miércoles, 29 de junio de 2016

Normas Básicas de Etiqueta para WhatsApp (I)

Aunque hay otras aplicaciones de mensajería instantánea, algunas mejores y otras peores, WhatsApp es una de las más utilizadas.


Lo cierto es que es una buena herramienta de comunicación y, como tal, necesita que sus usuarios respeten unas normas básicas para relacionarse entre ellos. Este código de conducta no significa encorsetar esas relaciones, sino facilitarlas. Imagina una calle muy transitada de cualquier ciudad grande. ¿Qué ocurriría si la mayoría no respetase ninguna norma de circulación? Si cuando una sola persona se salta esas normas, se puede producir un accidente, piensa en lo que pasaría si fuese la mayor parte de ciudadanos.


A continuación te doy algunas normas de etiqueta sicas para que esa circulación en las calles de WhatsApp sea lo más fluida y plácida posible. 


En esta primer parte encontrarás información acerca del perfil, de cuándo usarlo, del lenguaje y de qué enviar y qué no a través de esta aplicación. En la segunda, te hablaré de las respuestas, de los grupos y te daré algunos consejos generales que pueden interesarte también.


Vamos con ello...


Normas básicas de  etiqueta para WhatsApp (I)


El perfil


Pon una foto en tu perfil. No tenerla crea desconfianza, sobre todo si tu interlocutor no te conoce en persona.


Cuida la calidad de la foto, puesto que es tu carta de presentación. Si utilizas la aplicación también por trabajo, evita imágenes demasiado informales o que aporten información innecesaria a tus clientes y proveedores: mascotas, hijos, pareja, insignias de equipos de fútbol o partidos políticos, etc. Es información que no aporta nada a tus relaciones laborales y que sí puede perjudicar tu imagen profesional. No será el primer cliente que veta a un comercial porque exhibe el escudo del equipo rival... Mejor una buena foto en la que se vea tu rostro, cuello y parte de los hombros. Bien enfocada, con un fondo neutro, con una posición erguida, mirando a la cámara y luciendo una sonrisa sincera.


No cambies la foto de perfil cada 5 minutos, porque no tiene ningún sentido. Si quieres mostrar todas tus instantáneas, hazlo en una aplicación dedicada a ello, no en tu WhatsApp. Una cosa es actualizarla de vez en cuando y otra muy distinta es mortificar a los demás con una sucesión de imágenes que recuerdan a esas tardes eternas de mirar diapositivas de vacaciones o los doscientos álbumes de boda con las que nos han obsequiado algunos amigos.  Esto es especialmente importante si lo usas también por temas laborales. Tu foto es parte de tu marca personal y tus clientes te deben asociar con ella. Si la cambias mucho, les despistarás.


Pon un nombre identificable en tu perfil, para que las personas que no te tienen en su agenda te reconozcan. Tus amigos íntimos pueden conocerte como "Pikipaka" o como "The Boss of Chamberí", pero muchas otras no y probablemente no respondan a tus mensajes.


Procura que la frase que define el estado sea descriptiva, pero que no sea demasiado personal ni rebuscada. Evita los chistes privados que sólo pueden entender tus más allegados o los mensajes negativos. Si tienes un negocio, puedes poner tu web, por ejemplo.


En cuanto a los estados, si ya tienes un chat abierto con alguien, no verá la modificación de tu estado, salvo que entre en el perfil o en el apartado de contactos, por lo que si tiene prisa o no se da cuenta, hará caso omiso de los típicos: ocupado, en una reunión... Así que no te enfades demasiado si alguien no lo respeta.


Cuándo usarlo


Enviando un WhatsAppNo utilices el WhatsApp de la misma manera si se trata de trabajo de tu vida personal. Aunque hay algunas normas de cortesía básicas comunes para ambas facetas, debes ser mucho más cuidadoso si te vas a comunicar por asuntos laborales.


A la hora de comunicarte, valora si esta aplicación es el medio más adecuado. Para mensajes largos o delicados, es mejor recurrir al teléfono o al e-mail.


Evita escudarte en el WhatsApp para tratar asuntos delicados. Para despedir a un trabajador o decir que te vas de la empresa, para cortar la relación con alguien o para comunicar el fallecimiento de alguien, son más apropiadas otras vías.


Antes de utilizarlo para comunicarte en tu trabajo, consulta a tu jefe y a tus compañeros si lo consideran oportuno. 


No chatees en cualquier situación, porque puedes llegar a molestar a las personas a las que tienes delante. Una reunión, una comida familiar, una cena con amigos o una sesión de cine, no son momentos apropiados para estar utilizando el WhatsApp. Si debes hacerlo, pide disculpas y sé breve.


Y, por cierto, recuerda que también existe el teléfono y eso de quedar en persona...


El lenguaje


Escribe de la mejor forma posible, es decir, utiliza las palabras completas y los signos de puntuación, como harías en una comunicación tradicional. Las abreviaturas, no son lo más apropiado, sobre todo si las utilizas en exceso. Y si la comunicación es por temas profesionales, esto es más importante aún.


Aunque dicen que terminar las frases con un punto crea desconfianza, que es mejor dejar la frase sin él o terminar con otros signos ortográficos, soy partidaria de escribir bien siempre. Sobre todo si se trata de la frase que cierra la comunicación.


No utilices las mayúsculas para escribir todo el texto, como bien sabes significa gritar. Y salvo que realmente quieras escribirle un mensaje vociferante a alguien, utiliza minúsculas y mayúsculas de la forma habitual.


Recuerda que si inicias una conversación, en la medida de los posible, debería seguir el esquema: saludo - cuerpo - despedida. Así que no te olvides del hola o el buenos días a la hora de comenzar y de un hasta pronto al final.


Tal y como te he comentado en el punto Cuándo usarlo, no es una forma de comunicación apropiada para conversaciones largas. Pero eso no significa que sean apropiados los mensajes cortos para comunicarse, porque a base de esas frases cortas se puede llegar a enloquecer a cualquier interlocutor. Pueden parecer más eficientes, pero dificultan mucho la comunicación. Son más adecuadas las frases un poco más largas y completas, que faciliten la comprensión del interlocutor. Cuando digo frases más largas, no me refiero a escribir una novela en dos tomos.


Hablando de las frases cortas, si el receptor de esas mil y una frases cortas tiene activado el tono de entrada de mensajes, puede terminar en un psiquiátrico.


Cuidado con los correctores, porque los carga el diablo. Juegan malas pasadas con frecuencia, por lo que el mejor remedio es la prevención: lee antes de enviar. 


Los emojis son muy útiles, puesto que suplen de algún modo a la información que nos aporta la comunicación en persona o a través del teléfono. Añaden esos matices que enriquecen y ajustan la comunicación. Aunque es necesario utilizarlos con oportunidad y mesura, especialmente si nos comunicamos con clientes o proveedores. Y es que hay quienes abusan tanto de los emojis, que cuando pasen miles de años, los arqueólogos del futuro pensarán que se trataba de un lenguaje jeroglífico más complejo aún que el de los egipcios.


Aunque se trate de clientes o proveedores, el lenguaje de WhatsApp es por definición más informal, así que, olvídate de los estimado cliente, apreciado Sr. Pereda, un cordial saludo, etc. Utiliza expresiones amables y que denoten cierta seriedad, pero que no sean excesivamente rígidas. Para eso tienes el correo electrónico o las cartas tradicionales.


De la misma forma, cuando se trate de comunicaciones entre familia y amigos, puedes relajar el tono lo que creas oportuno. 


Los envíos


No envíes memes y vídeos graciosos de manera indiscriminada, porque terminan por saturar a quien lo recibe. Si realmente merece la pena, comparte; si no es interesante, no lo hagas.


Evita también los mensajes en cadena, porque suelen ser molestos y en la mayor parte de los casos un timo. 


Viñeta para mensaje No envíes fotos de cada cosa que hagas a lo largo del día, porque corres un riesgo estadísticamente enorme de que tus contactos te bloqueen.


No mandes mensajes que puedan ser un fraude, como esos en los que prometen vales por varias decenas de euros para canjear en tiendas conocidas.


Cuidado a la hora de enviar enlaces y vídeos, porque no todo el mundo tiene una tarifa de datos ilimitada o no tiene el dispositivo o el software adecuado para acceder sin problemas al contenido de ese link.


Si envías archivos, sobre todo si son por trabajo, cerciórate de que la otra persona puede abrirlos.


No hagas spam a través de WhatsApp. Enviar un mensaje con información de tus productos o servicios de vez en cuanto está bien. Mandar siete en el transcurso de una mañana... eso es acoso.


Y hasta aquí llega esta primera parte. No te pierdas la siguiente, sobre todo si eres usuario de grupos.


Nos vemos la semana que viene...





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La primera vez que apareció el artículo Normas Básicas de Etiqueta para WhatsApp (I) fue en el blog de Todos Somos Clientes.


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