20 Tips Básicos de Protocolo Empresarial

En otros post te he hablado de la importancia del protocolo empresarial, porque es una forma de regular las interacciones con las personas con las que nos relacionamos en nuestro trabajo y porque es una de las piezas que nos ayuda a crear una marca profesional o empresarial sólida y positiva.


Para aplicar ese protocolo empresarial en nuestro día a día, a continuación encontrarás 20 tips básicos y fáciles de poner en práctica.

1.- Ante la duda, utiliza el usted antes que el tú. Esto es especialmente recomendable en las siguientes circunstancias:

• Si se trata de una persona a la que no conoces, tanto en persona como por escrito. Y sí, esto también afecta al correo electrónico. Es un error muy común tutear al receptor de un mensaje cuando aún no se ha tenido contacto previo, porque demuestra una confianza y una relación que aún no se ha establecido y que puede causar rechazo. 

• Si se trata de una persona de más edad o con mayor posición jerárquica que tú; especialmente si vas a presentar un proyecto, a solicitar trabajo o a pedir financiación. El usted en estos casos es una muestra de educación y profesionalidad que juega a tu favor.

 

• Si se trata de alguien que te está prestando un servicio, especialmente si es no especializado. Es la mejor manera de mostrar respeto y de que esperas un servicio, no servilismo.

2.- Opta por estrechar la mano antes que por los dos besos cuando se trate de trabajo. Dar la mano es una fórmula profesional, mientras que los dos besos es una forma de saludar más social, por lo que no conviene mezclar ambos conceptos cuando se está trabajando. 


Y esto es aplicable también cuando se saludan un hombre y una mujer o dos mujeres. Pero precisamente por lo habitual que es la afición besucona en todos los ámbitos, hay veces en las que se producen momentos incómodos en los que uno inicia el saludo con la mano y otro se acerca a besar. Para que esto no suceda, lo ideal es mantener una distancia razonable antes del saludo y fijarse en el lenguaje gestual del otro, para iniciar antes el saludo con la mano o acompasarse a dar dos besos (qué remedio).


3.- Sonríe, y si la sonrisa es auténtica, mucho mejor. Abre muchas puertas y predispone a tus interlocutores de forma positiva, incluso si no sale precisamente de tu corazón. 

La única precaución es utilizarla en los momentos adecuados, porque en ciertas ocasiones puedes llegar a ser considerada una burla. Imagina un cliente enfadado que está expresando su malestar o un empleado al que se le está comunicando el despido, mientras que quien está al otro lado luce una espléndida y brillante sonrisa... no te digo más. 


4.- No te olvides de las palabras mágicas: "gracias", "por favor", "perdón", "buenos días", "buenas tardes", "que tenga un buen día", "adiós"... parece una obviedad, pero haz memoria y te darás cuenta de que muchas personas prescinden de estas fórmulas de cortesía con demasiada frecuencia. 


Y, ojo, son imprescindibles no sólo con tus clientes o con tus superiores, también lo son con el resto de las personas con las que interaccionas: compañeros, proveedores, repartidores, personal de limpieza etc.  


Es sí, no es necesario excederse con demasiadas fórmulas de cortesía, porque es fácil caer en el empalago.


5.- Cuando te dirijas a alguien, ten presente que si utilizar el don o doña delante, tendrá que seguirle el nombre. Si vas a emplear la fórmula señor, señora o señorita, debe seguirle el apellido. Pongamos un ejemplo: tenemos a una persona que se llama Marta Lozano, si nos queremos dirigir a ella debemos utilizar las fórmulas doña Marta o señora Lozano; nunca señora Marta o doña Lozano. 


6.- Cuando estés hablando con alguien mantén el contacto visual y no te distraigas, ni con el móvil ni con lo que pueda estar pasando a tu alrededor. Es importante prestar toda tu atención a la persona con la que conversas, no sólo por educación, sino porque puedes estarte perdiendo parte del mensaje que te está queriendo transmitir. Cuidado con esto, porque crea rechazo y ofrece una malísima imagen profesional. 


Si no puedes prestar toda tu atención al alguien en un momento determinado, es mejor pedir disculpas y posponer la conversación para un momento más oportuno. Esto es aplicable a cualquier interacción profesional: un cliente que entra en la recepción, un compañero que se acerca a hablar contigo en tu despacho, un proveedor que quiere ofrecerte un producto o un servicio...


7.- En el trabajo, no hables de temas muy personales. Una cosa es la conversación puramente social y otra contar enfermedades, problemas sentimentales y otros asuntos que no interesan a la otra persona. No sólo por educación, sino porque no es conveniente brindar más información que la necesaria cuando se trata del ámbito profesional, porque puede volverse en nuestra contra. 


8.- Levántate cuando recibas una visita en tu despacho o si estás sentado a una mesa en algún acto social relacionado con tu trabajo. Y, por supuesto, saluda convenientemente a la persona que llega.


9.- Redundando en lo anterior, recuerda que no se estrecha la mano de nadie estando sentado, mucho menos detrás de una mesa de despacho. Es un gesto de mala educación y de poco respeto hacia la persona a la que se saluda. 


10.- Presenta siempre a quien va contigo si no conoce a la persona con la que estás hablando. Hazlo convenientemente, presentando la persona con menor rango a la de mayor jerarquía. 


Es decir, el subordinado se presenta al superior, el de menor edad al de mayor edad y el hombre a la mujer; pero siempre teniendo en cuenta que el protocolo empresarial en este caso prima sobre el social, de tal manera que impera la jerarquía de la empresa antes que la edad o el género. Por ejemplo, si se trata de un subordinado más mayor y un superior más joven, se presentará el subordinado al superior, aunque el primero tenga más edad.  Y cuando presentes, procura introducir el nombre, el apellido y el cargo dentro de la empresa.


11.- Sé puntual. Pero si tienes que elegir, es mejor llegar 5 minutos tarde que 10 minutos antes. Si te adelantas, puedes coincidir con otra visita o no dar tiempo a la otra persona a preparar la reunión que tendrá contigo. 


12.- Si llegas tarde a una reunión, entra sin saludar, toma asiento y no te justifiques; así no interrumpirás el ritmo del grupo.


13.- Cuando en una reunión haya personas que hablen otro idioma distinto que la mayoría, es de mala educación que conversen en él, salvo que se traduzcan las palabras de ambos al resto. Lo adecuado es que todos hablen el mismo idioma, porque la finalidad de un reunión es entenderse. 


14.- Si vas a entrar en un despacho que no es el tuyo, llama a la puerta. Es un pequeño gesto que demuestra respeto por la actividad de la perona que lo ocupa y de otros posibles visitantes.


15.- Si te invitan al despacho de otra persona, no te sientes antes que tu anfitrión o hasta que no te pida que lo hagas tú. 


16.- Cuando estés en el despacho de otro, procura no tocar sus cosas, salvo que pidas permiso para hacerlo.


17.- Evita llamadas y reuniones innecesarias, que sólo sirven para hacer perder el tiempo a ambas partes. Respeta el tiempo propio... y el ajeno, es una muestra de consideración. Y, por supuesto, evita las visitas personales en el trabajo de otra persona, salvo que sean estrictamente necesarias o que te hayan invitado previamente.


18.- Cuando hagas una llamada telefónica que se prevé larga o cuando detectes impaciencia en el receptor, pregunta siempre si es un buen momento para hablar. Así te garantizarás que te prestarán atención y no estarán deseando que cuelgues.


19.- Si estás hablando con otra persona y debes atender una llamada, pide disculpas y sal de la estancia o apártate un poco para hablar. No pidas en ningún caso que sea el otro el que salga del despacho o que se retire. Lo apropiado es no obligar a la otra persona a escuchar la conversación, por respeto y por propia privacidad.


20.- Si vas a entregar dinero en efectivo como pago de una factura o un servicio, sobre todo si es en público, hazlo en un sobre (y no va con segundas intenciones...), de ese modo se mantiene la privacidad de ambos. Esto no es aplicable a la hora de pagar un taxi, de pagar una entrega de un repartidor o de cualquier otra transacción similar, por supuesto.


Y te doy un último tip, quizás el más importante de todos: donde fueres, haz lo que vieres.




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La primera vez que apareció el post 20 Tips Básicos de Protocolo Empresarial  fue en el blog de Todos Somos Clientes.



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