La Carta de Agradecimiento: Qué Es, Cuándo Usarla y Cómo Redactarla

Seguro que has escuchado alguna vez el refrán que dice "es de bien nacido ser agradecido". Y esta frase popular, como muchas otras, encierra una gran verdad. Porque, ¿a quién no le gusta que le muestren reconocimiento y agradezcan una buena acción o un trabajo bien hecho?

 

Hay mil formas de mostrar ese aprecio, pero en este post quiero centrarme en una de ellas, porque no es efímera y sí muy eficaz. Por eso, lo que vas a encontrar a continuación es todo lo que necesitas saber acerca de la carta de agradecimiento. 

 

 

Cuál es su finalidad

 

▣ Sirve para expresar gratitud por un servicio, colaboración, ayuda o apoyo, de manera formal (o incluso informal) y por escrito. Y se puede dirigir a una persona, a una empresa o a una institución.  

 

▣ Sirve para fortalecer el vínculo entre quien la escribe y quien la recibe, pero también es una forma de reforzar la propia imagen, puesto que refleja empatía y educación, además de profesionalidad si se trata de una comunicación empresarial o institucional. 

 

Cuándo enviar una carta de este tipo

 

▣ Si una persona o empresa te ha prestado un servicio excepcional.  

 

▣ Cuando una persona o equipo dentro de la empresa ha realizado un buen trabajo y merece que se reconozca u esfuerzo y compromiso.

 

▣ En caso de que quieras agradecerle a un cliente la confianza que ha depositado en ti.   

 

▣ Si te han invitado a un evento especial, para agradecer que hayan contado contigo.

 

▣ Cuando te hayan hecho un favor personal, como una ayuda, una recomendación o una presentación ante otra persona.

 

▣ Cuando te hayan hecho un regalo de cierta importancia (y no me refiero al precio).  

 

▣ Tras haber tenido una entrevista de trabajo. 

 

▣ Si te han ascendido o te han otorgado un premio o un reconocimiento.  

 

▣ En caso de que hayas recibido una donación o subvención, tanto a título particular como empresarial. 

 

 

 

Su estructura

 

▣ Encabezado. Indica la fecha en la que has escrito la carta y el lugar (en caso de que la ciudad de emisor y receptor sean diferentes).

 

▣ Asunto. En el caso de los correos electrónicos, no te olvides de indicar claramente cuál es el contenido de la comunicación.  

 

▣ Saludo. Dirígelo a la persona o departamento adecuado y emplea el tratamiento que corresponda. 

 

▣ Párrafo de motivación. Explica de forma breve, clara y cordial qué agradeces. Es la idea central de la carta.

 

▣ Párrafo de explicación o ampliación. Argumenta y detalla los motivos por los que quieres dar las gracias. Si lo consideras oportuno, indica qué ha supuesto para ti lo que la persona o empresa haya hecho. 

 

▣ Cierre. Puedes incluir una frase en la que expreses los mejores deseos para el destinatario, que transmita que deseas seguir manteniendo la relación personal o profesional, que ofreces reciprocidad...

 

▣ Despedida. Procura que esté en consonancia con el tono y estilo del resto de la comunicación.  

 

▣ Firma. Procura que la firma sea siempre manuscrita en las cartas en papel, y que la tinta sea azul, para que se distinga claramente de la parte impresa. Cuando envíes un PDF, incluye tu firma digitalizada. Si se trata de un correo electrónico, incluye el nombre y al menos un apellido, tu cargo y tu teléfono.

 

 

Cómo redactarla

 

▣ Aunque sea informal, debes cuidar al máximo tanto la gramática como la ortografía.

 

▣ Incluso si es adecuado extenderte sobre los motivos del agradecimiento y sus repercusiones, procura que la carta no ocupe más de una página. No se trata de escribir mucho, sino de transmitir lo correcto, a quien corresponde y en el momento oportuno.

 

▣ Nunca envíes cartas de agradecimientos elaboradas con plantilla o con IA sin revisar y personalizar. Se nota, y en lugar de actuar a tu favor, lo hará en contra.  

 

▣ Siempre que lo conozcas, utiliza el nombre del destinatario al menos una vez en el texto, más allá de la fórmula de saludo. Y te mucho cuidado de escribir el nombre y el cargo correctamente, porque un fallo en este sentido puede invalidar el resto del texto.

 

▣ Ajusta la formalidad al destinatario y a la ocasión. 

 

▣ Evita las frases que suenen a cliché, sobre todo si usas varios a lo largo de la carta. 

 

▣ No hables sólo de los hechos, sino desde los sentimientos. Eso sí, si se trata de una comunicación profesional, evita cargar demasiado las tintas en este sentido.  

 

▣ La carta de agradecimiento se escribe para mostrar gratitud, así que evita pedir algo aprovechando la ocasión, disculparte (diluyes la gratitud con la culpa) y vender (o venderte).  

 

▣ Envía la carta cuanto antes mejor. En general, no dejes pasar más de 24-48 horas desde que se haya producido el hecho que quieres agradecer, especialmente si se trata de entrevistas de trabajo, regalos o favores especiales. Si te han entregado un premio, un reconocimiento, una subvención o una donación, puedes ampliar el plazo entre los 7 y los 15 días, aunque personalmente te aconsejo que no esperes tanto tiempo.

 

▣ Si la envías a través de correo electrónico, no descuides el formato y no te olvides de indicar en el asunto que se trata de un agradecimiento, porque te asegurarás que lo abren.  

 

Y para terminar, no me queda nada más que agradecerte que hayas llegado hasta aquí y esperar que esta información te haya sido de utilidad.  

 

 

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La primera vez que apareció el post La Carta de Agradecimiento: Qué Es, Cuándo Usarla y Cómo Redactarla fue en el blog de Todos Somos Clientes.  

 

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