizar la voz para matizar y reforzar el mensaje, algo que en el caso del texto únicamente puede recurrir a la palabra escrita y a los emoticonos y stickers en el caso de las apps de mensajería instantánea.  

 

▣ Y no hay que olvidar que hay cierta tendencia a anteponer el audio y el vídeo sobre la comunicación escrita en todos los sectores.

 

▣ En el caso de los mensajes dirigidos a los buzones de voz, es una forma de no perder ninguna llamada. 

  

Desventajas

 

▣ Hay muchas personas que prefieren comunicarse mediante una llamada, un correo o incluso un mensaje de texto antes que por uno en audio.

 

▣ Muchas personas que consideran una molestia escuchar los mensajes de voz, incluso llegan a ser fuente de estrés. 

 

▣ Hay muchas personas (entre las que me encuentro) a las que les da pereza revisar los mensajes de voz, sobre todo los de las herramientas de mensajería instantánea. Tendrás notificaciones de los mensajes (algo que incomoda y estresa) hay que llamar al buzón de voz (introduciendo la sempiterna contraseña) o hay que consultar la app... y luego ponerse a escuchar con paciencia. La consecuencia de todo ello: hay mensajes de algunas personas que ni siquiera  se llegan a escuchar.

 

▣ No todo el mundo que deja un mensaje de audio lo hace correctamente, lo que dificulta todavía más la tarea de escucharlo al receptor. Contenidos de larga duración en los que se habla mucho y se dice poco, grabarlos en unas condiciones en las que luego es difícil entender nada de lo que se dice, titubeos, carraspeos, toses, silencios inútiles, muletillas o mensajes que carecen de la información necesaria (números de teléfono, direcciones, datos...) son algunos de las deficiencias de estas comunicaciones. 

 

▣ Cuando se trata de mensajes en un buzón de voz, hay a muchos usuarios a los que no les gusta demasiado dejarlos. El consabido temor-odio que muchos tienen y han tenido a los contestadores automáticos, ya sabes.  

 

 

▣ Implementar un buen buzón de voz no es sencillo cuando se trata de una empresa. Es importante que el sistema esté bien diseñado y gestionado.

 

▣ Los clientes que quieren dejar un mensaje en el buzón de voz y se encuentran con que éste está lleno, reciben una malísima impresión de la empresa y/o el profesional al que llaman. Pensarán que no revisan el buzón, lo que indica el poco aprecio que tienen a los clientes. O que se dejan llevar por la desidia y no los borran. Incluso puede parecerles que su volumen de trabajo es tan grande que puede que no les presten la atención debida si se les acumula de tal forma que el buzón de voz se colapsa.

 

Consejos para el emisor

 

▣ Deja mensajes de voz únicamente cuando sea necesario.

 

▣ Valora si es más apropiado hacer una llamada cuando la persona esté disponible, dejar un mensaje de texto o incluso enviar un correo electrónico. 

 

▣ Procura que sean cortos y simples, sobre todo si están dirigidos a clientes.

 

▣ Si no tienes mucha práctica a la hora de dejar buenos mensajes de audio, procura escribirte un pequeño guion en el que incluyas un resumen de lo que quieres transmitir y de la información básica que necesita tu interlocutor. Poco a poco irás mejorando y podrás prescindir de este paso en los mensajes más sencillos.  

 

▣ No te fíes de que el teléfono del receptor está encendido o que en su estado aparece como disponible, porque pueden ocurrir muchas cosas que impedirán que escuche el mensaje: se ha dejado el móvil en el despacho, no va a aparecer por la oficina en todo el día y no puede consultar su buzón de voz en el terminal fijo, no tiene cobertura, no puede escuchar mensajes porque no tiene privacidad suficiente... o sencillamente no le apetece escuchar una larga perorata de alguien con tiempo y con ganas de escuchar su propia voz. 

 

▣ No dejes mensajes de voz relativos a asuntos importantes o urgentes, porque nunca tendrás la seguridad de que la otra persona los escucha inmediatamente. Si quieres cerciorarte de ello, es mejor que hagas una llamada telefónica cuando tu contacto esté disponible o que le envíes un breve mensaje de texto preguntándole si está disponible y avisándole de que le vas a enviar un audio importante. 

 

Consejos para el receptor 

 

▣ Si tienes algún contacto, tanto profesional como personal, excesivamente aficionado a los mensajes de voz y te cuesta escucharlos, coméntale educadamente que prefieres que se comunique contigo de otra forma. 

 

▣ En caso de que quieras facilitarte las cosas a la hora de escuchar audios, puedes utilizar los trucos para acelerar su reproducción. Esto lo puedes hacer de varias maneras, desde el apartado de Ajustes de tu propio terminal a trucos y aplicaciones para algunas herramientas de mensajería instantánea como Telegram o WhatsApp. 

 

▣ Si el mensaje de audio no contiene información que necesitas o prefieres que esté por escrito, pídele al emisor que te envíe otro mensaje con los detalles. Esto es importante en el caso de nombres, direcciones, teléfonos, fechas y horas, enlaces, etc. 

 

▣ Tienes a tu disposición herramientas para pasar audios a textos o notas, tanto para aplicaciones de mensajería instantánea como para otro tipo de audios, incluidos podcasts o audiolibros. 

 

¿Qué opinas tú de los mensajes de voz?

 

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Normas Básicas de Etiqueta para WhatsApp (II)

Tras la primera parte de Normas Básicas de Etiqueta para WhatsApp, quiero darte más claves para utilizar esta aplicación con acierto.


Te hablaré de cómo responder, de cómo conducirse en los grupos y también te daré algunos consejos generales muy útiles, tanto para la comunicación personal como laboral.

 

Las respuestas


Responde con suficiente rapidez. No siempre podrás hacerlo de forma instantánea, aunque lo ideal es no dejar pasar más de 2 horas para dar tu respuesta. Procura que no pasen más de 24 horas, salvo que tengas una buena justificación, con más razón aún si es un tema profesional.  


Si se trata de trabajo redacta cuidadosamente las respuestas, porque tienen la misma repercusión y efecto de cara a tus compañeros, clientes o proveedores que en el caso de un e-mail, una carta o una llamada telefónica.


Si la respuesta merece una llamada telefónica, por su complejidad o por su temática, pide permiso para llamar por teléfono en ese momento o en otro que le convenga al destinatario. Si estás comunicándote por WhatsApp, es posible que no puedas hacer o recibir llamadas, así que siempre es conveniente cerciorarse de que es un momento oportuno para telefonear .


En ocasiones, te convendrá sacar una copia del chat o un pantallazo del mismo. Si quieres tener constancia de alguna conversación por la razón que sea, es la mejor manera de hacerlo.


Los grupos


Participa sólo en los grupos que realmente te interesen. Piensa que te robarán parte de tu tiempo y debes valorar si te merece la pena.


Si vas a incluir a personas en un grupo, reflexiona acerca de si realmente encajan en él y les apetecerá participar. Y, siempre que puedas, pide el consentimiento antes de añadirles.


Si te incluyen en un grupo, cerciórate de quiénes están incluidos en él antes de escribir... por si acaso. 


Si creas un grupo, ten cuidado de qué nombre le pones, para que no se confunda con ningún otro. Imagina si tienes dos grupos: Trabajo (departamento) y Trabajo (amiguetes). El primero es sólo para los asuntos de tu departamento, incluido tu jefe. En el segundo sólo están los colegas con los que te vas a tomar una cerveza después de la jornada laboral y con los que juegas reñidos partidos de baloncesto los fines de semana. ¿Te imaginas confundirte a la hora de elegir el grupo y enviar algún mensaje comprometedor?


Si vas a comunicar información de manera puntual, evita los grupos, porque no tiene razón de ser. Se supone que la finalidad de estos grupos es la interacción entre los miembros; si sólo vas a informar una o dos veces de temas que, además, no tendrán respuesta por parte de sus miembros, será mejor que utilices otro medio.


Si los grupos son muy activos, siléncialos, salvo en momentos que te interese estar atento a todos los mensajes. Por tu salud mental y por la de los que tienes alrededor. No hay nada más molesto que estar con alguien a quien le está sonando el chivato del WhatsApp cada 30 segundos. Y, por supuesto, no informes al grupo de que le has silenciado.


Si vas a abandonar un grupo, avísalo antes. Si te vas de una reunión con familia o amigos, normalmente te despides antes de irte, en este caso igual. Educación a nivel básico.


Si estás en un grupo, participa al menos un poco. Los convidados de piedra en los grupos que tienen acceso a la información de todo el mundo, pero que no aportan nada propio, son bastante incómodos. 


Más consejos...


No escribas nada de lo que puedas arrepentirte mañana. Reflexiona acerca de qué pensarías si vieses ese mismo texto escrito por una persona ajena...

En la misma línea que en el punto anterior, te recomiendo que no discutas a través de WhatsApp, porque casi seguro que te arrepentirás. No es lo mismo una discusión en persona, que en un medio en el que cada vez que entres al chat verás lo que habéis dicho ambos estando enfadados. 


Respeta los horarios y no envíes mensajes a cualquier hora del día o de la noche. En caso de que utilices el WhatsApp para comunicarte con tus clientes, puedes poner en el estado tu horario laboral. Esto es especialmente útil si debes dar citas para prestar un servicio profesional (belleza, salud, etc.).


Procura evitar las críticas y descalificaciones personales más agrias, porque nunca sabes cuándo el criticado tendrá acceso a tus amables comentarios.


No te agobies si no te responden a un mensaje. Si no lo hacen es porque no pueden, porque no quieren, porque no han podido leerlo... o por problemas técnicos (literalmente hablando). En cualquiera de los casos no puedes hacer nada al respecto.


No atosigues a la otra persona recordándole cuándo estuvo conectado por última vez a la aplicación. Esto no es de recibo entre personas con una relación personal, mucho menos aún si se trata de una relación profesional.


Espero que este post te haya sido útil. 



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Normas Básicas de Etiqueta para WhatsApp (I)

Aunque hay otras aplicaciones de mensajería instantánea, algunas mejores y otras peores, WhatsApp es una de las más utilizadas.


Lo cierto es que es una buena herramienta de comunicación y, como tal, necesita que sus usuarios respeten unas normas básicas para relacionarse entre ellos. Este código de conducta no significa encorsetar esas relaciones, sino facilitarlas. Imagina una calle muy transitada de cualquier ciudad grande. ¿Qué ocurriría si la mayoría no respetase ninguna norma de circulación? Si cuando una sola persona se salta esas normas, se puede producir un accidente, piensa en lo que pasaría si fuese la mayor parte de ciudadanos.


A continuación te doy algunas normas de etiqueta básicas para que esa circulación en las calles de WhatsApp sea lo más fluida y plácida posible. 


En esta primer parte encontrarás información acerca del perfil, de cuándo usarlo, del lenguaje y de qué enviar y qué no a través de esta aplicación. En la segunda, te hablaré de las respuestas, de los grupos y te daré algunos consejos generales que pueden interesarte también.


Vamos con ello...

El perfil


Pon una foto en tu perfil. No tenerla crea desconfianza, sobre todo si tu interlocutor no te conoce en persona.


Cuida la calidad de la foto, puesto que es tu carta de presentación. Si utilizas la aplicación también por trabajo, evita imágenes demasiado informales o que aporten información innecesaria a tus clientes y proveedores: mascotas, hijos, pareja, insignias de equipos de fútbol o partidos políticos, etc. Es información que no aporta nada a tus relaciones laborales y que sí puede perjudicar tu imagen profesional. No será el primer cliente que veta a un comercial porque exhibe el escudo del equipo rival... Mejor una buena foto en la que se vea tu rostro, cuello y parte de los hombros. Bien enfocada, con un fondo neutro, con una posición erguida, mirando a la cámara y luciendo una sonrisa sincera.


No cambies la foto de perfil cada 5 minutos, porque no tiene ningún sentido. Si quieres mostrar todas tus instantáneas, hazlo en una aplicación dedicada a ello, no en tu WhatsApp. Una cosa es actualizarla de vez en cuando y otra muy distinta es mortificar a los demás con una sucesión de imágenes que recuerdan a esas tardes eternas de mirar diapositivas de vacaciones o los doscientos álbumes de boda con las que nos han obsequiado algunos amigos.  Esto es especialmente importante si lo usas también por temas laborales. Tu foto es parte de tu marca personal y tus clientes te deben asociar con ella. Si la cambias mucho, les despistarás.


Pon un nombre identificable en tu perfil, para que las personas que no te tienen en su agenda te reconozcan. Tus amigos íntimos pueden conocerte como "Pikipaka" o como "The Boss of Chamberí", pero muchas otras no y probablemente no respondan a tus mensajes.


Procura que la frase que define el estado sea descriptiva, pero que no sea demasiado personal ni rebuscada. Evita los chistes privados que sólo pueden entender tus más allegados o los mensajes negativos. Si tienes un negocio, puedes poner tu web, por ejemplo.


En cuanto a los estados, si ya tienes un chat abierto con alguien, no verá la modificación de tu estado, salvo que entre en el perfil o en el apartado de contactos, por lo que si tiene prisa o no se da cuenta, hará caso omiso de los típicos: ocupado, en una reunión... Así que no te enfades demasiado si alguien no lo respeta.


Cuándo usarlo


No utilices el WhatsApp de la misma manera si se trata de trabajo de tu vida personal. Aunque hay algunas normas de cortesía básicas comunes para ambas facetas, debes ser mucho más cuidadoso si te vas a comunicar por asuntos laborales.


A la hora de comunicarte, valora si esta aplicación es el medio más adecuado. Para mensajes largos o delicados, es mejor recurrir al teléfono o al e-mail.


Evita escudarte en el WhatsApp para tratar asuntos delicados. Para despedir a un trabajador o decir que te vas de la empresa, para cortar la relación con alguien o para comunicar el fallecimiento de alguien, son más apropiadas otras vías.


Antes de utilizarlo para comunicarte en tu trabajo, consulta a tu jefe y a tus compañeros si lo consideran oportuno. 


No chatees en cualquier situación, porque puedes llegar a molestar a las personas a las que tienes delante. Una reunión, una comida familiar, una cena con amigos o una sesión de cine, no son momentos apropiados para estar utilizando el WhatsApp. Si debes hacerlo, pide disculpas y sé breve.


Y, por cierto, recuerda que también existe el teléfono y eso de quedar en persona...


El lenguaje


Escribe de la mejor forma posible, es decir, utiliza las palabras completas y los signos de puntuación, como harías en una comunicación tradicional. Las abreviaturas, no son lo más apropiado, sobre todo si las utilizas en exceso. Y si la comunicación es por temas profesionales, esto es más importante aún.


Aunque dicen que terminar las frases con un punto crea desconfianza, que es mejor dejar la frase sin él o terminar con otros signos ortográficos, soy partidaria de escribir bien siempre. Sobre todo si se trata de la frase que cierra la comunicación.


No utilices las mayúsculas para escribir todo el texto, como bien sabes significa gritar. Y salvo que realmente quieras escribirle un mensaje vociferante a alguien, utiliza minúsculas y mayúsculas de la forma habitual.


Recuerda que si inicias una conversación, en la medida de los posible, debería seguir el esquema: saludo - cuerpo - despedida. Así que no te olvides del hola o el buenos días a la hora de comenzar y de un hasta pronto al final.


Tal y como te he comentado en el punto Cuándo usarlo, no es una forma de comunicación apropiada para conversaciones largas. Pero eso no significa que sean apropiados los mensajes cortos para comunicarse, porque a base de esas frases cortas se puede llegar a enloquecer a cualquier interlocutor. Pueden parecer más eficientes, pero dificultan mucho la comunicación. Son más adecuadas las frases un poco más largas y completas, que faciliten la comprensión del interlocutor. Cuando digo frases más largas, no me refiero a escribir una novela en dos tomos.


Hablando de las frases cortas, si el receptor de esas mil y una frases cortas tiene activado el tono de entrada de mensajes, puede terminar en un psiquiátrico.


Cuidado con los correctores, porque los carga el diablo. Juegan malas pasadas con frecuencia, por lo que el mejor remedio es la prevención: lee antes de enviar. 


Los emojis son muy útiles, puesto que suplen de algún modo a la información que nos aporta la comunicación en persona o a través del teléfono. Añaden esos matices que enriquecen y ajustan la comunicación. Aunque es necesario utilizarlos con oportunidad y mesura, especialmente si nos comunicamos con clientes o proveedores. Y es que hay quienes abusan tanto de los emojis, que cuando pasen miles de años, los arqueólogos del futuro pensarán que se trataba de un lenguaje jeroglífico más complejo aún que el de los egipcios.


Aunque se trate de clientes o proveedores, el lenguaje de WhatsApp es por definición más informal, así que, olvídate de los estimado cliente, apreciado Sr. Pereda, un cordial saludo, etc. Utiliza expresiones amables y que denoten cierta seriedad, pero que no sean excesivamente rígidas. Para eso tienes el correo electrónico o las cartas tradicionales.


De la misma forma, cuando se trate de comunicaciones entre familia y amigos, puedes relajar el tono lo que creas oportuno. 


Los envíos


No envíes memes y vídeos graciosos de manera indiscriminada, porque terminan por saturar a quien lo recibe. Si realmente merece la pena, comparte; si no es interesante, no lo hagas.


Evita también los mensajes en cadena, porque suelen ser molestos y en la mayor parte de los casos un timo. 


No envíes fotos de cada cosa que hagas a lo largo del día, porque corres un riesgo estadísticamente enorme de que tus contactos te bloqueen.


No mandes mensajes que puedan ser un fraude, como esos en los que prometen vales por varias decenas de euros para canjear en tiendas conocidas.


Cuidado a la hora de enviar enlaces y vídeos, porque no todo el mundo tiene una tarifa de datos ilimitada o no tiene el dispositivo o el software adecuado para acceder sin problemas al contenido de ese link.


Si envías archivos, sobre todo si son por trabajo, cerciórate de que la otra persona puede abrirlos.


No hagas spam a través de WhatsApp. Enviar un mensaje con información de tus productos o servicios de vez en cuanto está bien. Mandar siete en el transcurso de una mañana... eso es acoso.


Y hasta aquí llega esta primera parte. No te pierdas la siguiente, sobre todo si eres usuario de grupos.


Nos vemos la semana que viene...





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