¿Para Quién Escribes Tus E-Mails?

Hace muchos años, cuando trabajaba como secretaria de dirección, me inculcaron una premisa a la hora de redactar una carta: que pudiese leerla cualquiera, incluso si no era su destinatario.


Eso implicaba que la redacción, la ortografía, las formas y el contenido debía ser para todos los públicos. Nada de confianzas excesivas, expresiones vulgares o información sensible.


La explicación tenía su lógica impecable: en una empresa, entonces y ahora, cualquier directivo o trabajador puede ser auditado o despedido sin previo aviso y, en ese caso, su correspondencia (al menos la archivada en su despacho) quedaría expuesta a otros ojos que son los suyos. Por no hablar de otras mirada indiscretas, que pueden ocurrir en cualquier empresa. Y no estoy hablando de espionaje al estilo Mission Impossible, sino de compañeros o superiores con ganas de Saber y Ganar.


Y esto, a pesar de ser algo que me enseñaron hace tiempo, está de plena vigencia. Y no sólo con la correspondencia en papel, que cada vez es más escasa, sino que también afecta a los correos electrónicos. Y mucho.

 
En los e-mails esta prudencia es mucho más importante que en la correspondencia off-line, porque tiene más frentes que convierten al mensaje en visible por otros que no son su destinatario.


Para minimizar los datos inapropiados de los correos electrónicos, aquí tienes algunos consejos.

El contenido


Evita insultar o poner en evidencia a alguien a través de un correo electrónico. Primero, porque no es de buen gusto. Segundo, porque nunca sabes dónde terminará ese e-mail. Puedes equivocarte de destinatario (incluso enviárselo al objeto de tus iras por error), la otra persona puede comentarlo o reenviarlo, puede quedar abierto en tu ordenador y verlo cualquiera. Un horror de consecuencias imprevisibles. 


Si la información que vas a transmitir es delicada o confidencial, te recomiendo otro tipo de vía para hacer llegar ese mensaje a su destinatario. Valora si no será más adecuado hacerla llegar en persona o por teléfono. 


Ten cautela con el humor y la ironía. Son excelentes recursos, pero no se entienden tan bien por escrito como en persona. Siempre en pequeñas dosis y con elegancia.


Antes de enviar, piensa que en muchas ocasiones ese correo debe ser reenviado o mostrado a otra persona, por necesidades del trabajo. Valora qué pensarías tú si leyeses tu propio correo siendo otra persona. Vamos, redacta los correos como si los fuese a leer tu madre o, mejor aún, tu cuñado. 


Lee y relee el mensaje antes de enviarlo. De hecho, el mejor consejo es no enviar un e-mail importante en caliente. Cambiar de actividad y repasarlo pasadas unas horas puede ser una medida para no cometer errores, ni en la redacción ni en el destinatario. Y si es realmente vital para ti, pide a otra persona de tu confianza que lo lea. Dos pares de ojos ven más que uno.


El formato


Utiliza una ortografía, gramática y puntuación impecables.


Evita las jergas y las abreviaturas y las palabras malsonantes. El lenguaje tipo WhatsApp o SMS no tiene lugar en un e-mail. Y te aseguro que se usa, incluso para solicitar un puesto de trabajo , doy fe. 


Incluso aunque el destinatario sea alguien con el que tienes mucha confianza, no te excedas con un lenguaje demasiado coloquial o las palabras malsonantes.


Mantén un formato lógico en los correos, en el que incluyas: saludo, cuerpo y cierre. No prescindas del saludo y del cierre, salvo que ya hayas intercambiado varios e-mails en un corto período de tiempo y sobre el mismo asunto. 


Termina siempre con una firma con nombre y tus datos profesionales. No sólo es más formal, además así te harás responsable de lo que escribas.


El destinatario


Cerciórate de lo que envías y a quién se lo envías, porque en algunos casos sólo te supondrá una cara colorada, pero en otros te puede costar un disgusto: sanciones, pérdida de clientes, un despido, etc. 


Ten precaución a la hora de introducir el destinatario, porque ya sabes que la libreta de direcciones de tu programa de correo te puede jugar una mala pasada. La única solución: ir con cuidado.


Ojo con las listas de distribución, porque las carga el diablo. Son la forma más fácil de enviar información por error a personas a las que no te conviene que les llegue. Y eso sin contar con los problemas que puedes tener con la Agencia Española de Protección de Datos. 


Maneja con propiedad los Para / Cc / Cco. El "Para:" es para el destinatario real de tu e-mail, del que quieres una respuesta o una acción. El "Cc:" es para informar del contenido del mensaje a un tercero, pero del que no necesitas una respuesta". Y el "Cco:" es para otra persona a la que quieres informar del contenido del mensaje, pero sin que se enteren los demás. Son buenas herramientas para controlar a los destinatarios de tus e-mails y de la respuesta que quieres de cada uno.   


Si te equivocas de destinatario 


Pide disculpas siempre por el error.


Si el error ha sido de grandes proporciones, valora si la mejor opción es que las disculpas las pida el máximo responsable del departamento o de la empresa, según el caso. 


Si es el receptor equivocado del mensaje el que te informa de que se lo has enviado por error, dale las gracias por la información. 


Asume las consecuencias del tu equivocación si es que las ha habido. Por ejemplo, si le dado un descuento que reservas para tus clientes premium a uno nuevo, la mejor reacción es conservarle ese descuento. Él no tiene la culpa de tu error y quedarás muy mal si luego recoges velas. Además, eso te servirá de castigo para que no vuelvas a meter la pata...


Para terminar te dejo un chiste clásico al respecto:


"Un matrimonio decidió ir a pasar unas vacaciones en una playa del Caribe, en el mismo hotel donde pasaron la Luna de Miel 20 años atrás, pero por problemas de trabajo, la mujer no pudo viajar con su marido, quedando en ir para allá unos días más tarde.

Cuando el hombre llegó a su destino y se alojó en el hotel, vio con que en la habitación había un ordenador con conexión a Internet a disposición de los huéspedes. Entonces decidió enviar un e-mail a su mujer,  pero se equivocó y sin darse cuenta lo envió a otra dirección.

El e-mail lo recibió por error una desconsolada viuda que acababa de llegar del funeral de su marido y que, al leer su correo electrónico, se desmayó instantáneamente. El hijo de la viuda al entrar en la habitación, encontró a su madre en el suelo sin conocimiento, a los pies del ordenador, en cuya pantalla se podía leer:

"Querida esposa: He llegado bien. Probablemente te sorprenda recibir noticias mías por esta vía, pero ahora tienen ordenadores aquí y te permiten enviarle mensajes a tus seres queridos. Acabo de llegar y he comprobado que todo está preparado para cuando llegues este próximo viernes. Tengo muchas ganas de verte y espero que tu viaje sea tan tranquilo y agradable como ha sido el mío.

P.D.: No traigas mucha ropa. ¡Aquí hace un calor infernal!"


:D



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Cuidado con qué y a quién envías un adjunto
LEY ORGÁNICA 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal
Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economía Sostenible /Disposición final quincuagésima sexta. Modificación de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal

Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSICE).

 

Actualiza Ya tu CV (II)

La semana pasada te hablé de cómo actualizar el CV respecto a su formato y a su forma de presentación. Hoy te traigo consejos para mejorar lo más importante: el contenido. 


Vamos a ello... 

El contenido


No utilices un CV estándar para enviar a todas las empresas a las que pidas trabajo. Elabora un currículum para cada puesto al que quieras optar. Si tú actúas en serie a la hora de buscar trabajo, también los reclutadores te tratarán como a uno más.


No te olvides del CV 2.0: blogs, webs, perfiles en redes sociales, etc. Son el complemento perfecto para un currículum más tradicional. Linkedin, Xing, About.me, Blogger o WordPress son tus mejores armas en este sentido.


Tu currículum vitae tiene que destacar entre los demás. Si para un solo puesto de cajero en un supermercado de cuño nacional, hay varios miles de candidatos, es realmente importante que el CV llame la atención del reclutador en un principio. Es la mejor manera de que el seleccionador se fije en nuestra candidatura, al menos en un primer momento. 


Comienza siempre por los datos personales, indicando de forma clara tu nombre, apellidos, fecha de nacimiento y formas de contacto.  


Si no te lo piden expresamente, evita el estado civil y el número de hijos. No es cuestión de que mientas, pero sí de que primen tu experiencia y tu formación sobre esa información personal. Si les interesa, ya te lo preguntarán durante la entrevista personal.  


Mi consejo es que no facilites el DNI o documento identificativo equivalente en el propio CV, salvo que lo indiquen en la oferta de empleo.


En los datos personales incluye los enlaces a tus perfiles en redes sociales.


Utiliza una dirección de correo electrónico profesional. Un e-mail como yosoylacañadeespaña@gmail.com o bomboncitodechamberi@hotmail.com, no son las mejores cartas de presentación si estás buscando un empleo... serio.
 

Organiza tu información de forma cronológica o funcional

Organiza la información que incluyas. La forma de organizarlo dependerá del estilo de CV que quieras presentar: cronológico (si has tenido una vida laboral homogénea y progresiva o si no has tenido muchos puestos de trabajo), funcional  (ordenando tu experiencia y formación acorde al puesto concreto al que optas, tanto de forma directa como secundaria, pero prescindiendo del resto de información) o mixto (una combinación de lo anteriores). 


Si vas a utilizar el orden cronológico como base de tu currículum, ordena la formación y experiencia profesional de la más reciente a la más antigua. A cualquier reclutador le interesan más tus últimos trabajos y cursos, que los que llevaste a cabo hace 15 años, créeme.  


Refleja también los logros y habilidades que no tengan que ver directamente con tu vida académica o profesional: becas, estancias en el extranjero, logros obtenidos en asociaciones y clubes, etc. Eso sí, procura que los extras que incluyas aporten valor al puesto al que optas.


No aportes información que no sea relevante para el puesto al que quieres optar. Analiza el puesto y la empresa y valora qué información puede ser importante y cuál no. 


Simplifica, lo detalles ya los darás en la entrevista personal. El CV es una guía para el seleccionador, no tiene que ser tu historia por fascículos. 


Si tienes una experiencia profesional amplia, comienza por ella, antes que por la formación. En caso contrario, céntrate en tus estudios y deja para el final el detalle de los trabajos realizados.


Evita los CV eternos de varias hojas. Provocan rechazo en el reclutador, porque a nadie nos gustan los documentos largos y tediosos de leer. De hecho, inflar el currículum es una pérdida de tiempo, porque nadie lo leerá hasta el final. Lo ideal sería presentar una sola página, dos como mucho. Si tienes un historial muy amplio, valora el utilizar un currículum funcional o incluir sólo lo más relevante para el puesto al que optas.


Si tienes un CV corto, céntrate en la formación, las funciones que hayas desempeñado y en los logros conseguidos. No es cuestión de inflarlo, sino de centrar la atención en la calidad, no en la cantidad.


Si la empresa a la que optas tiene proyección internacional o puede tenerla en un futuro, traduce tu currículum. Ojo, no lo hagas si realmente no dominas en idioma en cuestión. La idea es demostrar con un CV en el idioma extranjero que tú (realmente) dominas; así que no encargues su traducción a otro sin hablar y escribir dignamente esa lengua, porque es probable que en la entrevista personal te pongan la cara colorada.


Conviene que incluyas referencias, siempre que las hayas confirmado de antemano, por supuesto. Puedes incluirlas directamente en el documento o añadir una frase del estilo de "Se facilitarán referencias en caso de ser solicitadas" o "Referencias disponibles a petición del reclutador". 


Si vas a incluir una foto, procura que esta sea formal y actualizada. Y no, no te servirá la de tu perfil de las RR.SS. tomada durante una noche de fiesta.


Pon fecha a tu currículum, para indicarle al seleccionador de personal si los datos son recientes o debe esperar algún cambio.  


Cuida tus redes sociales si estás buscando empleo y también si ya lo tienes. Los reclutadores y los departamentos de recursos humanos ya monitorizan las redes sociales de candidatos y empleados como parte de su trabajo. Un consejo: no publiques nada que no podría ver un seleccionador de personal, aunque se trate de tus perfiles personales.

La finalidad el CV: acceder a una entrevista de trabajo

No te olvides de las herramientas a tu alcance para optimizar tu currículum: CV Maker, CuVitt, Visualize.me, HipCV, re.vu, Resume.com, Easy CV, Comoto, Visual CV o Europass


Y recuerda lo más importante: la finalidad del currículum es asegurarte una entrevista personal, ni más ni menos.  




Información del interés.

Portalempleo.es
Consejos para encontrar empleo (Adecco)
Consejos para buscar empleo (Linkedin)  


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Actualiza Ya tu CV (I)

Actualiza Ya tu CV (I)

Los reclutadores se hacen una primera impresión del CV en aproximadamente 6 segundos y, a partir de ahí, deciden si ese candidato tiene una oportunidad en el proceso de selección, termina en un archivo... o en la papelera. 


Al fin y al cabo ven cientos de currículum a lo largo del día y tienen que ser ágiles a la hora de seleccionar los más adecuados para continuar en el proceso. 


Por eso, es necesario que el historial sea atractivo y llame la atención del seleccionador de forma positiva. Y si tu historial está obsoleto o tiene el mismo formato que cuando terminaste el bachillerato, nadie se fijará en él.


Para lograr esa atención aquí tienes varios consejos que espero que te sean útiles a la hora de encontrar empleo o cambiar de puesto. 


En esta primera parte encontrarás información sobre el formato y a la hora de presentarlo.

¡Venga, actualiza ya tu CV!


En cuanto al formato


No utilices expresiones manidas y con un significado digamos que difuso. "Excelente comunicador", "trabajador incansable", "orientado al cliente", "perfeccionista"... son expresiones que realmente no dicen nada, porque las usa todo el mundo. Los reclutadores buscan personas con habilidades concretas y reales, no catálogos andantes de buenos propósitos.


Emplea expresiones que reflejen acción y efecto. Palabras y frases como: "logré", "conseguí", "encabecé", "lideré", "inicié", "establecí" o "puse en marcha" reflejan éxito y resultados, justo lo que busca cualquier seleccionador.


No emplees palabras técnicas, salvo que sea estrictamente necesario. Piensa que muchos reclutadores no tienen los conocimientos especializados requeridos en el puesto. Ellos hacen la primera selección y, si el candidato pasa esa fase inicial, ya les deriva a una segunda entrevista con un técnico en la materia, que será el que valide la formación y experiencia del candidato.

Mala ortografía y mala presentación = CV a la papelera 

Cuida tu ortografía y tu gramática. Aunque haya gente que aún no se lo crea, hay CV que terminan archivados en la "P" de papelera, sin siquiera pasar un primer escrutinio, por un exceso de faltas de ortografía.


No emplees un font de menos de 10 puntos, porque el texto será indescifrable.


Utiliza un tipo de letra legible y profesional. No tiene que ser aburrido, pero tampoco infantil (ya sabes que me refiero a la Comic Sans ¿verdad?)


Usa negrillas y cursivas para destacar las palabras clave: cualidades que solicitan para el puesto, habilidades o logros especialmente relevantes, etc. Por supuesto, sin excesos. Lo que buscamos es resaltar, no apabullar al que lea nuestro currículum. 

Sí a un buen diseño...

No encabeces tu CV con la expresión "Currículum Vitae". Vamos a ver, cuando escribes una carta, no la encabezas con un "Carta" y luego pasas al texto en cuestión... ¿por qué deberías hacerlo con tu currículum? Todos sabemos que si tiene formato de CV, lleva los datos de un CV y parece un CV... ¡es un CV!


Si vas a utilizar plantillas para hacer tu CV, huye de las más convencionales y anticuadas. 


El currículum debe ser original, pero formal y adecuado a la actividad en la que quieres trabajar. Cuanto más relacionada con la creatividad sea la profesión a la que te dedicas, más licencias te podrás permitir a la hora de su diseño.


A la hora de presentarlo


Mi consejo es que elijas, siempre que puedas, la presentación en formato electrónico. Es más cómodo para ti y para el reclutador, además de dar una imagen más profesional. Por otra parte, el formato electrónico permite añadir una serie de complementos, que no pueden incorporarse en papel: enlaces, vídeos, etc. Hay quien piensa que las fotos e ilustraciones de un CV on-line despista al seleccionador de lo importante, aunque personalmente lo pongo en cuarentena. 

¿Por qué no un CV on-line?

Utiliza un PDF a la hora de enviar tu CV, así conservarás el formato en el que lo hayas escrito. Ya sabes que en un Word, por ejemplo, es fácil que se pierda el formato (márgenes, tipo de letra, interlineados, etc.) si se abre en otro equipo. 


No hagas fotocopias de tus CV. Es mejor que hagas impresiones que fotocopias, sobre todo si estas últimas son de mala calidad. Se nota mucho y da mala impresión. Además, si hemos hablado de que tu currículum debe estar adaptado a cada puesto y a acada empresa, las fotocopias no te sirven de nada.


Emplea papel de buena calidad si vas a enviar tu CV por correo postal o lo vas a entregar en mano. 


No dobles el documento. Si lo vas a enviar por correo postal, utiliza un sobre tamaño DINA4. Ya sé que es más caro, pero piensa que una hoja bien lisa destacará en un montón de CV que se han enviado doblados en un sobre... Y si lo vas a entregar en persona, lleva el documento en una carpeta y protegido por una funda de plástico para que no se manche.


Acompaña siempre al CV de una carta de presentación contundente, en la que te centres en la empresa a la que te diriges y lo que puedes aportarle. 


Y hasta aquí esta primera parte del post. En la siguiente encontrarás consejos sobre el contenido del currículum, la parte con más ídem del asunto. 


Nos vemos la semana que viene.




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La Imagen Personal en la Atención al Cliente

La imagen es vital en nuestra sociedad. Según el círculo en que nos movamos, es fácil verse impelido a seguir unas normas de estética, de lenguaje o de comportamiento... y esa pequeña tiranía no nos importa, porque la elegimos. 


¿Por qué entonces nos cuesta tanto a veces pasar por el aro de unas convenciones que son necesarias si queremos obtener un trabajo, mantenerlo o progresar en él? ¿Por qué esas imposiciones resultan a veces tan difíciles de soportar en el trabajo y tan poco en nuestra vida personal?

"Te reciben según te presentas, te despiden según te comportas"

Refrán popular

Y hablando del lenguaje, que también forma parte de nuestra imagen personal y profesional, también es curioso que hablemos con una cierta formalidad si estamos en una comida en casa de nuestros suegros, y que cambiemos inmediatamente a un lenguaje menos sutil y más relajado si estamos de fiesta con los amigos. ¿No sería igual de difícil expresarnos con mayor corrección y profesionalidad si estamos atendiendo a un cliente y pidiéndole un informe a un compañero?


La imagen siempre ha sido importante en cualquier época, cultura o sociedad. Lo que quiere decir que no es un invento actual, sino que ha sido un constante a lo largo del tiempo.


Por eso, me gustaría abogar por una imagen personal y profesional correcta, porque no cuesta tanto. Y los beneficios son muchos.

Beneficios de una buena imagen

• Conseguiremos una mejor disposición del cliente hacia nosotros.

• Generaremos una mayor confianza en el cliente.

• Nos otorgará mayor credibilidad.

• Nos percibirán como mejores profesionales y más resolutivos.

• Reforzará el mensaje que queremos transmitir.

 
Motivos para mantener una buena imagen personal y profesional


La buena imagen personal debe tener un primer destinatario: uno mismo. Una imagen cuidada, tanto a nivel físico como a la hora de comportarnos y de ser, es primordial para mantener nuestra autoestima y para mejorar nuestro desempeño profesional. Aunque no lo parezca, la sensación de bienestar que nos produce ofrecer una imagen adecuada, se ve reflejada en nuestro trabajo.


Por supuesto, el cliente también es uno de los motivos por los que debemos mostrar una buena imagen personal y profesional. Y no sólo el cliente externo, también el cliente interno debe ser uno de los motivos para mantenerla. Porque una parte importante de nuestra comunicación con el cliente es la imagen que transmitimos, y una mala imagen personal es una tremenda barrera a la hora de comunicarnos.


Qué es imagen personal


La primera impresión que damos, también es la primera impresión que da nuestra empresa. Es nuestra tarjeta de visita.

“No hay una segunda oportunidad para una primera impresión"

Oscar Wilde

La imagen personal forma parte de la comunicación no verbal, por lo tanto no debemos desdeñarla si queremos que funcione a nuestro favor a la hora de comunicarnos. (55% lenguaje corporal, 38% comunicación paraverbal, 7% lenguaje verbal).


Es el mejor complemento a una buena atención y a un buen desempeño profesional.


Es la forma de mostrarnos y comportarnos acorde al tipo de sector, de empresa y de público con el que debemos interactuar. No necesitamos perder nuestra esencia, sino adecuarla al entorno y al interlocutor. 

“El estilo es una forma de decir quién eres sin tener que hablar”.

Rachel Zoe

Una buena imagen personal pasa por algo tan básico como la higiene personal. La falta de pulcritud es un letrero luminoso que indica descuido y falta de interés, no sólo en la higiene. Desde el cabello a las manos, pasando por la limpieza del vestuario, pulcritud es vital para conseguir una buena imagen.


El vestuario, el calzado y los complementos deben ser adecuados para el tipo de actividad. Y no sólo por su estética, también por su comodidad. Nuestro atuendo tiene que ser correcto, pero debe permitirnos movernos con soltura y dignidad. Un profesor de instituto, por ejemplo, no debería llevar el mismo tipo de vestuario que un director de una sucursal bancaria. Un traje de chaqueta con corbata y zapatos de cordones, quizás no sea lo más cómodo para ir de clase en clase todo el día, escribiendo en la pizarra y corrigiendo exámenes. Y, lo contrario, unos vaqueros, una camisa arremangada y unos mocasines; quizás no sean lo más apropiado si se va a recibir a clientes sentado detrás de una mesa de despacho.

“Viste vulgar y sólo verán el vestido, viste elegante y verán a la mujer”.

Coco Chanel

El peinado debe ser también adecuado para el tipo de trabajo que realizamos. Por ejemplo, el cabello retirado del rostro es imprescindible en trabajos en los que se está cara al público, puesto que es más cómodo para quien lo luce y ofrece más confianza al interlocutor que tiene delante. El pelo delante del rostro, que impide ver los ojos y las facciones, da la sensación de tener algo que ocultar o incluso de falta de higiene. Y eso no es lo que queremos si estamos atendiendo a un cliente.


En las mujeres, el maquillaje es importante. Lo ideal es el término medio, ni excesivo, ni con la cara lavada. El maquillaje no debería funcionar para tapar o esconder, sino para ofrecer nuestra mejor versión. En cualquier caso, todo depende del sector y puesto el que estemos trabajando. Si se realiza un trabajo comercial, un maquillaje ligero es una buena idea; si se trabaja como monitora en un gimnasio, no lo es.

Los gestos deben ser vehículos de transmisión de una buena imagen personal y profesional. Deben ser lo suficientemente personales, como para ser nuestra seña de identidad; pero sin ser excesivos. Los gestos suaves, armónicos y oportunos, generan confianza y atracción en las personas que tenemos delante. Si los gestos son bruscos y demasiado frecuentes, nos harán parecer antipáticos y conseguirán que los demás olviden nuestro mensaje, puesto que estarán demasiado centrados en cómo y cuánto gesticulamos.


El lenguaje y el tono de voz deben ser herramientas de comunicación, no notas discordantes en nuestro mensaje y en nuestra imagen. Un tono de voz muy elevado, unos términos demasiado vulgares (o técnicos en exceso), demasiadas palabras soeces o abundancia de muletillas en nuestro discurso, pueden arruinar nuestra imagen.

 
Una actitud positiva, enérgica y empática, son el mejor complemento que se pueda lucir para conseguir una excelente imagen personal y profesional.

“La educación es el principal vestido para la fiesta de la vida”.

Carolina Herrera

 
Qué no es imagen personal 

No significa que haya que ser guapo, tener unas medidas perfectas o gastar miles de euros en nuestro aspecto físico y en nuestro vestuario. Sólo requiere de unos cuidados personales básicos y corrección a la hora de vestirse, expresarse y comportarse.


No implica dejar de ser uno mismo, sino de llegar a una entente cordiale entre lo que somos y la corrección deseable en nuestro trabajo.


No es una pantomima. La imagen personal tiene que ser nuestro reflejo, no puede ser una mentira constante.




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