El Burofax, una Herramienta Imprescindible

A pesar de lo eficiente que es el envío de un burofax si es necesario acreditar la entrega de una comunicación, todavía hay quien piensa que eso no va con él.


 eso es un error, porque el burofax es un estupenda herramienta, tanto en el caso de las empresas como de los particulares. De hecho, es una forma de comunicación que evita muchos disgustos, puesto que se convierte en una prueba en caso necesario.


¿Cuántas veces nos hemos quejado de que una compañía telefónica no nos hace caso cuando queremos darnos de baja? ¿Quién no le ha dicho por activa y por pasiva a un inquilino que debía abandonar el piso y ha hecho oídos sordos? ¿Cuántas veces es necesario reclamar que nos arreglen el ordenador o que nos lo cambien por otro, después de llevar tres meses muerto de risa en el servicio técnico? ¿En cuántas ocasiones hemos llamado para reclamar el pago de una factura pendiente y han echado balones fuera del tipo "es la primera noticia que tengo" o "yo no sé nada, hablarías con fulanito que está de vacaciones"?


Pues para eso está el burofax, para que nadie se pueda escudar en que no se ha enterado de nuestras peticiones o reclamaciones.


A continuación encontrarás más información acerca de esta forma de enviar tus comunicaciones, que espero que te sea útil.


Ventajas

• El burofax es un documento fehaciente con valor probatorio, puesto que un tercero (autorizado para ello) certifica que el envío se ha realizado. Permite acreditar la persona receptora y el día y hora de entrega, si se contrata el acuse de recibo. Incluso se puede certificar el contenido exacto que se ha enviado, si se contrata ese servicio.

• Por ello, este tipo de comunicación es mucho más fiable que las cartas certificadas, si lo que interesa es acreditar una comunicación en concreto. Una carta certificada sólo garantiza que se ha realizado el envío y, si se contrata con acuse de recibo, también se indica si se ha recepcionado y quién lo ha hecho. Pero no hay posibilidad de probar el contenido que hemos enviado, lo que no lo hace válido en un litigio. 

• Y qué decir de los faxes, e-mails (sin  firmar con certificado digital) o cartas enviadas por correo ordinario, donde no se puede garantizar ni la entrega ni el texto enviado.

• Aunque un burofax se puede rechazar, si se considera que ese rechazo es imputable al destinatario, se considera como entregado a todos los efectos. Algo que conviene, sí o sí, al remitente.

• Es un documento con una entrega muy rápida. Por ejemplo, Correos lo entrega en el mismo día en capitales de provincia y ciudades grandes, si se envía antes de las 13 h. y, al día siguiente, si se hace después de esa hora.

• Antes sólo se podían enviar burofaxes a través de las oficinas de Correos, pero ahora se pueden hacer a través de otros proveedores; entre otros MRW y Notificados.

También con certificado electrónico...

• Puedes optar por el envío en persona en las oficinas de los proveedores o a través de Internet, si tienes certificado digital (que, si no lo tienes, te aconsejo que lo solicites; por tu propia comodidad). Por vía electrónica, además de ser más rápido y cómodo, es más económico.

Inconvenientes

• El precio, que es más elevado que en el caso de las cartas certificadas, los faxes o los e-mails. 

• Para que tenga validez en caso de litigio, deberás contratar el burofax con acuse de recibo y certificado de contenido, lo que incrementa su precio.  
  

• Sólo puedes enviar un máximo de 20 páginas mediante burofax, lo que es un problema si se trata de comunicaciones extensas.

Para qué utilizarlo

Imprescindible si te quieres dar de baja...

• Para darte de baja en servicios como la telefonía, el ADSL, TV de pago, gas, electricidad, etc. En muchos casos, se aprovechan de que la comunicación no es probatoria, para seguirte conservando el alta. Si les envías un burofax, te harán más caso y, si te reclaman cantidades posteriores, siempre podrás probar la fecha real en la que solicitaste la baja en el servicio. Si quieres darte de baja de verdad, es la mejor fórmula.

• Para comunicar finalizaciones de contratos de arrendamiento, prestación de servicios o laborales.

• Para hacer reclamaciones o quejas, en caso de consideremos que un producto o un servicio no es el esperado. Sobre todo si reclamamos la devolución del importe o la sustitución del mismo. 

• Para reclamar cantidades de dinero, especialmente si ya se ha intentado por vías más amistosas y no se ha recibido respuesta.

• Para comunicar cualquier hecho del que queremos que quede constancia de su entrega. 

Como ves, el burofax es una herramienta muy útil. Y, aunque el coste es algo elevado, se compensa con los problemas que evita.

Consejos Informáticos para Emprendedores Novatos

Si acabas de comenzar tu aventura emprendedora o estás a vueltas con tu plan de empresa y no tienes mucha idea de informática, en este post encontrarás consejos útiles, sencillos y económicos al respecto. Están dirigidos a personas con pocos conocimientos informáticos, así que son muy básicos.


Estas recomendaciones son sólo eso, recomendaciones, que nos da el director técnico de 1 de N Tecnologías de la Información, para hacerte la vida más fácil (y barata) si aún llevas la L en esto de los ordenadores. A lo largo del post encontrarás varias aplicaciones, que son gratuitas (aunque muchas también tienen su versión de pago) u Open Source. Estas herramientas no son las únicas y, puede ser que no sean las mejores, pero sí son las que la práctica nos ha demostrado que dan un buen resultado; es por eso que las compartimos contigo.


Vamos al tema, que estarás deseando meterte en harina...


A la hora de comprar el ordenador


El principal consejo al respecto es que adquieras un equipo de calidad, pero sin pasarte. Es decir, busca un ordenador que pueda cubrir tus requerimientos con holgura, pero sin necesidad de comprarte el Ferrari de los equipos.


Cuando vayas a comprarlo, busca establecimientos reconocidos y reconocibles. Como probablemente no tengas experiencia en este campo, es mejor pedir varias opiniones y precios. Y, ojo, impón tú las características del equipo que quieres consultar (memoria, cpu, tamaño del disco, tipo del disco, etc.), porque suele haber vendedores que intentan compararte peras con manzanas. Es como cuando te quieren comparar las tarifas telefónicas, donde cada uno tiene un concepto y forma de tarificar diferente. A partir de ahí, ya te puedes dejar aconsejar.

La tarjeta gráfica, sólo si vas a rentabilizarla

Procura que tenga una buena cantidad de memoria RAM, porque te servirá para todo lo que quieras hacer con tu equipo. Recomendable, 8 GB como mínimo. En esto, el tamaño sí importa.


La tarjeta gráfica sólo te será útil si vas a hacer algo de diseño gráfico en tu día a día. O si vas a jugar con el ordenador, claro. Si no, puedes prescindir perfectamente de ella. 


A la hora de vestirlo...


Lo ideal es que tengas dos equipos, uno para uso profesional y otro para el personal. Si no te va a ser posible, procura tener dos usuarios diferentes dentro del ordenador para cada ámbito.


Algo muy útil es tener un servidor para que te permita almacenar e intercambiar archivos o dispositivos (impresora, escáner, etc.) con otros miembros de tu equipo.


También puedes buscar un disco duro externo para guardar tus copias de seguridad en él. 


Y hablando de copias de seguridad: siempre, siempre, siempre, haz copias de seguridad periódicas de tus contenidos. Hay herramientas como Cobian que son muy útiles para ello. Ni te imaginas la cantidad de disgustos que te ahorrará.


Algo que no puede faltar en tu fondo de armario informático es un buen antivirus. Avast o AVG son una buena opción. Eso sí, es imprescindible actualizarlos constantemente. Un antivirus desactualizado es como una cámara de seguridad de esas de mentira, está sólo de adorno. Ni te imaginas la cantidad de amenazas que están ahí fuera para hacer de las suyas con tu ordenador y, sobre todo, con la información que tienes dentro.


Y otro must have, es un firewall. Su finalidad es evitar que haya extraños accedan en remoto a tu ordenador o que tu equipo acceda a sitios no autorizados. Vamos, el si tienes pase, pasas; si no tienes pase, no pasas. Las dos herramientas que te he mencionado antes, Avast y AVG también tienen función firewall, así que puedes activarla. Otra opción es Zone Alarm.


En cualquier caso, si hay un hacker malote (porque también los hay buenos) intenta entrar con ahínco en tu ordenador, lo hará. El truco está en ponérselo lo más difícil posible.


En cuanto a los navegadores, Firefox y Chrome son los favoritos de la casa. Son gratuitos y, sobre todo, bastante seguros. Probablemente te enfadarás a veces, porque te restringen la entrada a determinados sitios si detectan algún posible peligro, pero merece la pena. Además, son fáciles de utilizar.

 
De los programas de correo electrónico, el que más nos gusta en 1 de N es Thunderbird. Es muy cómodo y, sobre todo, gratuito. Reseñable la gestión de tareas y agenda.


Otras herramientas que te pueden gustar son OpenOffice y FreeOffice. Te proporcionarán tratamiento de textos, hojas de cálculo, presentaciones, etc.


LastPass es un gestor de contraseñas, que te será indispensable si tienes cuenta en muchos sitios web. Como deberías tener un usuario y password diferente para cada uno de los sitios, en cuanto debas recordar más de 15 ó 20, tu vida se puede complicar mucho. 


Pocket te será muy útil para guardar enlaces mientras navegas por Internet. Quién no ha visto algo que le ha gustado en la Red y no tenía tiempo de verlo con detenimiento y pasado el tiempo no se acordaba del sitio al querer recuperar la información. Tiene filtros, para facilitar las búsquedas. 


Xmarks te permitirá sincronizar los marcadores (favoritos, por ejemplo) en distintos dispositivos al mismo tiempo. Esto te simplificará mucho el acceso a estos marcadores de forma centralizada. 

Las aplicaciones que se pueden sincronizar son muy interesantes

Evernote es una aplicación de lo más útil. Te permite gestionar proyectos y tareas diarias, de una forma sencilla. También te permite guardar información y tomar notas. Además, puedes sincronizarlo con tus otros dispositivos.


Y si necesitas gestionar clientes reales o potenciales de una forma eficiente, VTiger Open Source y Sugar Open Source, te pueden ayudar con ello. 


A la hora de llevar tu contabilidad, te recomendamos Open Bravo. Te dan un período de prueba de 30 días y, si no contratas la versión de pago, te cortarán algunas de las funcionalidades.


Si quieres poner también un negocio de e-commerce, te sugerimos Prestashop. Es la plataforma que utilizamos en las tiendas on-line que desarrollamos y gestionamos, porque nos parece cómoda, más o menos sencilla de usar (dentro de lo que hay en el mercado) y da buenos resultados con el SEO.


Si vas a necesitar imágenes para tu web o tu bitácora, siempre te recomendaremos las que son de uso libre o con licencia Creative Commons (y que sigas los requisitos de cada licencia, claro). Algunos de los bancos de imágenes que te sugerimos: Morguefile, Free Images, Magdeline, Picography, etc.


Dropbox y otras herramientas similares te servirán para subir información a la nube. Si no te fías mucho, siempre puedes fabricarte tu pequeña nube particular. Eso sí, necesitarás ciertos conocimientos y algo de tiempo. Si quieres algo así, pero no te atreves, consúltanos y te decimos qué podemos hacer por ti.
 

Recomendaciones de uso


Es mejor que gastes dinero en un buen equipo, antes de hacerlo con aplicaciones carísimas. Esto es como cuando tienes un gato o un perro por primera vez: le compras todo lo que hay en la tienda, cosas que no sabías incluso que existían. Cuando tienes el segundo, ya sabes lo que necesitas y en lo que merece la pena hacer un desembolso más grande.


Pide consejo sólo a los profesionales (y no hablo de los dependientes prepúberes y cuasi poligoneros de algunas grandes cadenas). Eso de "me va a acompañar mi sobrino a comprar el ordenador, porque sabe mucho del Facebook ese", es un gran error. Es el equivalente a la automedicación en el tema de la salud.


Crea contraseñas seguras y cámbialas con frecuencias. No las compartas, no las escribas y no las dejes a la vista. 

 
No entres en sitios web en los que el navegador te avise de que pueden ser peligrosos. Es mejor pasarse de conservador que buscarse un problema.

Cuidado con los e-mails maliciosos

No abras correos electrónicos que sean sospechosos, incluso si vienen remitidos desde una dirección conocida. Hay formas de suplantar la identidad del correo remitente para que caigas en la trampa. Evita abrir correos golosos, es decir, los que tengan títulos que llamen mucho la atención, los que tengan alguna connotación picante o los que utilicen expresiones o giros idiomáticos extraños. No abras ningún adjunto que incluya algún correo como estos, tampoco entres en ningún enlace que te ofrezcan.


Descarga las aplicaciones en las páginas oficiales y evita hacerlo en plataformas de descarga masiva, porque te pueden dar algún regalito más con la aplicación que no esperabas: virus, espías, etc.


Tapa la webcam de tu ordenador cuando no la estés usando. Quizás te pueda sonar paranoico, pero es fácil que te hackeen la cámara y que acabes participando en una especie de Gran Hermano sin saberlo. Hay dispositivos que puedes comprar, pero un trozo de cinta aislante o de cartulina con un poco de celo es suficiente.


No pinches ningún dispositivo USB que no sea de mucha confianza y, aún así, pásale el antivirus antes de abrir ningún archivo. Eso de "descárgate el currículo del pincho que no lo he traído en papel", nada de nada. 





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Bases de Datos: Uso o Abuso

Hay muchas empresas que se ven tentadas por la compra o el alquiler de bases de datos para hacer campañas publicitarias de sus productos o servicios, especialmente de telemarketing. Algo por lo que hay que pagar y que, en la mayor parte de los casos, no da buen resultado. Bien porque la base de datos está desactualizada o tiene datos erróneos, bien porque ya está demasiado trillada por otros usuarios de dicha base. En ambos dos supuestos, nuestra compra no nos habrá servido de mucho, porque el rendimiento será mínimo. Y ya no voy a hablar de si las bases de datos cumplen con la legislación vigente o se la saltan a la torera, que eso es otro cantar.

 
En otros casos, las compañías optan por crear bases de datos propias, gracias a distintas fuentes, como por ejemplo: 

• Repertorios telefónicos y guías de telecomunicaciones.

• Listados de profesionales. 

• Boletines oficiales.

• Medios de comunicación.

• Formularios de contacto.

• Correos electrónicos.

• Redes sociales.

• Contactos o visitas previas.

• Listados, con coste, de empresas recopilados en plataformas como e-informa, axesor, etc.

• Listados de nuevas empresas como las que te ofrece de forma gratuita Infocif.

 
En cualquier caso, habrá que respetar lo siguiente:

• Los listados telefónicos, guías de telecomunicaciones y directorios profesionales sólo se pueden utilizar durante un año, es decir, hasta que entra en vigor el siguiente. Luego dejan de ser fuentes accesibles al público.

• Los datos recabados a través de formularios de contacto, correos electrónicos, redes sociales y contactos previos (visitas, entrevistas, networking, etc.) requieren de información y consentimiento si vamos a enviarle publicidad al usuario, especialmente si se trata de comunicaciones electrónicas (LSSICE). Y esto en cada envío.

 

• En el caso de las RR.SS. deberemos atenernos a las políticas de cada una de las redes. 

 

• En boca de todos está el que se puede utilizar el censo promocional como fuente accesible al público, aunque tienes sus peros. El censo promocional son los datos (nombre, apellidos y domicilio) recogidos en el censo electoral pero que, ojo, sólo tiene validez de un año para considerarla fuente accesible al público. Pasado ese tiempo, ya necesita de la información y consentimiento del interesado. Y, por supuesto, no recoge ni teléfono ni correo electrónico; así que no nos sirve ni para telemarketing ni para e-mail marketing.

 
Esta opción de crear bases de datos propias es una inversión de tiempo y esfuerzo, porque requiere que se alimenten y se actualicen de forma constante para que sean realmente eficientes. Esto precisa de un equipo concienciado y una buena herramienta CRM para indexar y gestionar los datos. Si se hace bien, unas BBDD propias y saneadas, pueden ser una mina de oro para tu empresa. Sabrás qué, cómo, cuándo y a quién venderle tus productos o servicios. Y, además, esos contactos no se sentirán molestos o agobiados, con lo que su predisposición hacia ti y hacia lo que quieres venderles será mayor. 


Si las bases se han conseguido de forma ilegal están obsoletas, son erróneas o el equipo que las utiliza es poco profesional y descuidado, el resultado que podemos conseguir es nefasto.

 
A mi compañía siguen llamando personas que o no saben a qué empresa llaman o, peor aún, tienen el nombre incorrecto. Si la empresa se llama 1 de N Tecnologías de la Información, no se puede preguntar por N Tecnologías. ¡Con lo que nos costó elegir el nombre y el cariño que le pusimos! ¿Cómo que N Tecnologías? 


Incluso, rizando el rizo de la incapacidad profesional, las dos frases que ningún comercial o teleoperador debería de pronunciar: 

• "Oiga, ¿eso es una empresa de informática?" (¿de informática, piltrafilla? ¡que hacemos diseño de software a medida!) 

 

• O el tradicional "querría hablar con el gerente/responsable" (¿responsable? oiga usted, que en esta empresa somos todos muy responsables).

O el que en la etiqueta de un envío postal dirige la comunicación a una persona y cargo que ya no está en la empresa. Y estamos hablando de hace ya varios años. 


Y qué decir de esos e-mails no deseados, en los que nos ofrecen piscinas de obra, cerramientos metálicos o grúas de pluma. ¡Señores, que nos dedicamos al sector del software, no de la construcción! 

 
Es importante saber a quién nos dirigimos y cómo podemos cubrir sus necesidades, para que nuestra publicidad sirva de algo. Si no, lo que conseguimos es justo lo contrario, trabajar en contra de nuestra imagen de marca. 


Y, por otra parte, trabajar con una buena base de datos y utilizarla bien, también es un servicio público. Si no quemamos a los clientes con spam (telefónico, postal o electrónico), otras empresas podrán también hacer su trabajo. 

 
Y, tú, ¿usas o abusas de las bases de datos?



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Cómo Inscribir Ficheros en la Agencia de Protección de Datos

En otros post te he hablado de la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal) y la necesidad de que empresas y profesionales la cumplamos de forma escrupulosa; no sólo por las posibles sanciones, también porque es una muestra de responsabilidad y respeto hacia nuestros clientes y sus datos.


Una de las formas de cumplir con la LOPD es inscribir los ficheros en los que recogemos los datos de los clientes en la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos). Esos ficheros son, por así decirlo, las "carpetas" donde vas a ir almacenando un determinado tipo de información. Deberán estar identificados con ciertos datos: nombre del responsable del fichero, nombre, finalidad, tipo de datos, si se ceden y a quién, etc. 


Al inscribir estos archivos en la AEPD, decimos a los clientes y a la Administración que recogemos datos, cuáles son, para qué y los identificamos de una forma física. Es una forma de responsabilizarnos realmente de esa información que recogemos, utilizamos y custodiamos.


Recuerda que, si tienes una empresa o eres un profesional y recopilas cualquier tipo de datos, deberás inscribir en la Agencia de Protección de Datos los ficheros en los que los almacenes. El que seas autónomo no te exime de esta obligación. Y datos personales son los nombres, los apellidos, los DNI, los teléfonos, los e-mails... ¿a que todo esto lo pides y lo guardas todos los días en tu trabajo, seas sociedad o trabajador por cuenta propia? 


Y lo mejor de todo es que la inscripción es sencilla y gratis, así que no tienes ninguna excusa para no cumplir con la ley. 


Puedes hacerlo de forma presencial, por internet o con certificado electrónico. Sólo tienes que rellenar el formulario NOTA. 


Este formulario, si tienes certificado, podrás tramitarlo directamente ante la AEPD. Si no lo tienes, puedes enviar la notificación a través de internet y, posteriormente, remitir el formulario a la Agencia; también puedes imprimir el formulario y presentarlo en papel (directamente en la AEPD o oficinas de registro). Incluso puedes presentarlo en formato XML.


A continuación te detallo cómo hacerlo:


1.- Primero deberás obtener el formulario NOTA. Para hacerlo, deberás entrar en la opción correspondiente al tipo de fichero, bien sea de titularidad pública o titularidad privada. Dando por hecho que tus ficheros pertenecen a una empresa privada o a un autónomo, te dejo el enlace correspondiente:


https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/inscripcion_ficheros/Notificaciones_tele/obtencion_formulario/common/pdfs/Titularidad_Privada.pdf


En este caso vamos a crear un alta, aunque a través de este formulario también puedes modificar o eliminar dichos ficheros. 

2.- Una vez hecha el alta, podrás elegir entre un modelo de declaración normal o tipo. Los modelos tipo son unos ya previamente establecidos, para determinado tipo de ficheros que por su incidencia o especialización (Comunidades de Propietarios, Clientes y proveedores, RR.HH.-Nóminas, Pacientes, etc.), requieren de una estandarización. Los que se denominan como normales, son los que tú puedes ir diseñando (dentro de un orden) a tu medida.

3.- Como unos de los más frecuentes son los de clientes y proveedores, va a ser el que utilice en este ejemplo. Te aconsejo que los utilices; así te complicarás menos. 

4.- Una vez identificado el tipo de modelo, deberás elegir qué tipo de presentación: con certificado electrónico, internet o en papel (presencial). Una vez marcada la opción, deberás pinchar en el botón de cumplimentar.

5.- Ahora ya puedes comenzar a cumplimentar los datos del fichero propiamente dichos. Te pedirán información acerca del responsable del fichero, dónde se ejercerán los derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición), quién se encargará del tratamiento, etc. 

6.- Después de estos datos, tendrás que indicar el nombre del fichero, su descripción y finalidades. 

7.- Seguidamente deberás consignar de dónde proceden los datos y los colectivos o interesados implicados. 

8.- Algo que tendrás que indicar también es si recogerás datos especialmente protegidos: ideología, religión, etc. Y, por supuesto, también tendrás que marcar la información identificativa de los interesados que vas a recopilar (DNI, dirección, nombre, apellidos, imagen, etc.).

9.- Y si los recoges, deberás consignar otros datos tipificados, como los datos académicos, las características personales, etc.

10.- Algo muy importante también es que especifiques si el tratamiento de los datos recogidos en el fichero será automatizado, manual o mixto (una mezcla de los anteriores, lo más frecuente); así como el nivel de seguridad de las medidas que se aplicarán para la custodia y mantenimiento de la información. 

Si muchas de las cosas que estoy mencionando (tratamiento de los datos, nivel de seguridad, etc.), te suena a chino, probablemente sea porque no has establecido un procedimiento para cumplir con la LOPD y no has elaborado un documento de seguridad que lo refleje, así que ponte a ello sin falta.


11.- Si vas a ceder datos a terceros, también deberás declararlo. Piensa que si realizas operaciones comerciales, es casi seguro que compartirás esa información con bancos, con la Agencia Tributaria o a la Seguridad Social, así que deberás consignarlo.

12.- Y, por último, deberás validar el formulario. Con esta opción se te indicarán los posibles errores. Una vez que la validación sea correcta, te aconsejo que primero lo guardes. Luego sólo tendrás que elegir si lo quieres imprimir (para la presentación presencial o para enviarlo por correo si se ha elegido la opción de presentación por internet) o si prefieres enviarlo directamente con el certificado electrónico. 

Las primeras inscripciones te llevarán un rato, no por complicadas, sino por laboriosas; pero con la práctica lo harás casi con los ojos cerrados. 


Una vez que el formulario le llegue a la AEPD y lo aprueben, te enviarán un documento donde te dirán con qué número se ha registrado cada fichero. 


Una vez finalizado el proceso, si algún cliente desea saber si has inscrito determinados ficheros en la Agencia, podrá hacerlo en su buscador. 


¿A que tampoco cuesta tanto cumplir con la ley?




Información de interés:

Inscripción de Ficheros. Agencia Española de Protección de Datos
Guía para confeccionar el Documento de Seguridad. Agencia Española de Protección de Datos
Obligaciones de los Responsables de los Ficheros. Agencia Española de Protección de Datos
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal


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